Información general
Los controles de Orden de firmadeterminan el flujo de trabajo de firma predeterminado que se aplica al acuerdo y la medida en que los remitentes pueden modificarlo.
Se debe seleccionar uno de los dos valores predeterminados siguientes:
- Los destinatarios firmarán en el orden en que se introduzcan: firmas secuenciales, donde los destinatarios reciben el acuerdo en el orden en que aparecen en la página Enviar. Se otorga acceso al acuerdo al primer destinatario y, una vez que este completa su parte, se notifica al siguiente destinatario. A cada destinatario se le otorga acceso por turnos hasta que se complete el acuerdo.
- Los destinatarios firmarán en cualquier orden: firmas paralelas, en las que se notifica a todos los destinatarios a la vez, y todos pueden completar sus actividades con el acuerdo en su propio tiempo. El acuerdo se completará una vez que todos los destinatarios hayan completado su parte.
Además, hay dos controles opcionales:
- Permitir a los remitentes seleccionar el orden de firma: esta opción muestra un conmutador en la página Enviar para permitir al remitente cambiar entre los flujos de trabajo de firma secuencial y paralelo. Si está inhabilitado, se aplica el flujo de trabajo predeterminado.
- Permitir a los remitentes especificar el orden de enrutamiento híbrido: cuando está habilitado, los remitentes pueden crear un flujo de trabajo mixto que contenga un enrutamiento secuencial y paralelo para el acuerdo. Por ejemplo, se envía una encuesta a un grupo de empleados en un flujo de trabajo paralelo y, a continuación, se envía a un responsable de aprobación una vez que todos los miembros del grupo han completado sus acciones (secuencialmente después de que se resuelva el proceso de grupo).
Utilización
El flujo de trabajo predeterminado se aplica automáticamente. Si ninguna de las opciones opcionales está habilitada, solo se puede utilizar el flujo de trabajo predeterminado. Los remitentes no tienen autoridad para invalidar el flujo de trabajo predeterminado al enviar desde la página Enviar .
Si los remitentes pueden cambiar el orden de firma, se muestra un botón de alternancia en la página Enviar en la parte superior de la lista de destinatarios. Los remitentes pueden cambiar libremente entre flujos de trabajo.
Para que los flujos de trabajo híbridos se configuren en la página Enviar, el flujo de trabajo predeterminado debe ser secuencial. Si los flujos de trabajo híbridos están habilitados, el remitente puede crear libremente flujos de trabajo híbridos. No se requiere ningún otro acceso.
Prácticas recomendadas
Las cuentas que solo incluyen un grupo o que no tienen Usuarios en varios grupos (UMG)habilitados pueden tener la opción de cambiar entre flujos de trabajo expuestos a fin de ofrecer a los remitentes un margen de maniobra que les permita enrutar mejor su flujo de firma de acuerdo.
Las cuentas con UMG habilitados deben considerar la creación de grupos que definan claramente los flujos de trabajo predeterminados para los acuerdos enviados desde el grupo y quitar la opción de cambiar el flujo de trabajo. Esto elimina las opciones de interfaz de usuario en la página Enviar y garantiza que los acuerdos siempre se envíen con el flujo de trabajo correcto.
Los flujos de trabajo híbridos son útiles en casos de uso específicos, pero requieren que el remitente configure correctamente el flujo del documento en todo momento. Para los clientes empresariales, esto se puede lograr mejor con flujos de trabajo de envío personalizados, que eliminan la carga de configuración del remitente y la incluyen en la plantilla de flujo de trabajo.
Las cuentas que no esperan utilizar nunca ningún flujo de trabajo de firma paralelo deben seleccionar el flujo de trabajo secuencial y deshabilitar tanto la opción para cambiar como las opciones híbridas.
Configuración
Disponibilidad:
Los controles de Orden de firma están disponibles para planes de licencia de empresa.
Los planes de licencias para equipos y particulares tienen:
- El flujo de trabajo predeterminado establecido en firmas secuenciales
- La opción para cambiar de flujo de trabajo habilitada
- La opción para flujos de trabajo híbridos deshabilitada
Ámbito de configuración:
Los controles de orden de firma pueden habilitarse en el nivel de cuenta como en el de grupo.
Para evaluar los controles de esta función, vaya a Configuración de envío > Orden de firma
Cuando el flujo de trabajo predeterminado es secuencial, el orden de firma se representa numéricamente al principio del registro del destinatario.
El registro superior siempre se indexa como número uno, el segundo siempre es número dos, etc. (A menos que exista un flujo de trabajo híbrido, que pueda agrupar más de un destinatario en el mismo índice, lo que indica una sección paralela del flujo de trabajo).
Cuando el flujo de trabajo predeterminado es paralelo, no es necesario una orden de firma, ya que todos los destinatarios reciben el acuerdo al mismo tiempo.
Se elimina el índice de personas destinatarias al principio del registro de personas destinatarias.
Cuando la opción para cambiar entre flujos de trabajo está activada, se muestra un conmutador en la parte superior de la lista de personas destinatarias.
El valor predeterminado refleja el flujo de trabajo predeterminado definido para el grupo y la persona remitente puede cambiarlo libremente.
Cuando se habilitan los flujos de trabajo híbridos, la vista predeterminada de la página Enviar es idéntica a la interfaz de flujo de trabajo secuencial.
La diferencia es que se puede arrastrar y soltar una persona destinataria sobre otra, agrupándolas y creando un segmento paralelo en el flujo de firma.
Los registros de personas destinatarias se mantienen uno junto al otro y adoptan el mismo número de índice, lo que indica su relación de agrupación como un segmento paralelo.
Configuración relacionada
Un Grupo de personas destinatarias define una lista de personas usuarias que pueden acceder al acuerdo de forma paralela, pero solo un integrante del grupo puede completar las acciones de la persona destinataria en nombre de todo el grupo. Conceptualmente, es similar a usar una lista de distribución como dirección de correo electrónico de una persona destinataria.
Los grupos de personas destinatarias solo están disponibles para cuentas con licencia empresarial.
Para obtener acceso al control que habilita los grupos de personas destinatarias, vaya a Configuración de envío > Grupos de personas destinatarias.
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