Información general

Este documento proporciona a los clientes de Workday los pasos necesarios para integrar Adobe Sign en su inquilino de Workday. El presente documento es una guía de instalación y no tiene como finalidad ser un manual de formación completo para Workday.

Para utilizar Adobe Sign en Workday necesita conocer o comprender cómo crear y modificar elementos de Workday, tales como: marco del proceso empresarial, establecimiento y configuración del inquilino, informe e integración de Workday Studio.

Los pasos de alto nivel para completar la integración son:

  • Activar su cuenta administrativa en Adobe Sign (solo nuevos clientes)
  • Configurar un grupo en Adobe Sign para mantener el usuario de la integración de Workday
  • Establecer la relación de OAuth entre Workday y Adobe Sign


Activación de su cuenta de Adobe Sign

Los clientes existentes con cuentas establecidas pueden pasar directamente al paso Configurar Adobe Sign para Workday

Para los clientes que son nuevos en Adobe Sign y no tienen una sesión existente previa, un especialista de incorporación de Adobe aprovisionará su cuenta (en Adobe Sign) para Workday. Una vez finalizado el proceso, recibirá un correo electrónico de confirmación:

Imagen del mensaje de correo electrónico de bienvenida de Adobe Sign

Seguir los pasos descritos en el correo electrónico inicializará la cuenta y le dirigirá hasta la página de Inicio de Adobe Sign.

La página de inicio de Adobe Sign


Configurar Adobe Sign para Workday

La configuración de Adobe Sign para Workday requiere que se generen dos objetos dedicados en el sistema de Adobe Sign:

  • Un “Grupo de Workday”
    Workday requiere un “grupo exclusivo” dentro de la cuenta de Adobe Sign para permitir la funcionalidad de la integración. El grupo de Adobe Sign se utiliza para controlar únicamente el uso de Workday para Adobe Sign. Cualquier otro uso potencial (Salesforce.com, Arriba, etc.) no se verá afectado.
    Por ejemplo: se eliminarán las notificaciones por correo electrónico del grupo de Workday, de modo que los usuarios de Workday solo reciban notificaciones en su bandeja de entrada de Workday.

  • Para que un usuario de autenticación establezca la relación de OAuth
    Dentro del grupo, debe haber un administrador en el nivel de grupo. Este es el usuario autorizado que mantiene la relación de OAuth entre Workday y Adobe Sign. Se recomienda que se utilice una dirección de correo electrónico funcional (pero real), por ejemplo, HR@MyDomain.com. Si utiliza un correo electrónico funcional en lugar de uno personal, reduce el riesgo de que el usuario se desactive en un futuro y, por lo tanto, se desactive la integración.


Crear un usuario y un grupo en Adobe Sign

Para crear un usuario en Adobe Sign:

  • Inicie sesión en Adobe Sign como administrador de la cuenta.
  • Vaya a Cuenta > Usuarios.
  • Haga clic en el signo más del círculo para crear un usuario nuevo.
Imagen de la ruta de navegación para crear un usuario nuevo

Aparecerá una ventana emergente que solicita los detalles del nuevo usuario:

  • Proporcione un correo electrónico funcional al cual tenga acceso.
    • Este usuario establecerá y mantendrá la relación de OAuth.
    • La dirección de correo electrónico debe ser una dirección real para la verificación.
  • Introduzca un valor apropiado de nombre y apellido.
  • Seleccione [Crear un nuevo grupo para este usuario] de la lista Grupo de usuarios.
  • Proporcione un nombre intuitivo para el Nuevo nombre de grupo como “Workday”.
  • Haga clic en Guardar.
Panel Crear usuario

La ventana emergente desaparecerá y le conducirá de nuevo a la página Usuarios.  Verá el nuevo usuario en la lista con el estado CREADO.  

Una vista del nuevo usuario creado

El estado “Creado” indica que el usuario aún no ha verificado su dirección de correo electrónico.

  • Inicie sesión en la casilla de correo electrónico del nuevo usuario.
  • Busque el correo electrónico de “Bienvenido a Adobe Sign”.
  • Haga clic donde pone Haga clic aquí para establecer la contraseña.
  • Establezca la contraseña.
    • Esta acción cambiará el estado del usuario en el sistema a ACTIVO.
Imagen del nuevo usuario activado


Definir el usuario de autenticación

Para ascender al nuevo usuario en el grupo de Workday:

  • Vaya a la página Usuarios (si aún no está en ella).
  • Haga doble clic en el usuario del grupo de Workday.
    • Esto abre una página Editar para los permisos del usuario.
  • Marque la casilla El usuario es un administrador de grupo.
  • Haga clic en Guardar.
Imagen del panel propiedades que muestra cómo definir una gestión de grupos.


Configuración del inquilino de Workday

Para completar la conexión entre el inquilino de Workday y Adobe Sign, debe establecerse una relación de confianza entre los servicios.

Una vez que la relación se haya establecido, puede agregarse a cualquier proceso empresarial en Workday un paso de Revisar documento que permita realizar el proceso de firma mediante Adobe Sign.

Nota:

Adobe Sign se comercializa como Adobe Document Cloud en el entorno de Workday.

Para establecer la relación de confianza:

  • Inicie sesión en Workday como administrador de cuentas.
  • Busque Editar configuración del inquilino - Procesos empresariales.

Se cargará la página Editar configuración del inquilino - Procesos empresariales

  • Busque la sección Configuración de firma electrónica:
Configuración de firma electrónica
  • Haga clic en el botón Autenticar con Adobe.
    • Esto inicia la secuencia de autenticación de OAuth2.0, mediante la cual se le pedirá que:
      • Proporcione las credenciales para el administrador de grupo de Adobe Sign creado en el paso “Definición del usuario autenticador
      • Apruebe el acceso a Adobe Sign que requiere el inquilino de Workday

Nota:

Asegúrese de cerrar sesión por completo en cualquier otra instancia de Adobe Sign antes de proceder.

Una vez realizada la conexión, se activa la opción Configuración de Adobe habilitada y puede comenzar a usar Adobe Sign con Workday.


Configurar el paso Revisar documento

El documento para el paso Revisar documento puede ser un documento estático; un documento generado por el paso Generar documento en el mismo proceso empresarial; o bien, un informe con formato creado con el diseñador de informes Workday. Todos estos casos se puede aumentar con las etiquetas de texto de Adobe para controlar el aspecto y la posición de los componentes específicos de Adobe Sign. El origen del documento debe especificarse dentro de la definición de procesos empresariales. No es posible cargar un documento específico mientras el proceso empresarial está en ejecución.

La capacidad de tener grupos de firmantes serializados es exclusiva de Adobe Sign con el paso Revisar documento. Esto permite especificar grupos basados en roles que firman secuencialmente. No se admiten los grupos de firma paralelos entre sí.

Para obtener ayuda acerca de la configuración del paso Revisar documento, consulte la guía de inicio rápido en el siguiente enlace:
https://helpx.adobe.com/es/sign/help/Workday_Quick_Start.html


Asistencia

Asistencia de Workday

Workday es el propietario de la integración y debe ser el primer punto de contacto para plantear preguntas sobre el ámbito de la integración, solicitudes de funciones o problemas sobre el funcionamiento diario de la integración.

La comunidad de Workday tiene varios artículos útiles sobre cómo solucionar problemas acerca de la integración y generar documentos:

Solución de problemas de integraciones de firma electrónica

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Paso Review Document (Revisar documentos)
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Generación dinámica de documentos

https://community.workday.com/node/176443

Consejos para la configuración de generación de documentos

https://community.workday.com/node/183242


Servicio de soporte técnico de Adobe Sign

Adobe Sign es el socio de la integración y debe ponerse en contacto con el mismo si la integración no puede obtener firmas o si la notificación de firmas pendientes falla.

Los clientes de Adobe Sign deben ponerse en contacto con el administrador de satisfacción del cliente (CSM) para obtener asistencia. También puede ponerse en contacto con el servicio de asistencia técnica de Adobe por teléfono: llame al 1-866-318-4100, espere a la lista de productos y luego introduzca 4 y 2 (tal y como se lo pidan).


Preguntas comunes

La raíz de este problema puede ser que el candidato no haya hecho clic en el botón Enviar en Workday después de firmar en Adobe Sign.

Por cada tarea de Workday Comprobar estado de firma electrónica: “Para iniciar el proceso, el usuario puede enviar la tarea Bandeja de entrada asociada”.

Por cada desarrollo de Workday: La firma original completa el proceso solo si el usuario envía la tarea Bandeja de entrada después de firmar el documento. Los firmantes deben enviar siempre la tarea Bandeja de entrada en Workday después de completar la firma en Adobe Sign. Tras la firma, el iframe se cierra y se redirige al usuario a la misma tarea, donde puede hacer clic en el botón Enviar para completar el proceso.