Adobe Sign para Salesforce: asignación de campos y plantillas

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Una guía de configuración de la plantilla de Adobe Sign para Salesforce y la función de asignación de datos/combinación

Información general

Adobe Sign le da la capacidad de utilizar formularios interactivos para obtener datos de los firmantes, colocar campos para firma y para iniciales en sus documentos, obtener información tanto del remitente como del firmante, y muchas cosas más.

Puede crear su propia biblioteca de plantillas al guardar formularios y plantillas de Adobe Sign en la pestaña Documentos de Salesforce.

Las etiquetas de texto de Adobe Sign le ofrecen las siguientes ventajas:

  • Establezca posiciones definidas para que los clientes coloquen sus firmas y sus iniciales en los documentos
  • Recopile datos de los firmantes que después puedan añadirse a su cuenta de Salesforce. (Consulte Asignación de datos)
  • Combine datos de Salesforce en campos de documentos antes de enviarlos para su firma. (Consulte Asignación de combinación)

Puede crear formularios de Adobe Sign añadiendo etiquetas de texto especial a cualquier documento que envíe mediante Adobe Sign (Word, PDF, texto, etc.). Para obtener más información, consulte la Documentación de etiquetas de texto.

Hay dos opciones de configuración opcionales disponibles relacionados con la asignación de datos y combinaciones. Puede configurar el que prefiera, de acuerdo con sus necesidades de navegación, en Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Configuración personalizada:

1. ¿Desea recibir un correo electrónico en caso de que falle la asignación de datos o combinaciones?

  • Habilitar notif. de errores de asignación (activado de forma predeterminada): active este ajuste para enviar notificaciones de correo electrónico al propietario de la asignación de datos o de combinación en caso de que se produzcan errores cuando se ejecuten las asignaciones.

2. ¿Desea que se muestren los nombres de API al seleccionar campos en las asignaciones de datos o combinaciones?

  • Mostrar campos “Nombre de API” (deshabilitado de forma predeterminada): active esta opción para que se muestre el nombre de la API de cada campo y la relación de los objetos de Salesforce al establecer las asignaciones de datos y combinaciones.

Los nombres de campos de asignación de combinación/datos para campos de objetos SFDC se pueden facilitar “cargando” los nombres de campo en Salesforce. Esto le permite seleccionar los nombres en una lista, en lugar de escribirlos en un campo de texto.

La forma de hacerlo es:

  1. Cree el formulario con todos los campos definidos.

  2. Envíe el formulario para firmar mediante Salesforce con un nombre de acuerdo obvio, como Plantilla de campos W4.

    • Esto le ayudará a encontrar la plantilla correcta cuando esté asignando campos.

  3. Introduzca cualquier contenido en todos los campos que quiera asignar y firme el acuerdo, de modo que en Salesforce se registre como completado.

    • De este modo, Salesforce dispone de una fuente de la que extraer nombres de campo.

  4. La plantilla ya está disponible para seleccionarla al utilizar la función Importar de la asignación de combinación/datos.


Nota breve sobre los formularios y las etiquetas de texto

Para que una asignación sea correcta, debe emplear formularios prediseñados y con nombres de campo definidos, de modo que pueda relacionar de forma lógica los campos de objetos SFDC con los del formulario de Adobe Sign. 

Abajo se muestra un formulario sencillo.  Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves). 

Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculos y expresiones regulares. Aquí explicamos en detalle la creación de formularios. Esta información puede ayudarle a mejorar de forma significativa la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.

Nota:

La función de acortamiento de etiquetas de texto puede ser muy útil para el diseño de formularios y la asignación de campos, ya que establece una convención para los nombres de los campos que se repiten en todos los documentos (y ahorra tiempo, ya que evita tener que volver a crear la etiqueta formal). Esto mejora la asignación de datos en varios formularios y genera un anclaje para los formularios futuros.


Asignación de combinación: generación de documentos con datos de Salesforce

La asignación de combinación de Adobe Sign le permite combinar datos de campo de Salesforce en los campos de sus documentos antes de enviarlos para su firma.

Por ejemplo, puede rellenar automáticamente desde un registro de Salesforce la dirección y el número de teléfono de un cliente potencial antes de enviarle el acuerdo para que lo firme. También puede cambiar el estado de una oportunidad una vez que el acuerdo ya esté firmado y ejecutado. Existe la opción de que los firmantes actualicen los campos de datos combinados, para lo cual hay que enviar los cambios realizados por los firmantes de vuelta a Salesforce.

Asimismo, puede utilizar la asignación de combinación para añadir automáticamente las listas de productos asociadas a una oportunidad. Puede establecer qué atributos de producto se incluyen en sus acuerdos (por ejemplo, cantidad y precio) y especificar cómo se ordenan y filtran los productos asociados. 


Acerca de la asignación de combinación

Un tipo de fuente de datos para una asignación de combinación puede ser un valor constante específico o el valor de un campo de objeto de Salesforce al que se puede hacer referencia desde el acuerdo de Adobe Sign. El destino de cada elemento de una asignación de combinación es un campo designado en un acuerdo de Adobe Sign.

Por ejemplo, la siguiente asignación actualiza los campos “Nombre” y “Apellido” del documento de Adobe Sign con los datos de campo del destinatario (contacto) disponibles en Salesforce. También rellena el campo de empresa del documento con el nombre de la cuenta.

Nota:

Cuando selecciona un objeto para asignar, comienza con el objeto del acuerdo y continúa hacia el objeto principal/de búsqueda. La asociación entre los objetos ya debe estar establecida en tiempo de ejecución.


Creación de una asignación de combinación

Para crear una nueva asignación de combinación:

  1. Seleccione Adobe Sign en el Iniciador de aplicaciones, situado en la parte superior izquierda de la pantalla.

  2. Haga clic en la pestaña Asignación de combinación.

  3. En la página principal de Asignación de combinación, haga clic en Nueva

    Nuevo mapa de combinación

    Aparece la página Nueva asignación de combinación.

    Página Nueva asignación de combinación

  4. En la sección Información de asignación, escriba un nombre para la misma y decida si quiere que sea la asignación predeterminada. Si selecciona “Asignación de combinación predeterminada”, esta se ejecutará por defecto cuando envíe un acuerdo para su firma.

    Nombre de asignación

  5. Para importar y asignar nombres de campo de formulario a partir de un documento existente, puede seleccionar un acuerdo ya enviado y firmado. Es posible importar más campos de acuerdos adicionales. Los campos con nombres duplicados no se importarán dos veces. Para importar campos de formulario, haga lo siguiente:

    • Haga clic en el conmutador mostrar en el encabezado Importar campos de formulario del documento para que se visualice la sección Importar campos de formulario del documento.
    Importar campos

    • Haga clic en el icono de búsqueda junto al campo donde vea Importar campos de
    • Seleccione el acuerdo desde el que desee importar campos
    • Haga clic en el botón Importar campos de formulario.

    Se mostrará el número de campos importados:

  6. En la sección Asignar los campos de objeto de Salesforce en los campos del documento puede crear una asignación a campos a los que se puede hacer referencia desde un objeto en un acuerdo de Adobe Sign (campos personalizados incluidos). También puede añadir reglas de asignación para combinar datos en documentos de Adobe Sign. 

    Asignar campos de objeto de Salesforce


Para crear una fila de asignación de campos unidos, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Añadir una asignación de campo para añadir una nueva fila en blanco.

  2. Defina las asignaciones y las reglas de asignación con las siguientes opciones:

    • Campo de documento de destino: si ya ha importado los campos de formulario, puede seleccionarlos. También puede introducir un nombre de campo específico.
      • Haga clic en el icono situado a la izquierda de Campo de documento de destino para cambiar entre un campo de entrada de texto y un menú desplegable que muestra los valores de campo de formulario disponibles e importados.
    • Tipo de origen: seleccione Campo de objeto de Salesforce o Constante.
    • Valor de origen: en función del tipo de origen seleccionado, debe especificar lo siguiente:
      • Si el tipo de origen es Campo de objeto de Salesforce, debe seleccionar un valor. Para ello, haga clic en el vínculo Objeto seleccionado para mostrar el cuadro de diálogo Selector de objeto, donde puede elegir el campo de objeto de origen de Salesforce.

            Si el tipo de origen es Constante, debe introducir un valor en el campo Valor de origen.

    • Desactivar: si esta opción está marcada, esta fila de asignación no se ejecuta.
    • Acciones: al hacer clic en este icono se elimina la fila.

  3. Repita los pasos 1-2 para añadir más filas de asignación.

En la sección Asigne los campos de elementos de línea de producto de Salesforce a campos de documento de Adobe puede añadir listas de productos asociados a una oportunidad.


Para crear una fila de asignación de campos unidos, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en Añadir una asignación de campo para añadir una nueva fila en blanco.

  2. Haga clic en Objeto seleccionado para mostrar el cuadro de diálogo Selector de objeto.

  3. En el cuadro de diálogo Selector de objeto, seleccione un campo de origen de Salesforce, seleccione Oportunidad y Producto de oportunidad y, a continuación, añada los atributos de producto (como cantidad, precio y descripción) que se incluirán en los acuerdos. También puede especificar el campo y el orden de clasificación.

  4. Haga clic en Listo.

     

     

  5. Repita los pasos 1-4 para agregar más filas de asignación.

    Cuando haya completado la plantilla de asignación de combinación, haga clic en Guardar.


Uso de la asignación de combinación predeterminada y de varias asignaciones de combinación

Puede crear tantas asignaciones de combinación como necesite, una de la cuales puede definirse como asignación predeterminada para que se ejecute siempre que se envíe un acuerdo para su firma. Solo puede haber una asignación predeterminada.

También puede especificar de forma explícita la asignación de combinación que desea utilizar para un acuerdo si hace referencia a ella en el campo “Asignación de combinación” (echosign_dev1__Merge_Mapping__c) del acuerdo. Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar cualquier lógica personalizada que determine qué plantilla se va a utilizar. Tenga en cuenta que no es necesario introducir en este campo la asignación predeterminada, ya que esta se ejecutará si deja el campo en blanco.

Nota:

Se recomienda que las implementaciones grandes o complejas utilicen la asignación predeterminada únicamente durante las fases iniciales de diseño y prueba. La práctica habitual debería ser la designación explícita de las plantillas a utilizar.


Archivos adjuntos

Varios ajustes de asignación de combinación definen la gestión de los archivos adjuntos. De forma predeterminada, una vez enviado un acuerdo, el documento adjunto original (por ejemplo, una plantilla de acuerdo de confidencialidad o NDA) se elimina y el documento combinado se adjunta al registro del acuerdo.

  • Adjuntar documento combinado: cuando se utiliza una asignación de combinación en un acuerdo y se selecciona esta opción, tras enviar el acuerdo se adjunta al registro del mismo el documento con los datos combinados.
  • Quitar documento original: cuando se utiliza una asignación de combinación en un acuerdo y se selecciona esta opción, el documento de la plantilla original se eliminará del registro del acuerdo cuando este se haya enviado.
Nota:

Estos ajustes son de ámbito global y afectan a todas las plantillas de asignación de combinación.

Para cambiar esta configuración:

 

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados

  2. Haga clic en la etiqueta de Ajustes de asignación de combinación de Adobe Sign.

  3. Haga clic en el botón Gestionar.

  4. Haga clic en el botón New.

  5. Edite la configuración a su gusto y haga clic en Guardar.


Solución de problemas de asignación de combinación

Los campos de Salesforce tienen reglas de validación que pueden provocar un fallo en la asignación. Por ejemplo, si asigna el campo de correo electrónico de Salesforce a un campo de texto de Adobe Sign, puede producirse un error si el contenido del campo no es una dirección de correo electrónico válida.

Si una asignación falla por algún motivo, el mensaje de error se registra en el campo “Error de asignación de combinación” (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) en el objeto de acuerdo de Adobe Sign y se envía un correo electrónico al propietario de la asignación de combinación para notificarle el error.  

Nota:

También es posible crear un informe o una vista de lista que muestre los campos de asignación con errores.

La notificación por correo electrónico está habilitada de forma predeterminada, pero puede desactivarse mediante este ajuste:

  1. Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados

  2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.

  3. Haga clic en el botón Gestionar de la página Definición de configuración personalizada.

  4. Haga clic en Nuevo o en Editar en la página Configuración personalizada.

  5. Busque Habilitar notif de errores de asignación y establezca la configuración que desee.


Asignación de datos: envío automático de datos y archivos de firmantes a los registros de Salesforce

La asignación de datos de campos de formulario de Adobe Sign le permite definir cómo actualiza Adobe Sign los objetos de Salesforce.com con datos que captura de los firmantes. Por ejemplo, puede actualizar el registro de contacto de un firmante en Salesforce.com con la dirección y el número de teléfono que el contacto proporciona al completar y firmar el documento. También puede, mediante asignaciones de archivos, insertar en objetos de Salesforce el acuerdo firmado con Adobe Sign, el seguimiento de auditoría y cualesquiera documentos de soporte cargados por los destinatarios. 


Acerca de la asignación de datos de campos de formulario

La asignación de datos de Adobe Sign actualiza los objetos de Salesforce cuando se firma un acuerdo con Adobe Sign, o en alguna fase especificada del flujo de trabajo del acuerdo. Cada asignación de datos se configura por adelantado e incluye reglas de asignación de datos. Cada una de estas reglas define el origen de datos y el campo de destino de Salesforce que se debe actualizar.

El origen de datos para una asignación puede ser un campo de formulario de Adobe Sign, un valor constante específico o un valor de campo de un acuerdo de Adobe Sign. El destino de cada elemento de asignación de datos puede ser cualquier campo de cualquier objeto de Salesforce al que se pueda hacer referencia desde el acuerdo de Adobe Sign.

Por ejemplo, la siguiente asignación actualiza el nombre y el apellido del firmante (introducidos por el propio firmante) en el objeto Contacto. Una vez firmado el acuerdo, también actualiza la etapa de la oportunidad y añade a esta el acuerdo firmado y el seguimiento de auditoría. 

Los siguientes son otros ejemplos de uso de asignaciones de datos para actualizar Salesforce:

  • Actualización de la información de contacto del destinatario
  • Adición de un número de PO a la Oportunidad
  • Actualización de la información de pago de la Cuenta
  • Cambio de la etapa de Oportunidad cuando se firma el contrato
  • Adición de PDF firmado y registro de auditoría del Contacto. 

 


Creación de una asignación de datos de campos de formulario

Para crear una nueva asignación de datos de Adobe Sign, siga los pasos siguientes:

  1. Seleccione Adobe Sign en el Iniciador de aplicaciones, situado en la parte superior izquierda de la pantalla.

  2. Haga clic en la pestaña Asignaciones de datos

  3. En la página principal Asignaciones de datos, haga clic en el botón Nueva.

  4. Asignar un nombre a la asignación de datos

    En la página Nueva asignación de datos, escriba un nombre descriptivo para la misma y seleccione si desea que sea la asignación predeterminada.

    Si marca la opción “¿Asignación de datos predeterminada?”, la asignación se ejecutará por omisión cuando se firmen sus acuerdos.

    • No es necesario definir una asignación de datos predeterminada. En su lugar, puede asignarla a una plantilla de acuerdo que se utilizará cuando se cree un acuerdo.
    Nueva asignación de datos

  5. Ahora puede guardar la asignación sin campos definidos, o puede continuar en Definir asignaciones de campo a campo.

    Nota:

    Si no hay ningún campo personalizado de Adobe Sign en el documento desde el que está importando, no podrá importar los campos predeterminados estándar de Adobe Sign incluidos en los acuerdos firmados. (P. ej., firmado (fecha), correo electrónico, nombre, apellido, cargo y empresa).


Definir asignaciones de campo a campo

La sección Asignación de campos permite definir las relaciones de campo a campo entre los campos del entorno de Salesforce y los campos de formulario del acuerdo.

  • Las reglas de asignación se pueden crear en cualquier campo de Salesforce, incluidos los campos personalizados.

El proceso de asignación de campos consiste en:

  1. Seleccionar el object.field de Salesforce de destino que va a recibir los datos.
  2. Definir el origen de los datos.
  3. Seleccionar el evento de estado que debe activar el contenido del campo de origen para que se inserte en el campo de destino.

Por lo general, se recomienda que los administradores carguen sus campos de formulario en Salesforce para que puedan importar los nombres de campo del acuerdo firmado y activar la selección de nombres de campo de una lista de selección (en lugar de escribirlos a mano):

En la parte superior de la sección Asignación de campos hay una opción para Importar campos de un acuerdo firmado.

Esta opción permite seleccionar cualquier acuerdo que se haya firmado correctamente e importar los nombres de los campos disponibles en el formulario.

  • Solo se devolverán los campos que se actualizaron durante el proceso de firma. Se ignorarán aquellos campos que no se modificaron.

Para importar campos de un acuerdo, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en el icono de búsqueda junto al botón Importar campos de formulario.

    • Se abre una página de búsqueda con una lista de los acuerdos recientes.

  2. Seleccione (haga clic en) el acuerdo con los nombres de campo que desee importar.

    Campos de importación de mapa de datos

  3. Haga clic en el botón Importar campos de formulario. Se muestra el número de campos importados.


Para definir relaciones de campo a campo:

  1. Haga clic en Añadir asignación para añadir un registro.

  2. Especifique el destino, el origen y el activador:

    1a.¿Qué objeto de Salesforce desea actualizar? – seleccione el objeto de Salesforce de destino donde se actualizarán los datos.

    1b.¿Qué campo de Salesforce desea actualizar? – seleccione el campo de Salesforce de destino donde se actualizarán los datos
    .

    2a. ¿De dónde provienen los datos? – seleccione el tipo – entre una de las siguientes opciones:

    • Campo del acuerdo – presenta una lista de objetos en el objeto Acuerdo de Salesforce.
    • Constante: permite insertar un valor constante (literal).
    • Campo de formulario de EchoSign – permite presentar una lista de nombres de campo importados de acuerdos firmados.
      • La opción para escribir los valores manualmente también está disponible.

    2b.¿Cuál es el valor de los datos?: en función de la opción elegida para De dónde provienen los datos, debe especificar lo siguiente:

    • Los datos proceden de “Campo de formulario de EchoSign”: seleccione un campo de formulario de EchoSign o introduzca un nombre de campo específico. Haga clic en el icono situado a la izquierda del campo para cambiar entre un campo de entrada de texto y un menú desplegable que muestra los valores de campo de formulario disponibles e importados.
    • Los datos proceden de “Constante”: escriba un valor específico. Por ejemplo, puede introducir un valor de campo que quiera cambiar por una lista de selección de Salesforce. O bien introducir un número o texto que desee actualizar dentro de un campo de Salesforce.
    • Los datos proceden de “Campo de acuerdo”: seleccione un campo de acuerdo en el menú desplegable.

    3. ¿Cuándo ejecutar la asignación? – Seleccione el estado de acuerdo: la asignación de datos se ejecutará cuando el acuerdo cambie al estado especificado.

    • Firmado/aprobado/aceptado/formulario rellenado/entregado
    • Esperando contrafirma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
    • Enviado para firma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
    • Cancelado/rechazado
    • Caducado

  3. Repita los pasos 1-2 hasta que se definan todas las relaciones de campo.

    Guarde el progreso.

En el nivel de registro, puede optar por controlar la inclusión del contenido actualizado. En Acciones, haga clic en el icono de Opciones (engranaje).

En el cuadro de diálogo Configuración de valor de asignación de campo puede especificar lo siguiente:

  • No sobrescribir archivos existentes: si marca esta opción y ya existe un valor en el campo de Salesforce de destino, la regla de asignación no sobrescribe el valor.
  • No escribir vacío: si marca esta opción y el valor de origen del acuerdo de Adobe Sign está vacío, la regla de asignación no escribe el valor vacío en el campo de Salesforce de destino.

Si lo desea, también puede marcar la opción Desactivar para que una fila de asignación no se ejecute.


Definir una asignación de archivos

Para asignar el acuerdo completado con Adobe Sign y/o un seguimiento de auditoría al objeto de Salesforce de destino, haga lo siguiente:

  1. En la sección Asignación de archivos:

    Haga clic en Añadir asignación

  2. Defina los archivos que desea añadir, el objeto de destino al que desea añadirlos y el estilo de la adición:

    1. ¿Qué objeto de Salesforce desea actualizar? – seleccione el objeto de Salesforce de destino para actualizar con los archivos.

    2a. Cómo desea añadir el archivo? – cómo desea que el archivo se represente en los objetos de destino:

    • Añadir vínculo de referencia al archivo: proporciona una dirección URL al acuerdo en formato PDF.
      • Los vínculos de referencia deben asignarse a un campo basado en texto (por ejemplo, una cadena o una lista de selección). Consulte 2c a continuación
        .
      • Los vínculos de referencia solo admiten el tipo de archivo Acuerdo firmado - PDF combinado.
    • Adjuntar archivo directamente al objeto: adjunte el documento PDF directamente al objeto al que está asignando si hay disponible una lista de adjuntos para el objeto.
      • No todos los objetos de Salesforce admiten archivos adjuntos (p. ej., Usuarios).

    2b. Guardar como archivo adjunto: cuando esta opción está activada, el contenido se almacena como tipo de objeto de Archivo adjunto. Si esta opción no está activada, el contenido se almacena como objeto de Archivo.

    2c. ¿A qué campo desea añadir la URL de archivo? – solo es necesario si selecciona Añadir vínculo de referencia al archivo. Debe seleccionar el campo de destino donde se copiará la URL.

    3. ¿Qué archivo desea añadir? – las opciones son las siguientes:

    • Acuerdo firmado - PDF combinado: seleccione esta opción si envía varios documentos para su firma en una sola transacción y desea que el PDF firmado final se almacene como un solo PDF combinado.
    • Acuerdo firmado - PDF independientes: seleccione esta opción si envía varios documentos para su firma en una sola transacción y desea que los archivos individuales adjuntos al registro de Salesforce se adjunten como archivos PDF independientes.
    • Seguimiento de auditoría: seleccione esta opción para insertar el seguimiento de auditoría en formato PDF en el registro de Salesforce.
    • Documentos complementarios: seleccione esta opción para insertar en el registro de Salesforce los documentos complementarios que los destinatarios carguen.

  3. ¿Cuándo ejecutar la asignación? - Seleccione el estado de acuerdo: la asignación de datos se ejecutará cuando el acuerdo cambie al estado especificado.

    Estas son las opciones:

    • Firmado/aprobado/aceptado/formulario rellenado/entregado
    • Esperando contrafirma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
    • Enviado para firma/aprobación/aceptación/rellenado del formulario/entrega
    • Cancelado/rechazado
    • Caducado

  4. Cuando la asignación de datos se haya completado, haga clic en el botón Guardar.

  5. Los clientes que tienen un subdominio personalizado en su URL de Adobe Sign (p. ej.: https://caseyjones.na1.adobesign.com) deben añadir su URL a la lista Sitio remoto de Salesforce.

    Esto solo es necesario al asignar el acuerdo firmado:

    1. Vaya a: Configuración > Configuración > Seguridad > Ajustes del sitio remoto.
    2. Haga clic en el botón Nuevo sitio remoto.
    3. Añada su dirección URL de Adobe Sign como nueva URL del sitio remoto
    Configuración del sitio remoto


Uso de la asignación de datos predeterminada y de varias asignaciones de datos

Puede crear tantas asignaciones de datos como necesite, una de la cuales puede definirse como asignación predeterminada para que se ejecute siempre que cambie el estado del acuerdo. Puede haber una única asignación predeterminada.

Puede especificar de forma explícita la asignación que desea utilizar para un acuerdo haciendo referencia a ella en el campo “Asignación de datos” (echosign_dev1__Process_Template__c) del acuerdo. Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar una lógica personalizada que determine la asignación de datos que vaya a utilizar. Tenga en cuenta que no se debe establecer ese campo para que apunte al de asignación predeterminada: la asignación predeterminada se ejecutará si este campo se deja vacío.

También puede ejecutar una asignación antes o después de que el estado del acuerdo cambie a “Firmado” (p. ej., puede ejecutar la asignación tras producirse la primera firma) marcando la casilla “Desencadenar asignación de datos” (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Puede utilizar un flujo de trabajo o un activador de Salesforce para ejecutar cualquier lógica personalizada que determine cuándo se produce una asignación de datos.

Además, puede asociar una asignación de datos a una plantilla de acuerdo. Consulte Plantillas de acuerdo para obtener más información.


Solución de problemas de asignación de datos

Los campos de Salesforce tienen reglas de validación que pueden provocar un fallo en la asignación. Por ejemplo, si asigna un campo de texto de Adobe Sign a un campo de dirección de correo electrónico de Salesforce, la validación puede fallar si el contenido del campo no es una dirección de correo válida.

Asegúrese de utilizar las reglas de validación de campos de formulario de Adobe Sign donde sea posible para garantizar que los datos que los firmantes introducen se pueden insertar en Salesforce. Reglas de validación de campos de formulario PDF estándar de Adobe Sign; permite crear reglas de validación al utilizar etiquetas de texto de Adobe Sign. Consulte la Documentación de etiquetas de texto para obtener más información.

Si una asignación falla por algún motivo, el mensaje de error se registra en el campo “Error de asignación de datos” (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) en el objeto de acuerdo de Adobe Sign y se envía un correo electrónico al propietario de la asignación de combinación para notificarle el error.  

Nota:

También es posible crear un informe o una vista de lista que muestre los campos de asignación con errores.

La notificación por correo electrónico está habilitada de forma predeterminada, pero puede desactivarse mediante este ajuste:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados
  2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.
  3. Haga clic en Gestionar.
  4. Haga clic en Nuevo (o en Editar).
  5. Busque (Ctrl/Cmd + F) el ajuste Habilitar notif de errores de asignación.
  6. Edite la configuración como desee.
  7. Haga clic en Guardar.


Plantillas y flujos de trabajo de acuerdo

Las plantillas de acuerdo de Adobe Sign ofrecen un modo sencillo de establecer por anticipado muchos valores y ajustes predeterminados para un acuerdo. También es posible vincular una plantilla de acuerdo a un botón “Enviar para firmar”.


Acerca de las plantillas de acuerdo

Las plantillas de acuerdo permiten predefinir campos de acuerdo como el nombre, el mensaje, el idioma, las fechas de caducidad y las opciones de seguridad. También puede asociar a la plantilla del acuerdo una asignación de datos, una asignación de combinación y un objeto particulares (p. ej., Oportunidad, Cuenta, Contacto, Candidato, Contrato). Además, puede asignar campos a campos del acuerdo y predefinir definiciones de destinatarios y archivos adjuntos.

También es posible configurar un botón “Enviar para firmar” que aparezca en un registro de objeto relacionado (p. ej., Oportunidad), de modo que se vincule de forma predeterminada con una plantilla de acuerdo. Al hacer clic en este botón, se generará un acuerdo a partir de una plantilla de acuerdo.


Creación de una plantilla de acuerdo

Para crear una nueva plantilla de acuerdo, siga los pasos que se describen a continuación:

  1. Seleccione Adobe Sign en el Iniciador de aplicaciones, situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
  2. Haga clic en la pestaña Plantillas de acuerdo.
  3. En la página principal Plantillas de acuerdo, haga clic en el botón Nueva.
Nueva plantilla

 

Se le pedirá que indique el nuevo nombre de la plantilla:

    4. Escriba el nombre de la plantilla y haga clic en Guardar

►Si se han activado los flujos de trabajo, se proporciona la opción para seleccionar un flujo de trabajo para la plantilla, pero no es necesaria. 

Asignar un nombre a la plantilla

La nueva página de plantilla del contrato se muestra con el nombre en la parte superior.

A la derecha del nombre, aparece la opción “Ver más” que abre un menú con las siguientes opciones:

  • Editar nombre: cambia el nombre de la plantilla actual
  • Cambiar propietario: cambia el propietario de la plantilla actual. Debe asignarse a un usuario actual en la organización de Salesforce
  • Clonar: duplica la plantilla actual con un único número de identificación de Salesforce
  • Eliminar: borra la plantilla actual de Salesforce
Opciones de encabezado de la plantilla de acuerdo

 

Justo debajo del botón Guardar, puede encontrar la ID de la plantilla y los metadatos sobre quién la creó, modificó y quién es el propietario de la plantilla.

El conmutador activo/inactivo hace que la plantilla esté o no disponible (respectivamente). Las nuevas plantillas se crean con el estado Activa.

Metadatos de plantilla

Los detalles de la plantilla poseen la información principal en la que se basan los acuerdos creados usando la plantilla con el objeto de referencia de Salesforce.

  • Nombre del contrato: Este campo define el nombre predeterminado del acuerdo. Todos los acuerdos se crean inicialmente con este nombre.

Los campos de texto, como el nombre del acuerdo, pueden usar variables de Salesforce como parte de la definición para generar dinámicamente valores de campo importantes.

Por ejemplo, puede personalizar el nombre del acuerdo para incluir el nombre de un destinatario al crearlo. P. ej.: Acuerdo de Acme Corp - {!Name}

  • Objeto de Salesforce: Seleccione el objeto maestro de Salesforce que quiere usar como referencia para algunas de las definiciones opcionales de la plantilla del acuerdo.

Por ejemplo, puede definir Destinatarios, Asignaciones de campo o Archivos adjuntos para que el acuerdo busque campos y asignaciones en el objeto maestro, o datos procedentes de objetos de búsqueda. 

Si tiene un objeto principal definido en la plantilla de acuerdo, debería iniciar este desde un botón “Enviar para firmar” del objeto maestro. (Consulte Habilitar el botón Enviar para firmar para obtener más información sobre cómo habilitar un botón de forma predeterminada o cómo crear nuevos botones “Enviar para firmar”).

  • Enviar automáticamente: Habilite esta opción si tiene flujos de trabajo automatizados que desee utilizar para activar el envío de acuerdos, o si quiere enviar automáticamente un acuerdo después de que un usuario haga clic en el botón “Enviar para firmar” de un registro de Salesforce. 

Para que “Enviar automáticamente” funcione, la plantilla del acuerdo debe tener definidos al menos un destinatario y un archivo adjunto.

Opciones avanzadas

  • Tipo de acuerdo: seleccione uno de la lista de Tipos de acuerdo
    • Útil para mejorar la generación de informes
  • Idioma: Establece el idioma que se utiliza en las comunicaciones con el destinatario, incluidos los correos electrónicos y las instrucciones en pantalla
  • Selección del tipo de firma para este acuerdo: Selecciona el valor predeterminado para el tipo de firma que se debe recopilar:
    • Firma electrónica: Las firmas electrónicas se recopilarán de forma predeterminada
    • Firma por escrito: Los destinatarios deberán descargar el documento, firmarlo físicamente, escanearlo y subirlo a Adobe Sign.


Asignar datos en campos de acuerdo

Para asignar datos en campos de acuerdo en la plantilla de acuerdo:

Haga clic en el vínculo Asignar nuevos datos en campos de acuerdo

Para asignar datos en campos de acuerdo en la plantilla de acuerdo:

Haga clic en el vínculo Asignar nuevos datos en campos de acuerdo y seleccione un método de asignación:

  • Seleccionar a partir del objeto
    • Esta opción necesita definir un objeto de Salesforce
    • De acuerdo con el objeto maestro que se configura, seleccione un campo de origen y un campo de acuerdo de destino. 

Por ejemplo, el objeto principal puede ser “Oportunidad”. En la siguiente pantalla, seleccione el campo de origen de su objeto maestro (p. ej., Oportunidad) y el campo de objeto del acuerdo de destino al que se asignarán los datos.

  • Valor específico de entrada
    • Inserte un valor literal en un campo de acuerdo de destino

Todos los campos asignados se enumeran en la plantilla y se pueden editar o eliminar individualmente.

Adjunte los documentos que la plantilla debe entregar.

Si no hay documentos adjuntos a la plantilla, el remitente deberá seleccionarlo cuando configure el Acuerdo.

Si la plantilla está configurada como Autocompletar, al menos un documento debe ir adjunto con la plantilla.

  • Subir para añadir un documento: El campo superior le permite añadir un archivo arrastrando y soltándolo desde el escritorio o subiéndolo a través de un menú dirigido por un asistente.
Nota:

Cualquier archivo que se carga arrastrando y soltando o mediante la opción Subir archivos se añade al contenido de Salesforce CRM & Files (almacenado como Archivo), propiedad de la persona que lo sube.

  • Seleccionar para añadir a documentos: Esta opción le permite buscar un documento en bibliotecas específicas mediante la barra de búsqueda en los botones de opciones:
    • Salesforce CRM & Files: su biblioteca personal. Cualquier documento que cargue desde su sistema se almacena en esta biblioteca por si necesita usarlo más adelante.
    • Documentos de Salesforce: La biblioteca de Salesforce compartida entre usuarios
    • Biblioteca de Adobe Sign: El contenido de la biblioteca almacenado en el sistema de Adobe Sign.
    • Búsqueda avanzada: Una interfaz con todas las opciones anteriores disponibles

Opciones avanzadas

Añadir un documento desde una variable de objeto o de tiempo de ejecución: Esta opción le permite seleccionar un documento u objeto a partir de una variable de objeto o tiempo de ejecución de Salesforce.  

Algunos objetos maestros de Salesforce incluyen más opciones para la fuente del documento (es decir, si el objeto de Salesforce definido en la pestaña Detalles de plantilla es Oportunidad, tendrá la opción para la fuente de Añadir desde presupuesto de oportunidad).

 

Hay tres opciones:

○ Añadir desde el objeto de Salesforce

►Tipo de fuente: Seleccione el tipo de objeto del documento entre Archivo o Adjunto

►Selección de documentos: Seleccione el documento que quiere adjuntar según uno de estos criterios:

○ Último documento: Fecha de creación más reciente

○ Documento más antiguo: Fecha de creación más antigua

○ Todos los documentos: Todos los documentos encontrados

○ Añadir un presupuesto de oportunidad

►Tipo de presupuesto:

○ Presupuesto más reciente

○ Presupuesto más antiguo

►Tipo de presupuesto determinado por:

○ Fecha de la última modificación

○ Fecha de creación

►Tipo de documento de presupuesto

○ Documento más reciente

○ Documento más antiguo

○ Todos los documentos

○ Variable de tiempo de ejecución

Añada de forma dinámica un adjunto de un objeto

►Añadir un nombre de variable de tiempo de ejecución: especifique la variable y el tipo de ID del objeto de Salesforce

 

  • Añadir una plantilla de campo de formulario: Importe una plantilla de campo desde la biblioteca de Adobe Sign.

La pestaña Destinatarios controla la cantidad de destinatarios del acuerdo.

  • Firma de todos los destinatarios: Todos los destinatarios especificados en la plantilla tendrán que participar en el proceso, según las funciones que tengan. Esta es la configuración para todos los acuerdos que deben ser firmados por más personas, además del remitente.
  • Solo firma el remitente: Habilite esta opción para añadir a la plantilla la funcionalidad “Solo mi firma”.

Para poder usar esta opción, el ajuste Habilitar Solo firma el remitente debe estar activado. En función de sus necesidades, esta opción se puede establecer como de solo lectura mediante el ajuste Solo lectura Solo firma el remitente.

La lista de destinatarios determina cuatro elementos muy importantes del acuerdo:

  • Personas implicadas en el acuerdo: Cada destinatario del acuerdo (y la parte en CC) aparecen por separado.
  • Forma de verificación: La verificación de la identidad de los destinatarios se puede configurar individualmente.
  • Permisos: Se puede asignar cada destinatario a su propia función, definiendo cómo pueden interactuar con el acuerdo y cómo deberán iniciar sesión en el informe de auditoría.
  • Orden de acceso al acuerdo: El número en la parte izquierda indica el momento del ciclo en el que el destinatario puede acceder al documento.

Los procesos de firma habituales son secuenciales, pero se puede llevar a cabo un proceso manual al editar los números del índice para que tengan el mismo valor. Esto se puede hacer para toda la lista de destinatarios mediante un proceso paralelo o solo en una sección de la lista, a través de un flujo híbrido de firma.

Los destinatarios se pueden añadir mediante:

  • Objeto de Salesforce: Contacto, usuario, posible cliente o grupo
  • Correo electrónico: Cualquier correo electrónico es aceptable
  • Variable de tiempo de ejecución: Inserte de forma dinámica un destinatario desde una variable del objeto maestro (tal y como aparece definido en la pestaña Detalles de la plantilla)

La sección mensajes importa el Nombre del acuerdo desde la pestaña Detalles de la plantilla.

  • El campo de texto bajo el nombre del acuerdo proporciona el texto del mensaje global en el mensaje de correo electrónico enviado a los destinatarios.

Opciones avanzadas

  • Habilitar firma alojada (firma en persona): active esta opción para facilitar la firma alojada y en persona si el firmante está disponible
    • Alojar una firma no es compatible con Prerrellenar un formulario y Previsualizar para definir campos (a continuación)
  • Activar campos de posic. y vista previa: habilite esta opción para tener una vista previa del acuerdo y poder arrastrar y soltar en él campos de formulario antes de enviarlo para su firma
  • Enviar en nombre de: el acuerdo se enviará en nombre del identificador de registro de usuario especificado en este campo

Nota: Si va a utilizar la funcionalidad “Enviar en nombre de”, asegúrese de habilitarla primero siguiendo estas instrucciones.

  • Métodos avanzados de verificación: estas opciones permiten configurar los métodos de verificación de la identidad para los destinatarios si está controlando la verificación del firmante basada en el estado del destinatario interno o externo

En la pestaña Configuración de asignación puede especificar qué asignación de datos y qué asignación de combinación (o ambas) se ejecutan automáticamente cuando se envían acuerdos mediante esta plantilla de acuerdo.

• Asignación de combinación: seleccione una asignación de datos para combinar campos de Salesforce en un acuerdo antes de enviarlo

• Asignación de datos: seleccione una asignación de datos que se utilizará para asignar a Salesforce las entradas de un acuerdo firmado

 

Las reglas adicionales son las opciones para automatizar tareas comunes del acuerdo:

  • Recordatorios automáticos: seleccione una opción para los recordatorios automáticos. Las opciones son Nunca, Cada día, hasta que se firme y Cada semana, hasta que se firme
  • Días restantes para la caducidad: introduzca el número de días que quedan para que el acuerdo caduque
    • El número de días introducido se agrega a la fecha actual en la que se generó el registro de acuerdo a partir de la plantilla de acuerdo para calcular dinámicamente la fecha de caducidad

Nota: Organizaciones que utilizan una versión del paquete anterior a la 21.x muestran Días hasta la expiración como un campo de número.

Las organizaciones con una versión del paquete que instalación 21.x o posterior mostrarán este campo como un campo de texto, lo que permite que haga referencia a otros campos del objeto maestro (p. ej.: {!Expiry Date}

Los clientes que hayan realizado la actualización desde una versión anterior a la v21 tendrán ambos campos

  • URL de redirección para publ. de firma: para redirigir automáticamente a los firmantes de un acuerdo a una dirección determinada después de firmar, introduzca la URL. Para poder usar esta opción, el ajuste Habilitar opciones de publ. de firma debe estar activado
  • Demora de redir. en publ. de firma (segundos): si el ajuste Habilitar opciones de publ. de firma está activado y se ha especificado una URL de redirección para publ. de firma (véase más adelante), introduzca el número de segundos que pasarán antes de ejecutarse la redirección
  • Proteger doc. firmado con contraseña: active esta opción para cifrar el PDF firmado que se envía a los firmantes
  • Establecer como plantilla pred. para todos los acuerdos: habilite esta opción si quiere establecer esta como la plantilla de acuerdo predeterminada para sus próximos acuerdos. También puede definir una plantilla de acuerdo específica para asociarla a otros acuerdos, lo que anula la plantilla de acuerdo predeterminada. Por ejemplo, puede crear un botón “Enviar para firmar” personalizado para el objeto Cuenta asociado a una plantilla de acuerdo específica. Consulte Habilitar el botón Enviar para firmar para obtener más información sobre botones personalizados
  • Habilitado como acciones de publicador de Chatter: si ha habilitado las acciones del publicador de Chatter en su organización, puede marcar esta casilla para activar esta plantilla de acuerdo. Las acciones del publicador de Chatter permiten a los usuarios enviar acuerdos desde Chatter. Active esta casilla para que la plantilla pueda recibir acciones de Chatter sobre cualquiera de los siguientes objetos maestros: Contacto, Cuenta u Oportunidad. Por ejemplo, si el objeto maestro es Oportunidad, marcar esta casilla permite a los usuarios enviar la plantilla de acuerdo desde cualquier suministro de Chatter de Oportunidad. Si deja el objeto maestro en blanco, puede habilitar la plantilla de acuerdo desde la página principal del suministro de Chatter. Obtenga más información sobre cómo habilitar las acciones del publicador de Adobe Sign Chatter


Permitir flujos de trabajo de Adobe Sign

Salesforce se puede configurar fácilmente para importar flujos de trabajo de Adobe Sign, lo que proporciona a los agentes la flexibilidad para enviar desde ambos entornos con la misma estructura de destinatarios, métodos de autenticación, distribución por correo, etc.

El uso de flujos de trabajo como fuente para las plantillas de Salesforce también permite utilizar plantillas de documento multiusos con las que puede incluir o saltarse destinatarios, según sea necesario.

Elija un flujo de trabajo

Definir una plantilla de Salesforce es un poco distinto cuando se adjunta un flujo de trabajo, ya que el flujo de trabajo modifica la pestaña Destinatarios para alinearse con el flujo de trabajo e inserta algunos elementos configurados que normalmente definiría en la plantilla de SFDC.

La lista siguiente muestra las diferencias en el proceso de instalación:

Existen tres requisitos para obtener acceso a los flujos de trabajo de Salesforce:

  1. Debe tener al menos un flujo de trabajo disponible en Adobe Sign.
  2. Configurar la cuenta de Salesforce para acuerdos push
    • Este proceso genera la URL de sitio de devolución de llamada que necesita en el siguiente paso, así que haga esto primero
  3. Introduzca su URL de sitio de devolución de llamada en el campo Notificación del acuerdo de URL de devolución de llamada en la configuración personalizada de Adobe Sign:
    • Si damos por hecho que usted ha configurado acuerdos push:
      • Inicie sesión como administrador de Salesforce.    
      • Vaya a Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados
      • Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.
      • Haga clic en Gestionar.
      • Haga clic en Editar
      • Copie el valor en URL de devolución de llamada de Adobe al sitio de Salesforce y péguelo en el campo Notificación del acuerdo de URL de devolución de llamada 
      • Haga clic en Guardar.
Aplique la Notificación del acuerdo de URL de devolución de llamada

Los flujos de trabajo ya están listos para usarse en su organización de Salesforce.

  1. Seleccione Adobe Sign en el Iniciador de aplicaciones, situado en la parte superior izquierda de la pantalla.
  2. Haga clic en la pestaña Plantillas de acuerdo.
  3. En la página principal Plantillas de acuerdo, haga clic en el botón Nueva.
  4. Indique un nombre para la plantilla.
  5. Seleccione un flujo de trabajo en la lista desplegable Elegir flujo de trabajo.
    • Solo verá los flujos de trabajo disponibles para su usuario en Adobe Sign
          
Plantilla de flujo de trabajo

La pestaña Detalles de la plantilla rellena automáticamente el valor Nombre del acuerdo tal y como se define en el flujo de trabajo.

Los demás campos están disponibles para configurarlos como una plantilla estándar.

Nombre del acuerdo importado

La pestaña Datos adjuntos se reduce para mostrar solo los documentos disponibles según el flujo de trabajo de Adobe Sign.

  • Los valores de Título del documento de Adobe Sign se importan y se muestran en la columna Título de Salesforce.
  • Los documentos adjuntos en el flujo de trabajo de Adobe Sign se importan a una lista para el selector de Archivos en Salesforce.
    • Solo hay una opción en el selector, el archivo definido en el flujo de trabajo de Adobe Sign.
    • El archivo se debe seleccionar explícitamente en el selector al crear la plantilla.
      • Los archivos se adjuntan automáticamente a medida que los usuarios invocan la plantilla.
    • Los documentos definidos en Adobe Sign que no adjunten el archivo se mostrarán como una opción para Añadir archivo.
      • Este archivo “vacío” se puede rellenar en el nivel de plantilla y se rellenará a medida que los usuarios invoquen la plantilla.
      • Si no se añade un archivo en el nivel de plantilla, el campo permanece abierto para que el remitente añada un archivo al crear el acuerdo.
Archivos adjuntos importados

La pestaña Destinatario importa la lista de destinatarios y el orden desde el flujo de trabajo de Adobe Sign.

  • El valor del nombre del destinatario en el flujo de trabajo de Adobe Sign se importa como el “título” más a la izquierda del registro de destinatarios.
  • Los destinatarios identificados explícitamente con un correo electrónico en el flujo de trabajo incluyen dicho correo electrónico en la plantilla de Salesforce.
    • Si el flujo de trabajo de Adobe Sign no permite la edición del destinatario, la plantilla bloquea el campo para ese destinatario, lo que impide la edición.
    • Los destinatarios que no estén explícitamente identificados en el flujo de trabajo se pueden editar en la plantilla.
    • Si se añade un valor a la plantilla, este se inserta cuando se invoca la plantilla y el remitente la puede editar.
  • Los destinatarios que sean “opcionales” en el flujo de trabajo de Adobe Sign pueden dejarse como valores vacíos en Salesforce.
Lista de destinatarios importados

 

El Mensaje del acuerdo y las partes copiadas en CC también se importan a la pestaña Destinatario (desde la sección Información del acuerdo del flujo de trabajo de Adobe Sign).

Mensaje importado y CC

Nota:

Si el flujo de trabajo de Adobe Sign incluye métodos de autenticación para los destinatarios, estos también se importan, aunque no se muestren en la plantilla.

La asignación de datos no se puede importar desde el flujo de trabajo de Adobe Sign, pero se puede configurar manualmente para la plantilla.

La pestaña Reglas importa el valor de Días hasta la caducidad del flujo de trabajo:

Fecha de caducidad importada

Nota:

Los cambios realizados en una plantilla de Salesforce no se guardan automáticamente.

Asegúrese de hacer clic en el botón Guardar de la esquina superior derecha de la pantalla para guardar los cambios.


Habilitación del botón “Enviar para firmar”

El botón “Enviar para firmar” está asociado a la plantilla de acuerdo predeterminada o a cualquier plantilla de acuerdo específica que configure. De forma predeterminada, la integración de Adobe Sign para Salesforce incluye un botón “Enviar para firmar” que puede añadir a sus diseños de página de Oportunidad, Cuenta, Contacto, Candidato o Contrato. También puede crear múltiples botones “Enviar para firmar” personalizados que pueden añadirse a otros objetos y asociarse a distintas plantillas de acuerdo.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo habilitar el botón “Enviar para firmar” para el objeto Oportunidad:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos

  2. Seleccione el objeto que desea editar (en este ejemplo, Oportunidad) en la lista de objetos de la parte izquierda.

  3. Haga clic en la opción Diseños de página del raíl izquierdo.

  4. Seleccione el diseño de página que desea editar.

  5. Cuando se abra el diseño de página, seleccione Botones en la lista de la izquierda.

  6. Arrastre el botón Enviar para firmar desde la sección superior al cuadro “Botones personalizados” de la sección Detalles de oportunidad.

Puede crear botones “Enviar para firmar” personalizados para otros objetos. Puede etiquetar el botón según sus necesidades.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo crear un botón “Enviar para firmar” personalizado para el objeto Oportunidad:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.

  2. Seleccione el objeto que desea editar (en este ejemplo, Oportunidad) en la lista de objetos de la parte izquierda.

  3. Cuando se cargue la página del objeto, seleccione la opción Botones, vínculos y acciones del carril izquierdo

  4. Haga clic en el botón Nuevo botón o vínculo en la esquina superior derecha
    .

    • Se muestra la página Editar botón o vínculo personalizado

  5. Puede copiar el botón Oportunidad establecido como predeterminado (véase la captura de pantalla siguiente), pero tendrá que reemplazar la variable de identificador de objeto al final de la ruta con la variable de identificador de objeto que quiera añadir:

    {! URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId=Opportunity.Id]) }

    Código para asignar un botón

    • (Opcional) Asocie una plantilla de acuerdo específica al botón:

    Si desea asociar una plantilla de acuerdo específica a un botón “Enviar para firmar” concreto, la ruta del botón debe ser la siguiente:

    {!URLFOR('/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess', null, [masterId = Opportunity.Id, templateId='a024J000002LuyBQAS'])}

    Donde templateId debe establecerse en el identificador específico de la plantilla de acuerdo que se va a utilizar. Si este valor no está definido, se utilizará la plantilla de acuerdo predeterminada. Puede obtener el templateId de la dirección URL de la página Plantilla del acuerdo:

    URL de plantilla

    • (Opcional) Después de hacer clic en el botón y generar el acuerdo, envíe al usuario a una página distinta a la del acuerdo mediante el parámetro retURL.

    Ejemplo: Puede definir un botón “Enviar para firmar” de tal modo que, al hacer clic en él, se lleva al usuario a una dirección URL específica o se lo devuelve al registro, en vez de llevarlo a la página del acuerdo. Para definir este botón, utilice esta cadena como ejemplo:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

     

    • (Opcional) Tras hacer clic en el botón, se activa onLoadAction para “Enviar”

    Ejemplo: Puede definir un botón “Enviar para firmar” de tal modo que, al hacer clic en él, se lleva al usuario a la página del acuerdo y, una vez cargada esta, el acuerdo se “Envía” sin más intervención del usuario. Para definir este botón, utilice esta cadena como ejemplo:

    /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

    Consulte onLoadActions para obtener más información. Como alternativa, puede asignar el valor “Enviar” al campo “Acción de carga (lista de selección)” en el registro del acuerdo. Consulte Asignar datos a campos del acuerdo para obtener información sobre cómo definir esta asignación.

  6. Haga clic en el botón Guardar.

    Después de crear el botón personalizado, vaya al diseño de página del objeto y añádalo a la página, guiándose con los pasos indicados anteriormente en el ejemplo de Oportunidad.


Habilitar opciones de publ. de firma

Habilite esta opción para llevar a los firmantes a la página que usted desee. Esto hace que las opciones “URL de redirección para publ. de firma” y “Demora de redir. en publ. de firma” estén disponibles en la página Enviar acuerdo. Después de firmar, se redirigirá a los firmantes del acuerdo a la dirección URL especificada. Por ejemplo, podría redirigirlos al sitio web de su empresa para que realicen una encuesta. Esta opción puede hacerse de solo lectura para los remitentes mediante el ajuste Leer solo opciones de publ. de firma.

Para habilitar las opciones de publicación de firma:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados

  2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.

  3. Haga clic en Gestionar.

  4. Haga clic en Nuevo (o en Editar).

  5. Busque el ajuste Habilitar opciones de publ. de firma.

    1. (Opcional) Busque el ajuste Leer solo opciones de publ. de firma.

  6. Edite según sea necesario y haga clic en Guardar.


Habilitación de la funcionalidad “Enviar en nombre de”

Puede habilitar la funcionalidad “Enviar en nombre de” si se da el caso de que alguien en su organización de Salesforce tiene que enviar acuerdos en nombre de otra persona. Esta característica funciona con cualquier envío de acuerdo, incluido el envío en segundo plano, que se activa actualizando el campo de acuerdo “Acciones en segundo plano” o mediante la opción “Enviar automáticamente” de las plantillas de acuerdo. También puede, en una plantilla de acuerdo, establecer una búsqueda de usuario en “Enviar en nombre de”, de modo que se rellene automáticamente al generarse el acuerdo. 

Para habilitar la funcionalidad “Enviar en nombre de”:

  1. Para habilitar el ajuste “Permitir envío en nombre de otros”, siga estos pasos:

    1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados
    2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.
    3. Haga clic en el botón Gestionar.
    4. Haga clic en el botón Nuevo (o Editar).
    5. Busque (Ctrl/Cmd + F) el ajuste Permitir envío en nombre de otros y edítelo según sea necesario.
    6. Haga clic en el botón Guardar.

  2. Añada el campo “Envío como otro usuario (DC): SÍ” al diseño de registro de usuario haciendo lo siguiente:

    1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Objetos y campos > Gestor de objetos.
    2. Seleccione Usuario en el Gestor de objetos.
    3. Seleccione Diseños de página de usuario en el carril izquierdo de la página del objeto Usuario.
    4. Haga clic en el vínculo Diseño de usuario.
    5. Con la opción Campos seleccionada, haga clic en Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ y arrastre hasta la sección “Información adicional (Encabezado solo visible al editar)” del diseño.
    6. Haga clic en el botón Guardar.

  3. Para el usuario específico en cuyo nombre desea enviar, debe habilitar la opción “Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ” como se indica a continuación:

    1. Vaya a: Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios.
    2. Haga clic en la acción Editar para el usuario específico.
    3. En la página Edición de usuario, sección Información adicional, habilite la opción Envío como otro usuario (Adobe Sign): SÍ.
    4. Haga clic en el botón Guardar.

  4. Agregue el campo “Enviar en nombre de otros” al diseño de página del acuerdo haciendo lo siguiente:

    a. Vaya a Configuración > Estructura > Crear > Objetos

    b. Haga clic en el vínculo Acuerdo

    c. Haga clic en Conjuntos de campos, en la parte superior de la página, para ir a esa sección

    d. Haga clic en la acción Editar.

    e. Teniendo Acuerdo seleccionado, localice el campo Enviar en nombre de y, a continuación, haga clic en él y arrástrelo hasta la sección En el conjunto de campos.

    f. Al configurar el acuerdo para su envío, el campo “Enviar en nombre de” debe incluir el usuario que ha permitido que otros lo envíen en su nombre. 

     


Habilitar opción Solo firma el remitente

Habilite este ajuste para mostrar y activar la opción “Solo firma el remitente” en la sección Destinatarios de la página Enviar acuerdo. Cuando se utiliza la opción “Solo firma el remitente”, el acuerdo o documento se presenta al remitente para que lo firme. Esta funcionalidad es similar a “Rellenar y firmar” de los servicios de Adobe. Esta opción se puede definir como de solo lectura mediante la configuración Solo lectura Solo firma el remitente.

Para habilitar la función Solo firma el remitente:

  1. Vaya a: Configuración > Herramientas de plataforma > Código personalizado > Ajustes personalizados

  2. Haga clic en la etiqueta Configuración de Adobe Sign.

  3. Haga clic en Gestionar.

  4. Haga clic en Nuevo (o en Editar).

  5. Busque el ajuste Habilitar opción Solo firma el remitente.

    • (Opcional) Busque el ajuste Solo lectura Solo firma el remitente.

  6. Edite según sea necesario y haga clic en Guardar.


onLoadActions

Salesforce puede activar acciones automáticamente mediante el parámetro URL de onLoadAction, que Adobe Sign admite para las acciones de botón Acuerdo: Enviar, Recordar, Eliminar, Cancelar, Actualizar y Ver. El parámetro URL respeta la configuración de la barra de herramientas (consulte la Guía de personalización avanzada) establecida por los administradores, de modo que solo estarán disponibles las opciones habilitadas.

Ejemplos de URL con onLoadAction:

  • Enviar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Borrador.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Recordar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Eliminar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Cancelar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Actualizar: asegúrese de que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Ver: Compruebe que tiene en su cuenta un acuerdo con el estado Enviado para firmar, Firmado o Cancelado.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[Id. del acuerdo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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