Información general

Adobe Sign permite relacionar los datos de listas de SharePoint (en línea) y los campos de formulario de un acuerdo.

Al asignar campos de lista a los campos de formulario web, puede extraer automáticamente los datos de campo de formulario web de un acuerdo firmado para rellenar una lista de SharePoint.

La asignación de relaciones de campos entre formularios web de Adobe Sign y listas de SharePoint solo está disponible para las instalaciones en línea (no locales) con el paquete Adobe Sign para SharePoint Online v2.0 (y posteriores)

Para que una asignación sea correcta, debe emplear formularios que haya diseñado y con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de lista con los del formulario de Adobe Sign

Hay varias formas de crear formularios que se pueden cargar en Adobe Sign:

  • El entorno de creación de Adobe Sign ha automatizado la detección de campos, lo que permite crear formularios mucho más rápido
    • Los campos colocados automáticamente tienen un nombre predeterminado (Campo predeterminado 1), que se debe cambiar para indicar el uso del campo    
  • Los formularios PDF se pueden crear también con Acrobat.  Los formularios de Acrobat pueden detectar de manera automática en qué lugar deben colocarse los campos
    • Acrobat coloca automáticamente los campos con un nombre de campo derivado del texto de procedimiento en el documento. Estos nombres suelen ser muy largos o poco explicativos y se deben cambiar por nombres intuitivos relacionados con el uso del campo
  • Las etiquetas de texto se pueden utilizar si la generación del documento produce un documento de texto editable

La asignación de campos depende de la relación lógica del nombre de un campo del formulario y el nombre de una columna en SharePoint.

Independientemente del método que use, asegúrese de nombrar los campos de forma que pueda identificarlos cuando se presentan en un formato de lista (durante el proceso de asignación).

Nota:

Se admiten los siguientes tipos de columnas de SharePoint: Una sola línea de texto, Número, Opción (“botones de opción”), Varias líneas de texto, Sí/No (casilla de verificación). 

Tipo de columna de SharePoint Tipo de campo de Adobe Sign
Una sola línea de texto Texto
Número Texto
Varias líneas de texto Texto multilínea
Sí/No (casilla de verificación) Casilla de verificación


Asignación paso a paso de formularios web

En el ejemplo que se muestra a continuación, el administrador de SharePoint desea registrar datos de un formulario web para rellenar una lista de clientes en SharePoint.

Nota:

En este ejemplo se muestra un formulario que contiene campos básicos.

Un formulario real probablemente tenga más complejidad, pero los campos se utilizan de la misma manera.

  1. Cree un formulario web de Adobe Sign (o identifique un formulario web existente para utilizar)

    La interfaz de usuario web de Adobe Sign le permite crear un formulario reutilizable que se pueda incrustar de la web. Siga los pasos para crear uno si no lo ha hecho.

    Crear un formulario web

    Una vez que se guarde el formulario web, podrá copiar la URL o código incrustado para publicar el formulario en un sitio web, tanto en el sitio web de SharePoint o en cualquier otro lugar aplicable, para comenzar a recopilar respuestas.

    • Si utiliza un formulario existente de la web, vaya al paso n.º 2
  2. Rellene el formulario web por lo menos una vez

    La asignación de un formulario web a una lista de SharePoint requiere que el formulario web esté correctamente firmado por lo menos una vez, de esta forma, los campos del formulario sirven como contexto para que SharePoint pueda acceder a ellos.

    Rellene el formulario web y asegúrese de completar el proceso de firma para que el acuerdo definitivo aparezca en la sección Completado de la página Administrar.

    • Si utiliza un formulario ya existente que se ha firmado correctamente, vaya al paso n.º 3
  3. Crear una lista de SharePoint

    Cree una lista nueva en SharePoint para que siempre que se complete un nuevo acuerdo del formulario web exista un artículo de línea nueva con datos asociados a este acuerdo rellenado para la lista.

    Asegúrese de incluir una columna para todos los campos del formulario web que desea registrar.

    Crear una nueva lista de SharePoint
  4. Crear asignaciones de formularios web

    El administrador de SharePoint puede crear una asignación de formularios web:

    • Vaya a la Configuración de Adobe Sign.

      Vaya a la configuración de Adobe Sign
    • Seleccione la pestaña Asignaciones de formulario web

      En la pestaña Asignaciones de formulario web, puede examinar una lista de formularios web que ha creado y seleccionar el formulario web que desea utilizar para la asignación de los datos.

      Nota:

      Si no hay ningún formulario web disponible para el usuario (es decir, que ha omitido el paso 1 anterior), verá un vínculo que dice Todavía no tiene formularios web. Vaya a la aplicación de Adobe Sign para crear uno.

      Hacer clic en el vínculo que abre el portal de administración de Adobe Sign, donde puede crear un formulario web.

      Seleccionar un formulario web

      Cada formulario web enumerado proporciona información básica a través de los encabezados de columna:

      • Formulario web: El nombre de formularios web cuando se importan de Adobe Sign
      • Lista: El nombre de la lista de SharePoint a la que se asigna el formulario web
        • Cuando está en blanco, no existe ninguna relación
      • N.º de campos asignados: El número de relaciones de campos que se han asignado
        • Cuando se muestra un signo "+", no se ha asignado ningún campo
          • Hacer clic en el signo "+" abre la interfaz de asignación
        • Un número indica el número de vínculos de campo que se han asignado
          • Haga clic en el icono de lápiz que hay al lado del número para editar una asignación de campo
      • Copiar formulario web firmado en SharePoint: Determina si se guarda una copia del acuerdo del formulario web completado en SharePoint
        • Cuando la opción No copiar está seleccionada, no se guarda ninguna copia en SharePoint. La copia en Adobe Sign se mantiene
        • Cuando se selecciona Guardar, una copia del acuerdo firmado se almacena en SharePoint, así como en Adobe Sign
    • Haga clic en el icono de signo más (en la columna N.º de campos asignados) para comenzar a configurar el mapa de datos

      Haga clic en el signo más para iniciar la configuración de asignación
    • Se carga la página Crear asignación

      • El formulario web ya está seleccionado en el lado izquierdo de la página
      • Seleccione la lista que desee utilizar para aceptar el contenido del campo de formulario web a la derecha
        • Se muestran las reglas de Asignación
      Seleccione la lista de SharePoint
    • Haga clic en Agregar regla para exponer una nueva proporción de campo

    • Seleccione un nombre de campo de la columna de campos de formulario web, y el nombre de la columna de SharePoint correspondiente

    • Haga clic en Añadir regla para añadir otra asignación de campo en blanco

      • Configurar todos los campos de formulario que desea distribuir a la lista de SharePoint
        • Cuando los campos del formulario web se asignan a los campos de SharePoint, estos dejan de ser seleccionables, lo que impide que asigne el mismo campo de formulario web a otro campo de SharePoint de destino
      Asignación de formularios web configurados

      Nota:

      Si el formulario web tiene más de un destinatario (p. ej.: uno o más contrafirmantes), los campos de formulario web incluyen un número de índice para identificar al destinatario al que está asignado el campo.

      • Cualquier campo con [1] se asigna al primer destinatario (el firmante original).
      • Un campo con [2] se asigna al segundo destinatario (el primer contrafirmante)
      • Un campo con [3] se asigna al tercer destinatario (el segundo contrafirmante)

      Varios destinatarios
      Varios destinatarios en la interfaz Crear formulario web
    • Haga clic en el botón Guardar si se han asignado todos los campos

      • A continuación, se le redirigirá a la página de Asignaciones de formularios web
      • El formulario web que se ha configurado muestra el número de campos asignados
      • Haga clic en el icono del lápiz para editar la asignación existente
      Formulario web asignado en la sección asignaciones de formularios web
    • Configure la opción Copiar formulario web firmado en SharePoint como Guardar o No guardar los acuerdos firmados en función de sus necesidades

      Guarde el documento firmado en SharePoint
  5. Verifique la asignación de formularios web

    Hasta ahora, debería poder comprobar si la asignación de valores de SharePoint al formulario web de Adobe Sign se ha realizado correctamente.

    A medida que los firmantes rellenen los formularios web para los que ha realizado la asignación, debería ver cómo los datos del formulario se rellenan de forma automática con la información correcta según la información de la lista de SharePoint. Puede verificar que cada campo asignado tiene los valores correctos:

    Verifique que la lista se rellena
  6. (Opcional) Seleccionar Configuración de firma de archivos para formularios web

    Los acuerdos de formularios web tienen una carpeta dedicada para dirigirlos. Si no elige una carpeta, se crea automáticamente la carpeta “Formularios web firmados” para almacenar los acuerdos de formularios web. También puede guardar acuerdos en su propia carpeta para almacenar acuerdos de formularios web seleccionándola en la pestaña “Configuración de firma de archivos”.

  7. (Opcional) Verifique el acuerdo de formularios web almacenado en SharePoint

    En este paso, podrá ir a una carpeta específica que elija (o si no tiene una seleccionada, “Formularios web firmados”) para ver todos los acuerdos de formulario web. Si selecciona habilitar la pista de auditoría, el archivo PDF de la pista de auditoría de cada acuerdo se copiará de nuevo a la misma carpeta en SharePoint.

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