Habilitar Firmas digitales para aplicar una firma digital a un acuerdo. Las firmas digitales basadas en la nube también se pueden utilizar como método de autenticación de destinatarios.
Información general
Las firmas digitales basadas en la nube respaldadas por proveedores de identidad de confianza (IdP) ofrecen una sólida verificación de identidad del destinatario. Los proveedores de identidad investigan exhaustivamente a un usuario antes de emitir un certificado de firma digital y los usuarios deben autenticarse en el IdP para poder aplicar el certificado como firma.
Acrobat Sign admite una amplia gama de proveedores de firmas en varios países. Los administradores pueden configurar su cuenta y grupos para aceptar firmas digitales de uno o más proveedores.
Acrobat Sign actúa únicamente como plataforma para solicitar y proporcionar la firma digital, sin costes adicionales. Una excepción a ese estándar es Aadhaar, que puede proporcionar firmas digitales con un coste adicional. Las cuentas de Acrobat Sign con una licencia VIP pueden comprar transacciones de identidad Aadhaar a través de Adobe y seguir su consumo en el menú de administración.
Disponibilidad:
Las Firmas digitales están disponibles para todos los niveles de servicio.
Ámbito de configuración:
La funcionalidad se puede habilitar tanto en el nivel de cuenta como en el de grupo.
Además de los métodos de autenticación estándar, se pueden utilizar firmas digitales basadas en la nube. El campo de firma se crea en el documento y el remitente no lo configura como método de autenticación.
El proceso de firma para el destinatario.
El acuerdo debe diseñarse con un campo Firma digital para obtener una firma digital.
Cuando el firmante selecciona el campo Firma digital, se abre una sesión segura en el IdP para autenticar al usuario antes de que se pueda aplicar la firma.
- Si el acuerdo se envía desde un grupo que solo ha definido un IdP aprobado, la sesión se abre automáticamente en ese IdP.
- Si el acuerdo se envía desde un grupo con varios IdP habilitados, se presenta al firmante una lista de estos. Una vez seleccionado uno, se abre la sesión.
Cada IdP tiene su propia interfaz y proceso únicos para verificar al firmante. Si el firmante no dispone de un certificado de firma digital, es posible crearlo.
A continuación se muestran cuatro vídeos de ejemplo cortos que describen diferentes soluciones de proveedores:
Configurar un acuerdo para utilizar firmas digitales basadas en la nube añadiendo un campo Firma digital
La opción para habilitar las firmas digitales basadas en la nube está enteramente en manos del administrador para que configure el grupo para permitir la opción.
Una vez activada, los remitentes solo tienen que asegurarse de crear un campo Firma digital en el documento para capturar la firma. Un campo de Firma estándar solo recopila una firma electrónica. No se intenta realizar ninguna autenticación en el proveedor de firmas digitales con un campo de firma electrónica.
Se permiten 10 campos de Firma digital por destinatario. Si un destinatario requiere más de 10 firmas, se pueden utilizar campos de firma electrónica estándar además de los campos de firma digital.
Consumo de transacciones de autenticación prémium
El consumo de transacciones de identidad digital se produce cuando el firmante se autentica y aplica correctamente su firma.
En la mayoría de los casos, la relación del cliente con sus IdP es externa al sistema de Acrobat Sign, por lo que no se realiza un seguimiento de la tasa de consumo ni del número de firmas que permanecen disponibles para el cliente en la interfaz de Acrobat Sign. Los clientes deben ponerse en contacto directamente con el IdP para obtener este tipo de información.
Los clientes VIP que hayan adquirido transacciones de Aadhaar a través de Adobe pueden revisar el total de transacciones disponibles en la pestaña Firmas digitales del menú de administración seleccionando el vínculo Seguimiento del uso:
Los acuerdos que se cancelan después de aplicar una firma no devuelven la transacción a la cuenta.
Dado que las transacciones se consumen cuando se aplica la firma, es posible enviar más solicitudes de firma de las que tiene disponible la cuenta. Si un firmante intenta aplicar una firma cuando no hay transacciones disponibles para la cuenta, se genera un error que indica que el servicio no está disponible:
Historial e informe de auditoría
Las firmas digitales se identifican explícitamente en el historial del acuerdo y en el informe de auditoría. El informe de auditoría captura información adicional acerca del IdP específico implicado:
Prácticas recomendadas y consideraciones
A menos que tengas un requisito de cumplimiento normativo para capturar siempre las firmas digitales, es recomendable configurar los documentos de forma que los firmantes internos no apliquen firmas digitales. Esto ahorrará a los firmantes internos tiempo en el proceso de firma y los recursos de la compañía en términos de transacciones de identidad prémium de su IdP.
Configuración
Firmas digitales permite la configuración independiente de grupos para aprovechar si se requieren firmas digitales y de qué proveedores se deben aceptar.
Existen controles independientes para los firmantes externos si se determina que estos deben tener requisitos de firma diferentes.
Para habilitarlo, ve a Configuración de la cuenta > Firmas digitales
Permite que los firmantes importen su firma digital de una o más fuentes:
- Descargar y firmar con Acrobat: permite que el firmante utilice una firma autocertificada.
- Firmas en la nube: habilita la opción de utilizar firmas digitales o basadas en la nube para tus firmantes para que puedan firmar digitalmente desde dispositivos móviles
- Si las firmas digitales son importantes para su proceso de firma, te recomendamos encarecidamente que actives la opción basada en la nube.
Selecciona los proveedores de firma digital que se aceptarán. Únicamente las opciones seleccionadas estarán disponibles para los firmantes.
Puede establecer un proveedor principal, que se fijará como proveedor predeterminado.
- Si solo se permite un proveedor, el proceso de selección se omitirá durante el proceso de firma
Firmas de Aadhaar
Las firmas de Aadhaar están disponibles para las cuentas empresariales con un coste adicional por firma y deben configurarse antes de su uso.
Los clientes que necesiten obtener firmas de Aadhaar pueden ponerse en contacto con su administrador de éxito o con su contacto de ventas para acordar el volumen e iniciar el proceso de configuración.
Se define a los firmantes externos como cualquier dirección de correo electrónico que no se encuentre en su cuenta de Acrobat Sign.
- Los firmantes internos son todos los usuarios incluidos en la cuenta de Acrobat Sign
Si deseas crear una experiencia diferente de firma para los firmantes externos respecto a los internos, puedes activar a un segundo conjunto de las opciones anteriores que se aplique solo a los firmantes externos.
Por ejemplo, puedes ser más permisivo en los proveedores de firma para los firmantes externos o proporcionar diferentes instrucciones sobre cómo obtener una firma para los firmantes internos.
Firmas en la nube de Aadhaar a través de Acrobat Sign
Los clientes que administran a sus usuarios en Adobe Admin Console y tienen una licencia VIP pueden comprar transacciones de identidad de firma en la nube a través de Adobe. Estas transacciones las utiliza exclusivamente el producto Acrobat Sign, por lo que el seguimiento del consumo está disponible para los administradores en cualquier momento en el menú de administración.
Los clientes interesados en adquirir transacciones de Aadhaar deben ponerse en contacto con su representante de ventas, administrador de éxito o administrador de cuentas técnico para iniciar el proceso.
Una vez compradas las transacciones, la cuenta se configura para mostrar la opción Aadhaar en la pestaña Firmas digitales del menú de administración. Los administradores pueden habilitar la opción Aadhaar en los niveles de cuenta y de grupo según sea necesario.
Los correos electrónicos de notificación se envían a los administradores de Admin Console cuando el consumo alcanza el 75, el 85, el 90, el 95 y el 100 % de la cantidad total de compra.
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