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Présentation d’Envoi en masse

La fonctionnalité Envoi en masse permet aux utilisateurs de créer un modèle d’accord « parent » à usage unique et de fournir une liste de destinataires. Un accord « enfant » est généré pour chaque enregistrement de destinataire lorsque la transaction Envoi en masse est envoyée. Il est possible d’effectuer jusqu’à 1 000 transactions enfants. Tous les accords enfants sont des accords distincts et autonomes dans la mesure où les autres accords sont générés.

Cependant, comme les accords enfants sont tous créés à partir du même modèle parent, les utilisateurs peuvent consulter la transaction parent Envoi en masse sur la page Gérer et vérifier le statut global des accords enfants.

Il existe deux méthodes pour ajouter la liste des enregistrements de destinataire au modèle :

  • Manuellement : dans ce cas d’utilisation, l’expéditeur saisit (ou colle) manuellement les adresses e-mail des utilisateurs. 
    • Cette option limite le nombre de destinataires à un seul destinataire externe.
    • Il est possible d’inclure l’expéditeur en tant que destinataire facultatif une fois que le destinataire externe a signé. 
  • Chargement du fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) : le fichier CSV est une feuille de calcul où chaque ligne est un enregistrement de destinataire. Les différentes colonnes définissent les propriétés de l’accord, chacune d’elles pouvant être personnalisée pour les destinataires de l’accord. L’expéditeur a ainsi un contrôle beaucoup plus large sur la façon dont l’accord peut être personnalisé pour les destinataires. Les avantages de la méthode de fichier CSV sont les suivants :
    • Il peut y avoir plusieurs destinataires (jusqu’à 100 par accord).
    • Personnalisation par destinataire :
      • Nom du destinataire
      • Rôle
      • Méthode d’authentification
      • Message de destinataire privé
    • Personnalisations au niveau des accords :
      • Nom de l’accord
      • Localisation
      • Message d’accord envoyé
      • Échéance
      • Flux de signature
    • Champs de fusion personnalisés dans lesquels le fichier CSV insère une valeur dans un champ de l’accord, ce qui permet d’ajouter à l’accord des détails spécifiques au destinataire, tels qu’une adresse, une liste de biens ou de services, des prix et des remises.

Disponibilité :

La fonctionnalité Envoi en masse est disponible pour les formules de licences Acrobat Pro et Acrobat Sign Solutions.

Portée de la configuration :

Il est possible d’activer les commandes d’Envoi en masse au niveau du compte et du groupe.

Rapports pour l’Envoi en masse

Plusieurs options permettent de générer des données de rapport pour les accords inclus dans une transaction Envoi en masse. L’option utilisée dépend du type d’informations que vous souhaitez collecter.

Tous les rapports explicitement liés à l’objet parent Envoi en masse sont accessibles à la page Gérer en sélectionnant le filtre Envois en masse, puis en ouvrant le modèle parent Envoi en masse à réviser.

Si vous souhaitez uniquement consulter le taux d’achèvement de base ou effectuer une analyse approfondie pour rechercher un accord individuel, le tableau récapitulatif des accords est disponible dans la liste Actions.

Un tableau imprimable de tous les accords enfants peut être généré à l’aide de l’action Afficher le rapport d’activité.

Une définition de l’accord basée sur le fichier CSV, ainsi qu’une saisie complète au niveau du champ par destinataire, sont disponibles à l’aide de l’action Télécharger les données du champ de formulaire.

L’environnement de création de rapports standard peut produire des graphiques imprimables et fournir des données au niveau des champs au format CSV.

Téléchargement de tous les accords enfants terminés à partir de la page Gérer

Une fois qu’une transaction Envoi en masse a été envoyée et que les destinataires ont commencé à compléter les accords enfants, l’expéditeur peut télécharger les accords terminés associés à la transaction parente à partir de la page Gérer.

Lorsque le téléchargement est déclenché, seuls les accords ayant le statut Terminé sont téléchargés. Les accords annulés, refusés, expirés et en cours ne le sont pas.
Jusqu’à 1,5 Go de données peuvent être téléchargés par demande.

Page Gérer affichant une transaction Envoi en masse avec l’action « Télécharger les accords complétés » mise en évidence.

Le téléchargement assure l’envoi d’un fichier zip au système local de l’utilisateur qui en fait la demande. Le nom du fichier est basé sur le nom de la transaction Envoi en masse, un numéro de transaction étant ajouté à son extrémité.

Les accords terminés se trouvent dans le fichier zip. Chaque fichier est nommé en fonction de l’ID de transaction de l’accord enfant. Les rapports d’audit ne sont pas joints lorsqu’ils sont téléchargés à partir de la page Gérer, mais ils peuvent être demandés si le téléchargement est lancé via l’API.

Exemple de fichier zip, avec le nom mis en évidence, et d’un encart des fichiers PDF qu’il contient.

Remarque :
  • Ne quittez pas l’écran et n’effectuez aucune autre action pendant le processus de téléchargement, car cela annulerait le téléchargement.
  • Les téléchargements d’une durée supérieure à six minutes sont automatiquement annulés. Essayez de relancer le téléchargement au moins une fois. Si l’erreur persiste, la solution consiste à télécharger chaque élément individuellement.
  • Aucun rapport n’est actuellement disponible pour les accords téléchargés. Si vous constatez que certains accords n’ont pas été téléchargés, tentez de nouveau de les télécharger.

Bonnes pratiques

Utilisez des modèles éprouvés pour vos documents de base. Cela est particulièrement important si vous avez plusieurs destinataires. Mieux vaut effectuer quelques séries de tests au niveau des champs pour s’assurer qu’ils sont correctement attribués, puis capturer du contenu correct avec des validations utiles, plutôt que de perdre du temps à annuler des centaines d’accords individuels.

Lors de la création de vos modèles, utilisez des noms de champ significatifs afin que vos rapports renvoient des en-têtes de colonne parlants. 

Considérations relatives à la gouvernance des données

La fonctionnalité Envoi en masse possède une propriété appelée « cumul » qui détermine le nombre de notifications que l’expéditeur reçoit en fonction du nombre d’accords enfants créés par le modèle d’envoi en masse. La valeur par défaut est trois, ce qui signifie que l’expéditeur n’est notifié que lorsque trois accords enfants ou moins sont générés. Le paramètre de cumul n’est pas exposé aux clients et ne peut être modifié que par l’équipe d’assistance d’Acrobat Sign.

La gouvernance des données détermine le délai dans lequel un accord est supprimé du système Acrobat Sign une fois qu’il a atteint un statut terminal (Terminé, Annulé ou Expiré).

Les clients qui ont besoin d’interagir avec des accords terminés envoyés par le biais d’un processus Envoi en masse peuvent vouloir étendre le cumul (éventuellement jusqu’à une valeur « illimitée ») pour s’assurer qu’ils reçoivent les notifications « Terminé » des accords enfants avant qu’ils ne soient automatiquement supprimés du système par la Gouvernance des données.

Conseil :

il peut être intéressant d’étudier l’intégration de Power Automate pour automatiser les activités après le statut terminal d’un accord afin de réduire à la fois le travail manuel des utilisateurs et d’éviter qu’un accord ne soit perdu du fait des règles de gouvernance des données.

Ce qu’il faut savoir

  • La nouvelle interface Envoi en masse est toujours en cours de développement. D’autres options sont prévues dans les prochaines versions, comme des méthodes d’authentification supplémentaires, des parties en copie définies par l’accord, des rappels définis par l’accord, etc.
  • L’option L’expéditeur signe en premier de la version classique d’Envoi en masse n’est pas dans la nouvelle version actuellement, mais devrait l’être dans une prochaine (processus manuel). Les clients qui utilisent la méthode de chargement CSV doivent ajouter l’expéditeur au fichier CSV en tant que destinataire, et ce dans chaque enregistrement où l’expéditeur doit signer.
  • La modification du sélecteur de groupe ne modifie pas le logo sur la page de l’expéditeur. L’expérience de signature et d’envoi d’e-mails qui s’en suit utilise le logo approprié pour le groupe à partir duquel l’accord est envoyé.
  • L’annulation de tous les accords enfants d’une transaction Envoi en masse au niveau du modèle (parent) n’est possible que si aucun accord enfant n’a été signé. Si des accords enfants sont signés, l’activité Annuler est supprimée de l’interface du modèle et les accords existants doivent être annulés au niveau de l’accord. 
  • L’option Fichier CSV comporte de nombreux champs facultatifs, mais seule l’adresse e-mail est obligatoire. Familiarisez-vous avec le processus CSV afin de mieux comprendre les options de champ les plus avancées (telles que la fusion de champs) et accéder ainsi à tout le potentiel de la fonction CSV.

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