Participante
Última actualización el
02-06-2025
Filtra las páginas de un acuerdo que cada destinatario puede ver al firmar.
Con la configuración de Visibilidad limitada de documentos (LDV), puedes incluir varios archivos en un acuerdo mientras controlas qué destinatarios pueden ver cada archivo. La configuración seleccionada y la configuración del acuerdo determinan la visibilidad del documento.
Utiliza LDV para restringir el acceso a documentos en función de las funciones del destinatario. Los escenarios comunes incluyen lo siguiente:
- Acuerdos de ventas: los equipos internos revisan o aprueban los acuerdos antes de enviarlos a los clientes.
- Documentación para nuevas contrataciones: se envían documentos adicionales después de que un candidato acepte una oferta.
- Documentos de RR. HH.: se requiere un procesamiento interno para algunos documentos antes de que se compartan con el firmante.
Este es un vídeo rápido que recoge el uso a alto nivel:
Configuración:
Disponibilidad:
- Acrobat Standard y Acrobat Pro: no compatibles
- Acrobat Sign Solutions: compatible; desactivado de forma predeterminada
- Acrobat Sign para la administración pública: compatible; desactivado de forma predeterminada
Ámbito de configuración:
La LDV se puede habilitar en el nivel de cuenta y de grupo.
Comprender los siguientes términos ayuda a aclarar cómo funciona la visibilidad limitada de documentos:
Usuarios e ID de usuario
- Usuario: hace referencia a una persona que accede a Adobe Acrobat Sign mediante un inicio de sesión directo, una autenticación federada o una integración. Un usuario puede autenticarse con varias direcciones de correo electrónico, lo que significa que puede tener varios ID de usuario.
- ID de usuario: un identificador asignado por el sistema que identifica de forma única un perfil de usuario en Acrobat Sign. Aunque una dirección de correo electrónico es exclusiva, los usuarios pueden cambiar su dirección de correo electrónico, pero no pueden cambiar su ID de usuario. Acrobat Sign asocia lógicamente todos los recursos al ID de usuario que los creó.
Partes internas y partes externas
- Partidas internas: ID de usuario que pertenecen a la misma cuenta de Acrobat Sign que el ID de usuario del remitente.
- Los usuarios pueden pertenecer a cuentas de Acrobat Sign diferentes, incluso si trabajan en la misma compañía. Acrobat Sign no hace ninguna asociación basada en dominios de correo electrónico o nombres de compañías. El sistema solo considera a los usuarios internos si comparten el mismo ID de cuenta.
- Partes externas: ID de usuario que no pertenecen a la cuenta de Acrobat Sign del remitente.
- Si una dirección de correo electrónico no aparece en la lista de usuarios de la cuenta, el sistema clasifica ese participante como externo.
Para evaluar los controles de esta función, vaya a Configuración global > Visibilidad limitada del documento
Los firmantes solo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado es la configuración raíz que habilita la experiencia y el conjunto de controles subordinados de la LDV. Si este control está deshabilitado, la LDV en su conjunto se deshabilitará en la experiencia del destinatario.
Todos los destinatarios y usuarios en CC verán todos los archivos en todo momento.
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Durante el proceso de firma |
Una vez concluido el acuerdo |
|---|---|---|
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Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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Destinatario interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario externo |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
CC interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
CC externo |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Después de habilitar el control de la LDV raíz, hay tres configuraciones adicionales para controlar la visibilidad en función de su experiencia preferida:
Cuando la opción Los firmantes sólo verán los archivos que contengan la firma, las iniciales o los campos de entrada de datos que se les hayan asignado está habilitada:
- El remitente puede ver el contenido del archivo todo el tiempo
- Los destinatarios pueden ver solo los archivos que están incluidos de forma explícita durante la firma y después de que el acuerdo se haya completado
- Los usuarios en CC no pueden ver ningún contenido del archivo.
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
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Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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Destinatario interno |
Documentos asignados |
Documentos asignados |
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Destinatario externo |
Documentos asignados |
Documentos asignados |
|
CC interno |
Ninguno |
Ninguno |
|
CC externo |
Ninguno |
Ninguno |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Cuando la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está habilitada:
- Todos los ID de usuario internos (asociados al usuario remitente) pueden ver el contenido del archivo.
- Los destinatarios externos solo pueden ver el contenido de los archivos asignado a ellos, durante la firma y una vez que se haya completado el acuerdo.
- Los usuarios en CC externos no ven el contenido de los archivos.
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
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Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario externo |
Documentos asignados |
Documentos asignados |
|
CC interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
CC externo |
Ninguno |
Ninguno |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Cuando la opción Los firmantes y CC verán todos los archivos cuando reciban el acuerdo firmado está habilitada:
- Los destinatarios ven solo el contenido del archivo asignado durante el proceso de firma
- Los usuarios en CC no pueden ver ningún contenido del archivo durante el proceso de firma
Una vez completado el acuerdo, todos los destinatarios y usuarios en CC pueden ver el contenido del archivo.
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
|
Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario interno |
Documentos asignados |
Todos los documentos |
|
Destinatario externo |
Documentos asignados |
Todos los documentos |
|
CC interno |
Ninguno |
Todos los documentos |
|
CC externo |
Ninguno |
Todos los documentos |
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Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Esta configuración habilita las reglas de la LDV y permite que todos los ID de usuario internos (asignado al remitente) vean todo el contenido del archivo durante el ciclo de firma.
Cuando el acuerdo se ha completado, todos los usuarios pueden ver todo el contenido del archivo
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
|
Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario externo |
Documentos asignados |
Todos los documentos |
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CC interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
CC externo |
Ninguno |
Todos los documentos |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Si aceptará firmas físicas, debe activar esta opción, pero tenga en cuenta que las reglas de la LDV no se aplican se usa una firma física.
En todos los casos, cuando se usa una firma física, las reglas de la LDV se suspenden para el acuerdo.
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Participante |
Durante la firma |
Acuerdo completado |
|---|---|---|
|
Remitente |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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Destinatario externo |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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CC interno |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
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CC externo |
Todos los documentos |
Todos los documentos |
|
Destinatario de archivo externo |
N/A |
Todos los documentos |
Cómo funciona la visibilidad del documento
Las reglas de Visibilidad limitada de documentos (LDV) controlan la posibilidad de los destinatarios de ver archivos específicos en un acuerdo.
- La LDV se puede habilitar a nivel de cuenta y de grupo.
- El sistema solo muestra el contenido del archivo asignado explícitamente a un destinatario.
- Para asignar un archivo a un destinatario, añada al menos un campo para ese destinatario en cualquier parte del archivo.
Consideraciones importantes
- La LDV se aplica a archivos enteros, no a páginas individuales. Si un archivo tiene 40 páginas y el destinatario tiene un campo asignado, el destinatario podrá ver todo el archivo.
- Si un archivo no contiene ningún campo asignado para un destinatario, el sistema excluirá todo el archivo de su visualización.
- Si un acuerdo contiene varios archivos y un destinatario necesita acceder a todos ellos, en cada archivo deberá asignarse al menos un campo.
- Para aplicar el control a nivel de página, divide el documento en archivos independientes, cada uno de los cuales solo contiene las páginas relevantes.
En el ejemplo de la derecha, hay dos firmantes y dos documentos en un acuerdo.
El firmante 1 ve ambos documentos, ya que hay un campo asignado en ambos documentos (campo 1 y campo 2)
El firmante 2 solo ve el documento 2 porque no tiene un campo asignado en el documento 1.
- Puede ver el documento 2 porque el Campo 3 está asignado al firmante 2.
Nota
Las reglas LDV requieren las dos condiciones siguientes:
- Varios destinatarios: el acuerdo debe incluir más de un destinatario.
- Los destinatarios incluyen a cualquier persona implicada en el proceso de firma o aprobación.
- Las partes en CC no se contabilizan como destinatarios.
- Varios archivos: el acuerdo debe contener más de un archivo.
- Los archivos son los archivos adjuntos utilizados para crear el acuerdo como .doc, .xls, .pdf o .png.
Las reglas de LDV no se aplican al acuerdo si no se cumple ninguna condición.
Uso de la LDV con la API de REST versión 6
El remitente puede utilizar la API REST v6 para otorgar visibilidad de forma explícita a los documentos.
Las llamadas a la API REST versión 6 ignoran toda la configuración de visibilidad del documento de la IU, ya que la llamada de la API sobrescribe la configuración de nivel de cuenta y grupo.
El único comportamiento obligatorio es que el remitente debe especificar una etiqueta del documento si indica un campo de formulario para un destinatario en particular.
La API de REST v6 POST /agreements tiene 3 parámetros que se pueden usar para controlar los comportamientos de visibilidad del documento.
AgreementInfo
|
Nombre del parámetro |
Tipo |
Obligatoria |
Descripción |
|---|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Booleano |
No |
Parámetro opcional de la visibilidad del documento del acuerdo. Este parámetro se debe especificar y establecer como True para habilitar la visibilidad del documento. |
ParticipantSetInfo
|
Nombre del parámetro |
Tipo |
Obligatoria |
Descripción |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Cadena[] |
No |
Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes de este conjunto de participantes. |
CcInfo
|
Nombre del parámetro |
Tipo |
Obligatoria |
Descripción |
|---|---|---|---|
|
visiblePages |
Cadena[] |
No |
Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes en CC. |
Código de estado HTTP
|
Código de estado HTTP |
Motivo |
Descripción |
|---|---|---|
|
400 |
INVALID_PARTICIPANT_SET_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Una o más etiquetas de página visibles en un conjunto de participantes no son válidas. |
|
400 |
INVALID_CC_VISIBLE_PAGE_LABEL |
Una o varias etiquetas de página visibles en CC no son válidas. |
|
403 |
DOCUMENT_VISIBILITY_DISABLED |
La visibilidad del documento habilitado se establece como False y el índice de la información de archivo no se puede especificar si no se configuró ningún participante o CC. |
La API de REST v6 GET /agreements/{agreementId} se puede usar para recuperar la relación entre participantes y documentos
AgreementInfo
|
Nombre del parámetro |
Tipo |
Descripción |
|---|---|---|
|
documentVisibilityEnabled |
Booleano |
Si el valor es True, la visibilidad del documento ha sido activada para este acuerdo. |
ParticipantSetInfo
|
Nombre del parámetro |
Objeto de REST |
Descripción |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Cadena[] |
Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes de este conjunto de participantes. |
CcInfo
|
Nombre del parámetro |
Objeto de REST |
Descripción |
|---|---|---|
|
visiblePages |
Cadena[] |
Una lista de FileInfo.label que debe estar visible para los participantes en CC. |
Si GET /agreements/{agreementId} tiene el estado CANCELLED, es posible que uno o más valores de parámetro de visibilidad de documentos no sean válidos.
Use GET /agreements/{agreementId}/events para obtener los motivos del error.
|
Mensaje de error |
Condición |
|---|---|
|
fileInfoIndex <FileInfo index> no se encuentra en uno de los participantSets que contienen <participant email> |
<label> se debe especificar como visiblePages para el participante <participant email> |
El error anterior se registra con el valor Event.type de AUTO_CANCELLED_CONVERSION_PROBLEM y Event.comment.
La visibilidad limitada de documentos y los certificados de firma digital no son compatibles.
Cuando se habilita la LDV, el objeto de firma digital se elimina de la aplicación del entorno de creación.
Si un acuerdo con un campo de firma digital se envía con las reglas de LDV activadas, se desencadena un error:
El campo de firma digital <field name> no es compatible con la visibilidad del documento limitada.
Si el ID de usuario puede ver el archivo que contiene el campo adjunto, también podrán ver el contenido del archivo adjunto.
La sustitución de un destinatario funciona de la manera habitual, con una excepción:
- El Remitente del acuerdo no puede sustituirse a sí mismo cuando esté incluido como destinatario con una función sin firma y la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está deshabilitada.
Si la opción Los firmantes y CC de mi cuenta verán todos los archivos está habilitada:
- Los destinatarios internos pueden delegar solo en otro usuario interno
- Los destinatarios externos no pueden delegar en un usuario interno
- Si se intenta, aparecerá el siguiente error: “El administrador de la cuenta no permite delegar en esta persona”.
Los archivos y los campos se pueden editar (usando la función Modificar acuerdo) siempre que ningún participante haya visto el acuerdo.
La LDV no diferencia entre funciones.
Si tiene un destinatario que no sea de firma, el destinatario debe tener al menos un campo en cada archivo al que desee que tengan acceso.
Si un destinatario no tiene archivos visibles (porque no se ha configurado ningún campo), aparecerá el siguiente error:
El correo electrónico del participante <email> (<participant role>) no tiene ningún documento visible
Enviar en masa funciona igual que otros acuerdos.
Cuando se envía un acuerdo, debe haber al menos un campo obligatorio (ni opcional ni condicional) en el campo de firma para cada destinatario con la función de firma.
Si uno o más firmantes no tienen un campo obligatorio de firma, se creará una página adicional al final del acuerdo y un cuadro de firma para cada firmante (de esta forma, todos los firmantes pueden ver esa última página).
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