Flujos de trabajo de aprobación

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Nota:

En este documento se proporcionan instrucciones para Acrobat XI. Si utiliza Acrobat, consulte Ayuda de Acrobat.

Acerca de los flujos de trabajo de aprobación

Los usuarios de Acrobat (sólo en chino tradicional, chino simplificado, japonés y coreano) pueden enviar archivos PDF adjuntos a correos electrónicos para su aprobación por otras personas. Cuando los participantes abren una solicitud de aprobación en Acrobat (todos los idiomas), pueden aprobar el PDF agregando un sello de identidad digital. A continuación, pueden enviar el PDF a otros aprobadores o devolverlo a la persona que inició el proceso y a otros participantes que resulten apropiados. La persona que ha iniciado la revisión puede realizar el seguimiento del progreso mediante la recepción de una notificación cada vez que se aprueba el PDF. El flujo de trabajo termina cuando el último participante agrega la aprobación final. Si no se aprueba un PDF, debe reiniciarse el flujo de trabajo de aprobación.

Nota:

Si utiliza Acrobat Pro para iniciar el flujo de trabajo, puede invitar a los usuarios de Reader 9, o posterior, a participar habilitando los comentarios en el PDF.


El asistente configura los flujos de trabajo de aprobación (izquierda); la paleta de sellos proporciona sellos para la aprobación de documentos (derecha).

 

Enviar un PDF para aprobación

Cuando envíe un PDF por correo electrónico para su aprobación (solo en chino tradicional, chino simplificado, japonés y coreano), los responsables de aprobarlo recibirán el PDF como anexo al mensaje. Cuando los destinatarios abren el PDF adjunto, pueden aplicar un sello de identidad digital de la paleta de sellos y realizar después la oportuna selección en la barra de mensajes del documento.

Para enviar un PDF para su aprobación, se puede utilizar el asistente de Acrobat. Este asistente proporciona instrucciones en pantalla que permiten invitar a aprobadores, personalizar instrucciones y enviar el PDF.

En Acrobat Pro, el asistente habilita los comentarios en el PDF de modo que los usuarios de Acrobat Reader puedan participar en el flujo de trabajo de aprobación.

Antes de iniciar un flujo de trabajo de aprobación, asegúrese de que su aplicación de correo electrónico esté configurada para funcionar con Acrobat.

  1. Para iniciar un flujo de trabajo de aprobación, elija Compartir > Enviar por correo electrónico para su aprobación.
  2. Si así se solicita, especifique su dirección de correo electrónico en el cuadro de diálogo Configuración de identidad.
  3. Especifique un PDF y haga clic en Siguiente.
  4. Escriba la dirección de correo electrónico del primer aprobador en el cuadro Para.
  5. (Acrobat Pro) Si desea permitir que los usuarios de Reader participen o desea recibir notificaciones del estado de aprobación de cada participante, especifique las opciones correspondientes.
  6. (Acrobat Standard) Si desea recibir notificaciones del estado de aprobación de cada participante, especifique las opciones correspondientes.
  7. (Opcional) Escriba instrucciones adicionales para el primer aprobador en la parte superior del mensaje de correo electrónico.

    Solo se reenvían a los aprobadores subsiguientes el mensaje de texto predeterminado y las instrucciones.

    Nota:

    El mensaje de correo electrónico de invitación contiene instrucciones para ayudar a los participantes a completar el proceso de aprobación. No cambie ni elimine este texto.

  8. Haga clic en Enviar invitación.

Participar en un flujo de trabajo de aprobación

Si se le invita a participar en un flujo de trabajo de aprobación, recibirá un mensaje de correo electrónico con instrucciones paso a paso para la aprobación del PDF adjunto. Al abrir el archivo PDF adjunto, se abrirá la paleta de sellos y la barra de mensajes del documento se mostrará en la parte superior del PDF. Si su versión de Acrobat es anterior a la 7.0, se le pedirá que descargue la versión más reciente de Reader.

Puede seleccionar cualquiera de los sellos de identidad digitales en la paleta de sellos para aprobar el documento. Un sello de identidad digital contiene información de identidad que se proporciona, como el nombre, título, empresa y dirección de correo electrónico. Un sello de identidad se puede utilizar en lugar de una firma. Al aplicar un sello, se convierte en parte del contenido de la página del documento. Puede eliminar su propio sello durante el proceso de aprobación; sin embargo, una vez finalizado este proceso, el sello queda bloqueado. Puede mover o eliminar sellos de otros participantes.

También puede rechazar documentos que no cumplan las normas.

Además de agregar sellos digitales a un PDF, puede agregar otros tipos de comentarios, como notas, ediciones de texto, sellos personalizados y archivos adjuntos.

Aprobar un PDF

  1. Abra el archivo PDF adjunto en el mensaje de correo electrónico de invitación al proceso de aprobación.
    Nota:

    Si no ha agregado información de identidad al sello, se le solicitará que lo haga.

  2. Seleccione un sello en la paleta de sellos. (Para ver todos los sellos, desplace o arrastre un esquina para ajustar el tamaño de la ventana.)
  3. Haga clic en el documento para aplicar el sello de aprobación.
    Nota:

    Para eliminar un sello de identidad digital aplicado, selecciónelo y pulse la tecla Supr. Si selecciona Imprimir, Guardar una copia o Enviar por correo electrónico durante el proceso de aprobación, no podrá eliminar el sello.

  4. Realice una de las acciones siguientes:

    • Para enviar el documento al siguiente aprobador, haga clic en el botón Aprobar en la barra de mensajes del documento. En el cuadro de diálogo Enviar al siguiente aprobador, escriba la dirección de correo electrónico del siguiente aprobador (o de otros destinatarios que estime oportuno) en el cuadro Para y haga clic en Enviar.

    • Para completar el proceso de aprobación haga clic en el botón Aprobación final de la barra de mensajes del documento. En el cuadro de diálogo Completar aprobación final, especifique si va a enviar una notificación de aprobación en el menú Método de aprobación final. Si envía una notificación, escriba una dirección de correo electrónico en el cuadro Para, agregue las direcciones de otros destinatarios que estime oportuno y haga clic en Enviar. Si no envía una notificación, haga clic en Finalizada.

      Si la opción Notificar el estado de aprobación por correo electrónico al iniciador está seleccionada, aparecerá una notificación por correo electrónico por separado dirigida a la persona que inició el proceso. Haga clic en Enviar para enviar esta notificación.

  5. Guarde el PDF.
    Nota:

    Si utiliza el botón Correo electrónico  de la barra de herramientas para enviar el PDF, este ya no formará parte del flujo de trabajo y las opciones de aprobación dejarán de estar disponibles para el destinatario del mensaje de correo electrónico.

Rechazar un PDF

Si el PDF recibido en una solicitud de aprobación no satisface los requisitos necesarios para ser aprobado, utilice las opciones de la barra de mensajes del documento para rechazarlo y devolverlo a la persona que ha iniciado la revisión. Si se rechaza un PDF, debe reiniciarse el flujo de trabajo de aprobación.

  1. Abra el archivo PDF adjunto en el mensaje de correo electrónico de invitación al proceso de aprobación.
  2. Haga clic en el botón Rechazar, en la barra de mensajes del documento.
  3. En el cuadro de diálogo Rechazar y enviar notificación, escriba la dirección de correo electrónico de la persona que inició el proceso en el cuadro Para. Si la opción Notificar el estado de aprobación por correo electrónico al iniciador está seleccionada, se enviará un mensaje de correo electrónico por separado a la persona que inició el proceso. Haga clic en Enviar.
  4. Haga clic en Enviar en el mensaje de correo electrónico que aparece.

Agregar o cambiar la información de identidad de un sello digital

  1. En el menú Sello del panel Anotaciones, elija Mostrar paleta de sellos.
  2. En la paleta de sellos, seleccione sellos de identidad digital, haga clic con el botón derecho en el sello y elija Editar identidad.
  3. En el cuadro de diálogo Configuración de identidad, escriba o edite su nombre, título, nombre de la organización, unidad organizativa y dirección de correo electrónico. Por último, haga clic en Finalizada.
Nota:

También puede cambiar la información de su identidad en el cuadro de diálogo Preferencias. Bajo Categorías, seleccione Identidad.

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