Erälähetys-toiminnon avulla käyttäjät voivat luoda sopimuksesta kertakäyttöisen ylätason mallin ja toimittaa vastaanottajien luettelon. Jokaiselle vastaanottajatietueelle luodaan alisopimus, kun Erälähetys-tapahtuma lähetetään. Voit suorittaa jopa 1 000 alitapahtumaa, ja kaikki alisopimukset ovat erillisiä sopimuksia ja itsenäisiä muihin luotuihin sopimuksiin nähden.

Koska kaikki alisopimukset on kuitenkin luotu samasta päämallista, käyttäjät voivat tarkastella Erälähetys-päätapahtumaa Hallinta-sivulla ja tarkastella alisopimusten kokonaistilaa.

Vastaanottajatietueiden luettelon voi lisätä malliin kahdella tavalla:

Manuaalisesti – Tässä tapauksessa lähettäjä kirjoittaa (tai liittää leikepöydältä) käyttäjän sähköpostiosoitteen.
- Tämä asetus rajoittaa vastaanottajien määrän yhteen ulkoiseen vastaanottajaan.
- Lähettäjä voidaan lisätä valinnaisena vastaanottajana, kun ulkoinen vastaanottaja on allekirjoittanut.
CSV-tiedoston lähetys – CSV on laskentataulukko, jossa rivit ovat vastaanottajatietueita ja sarakkeet määrittävät sopimuksen ominaisuuksia. Ominaisuudet voidaan määrittää kullekin sopimuksen vastaanottajalle erikseen. Lähettäjä saa paljon aikaisempaa laajemman hallinnan siitä, miten sopimusta voidaan mukauttaa eri vastaanottajia varten. CSV-tiedostomenetelmän edut ovat:
- Vastaanottajia voi olla useita. (Enintään 100 kullekin sopimukselle.)
- Vastaanottajakohtainen mukautus:
  - Vastaanottajan nimi
  - Rooli
  - Todennusmenetelmä
  - Yksityinen viesti vastaanottajalle
- Sopimustason mukautukset:
  - Sopimuksen nimi
  - Lokalisointi
  - Yleinen sopimusviesti
  - Viimeinen voimassaolopäivä
  - Allekirjoituksen kulku
- Mukautetut yhdistämiskentät, joissa sopimuskentän arvo tulee CSV-tiedostosta, jolloin sopimukseen voidaan lisätä vastaanottajakohtaisia tietoja, kuten katuosoite, tavaroiden tai palveluiden luettelo, hinnat ja alennukset.

Saatavuus:

Erälähetys on saatavana Acrobat Pro- ja Acrobat Sign Solutions -käyttöoikeussopimuksille.

Määrityksen laajuusalue:

Erälähetyksen ohjausobjektit voidaan ottaa käyttöön tili- ja ryhmätasoilla.

Erälähetyksen raportointi

Erälähetys-toimintoon sisältyville sopimuksille voidaan luoda monenlaisia raporttitietoja. Käytetty asetus riippuu kerättävien tietojen tyypistä.

Kaikkia raportteja, jotka on nimenomaisesti sidottu Erälähetys-pääobjektiin, voidaan käyttää Hallinta-sivulla valitsemalla Erälähetykset-suodatin ja avaamalla tarkasteltavan Erälähetys-päämallin.

Jos haluat vain tarkastella sopimusten perusvalmistumisastetta tai etsiä yksittäisen sopimuksen, löydät Sopimusten yhteenvetotaulukon Toiminnot-luettelosta.

Kaikista alisopimuksista voidaan luoda tulostettava taulukko käyttämällä Näytä toimintaraportti -toimintoa.

Sopimuksen CSV-pohjainen määritelmä sekä kaikki kenttätason syötteet vastaanottajaa kohti ovat käytettävissä Lataa lomakekenttätiedot -toiminnon avulla.

Vakioraportointiympäristö voi tuottaa tulostettavia kaavioita ja tarjota kenttätason tietoja CSV-muodossa.

Kun lähetät CSV-tiedoston alun perin vastaanottajien tuontia varten, kaikki Acrobat Signin hallitsemien elementtien muotoiluvirheet käynnistävät virhelinkin mallin määrityssivulla.

Valitse virhelinkki näyttääksesi virheluettelon CSV-tiedoston rivinumeron mukaan:

Esimerkki virheraportista luoduista alisopimuksista päämallissa

Huomautus:

Kaikki CSV-muotoiluvirheet on korjattava ennen kuin Erälähetys voidaan lähettää ja alisopimuksen luominen voi alkaa.

Joitakin virheitä ei havaita ongelmina CSV-latausprosessin aikana, mutta ne havaitaan, kun alisopimuksia luodaan. Esimerkiksi roolin tai todennusmenetelmän määrittäminen vastaanottajalle, joka on ristiriidassa ryhmäasetusten kanssa. Nämä ajoaikaiset virheet kirjataan virheraporttiin, jonka voit ladata Hallinta-sivulta valitsemalla Lataa virheraportti -toiminto ylätason mallille:

Esimerkki virheraportista Hallinta-sivulta ladatuista luoduista alisopimuksista

Järjestelmä lisää virhelokiin rivin, joka sisältää vastaanottajan rivitiedot, kun virheitä havaitaan.

CSV-tiedoston käsittely jatkuu ja luo alisopimuksen jokaiselle CSV-riville, joka ei aiheuta virhettä.

Virheraportissa tunnistetuille vastaanottajille sopimus on lähetettävä uudelleen uudessa tapahtumassa.

Hälytys:

Lähettäjälle ei toimiteta tarkoituksellisia hälytyksiä ajoaikaisista virheistä.

Lähettäjien tulee aina tarkistaa ylätason mallin ladattava raportti, kun alisopimukset on luotu.

Päämalli sisältää yhteenvetotaulukon Toiminnot-luettelossa kaikille alisopimuksille. Taulukko näyttää sopimusten määrän kussakin tilassa.

Yhteenvetotaulukkoa napsauttamalla näkyviin tulee lajiteltava näkymä yksittäisistä alisopimuksista. Yhteenvetotaulukon tietueet ovat aktiivisia linkkejä sopimuksiin, mikä mahdollistaa yksittäisten sopimusten helpon käsittelyn tarpeen mukaan.

Sopimuksen yhteenveto on korostettuna Hallinta-sivulla

Näytä toimintaraportti -vaihtoehto Toiminnot-luettelossa näyttää Asiakirjan suoritusraportin. Tämä raportti sisältää yksityiskohtaisemman (ja tulostettavan) yhteenvedon alisopimuksista tilan mukaan.

Hallinta-sivu, jolla Näytä toimintaraportti -toiminto on korostettuna ja toimintaraportin malli on näkyvissä — Asiakirjan suoritusraportti sisältää täydellisen yhteenvedon alisopimusten koko luettelosta ja yhteenvedon luettelon alussa.

Lataa lomakekenttätiedot -toiminto lataa kaikkien päämallin luomien alisopimusten kenttätiedot.

Jokainen CSV-tiedoston rivi vastaa yhtä sopimustietuetta. Tietueesta näkyy:

Kaikki vastaanottajan tiedot ensin:
- Vastaanottajan nimi (tallennetaan, kun allekirjoitus lisätään)
- Vastaanottajan sähköpostiosoite
- Vastaanottajan rooli
- Vastaanottajan todennusmenetelmä ja arvo
- Vastaanottajan yksityinen viesti
Sopimuksen tiedot vastaanottajan tietojen jälkeen:
- Kopion saavien osapuolten sähköpostiviestit
- Kieli
- Muistutustiedot
- Vanhentumistiedot
- Sopimuksen nimi
- Sopimuksen yleinen viesti
- Allekirjoitusjärjestys
Mukautetut kenttätiedot näkyvät sopimuskenttien perässä. Tähän kuuluvat kaikki asiakirjamalliin sisältyvät tai asiakirjoihin laaditut kentät.
- Mukautetut kentät luetellaan aakkosjärjestyksessä kenttänimen mukaan.
Viimeinen kenttä on sopimustunnus.

Hallinta-sivulla näkyy esimerkki tietokentistä CSV-muodossa — Kaikki alisopimukset ovat näkyvillä. Kentät täytetään sitä mukaa, kun sopimuksia valmistuu

Vakiosopimusraportointi kerää alisopimukset mutta käsittelee niitä vain tavallisina sopimuksina. Mitään laajempaa suhdetta ei ymmärretä joidenkin pääsopimusmallin kautta tehtyjen sopimusten osalta.

Nimisuodattimen avulla voit luoda tähän arvoon perustuvan raportin, jos käytät yksilöllisiä nimeämiskäytäntöjä Erälähetys-kampanjoissa.

Erälähetys-toimintoa usein käyttävät asiakkaat voivat halutessaan vihkiä ryhmän kyseistä tarkoitusta varten. Tällöin vastaanottajan kokemusta voidaan hienosäätää tarkemmin ja sopimuksia suodattaa ryhmän perusteella.

Näkymä Raportointi-käyttöliittymästä, jossa näkyy Sopimuksen nimi -suodatin ja esimerkkiraportti — Samoja suodattimia voidaan käyttää myös tietojen vientiin.

Parhaita käytäntöjä

Käytä perusasiakirjoissa hyvin testattuja malleja. Tämä on erityisen tärkeää, jos vastaanottajia on useita. Muutama kenttätason testauskierros, jolla varmistetaan, että kentät määrittyvät oikein, ja oikean sisällön tallentaminen hyödyllisillä tarkistuksilla, vie huomattavasti vähemmän aikaa kuin satojen yksittäisten sopimusten peruuttaminen.

Käytä mallipohjia luodessasi mielekkäitä kenttien nimiä, jotta raportointi palauttaa merkitykselliset sarakeotsikot.

Kokoonpanoa koskevat huomiot tietojen hallinnoinnin kannalta

Erälähetys-toiminnossa on ominaisuus nimeltä ”roll-up”, joka sanelee, montako ilmoitusta lähettäjä saa erälähetysmallin luomien alisopimusten lukumäärästä. Oletusarvo on kolme, mikä tarkoittaa, että lähettäjälle ilmoitetaan vain, kun luodaan enintään kolme alisopimusta. Roll-up-asetus ei ole asiakkaiden käytettävissä, ja sitä voi muuttaa vain Acrobat Sign -tukitiimi.

Tietojen hallinnointi sanelee, kuinka pian sopimus poistetaan Acrobat Sign -järjestelmästä sen saavutettua päätetilan (valmis, peruutettu tai vanhentunut).

Asiakkaat, joiden on tehtävä muutoksia valmiisiin sopimuksiin, jotka lähetetään erälähetys-prosessilla, haluavat ehkä suurentaa roll-up-numeroa (mahdollisesti rajoittamattomaksi) varmistaakseen, että he saavat alisopimuksista Valmis-ilmoitukset ennen kuin Tietojen hallinnointi poistaa ne automaattisesti järjestelmästä.

Vihje:

On hyödyllistä tutustua Power Automate -integraatioon kaikkien valmistumisen jälkeisten toimintojen automatisointiin, mikä vähentäisi sekä käyttäjien manuaalista työtä että estäisi aukkoja, joihin sopimus saattaisi kadota tietojen hallinnointisääntöjen vuoksi.

Hyvä tietää

Uuden Erälähetys-käyttöliittymän kehittäminen on vielä kesken, ja tulevissa versioissa on odotettavissa lisää vaihtoehtoja (kuten lisätodennusmenetelmiä, sopimuksen määrittämiä kopion saavia osapuolia, sopimuksen määrittämiä muistutuksia).
Erälähetyksen perinteisessä versiossa olevaa vaihtoehtoa Lähettäjä allekirjoittaa ensin ei toistaiseksi ole uudessa versiossa, mutta se on odotettavissa manuaalisen prosessin tulevassa versiossa. CSV-lähetysmenetelmää käyttävien asiakkaiden on lisättävä lähettäjä CSV-tiedostoon vastaanottajaksi jokaiseen tietueeseen, johon lähettäjän on allekirjoitettava.
Ryhmän valitsimen muuttaminen ei muuta logoa lähettäjän sivulla. Myöhemmissä sähköpostiviesteissä ja allekirjoitustoiminnossa käytetään oikeaa logoa ryhmälle, josta sopimus lähetetään.
Kaikkien Erälähetys-tapahtuman alisopimusten peruuttaminen (pää)mallitasolla on mahdollista vain, jos alisopimuksia ei ole allekirjoitettu. Jos yksikin alisopimus on allekirjoitettu, Peruuta-toiminto poistuu mallin käyttöliittymästä, ja olemassa olevat sopimukset on peruutettava sopimustasolla.
CSV-tiedostovalinnassa on paljon valinnaisia kenttiä, mutta vain sähköposti vaaditaan. CSV-prosessiin perehtyminen vähentää kentän lisäasetusten (kuten yhdistämiskenttien) tuottamaa vaivaa ja antaa mahdollisuuden käyttää CSV-tiedoston laajoja ominaisuuksia.

Pyydä apua nopeammin ja helpommin

Oletko uusi käyttäjä?

Erälähetyksen yleiskatsaus