了解受管理文件的基本工作流程

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Adobe InCopy LiveEdit Workflow 增效工具让作者和编辑可以在 InCopy 中编写文案，同时设计人员在 Adobe InDesign 中准备版面。该工作流程包括用于对相关内容进行分组的容器文件（称作任务），以及用于在共享网络或压缩包（可通过电子邮件分发）中共享和更新 InCopy 或 InDesign 中的文件的文件锁定和通知工具。

在共享网络工作流程中，InDesign 用户将文本和图形导出到文件系统上的共享位置，这些文件可供 InCopy 用户使用，用户可编写和编辑内容。选定的文本帧和图形帧会导出到作业，或导出为单独的 InCopy 文件，它们成为受管理流程的一部分，并关联到 InDesign 文档。这些共享文件被称为 托管文件。当用户在本地服务器上的作业文件或 InDesign 文件中工作时，对相关版面或内容的更改会传达给该文档工作流程中涉及的所有用户。

多个 InCopy 或 InDesign 用户可以同时打开同一个内容文件，多个 InCopy 用户可以同时打开同一个作业文件。但是，一次只能有一个用户 签出 InCopy 文件进行编辑。其他用户只能以只读方式查看文件。签出托管 InCopy 文件的用户可以通过将文件保存到共享服务器或将文件返回给 InDesign 用户来与其他用户共享其工作；但是，其他用户在文件签回之前无法对文件进行更改。此系统允许多个用户访问同一文件，但可防止用户覆盖彼此的工作。

有关更多信息，请参阅 www.adobe.com/go/learn_liveedit_cn 上的 InCopy LiveEdit Workflow 指南 (PDF)。

在 InCopy 中处理内容的方法

内容可以是通过一个或多个帧流动的正文，也可以是导入的图形。在 InCopy 中处理内容有五种基本方法：打开作业文件、打开作业包、打开关联的 InCopy 文件、打开具有关联 InCopy 文件的 InDesign 文件，或完全在 InCopy 中撰写内容。

打开在 InDesign 中创建的作业文件

InDesign 用户可以创建作业文件并指定要共享的内容。此方法让 InDesign 用户关联相关组件（标题、正文、图形、题注等），然后将它们分配给不同的 InCopy 用户进行编写和编辑。InCopy 用户打开作业文件，只处理分配给他们的组件。实时版面视图显示其编辑的文案如何与 InDesign 版面相关，而无需打开整个 InDesign 文档。但是，如果版面发生更改，InDesign 用户必须更新作业以通知 InCopy 用户有关更改。您可以在服务器上或通过作业包共享作业文件。

打开作业包

当设计者和作者正在处理同一个项目但无法访问本地服务器时，任务包工作流程尤为有用。 在这种情况下，InDesign 用户可以创建一个或多个任务包并通过电子邮件将压缩文件发送给指定的 InCopy 用户。 InCopy 用户可以打开这些任务包，编辑其内容，然后将其返回给 InDesign 用户，然后 InDesign 用户就可以更新文档。

打开从 InDesign 导出的关联 InCopy 文件

在某些工作流程中，InDesign 用户可能会将文本和图形导出为单独的文件，而不是将它们包装在作业文件中。如果您要处理无关的图形或正文，导出单独的文件会很有用。但是，InCopy 用户无法了解内容如何在 InDesign 版面中呈现。

打开包含关联 InCopy 文件的 InDesign 文档

要查看整个版面上下文中的所有页面项目，InCopy 用户可以在 InCopy 中打开和编辑 InDesign 文档。如果查看整体版面很重要，或者要编辑文档中的大部分故事而不是少数几个，这种方法对于编辑和调整文本很有用。InCopy 用户编辑故事后，InDesign 用户可以更新到已修改文件的链接。如果 InDesign 用户更改版面，保存 InDesign 文档时会通知 InCopy 用户。

完全在 InCopy 中撰写内容

您可以在 InCopy 中创建与 InDesign 文件无关的内容。在这些独立文档中，您可以键入文本、指派字体和样式，并从其他应用程序（如 Adobe Illustrator 和 Adobe Photoshop）导入图形来增强文本。您还可以指派标记供将来 XML 使用。在内容优先于设计的编辑工作流程中，这种方法是不错的选择。您还可以为独立 InCopy 文档设置和修改文本区域、页面大小和方向。但是，如果故事稍后关联到 InDesign 文档，InDesign 设置会覆盖 InCopy 中使用的设置。

受管理文件

要管理文件，必须将其添加到作业文件、从 InDesign 导出为 InCopy 内容，或作为 InCopy 内容放入 InDesign 中。受管理的文件会传达内容状态和所有权。使用受管理的文件，您可以：

• 锁定和解锁故事以帮助保持文件完整性。

• 当关联的 InDesign 版面过期时通知 InCopy 用户。

• 识别正在处理文件的用户。

• 当 InCopy 内容文件已过时、正在被他人使用或可用于编辑时通知用户。通知方法包括警报消息、帧图标、"关联"面板中的状态图标以及"作业"面板中的状态图标。

只读文件

内容文件一旦变成受管理状态，在工作流程中始终对所有用户为只读状态，只有签出该文件的用户可以编辑。当用户签出内容文件时，软件会创建一个锁定文件 (*.idlk)，让该用户拥有独占编辑控制权。只读文件具有以下特征：

• InCopy 用户无法手动格式化其中的文本。但是，如果文本已分配字符样式或段落样式，InDesign 用户可以更改这些样式的定义，从而更改文本格式，即使文件已签出给其他用户也是如此。InDesign 用户更新文件后，这些样式定义更改会反映在文本中。

• 通常，InCopy 和 InDesign 用户都无法更改锁定的 InCopy 内容中的对象，例如文本和应用的样式。某些对象（如字符样式和段落样式）仅被内容使用。例如，您无法更改字符样式在锁定内容中对对象的应用方式，但可以更改字符样式本身，从而更改文本的外观。

• InDesign 用户可以更改文本内容的边距和栏，以及故事占据的文本帧的形状、位置和数量。

• InDesign 用户可以更改图形帧的几何形状和格式，无需签出图形。InCopy 用户无法更改图形帧或帧上的任何格式。但是，InDesign 和 InCopy 用户都必须签出图形帧才能修改图形本身（例如旋转或缩放）。

处理受管理文件的最佳做法

请使用以下做法确保您处理最新内容并且不会覆盖他人的工作：

• 将作业文件存储在所有团队成员都可访问的服务器上。如果团队成员无法访问服务器，您可以创建和分发作业包。

• 创建作业时，会创建一个特殊文件夹来保存作业文件和内容。使用这些作业文件夹来维护作业和内容文件。它们简化了跨工作组管理共享文件的过程，有助于确保用户打开正确的文件。

• 在 InCopy 中，请打开作业文件，而不是单独的 InCopy 故事。这样，您可以在条样视图和版面视图中查看排版适应性和版面信息。如果您导出内容时没有使用作业文件，则只能通过打开 InDesign 文件来查看排版适应性和版面信息。

• 打开作业文件、打开 InDesign 文档或在 InDesign 或 InCopy 中检出内容后，请确保显示帧边缘（"视图">"额外功能">"显示帧边缘"），以便在帧图标出现时能够看到它们。

• 在 InDesign 中，如果必须从工作流程中移除文件（例如，由于制作截止时间），您可以取消其链接或取消作业包。

受管文件工作流程示例

在 InCopy 和 InDesign 之间建立工作流管理后，撰稿人和编辑人员可以在设计人员准备版面的同时，撰写、重写、扩写和编辑文档。常见的工作流程包括管理本地服务器上的文件、通过电子邮件包共享文件或者适当地结合使用这两种方法。

这些工作流程假定您拥有一个包含版面几何图形、样式和占位符文本的基本 InDesign 模板。版面几何图形包括页面尺寸以及文本和图形帧。InCopy 使用这些项目来显示正确的文本适配信息。

本地服务器工作流程

1.在 InDesign 中，创建作业并向其中添加内容。

此步骤将导出的文本和图形帧整合到受管流程中，使它们可供 InCopy 用户进行撰写和编辑。

2.使 InCopy 用户能够访问作业文件。

将文件保存到所有工作流程用户都可以访问的服务器上。

3.在 InCopy 中，打开作业文件，检出并编辑故事或图形。

在 InCopy 中，包含分配给您的内容的文件显示在"作业"面板中。每当您在本地服务器上保存文件时，更改都会保存在文件系统中，任何处理该文档（InDesign 版面或文档中的其他受管内容文件）的人都会收到更改通知。这些用户可以更新内容来查看最新的更改。内容会一直检出给您，直到您将其检入。

4.在 InDesign 中，处理版面。

无论内容文件是否在 InCopy 中进行编辑，InDesign 用户都可以处理文档版面，不必检出文档。每当 InCopy 用户保存检出的内容时，InDesign 用户就可以更新版面中的该内容，从而看到最新的修订。

5.在 InCopy 中，继续工作。

完成编辑后，检入内容。然后，其他用户就能够检出内容并对其进行处理。如果用户同时在 InDesign 中修改版面，您可以在工作时更新和查看版面几何结构。

6. 在 InDesign 中，确保所有内容都已签入。

受管工作流程便于了解谁已签出文件。内容文件签入后，InDesign 用户可以签出文件以根据需要最终确定版面。

电子邮件包工作流程

1. 在 InDesign 中，创建并发送作业包。

创建作业包并将内容分配给适当的 InCopy 用户，然后将包发送给 InCopy 用户。打包的文件会自动签出，以帮助避免编辑冲突。

2. 在 InCopy 中，打开作业包，然后签出并编辑故事或图形。

如果是通过电子邮件收到任务包，请双击该包，在 InCopy 中将其打开。 您对文件所做的更改仅保存在本地。您进行更改时不会通知其他用户。

3. 在 InDesign 中，处理版面。

无论内容文件是否已打包，InDesign 用户都可以处理文档版面；他们不必签出文档。如果您需要更新版面或作业，可以向 InCopy 用户发送更新的包。

4. 在 InCopy 中，返回编辑的包。

完成编辑后，签入内容并返回修改的包。然后其他用户就能够签出内容、查看最新修订版本并处理文件。

5. 在 InDesign 中，确保所有内容都已签入。

受管工作流程使得了解谁已签出文件成为可能。返回作业包后，作业包中的故事会签入。InDesign 用户可以签出文件以根据需要最终确定版面。

输入用户标识

工作流程中的所有用户都必须有用户名。此标识显示谁已签出特定文件，并向其他用户提供此信息。它也是签出文件进行编辑所必需的。

如果您已经指定了用户名并想要更改它，则必须签入您已签出的任何内容。否则，在编辑期间更改用户标识\n将导致您丢失编辑已签出内容的\n能力，因为该内容会以不同\n名称签出给您。

用户标识是特定于应用程序的；\n单个用户在每个应用程序中不能有多个用户标识。

如果您忘记使用此方法指定用户名称，\n则在尝试执行首次工作流\n操作时会提示您输入名称。

工作流图标

图标\n可以出现在文本和图形帧、"作业"面板以及\n故事栏（仅限 InCopy）上。编辑状态图标会显示在\n"关联"面板和"作业"面板中受管文件的旁边，并传达\n内容状态。图标会显示在包含关联 InCopy\n故事的帧上（在 InDesign 和 InCopy 的版面视图中）。这些图标还会\n传达内容状态，可用于区分受管\n和非受管内容。关联的工具提示指示编辑状态\n和所有权。要查看帧图标，请确保在 InDesign 和 InCopy 中显示帧边缘\n（"视图">"附加功能">\n"显示帧边缘"）。

更多此类内容

• 将内容导出为单独的 InCopy 文件 (InDesign)
• 处理独立的文档
• 取消链接内容文件 (InDesign)
• 跟踪和审阅更改
• 使用编辑附注