Käyttöopas Peruuta

Erälähetyksen yleiskatsaus

 

Adobe Acrobat Sign -opas

Uudet ominaisuudet

Aloita käyttö

Hallinnoi

Sopimusten lähetys, allekirjoitus ja hallinta

Edistyneet sopimustoiminnot ja -työnkulut

Muihin tuotteisiin integrointi

Acrobat Sign Developer

Tuotetuki ja vianetsintä

Erälähetyksen yleiskatsaus 

Erälähetys-toiminnon avulla käyttäjät voivat luoda sopimuksesta kertakäyttöisen ylätason mallin ja toimittaa vastaanottajien luettelon. Jokaiselle vastaanottajatietueelle luodaan alisopimus, kun Erälähetys-tapahtuma lähetetään. Voit suorittaa jopa 1 000 alitapahtumaa, ja kaikki alisopimukset ovat erillisiä sopimuksia ja itsenäisiä muihin luotuihin sopimuksiin nähden.

Koska kaikki alisopimukset on kuitenkin luotu samasta päämallista, käyttäjät voivat tarkastella Erälähetys-päätapahtumaa Hallinta-sivulla ja tarkastella alisopimusten kokonaistilaa.

Vastaanottajatietueiden luettelon voi lisätä malliin kahdella tavalla:

  • Manuaalisesti – Tässä tapauksessa lähettäjä kirjoittaa (tai liittää leikepöydältä) käyttäjän sähköpostiosoitteen. 
    • Tämä asetus rajoittaa vastaanottajien määrän yhteen ulkoiseen vastaanottajaan.
    • Lähettäjä voidaan lisätä valinnaisena vastaanottajana, kun ulkoinen vastaanottaja on allekirjoittanut. 
  • CSV-tiedoston lähetys – CSV on laskentataulukko, jossa rivit ovat vastaanottajatietueita ja sarakkeet määrittävät sopimuksen ominaisuuksia. Ominaisuudet voidaan määrittää kullekin sopimuksen vastaanottajalle erikseen. Lähettäjä saa paljon aikaisempaa laajemman hallinnan siitä, miten sopimusta voidaan mukauttaa eri vastaanottajia varten. CSV-tiedostomenetelmän edut ovat:
    • Vastaanottajia voi olla useita. (Enintään 100 kullekin sopimukselle.)
    • Vastaanottajakohtainen mukautus:
      • Vastaanottajan nimi
      • Rooli
      • Todennusmenetelmä
      • Yksityinen viesti vastaanottajalle
    • Sopimustason mukautukset:
      • Sopimuksen nimi
      • Lokalisointi
      • Yleinen sopimusviesti
      • Viimeinen voimassaolopäivä
      • Allekirjoituksen kulku
    • Mukautetut yhdistämiskentät, joissa sopimuskentän arvo tulee CSV-tiedostosta, jolloin sopimukseen voidaan lisätä vastaanottajakohtaisia tietoja, kuten katuosoite, tavaroiden tai palveluiden luettelo, hinnat ja alennukset.

Saatavuus:

Erälähetys on saatavana Acrobat Pro- ja Acrobat Sign Solutions -käyttöoikeussopimuksille.

Määrityksen laajuusalue:

Erälähetyksen ohjausobjektit voidaan ottaa käyttöön tili- ja ryhmätasoilla.

Erälähetyksen raportointi

Erälähetys-toimintoon sisältyville sopimuksille voidaan luoda monenlaisia raporttitietoja. Käytetty asetus riippuu kerättävien tietojen tyypistä.

Kaikkia raportteja, jotka on nimenomaisesti sidottu Erälähetys-pääobjektiin, voidaan käyttää Hallinta-sivulla valitsemalla Erälähetykset-suodatin ja avaamalla tarkasteltavan Erälähetys-päämallin.

Jos haluat vain tarkastella sopimusten perusvalmistumisastetta tai etsiä yksittäisen sopimuksen, löydät Sopimusten yhteenvetotaulukon Toiminnot-luettelosta.

Kaikista alisopimuksista voidaan luoda tulostettava taulukko käyttämällä Näytä toimintaraportti -toimintoa.

Sopimuksen CSV-pohjainen määritelmä sekä kaikki kenttätason syötteet vastaanottajaa kohti ovat käytettävissä Lataa lomakekenttätiedot -toiminnon avulla.

Vakioraportointiympäristö voi tuottaa tulostettavia kaavioita ja tarjota kenttätason tietoja CSV-muodossa.

Kaikkien valmiiden alisopimusten lataaminen Hallinta-sivulta

Kun Erälähetys-tapahtuma on lähetetty ja vastaanottajat ovat aloittaneet alisopimusten viimeistelyn, lähettäjä voi ladata kaikki päätapahtumaan liittyvät valmiit sopimukset Hallinta-sivulta.

Kun lataus käynnistetään, vain Valmis-tilassa olevat sopimukset ladataan. Peruutettuja, hylättyjä, vanhentuneita ja käsittelyssä olevia sopimuksia ei ladata.
Pyyntöä kohden voidaan ladata enintään 1,5 Gt tietoa.

Hallinta-sivu, jossa näkyy Erälähetys-tapahtuma, jonka Lataa valmiit sopimukset -toiminto on korostettuna.

Lataus toimittaa zip-tiedoston toiminnon suorittaneen käyttäjän paikalliseen järjestelmään. Tiedostonimi perustuu Erälähetys-tapahtuman nimeen, jonka loppuun on lisätty tapahtumanumero.

Valmiit sopimukset ovat zip-tiedostossa. Jokainen tiedosto saa nimensä yksittäisen alisopimuksen tapahtumatunnuksen perusteella. Valvontaraportteja ei sisällytetä Hallinta-sivulta ladattuun tiedostoon, mutta ne voidaan pyytää, jos lataus käynnistetään API:n kautta.

Esimerkki zip-tiedostosta, jonka nimi on korostettuna ja jonka sisältämät PDF-tiedostot ovat esillä.

Huomautus:
  • Älä siirry pois näytöstä tai suorita muita toimintoja latausprosessin aikana, sillä se peruuttaa latauksen.
  • Lataukset, jotka kestävät yli kuusi minuuttia, peruutetaan automaattisesti. Yritä käynnistää lataus uudelleen vähintään kerran, ja jos virhe jatkuu, tilapäisratkaisu on ladata jokainen kohde erikseen.
  • Ladatuista sopimuksista ei tehdä tällä hetkellä raportointia. Jos huomaat, että joitakin sopimuksia ei ole ladattu, yritä ladatusprosessia uudelleen.

Parhaita käytäntöjä

Käytä perusasiakirjoissa hyvin testattuja malleja. Tämä on erityisen tärkeää, jos vastaanottajia on useita. Muutama kenttätason testauskierros, jolla varmistetaan, että kentät määrittyvät oikein, ja oikean sisällön tallentaminen hyödyllisillä tarkistuksilla, vie huomattavasti vähemmän aikaa kuin satojen yksittäisten sopimusten peruuttaminen.

Käytä mallipohjia luodessasi mielekkäitä kenttien nimiä, jotta raportointi palauttaa merkitykselliset sarakeotsikot. 

Kokoonpanoa koskevat huomiot tietojen hallinnoinnin kannalta

Erälähetys-toiminnossa on ominaisuus nimeltä ”roll-up”, joka sanelee, montako ilmoitusta lähettäjä saa erälähetysmallin luomien alisopimusten lukumäärästä. Oletusarvo on kolme, mikä tarkoittaa, että lähettäjälle ilmoitetaan vain, kun luodaan enintään kolme alisopimusta. Roll-up-asetus ei ole asiakkaiden käytettävissä, ja sitä voi muuttaa vain Acrobat Sign -tukitiimi.

Tietojen hallinnointi sanelee, kuinka pian sopimus poistetaan Acrobat Sign -järjestelmästä sen saavutettua päätetilan (valmis, peruutettu tai vanhentunut).

Asiakkaat, joiden on tehtävä muutoksia valmiisiin sopimuksiin, jotka lähetetään erälähetys-prosessilla, haluavat ehkä suurentaa roll-up-numeroa (mahdollisesti rajoittamattomaksi) varmistaakseen, että he saavat alisopimuksista Valmis-ilmoitukset ennen kuin Tietojen hallinnointi poistaa ne automaattisesti järjestelmästä.

Vihje:

On hyödyllistä tutustua Power Automate -integraatioon kaikkien valmistumisen jälkeisten toimintojen automatisointiin, mikä vähentäisi sekä käyttäjien manuaalista työtä että estäisi aukkoja, joihin sopimus saattaisi kadota tietojen hallinnointisääntöjen vuoksi.

Hyvä tietää

  • Uuden Erälähetys-käyttöliittymän kehittäminen on vielä kesken, ja tulevissa versioissa on odotettavissa lisää vaihtoehtoja (kuten lisätodennusmenetelmiä, sopimuksen määrittämiä kopion saavia osapuolia, sopimuksen määrittämiä muistutuksia).
  • Erälähetyksen perinteisessä versiossa olevaa vaihtoehtoa Lähettäjä allekirjoittaa ensin ei toistaiseksi ole uudessa versiossa, mutta se on odotettavissa manuaalisen prosessin tulevassa versiossa. CSV-lähetysmenetelmää käyttävien asiakkaiden on lisättävä lähettäjä CSV-tiedostoon vastaanottajaksi jokaiseen tietueeseen, johon lähettäjän on allekirjoitettava.
  • Ryhmän valitsimen muuttaminen ei muuta logoa lähettäjän sivulla. Myöhemmissä sähköpostiviesteissä ja allekirjoitustoiminnossa käytetään oikeaa logoa ryhmälle, josta sopimus lähetetään.
  • Kaikkien Erälähetys-tapahtuman alisopimusten peruuttaminen (pää)mallitasolla on mahdollista vain, jos alisopimuksia ei ole allekirjoitettu. Jos yksikin alisopimus on allekirjoitettu, Peruuta-toiminto poistuu mallin käyttöliittymästä, ja olemassa olevat sopimukset on peruutettava sopimustasolla. 
  • CSV-tiedostovalinnassa on paljon valinnaisia kenttiä, mutta vain sähköposti vaaditaan. CSV-prosessiin perehtyminen vähentää kentän lisäasetusten (kuten yhdistämiskenttien) tuottamaa vaivaa ja antaa mahdollisuuden käyttää CSV-tiedoston laajoja ominaisuuksia.

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?