无需取消或重新创建协议即可从正在进行的协议中移除接收人,从而节省时间并防止事务重复。
对于已处于“进行中”状态的协议,可以完全从签名周期中移除一位或多位收件人。
- 任何尚未参与协议的接收人都可以被删除。
- 可以删除接收人组中的个别接收人,同时保持组内其他成员不变。
- 如果收件人是尚未完成其操作的多位接收人之一,则他们将被静默移除,并移除分配给他们的字段(如果有)。
- 如果被移除的收件人是协议等待的最后一方,协议将更新为“已完成”状态,并正常触发所有后续自动化流程。
允许发件人移除用户的选项是修改协议控件的一部分,并且与修改协议文件的选项分开启用。
优势
- 避免取消和重新创建协议来更改收件人。
- 在删除不再需要的接收人的同时保持审核完整性。
- 提高发件人效率并减少事务使用量。
- 在修订过程中保持接收人信息和表单字段分配的一致性。
配置
可用性:
- Acrobat Standard 和 Acrobat Pro:不支持
- Acrobat Sign Solutions:支持
- Acrobat Sign for Government:不支持
配置范围:
可以在帐户级别和组级别配置该功能。 详细了解管理员访问控制。
要访问此功能,请通过管理员的配置菜单导航到发送设置 > 修改协议
如果您通过 API 而非 Web 界面使用 Acrobat Sign,请联系您的客户成功团队来请求此设置更改。他们可以为您应用更新。
工作原理
当您在管理页面上选择修改协议时,协议将进入修订中状态。
在此状态下:
- 发件人可以在编写页面上通过选择删除图标来删除收件人。
- 已经签名的接收人将保持锁定状态,无法删除。
- 可以删除尚未签名的收件人,只要更改不会改变核心工作流(顺序、并行或混合)。
- 被删除的接收人将立即失去对协议的访问权限。
- 所有分配给已删除收件人的字段将会从协议中移除。
- 更新后的收件人将在修订完成后再次看到协议。
修订保存后,协议将返回到进行中状态。
协议行为
- 修订中状态:表示发送者正在修改进行中的协议。
- 核心工作流限制:出于法律和技术原因,禁止更改工作流类型(例如,从顺序改为并行)。
- 通知:
- 已经签名的接收人不会收到新的通知。
- 对于已收到“请签名”电子邮件,之后又被移除的收件人,系统会向其发送电子邮件通知,告知其对该协议的访问权限已终止。
- 如果签名顺序发生变化且收件人为“下一个签名者”,那么他们将收到通知。
- 如果最终收件人被移除且协议转为“已完成”状态,则会向发件人发送一条完成通知。
审核记录和通知
为了确保透明度与合规性,每个收件人管理操作都会记录在协议的审核报告中,并显示在活动列表中。
审核记录条目
当收件人被移除时,审核日志会记录执行更改的人员、更改时间以及受影响的收件人(例如,收件人 John Doe (john.doe@example.com) 被 Jane Smith 移除。)
审核日志保留所有参与者的完整历史记录(包括已移除的参与者),以保持完整的协议活动记录。
活动列表可见性
协议详细信息中的活动部分实时显示相同的收件人管理事件,为发件人和管理员提供即时确认,以确保更改已成功应用。
是否存在限制
活动协议的收件人管理仅适用于请求签名工作流。 不支持以下效果:
已知问题和故障诊断
核心工作流更改错误
移除收件人时,Acrobat Sign 会检查该更改是否会改变协议的工作流(例如,将顺序流程减少为单个收件人)。 如果是,该操作将被阻止并显示提示信息。 要继续操作,请取消协议并创建一个具有正确路由的新协议。
修订中可见性
在协议修订期间:
- 发件人和之前的收件人可在管理页面的进行中筛选条件下看到该协议,其状态为正在修订。
- 等待签名的收件人可在待我处理下看到该协议,其状态同为“正在修订”。
- 被移除的收件人将无法再访问或下载该协议。
文档可见性冲突
对于具有限制文档可见性 (LDV) 或针对每位收件人限制的协议,移除收件人可能会导致流程失败。 如果移除失败,请检查文档可见性设置或禁用 LDV,然后重试。
卡在修订中状态
如果在修改过程中浏览器关闭,协议可能会持续处于修订中状态。 要继续操作,请在草稿或进行中下找到该协议,然后选择修改协议,以继续编辑或完成更新。