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批量发送概述

批量发送 (SiB) 功能允许用户创建协议的一次性“父”模板并提供收件人列表。在发送批量发送事务时,将为每个收件人记录生成“子”协议。最多可进行 1,000 次子事务,所有子协议都是独立协议,而且与生成的其他协议一样具有自主权。

但是,由于子协议都是从相同的父模板创建的,用户可以在管理页面上查看批量发送父事务,并查看子协议的整体状态。

有两种方法可将收件人记录列表添加到模板:

  • 手动 - 在此用例中,发件人需手动键入(或粘贴)用户电子邮件地址。
    • 该选项将收件人数量限制为一个外部收件人。
    • 外部收件人签名后,可将发件人包括为可选收件人。 
  • 逗号分隔值 (CSV) 文件上传 - CSV 是一个电子表格,其中每一行都是一条收件人记录,不同的列定义协议的属性,每一个属性都可以针对协议的收件人进行个性化设置。这使发件人能够更广泛地控制如何为收件人自定义协议。 CSV文件方法的优势包括:
    • 您可以有多个收件人。(每个协议最多 100 个。)
    • 逐个收件人进行个性化设置:
      • 收件人姓名
      • 角色
      • 身份验证方法
      • 专用收件人消息
    • 协议级别自定义:
      • 协议名称
      • 本地化
      • 全局协议消息
      • 到期截止日期
      • 签名流程
    • 自定义合并字段:CSV 会在协议上的字段中插入一个值,用于在协议中添加特定于收件人的详细信息,例如街道地址、商品或服务清单、价格和折扣。

可用性:

批量发送适用于 Acrobat ProAcrobat Sign Solutions 许可证计划。

配置范围:

批量发送控件可以在帐户和组级别启用。

批量发送报告

有多种选项可用于为包含在批量发送中的协议生成报告数据。使用的选项将取决于您要收集的信息类型。

所有明确绑定到批量发送的报告都可以通过选择批量发送筛选条件,然后打开您想要审阅的特定批量发送父模板,在管理页面上访问。

如果您只想查看基本完成率或深入分析以查找单个协议,则“操作”列表中会提供“协议”摘要表格。

可以使用查看活动报告操作生成所有子协议的可打印表格。

可使用下载表单字段数据操作,获取协议基于 CSV 的定义,以及每位收件人的全字段级别输入。

标准报告环境可以生成可打印的图表和图形,并以 CSV 格式提供字段级别的数据。

管理页面下载所有已完成的子协议

发送了批量发送事务并且收件人开始完成子协议后,发件人可以从管理页面下载与父事务相关的已完成协议。

触发下载时,只会下载处于已完成状态的协议。不会下载处于已取消、已拒绝、已过期和正在进行的协议。
每项请求最多可以下载 1.5 GB 的数据。

“管理”页面,其中显示了“批量发送”事务并突出显示了“下载已完成的协议”操作。

下载将向发出请求的用户所在的本地系统提供 zip 文件。文件名基于批量发送事务的名称,并在末尾附加事务编号。

已完成的协议将包含在 zip 文件中。每个文件都根据各个子协议的事务 ID 命名。从管理页面下载时,不会附加审核报告,但如果通过 API 发起下载,则可以请求附加审核报告。

zip 文件示例,其中突出显示了名称,以及在 zip 文件中嵌入的实际 PDF。

注意:
  • 在下载过程中,请勿离开屏幕或执行其他操作,因为这样将会取消下载。
  • 如果下载时间超过 6 分钟,系统会自动取消下载。尝试至少重新启动下载一次,如果错误仍然存在,解决方法是单独下载每个项目。
  • 目前没有针对已下载的协议的报告。如果您发现某些协议尚未下载,请再次尝试下载过程。

最佳实践

将经过充分测试的模板用于您的基础文档。如果您有多个收件人,这一点尤为重要。与取消几百个独立协议相比,进行几轮字段级别的测试以确保正确分配字段并捕获带有有用验证的正确内容所花费的时间要少得多。

在构建模板时,请使用有意义的字段名称,以便报告返回有意义的列标题。 

有关数据管理的配置考虑因素

批量发送有一个名为“汇总”的属性,该属性规定发件人接收多少有关通过 SiB 模板创建的子协议数量的通知。默认值为 3,这意味着仅在生成三个或更少子协议时通知发件人。汇总设置不会向客户公开,只能由 Acrobat Sign 支持团队更改。

数据管理规定协议到达终结状态(已完成、已取消或已过期)后多久会从 Acrobat Sign 系统中删除。

需要与通过批量发送流程发送的已完成协议进行交互的客户可能希望增大汇总数量(可能是“无限制”值),以确保在自动从系统中删除子协议之前,客户会通过数据管理接收到子协议的“已完成”通知。

提示:

Power Automate 集成值得研究,以自动执行任何完成后的活动,以减少用户的手动工作,并防止出现可能因数据管理规则而导致协议丢失的情况。

需要了解的事项

  • 新的批量发送界面仍在开发中,预计在将来的版本中会提供更多选项(例如,其他身份验证方法、协议定义的抄送方、协议定义的提醒)。
  • 批量发送经典版本中的发件人首先签名选项目前未纳入新版本中,但预计在将来的版本中会纳入手动流程中。对于使用 CSV 上传方法的客户,必须在 CSV 中发件人必须签名的每条记录上,将发件人添加为收件人。
  • 更改组选择器不会更改发件人页面上的徽标。后续的电子邮件和签名体验应该对发送协议的组使用正确的徽标。
  • 只有在未签署任何子协议的情况下,才能在(父)模板级别取消批量发送事务的所有子协议。如果签署了任何子协议,取消活动将从模板界面移除,并且必须在协议级别取消现有协议。
  • CSV 文件选项包含许多可选字段,但只有电子邮件地址是必填字段。熟悉 CSV 流程有助于了解更多高级字段选项(如合并字段),以及探索 CSV 提供的更有价值的操作。

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