Il pacchetto di installazione di Adobe Sign per SharePoint Online è disponibile per qualsiasi account di livello Enterprise coinvolto nel processo di installazione della soluzione Adobe Sign. Prima dell’installazione, contatta il Success Manager per verificare che l’account sia impostato nel canale corretto per attivare la funzionalità API richiesta.

Panoramica

L’integrazione di Adobe Sign per Microsoft SharePoint offre una soluzione integrata per creare, inviare, controllare e gestire le firme elettroniche.

Questa documentazione e il pacchetto di installazione acuifa riferimento sono sviluppati per Microsoft SharePoint Online multi-tenant (in questa guida, “SharePoint”).

La soluzione è sviluppata come componente aggiuntivo per SharePoint e fornisce:

  • Invio di un accordo da qualsiasi libreria documenti o elenco di SharePoint per la firma.
  • Possibilità di inviare i documenti a un singolo destinatario o a un gruppo di destinatari da una libreria documenti o dagli elenchi SharePoint personalizzati.
  • Mappatura dei dati dagli elenchi SharePoint e da una libreria documenti in documenti mediante mappatura unione quando i documenti vengono inviati per la firma.
  • Mappatura dei dati dai campi modulo di accordi firmati alle colonne di testo degli elenchi SharePoint e di una libreria documenti mediante la mappatura dati di un documento firmato e il cui stato è aggiornato automaticamente o manualmente tramite la pagina Stato accordo.
  • Usa i moduli web di Adobe Sign per raccogliere i dati e inviarli automaticamente ai campi designati negli elenchi di SharePoint.
  • Archiviazione di tutti gli accordi firmati in SharePoint.
  • Possibilità di aggiungere la pagina Gestione di Adobe Sign come parte Web di SharePoint che può essere usata dagli utenti di SharePoint per monitorare e aggiornare gli accordi.


Requisiti

Per configurare la soluzione, DEVI essere sia un amministratore del sito di SharePoint sia un amministratore dell'account di Adobe Sign. Se non sei un amministratore dell'account di Adobe Sign, collabora con un amministratore per configurare l'integrazione. 

La soluzione Adobe Sign può essere installata e configurata solo da un amministratore del sito Microsoft SharePoint. Consulta la documentazione di SharePoint e l’amministratore del sito SharePoint dell’organizzazione, o tenant, per ottenere eventuali autorizzazioni aggiuntive per i sistemi necessarie per installare le soluzioni per siti SharePoint.

Nel tenant di Microsoft Office 365, devono essere impostati il nome, il cognome e l’indirizzo e-mail di lavoro per tutti gli utenti di SharePoint che desiderano accedere al componente aggiuntivo Adobe Sign nei loro siti SharePoint.

Tutti gli utenti della soluzione Adobe Sign devono essere inclusi nel gruppo predefinito dei membri o dei proprietari del sito di SharePoint. Tutti gli utenti di Adobe Sign devono disporre almeno delle autorizzazioni di modifica nel sito.


Browser supportati

Sono supportati i browser Chrome, Firefox e Safari.

Internet Explorer 11 e versioni successive (inclusa Edge)

Affinché i componenti aggiuntivi di SharePoint funzionino, è necessario configurare i siti affidabili in Internet Explorer/Edge.  Internet Explorer 10 e versioni precedenti non sono supportati.

Inoltre, gli utenti di IE 11/Edge devono modificare in modo esplicito le impostazioni dei siti affidabili per includere i seguenti URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

Per modificare i siti affidabili:

1. Apri IE 11.

► Per Edge, premi Windows + S.

2. Fai clic sull’icona Strumenti (a forma di ingranaggio) e seleziona Opzioni Internet dal menu a discesa.

► Per Edge, immetti Opzioni Internet e premi Invio.

IE11 Options

3. Viene aperto il menu Opzioni Internet. Seleziona la scheda Sicurezza.

4. Fai clic sull’icona Siti attendibili.

5. Fai clic sul pulsante Siti.

6. Immetti uno degli URL precedentemente indicati e fai clic su Aggiungi.

7. Ripeti la procedura per ciascun URL precedentemente indicato.

8. Al termine Chiudi il menu Opzioni Internet.

Trusted Sites HelpX


Aggiornamento da v1.x

Adobe Sign per SharePoint versione 2.0 richiede autorizzazioni aggiuntive tramite OAuth (webhook e autorizzazioni modulo Web).

I clienti che eseguono l’aggiornamento dalla versione 1.x devono aggiornare le proprie credenziali OAuth per accedere alle nuove autorizzazioni seguenti:

1. Aggiornare il componente aggiuntivo Adobe Sign al pacchetto 2.x

2. Aggiornare la connessione ad Adobe Sign:

La persona che è sia amministratore tenant di Office sia amministratore dell’account Adobe Sign deve accedere alla pagina delle impostazioni per il tenant di integrazione di SharePoint e Sign. 

  • Apri le impostazioni dell’integrazione.
  • Nel pannello “Connetti ad Adobe Sign”:
    • Fai clic sul pulsante Aggiorna (accanto ad Aggiorna la connessione al tenant Office 365)
    • Accedi con le stesse credenziali di prima 
      • L'indirizzo e-mail utilizzato per la connessione originale viene visualizzato nel primo paragrafo
  • Chiudi le impostazioni tornando a SharePoint o aggiornando la finestra.

Tutti i siti nel tenant che utilizzano la connessione tenant ora dovrebbero essere in grado di utilizzare le funzioni per moduli web.  

Nota:

È importante chiudere o aggiornare comunque la scheda delle impostazioni anche se, dopo la riautenticazione in Adobe Sign, desideri iniziare subito a impostare le mappature dei moduli web.

Se la finestra delle impostazioni non viene aggiornata, si verificheranno degli errori nella scheda dei moduli web.

Se l’amministratore di SharePoint e l’amministratore dell’account Adobe Sign sono persone diverse, devono essere entrambi coinvolti per configurare la soluzione.

Per ogni sito che utilizza l'integrazione, la persona che è sia l'amministratore di SharePoint che un amministratore di Adobe Sign per quel determinato sito deve aggiornare la connessione del sito:

  • Apri le impostazioni di integrazione
  • Nel pannello Connetti ad Adobe Sign:
    • Fai clic sul pulsante Aggiorna accanto ad Aggiorna la connessione al sito Share Point
    • Accedi con le stesse credenziali di prima
      • L'indirizzo e-mail utilizzato per la connessione originale sarà visualizzato nel primo paragrafo
  • Chiudi le impostazioni tornando a SharePoint o aggiornando la finestra

Una volta terminato, gli utenti di quel determinato sito dovrebbero essere in grado di utilizzare le funzioni dei moduli Web

Nota:

È importante chiudere o aggiornare la scheda delle impostazioni anche se si desidera iniziare immediatamente a impostare le mappature dei moduli Web dopo la riautenticazione con Adobe Sign.

Se la finestra delle impostazioni non viene aggiornata, si verificheranno degli errori nella scheda dei moduli web.

Se l’amministratore di SharePoint e l’amministratore dell’account Adobe Sign sono persone diverse, è necessario collaborare per configurare la soluzione.


Installazione

Nota:

Non è consigliato installare in batch il componente aggiuntivo Adobe Sign per SharePoint Online in più siti tramite la distribuzione con ambito tenant a causa delle seguenti limitazioni.

Per installare l’edizione online di Adobe Sign per il pacchetto SharePoint:

1. Esegui l’autenticazione per il sito.

2. Vai a: Contenuto del sito > Nuova > App.

Nav to App

 

3. Fai clic su SharePoint Store.

SharePoint Store

 

4. Ricerca Adobe Sign nella casella di ricerca Trova un’app (nella pagina, in alto a destra).

5. Fai un singolo clic sull’icona Adobe Sign per selezionarla nei risultati della ricerca.

Adobe Sign in Store

 

6. Fai clic sul pulsante AGGIUNGI per avviare l’installazione automatica.

L’installazione dell’app richiede pochi minuti.

Nota:

Una volta installato il pacchetto, puoi accedere alla pagina Impostazioni di Adobe Sign dove trovi i collegamenti per questa guida per l’amministratore e la configurazione, nonché alla guida utente e ad altre risorse su Adobe Sign.

Formazione e supporto


Configurazioni obbligatorie

Una volta che l’applicazione è installata, sono necessari solo due passaggi per iniziare a inviare accordi:

  1. Connettersi ad Adobe Sign con OAuth
  2. Concedere autorizzazioni utente per SharePoint


Connettersi ad Adobe Sign con OAuth

Adobe Sign stabilisce una connessione OAuth con l’ambiente SharePoint per consentire agli utenti di utilizzare direttamente l’applicazione con maggiore semplicità.

Nota:

Per stabilire la relazione, è necessario essere un amministratore a livello di account nell’applicazione Adobe Sign e su SharePoint. 

Se possibile, si consiglia di usare un indirizzo e-mail funzionale (ad esempio: adobesignadmin@miodominio.com) per ridurre il rischio che l’account amministratore sia disattivato per qualsiasi motivo.

Per stabilire la connessione OAuth:

1. Passa alla pagina Impostazioni di Adobe Sign. 

2. Fai clic sulla scheda Connetti ad Adobe Sign.

3. Seleziona l’ambito per il quale desideri installare Adobe Sign:

► Stabilisci la connessione al sito SharePoint (a livello di sito, per l’amministratore del sito SharePoint).

• Questa funzionalità connette il componente aggiuntivo a un account di Adobe Sign al livello del sito corrente di SharePoint.

Connettersi ad Adobe Sign

1. Esegui l’autenticazione per Adobe Sign con le credenziali di utente amministratore.

2. Fai clic su Consenti accesso per approvare la relazione di affidabilità tra Adobe Sign e SharePoint.

○ Viene visualizzato brevemente un messaggio di riuscita una volta che il collegamento è stabilito.

 

Autenticazione locale
OAuth

Una volta eseguita l’autenticazione a livello del sito, viene visualizzato l’indirizzo e-mail e il nome dell’utente autenticato per Adobe Sign al di sopra dei due collegamenti.

  • Per aggiornare la connessione, sono disponibili due opzioni: 
    • Aggiornare a un account Adobe Sign diverso a livello di sito (per l’amministratore del sito SharePoint) 
    • Passare alla connessione O365 di livello tenant (per l’amministratore O365, vedi i dettagli di seguito).
Aggiornare la connessione ad Adobe Sign

► Connetti il tuo tenant SharePoint a un account Adobe Sign (ambito tenant, solo per l’amministratore tenant di O365).

• Non è richiesto alcun accesso OAuth ripetitivo ad Adobe Sign per le istanze del componente aggiuntivo connesse in ambito tenant.

• L’esecuzione di OAuth per Adobe Sign su qualsiasi singola istanza del componente aggiuntivo nell’ambito globale imposta il collegamento di Sign a tutte le altre istanze installate collegate nell’ambito globale.

                                    ○ OAuth deve essere eseguito su almeno un componente aggiuntivo di ambito globale.

• Qualsiasi istanza del componente aggiuntivo recentemente installata viene connessa automaticamente all’account di Adobe Sign disponibile nell’ambito globale

Connettere il tenant ad Adobe Sign

Un messaggio di conferma a comparsa indica che stai per collegare il tenant al tuo account Adobe Sign. A tale scopo è necessario accedere come amministratore di Microsoft Office 365.

  • Fai clic su Continua.
Richiesta tenant

1. Esegui l’autenticazione per SharePoint con le credenziali di utente amministratore.

2. Fai clic su Accetta per approvare l’accesso alle risorse di SharePoint.

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Esegui l’autenticazione per Adobe Sign con le credenziali di utente amministratore.

4. Fai clic su Consenti accesso per approvare la relazione di affidabilità tra Adobe Sign e SharePoint.

○ Viene visualizzato brevemente un messaggio di riuscita una volta che il collegamento è stabilito.

 

Autenticazione tenant
Ambiti OAuth

Una volta eseguita l’autenticazione a livello tenant, viene visualizzato l’indirizzo e-mail e il nome dell’utente autenticato per Adobe Sign al di sopra dei due collegamenti. Viene inoltre indicato che l’account è stato configurato per il tenant SharePoint dall’amministratore tenant Office 365.

  • Per aggiornare questa connessione, sono disponibili due opzioni: puoi effettuare l’aggiornamento a un account Adobe Sign diverso a livello tenant, o passare alla connessione a livello di sito.
Connesso ad Adobe Sign

Nota:

Se la distribuzione SharePoint include più siti, è possibile che uno o più siti possano essere autenticati a livello di sito, ma può esservi anche un’autenticazione a livello tenant.

In presenza di entrambi questi tipi di autenticazione e se il sito che stai configurando è autenticato a livello di sito, viene presentato un collegamento che consente di promuovere l’autenticazione a livello tenant.

Promozione al tenant esistente


Concedere autorizzazioni utente per SharePoint

Esistono due meccanismi che consentono agli utenti di SharePoint di accedere all’integrazione di Adobe Sign:

  • Utenti con autorizzazione Modifica 
  • Utenti nel gruppo di membri/proprietari predefinito


Utenti con autorizzazione Modifica - Onboarding diretto

Per aggiungere degli utenti, la configurazione più semplice è quella di onboarding diretto.

Qualsiasi utente a cui è stato assegnato il livello di autorizzazione Modifica predefinito per il sito SharePoint può automaticamente accedere e utilizzare anche l’integrazione Adobe Sign. 

  • Se si sono utilizzate le utility admin.microsoft.com per creare il sito SharePoint e sono assegnati proprietari, membri e visitatori al gruppo, non serve fare altro.

Quando l’opzione per gli utenti con autorizzazione Modifica è attivata, qualsiasi utente che apre il componente aggiuntivo Adobe Sign (o utilizza una delle sue funzionalità), attiva una verifica delle autorizzazioni dell’utente per il sito SharePoint. Se l’utente dispone di un set di autorizzazioni riconosciuto come tipico degli editor, viene concesso l’accesso al componente aggiuntivo.

La tabella seguente mostra l’elenco di tutte le autorizzazioni di SharePoint, quelle predefinite assegnate a ciascun livello di autorizzazione e il set di autorizzazioni richiesto per riconoscere un utente (Maschera utente) o amministratore (Maschera amministratore):

 

Autorizzazione Lettore Collaboratore Maschera utente Editor Maschera amministratore Designer Accesso completo
3 elenco: aggiungere elementi   (più) (spunta) (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
7 elenco: approvare elementi         (spunta) (più) (più)
11 elenco: creare avvisi (più) (più)   (più)   (più) (più)
5 elenco: eliminare elementi   (più)   (più) (spunta) (più) (più)
10 elenco: eliminare versioni   (più)   (più) (spunta) (più) (più)
4 elenco: modificare elementi   (più) (spunta) (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
1 elenco: gestire elenchi       (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
8 elenco: aprire elementi (più) (più) (spunta) (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
2 elenco: ignorare comportamenti di elenchi         (spunta) (più) (più)
12 elenco: visualizzare pagine di applicazione (più) (più) (spunta) (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
6

elenco: visualizzare elementi

(più) (più) (spunta) (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
9 elenco: visualizzare versioni (più) (più)   (più) (spunta) (più) (più)
32 personale: aggiungere/rimuovere web part personali   (più)   (più) (spunta) (più) (più)
31 personale: gestire viste personali   (più)   (più) (spunta) (più) (più)
33 personale: aggiornare web part personali   (più)   (più) (spunta) (più) (più)
17 sito: aggiungere e personalizzare pagine           (più) (più)
19 sito: applicare fogli di stile           (più) (più)
18 sito: applicare temi e bordi           (più) (più)
21 sito: sfogliare directory   (più)   (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
25 sito: sfogliare informazioni utente (più) (più) (spunta) (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
20 sito: creare gruppi             (più)
15 sito: creare siti secondari             (più)
30 sito: modificare informazioni personali utenti   (più)   (più)   (più) (più)
24 sito: enumerare autorizzazioni             (più)
26 sito: gestire avvisi             (più)
13 sito: gestire autorizzazioni             (più)
16 sito: gestire sito web             (più)
29 sito: aprire (più) (più) (spunta) (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
28 sito: usare funzioni di integrazione client (più) (più)   (più)   (più) (più)
27 sito: usare interfacce remote (più) (più) (spunta) (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
22 sito: usare creazione siti self-service (più) (più)   (più)   (più) (più)
23 sito: visualizzare pagine (più) (più) (spunta) (più) (spunta) (avvertenza) (più) (più)
14 sito: visualizzare dati analisi web             (più)

Il numero nella prima colonna a sinistra indica l’ordine in cui queste autorizzazioni sono visualizzate nell’interfaccia di SharePoint.

Le righe contrassegnate con (più) sono autorizzazioni assegnate ai livelli di ruolo predefiniti.

Le righe contrassegnate con (spunta) sono autorizzazioni necessarie per essere riconosciuti come utente o amministratore dall’integrazione Adobe Sign.

Le righe contrassegnate con (avvertenza) sono necessarie per il corretto funzionamento delle funzioni di amministrazione per l’integrazione Adobe Sign.


Utenti nel gruppo di membri/proprietari predefiniti (con autorizzazione Modifica)

Se hai bisogno di maggiore controllo sugli utenti che possono utilizzare l’integrazione Adobe Sign per SharePoint, con questa opzione puoi concedere l’accesso solo agli utenti che sono membri diretti del gruppo SharePoint Membri <nome sito>.

  • Se avevi impostato il sito SharePoint con l’esperienza moderna, era stato creato un gruppo Office365 per gestire le autorizzazioni del sito.
    • Questo gruppo Office365 viene aggiunto come membro al gruppo SharePoint con lo stesso nome, in modo che sia possibile gestirne l’accesso da una posizione centrale. 
    • Quando si aggiungono degli utenti al sito SharePoint tramite l’esperienza moderna, vengono aggiunti come membri del gruppo Office365, e non del gruppo SharePoint. 

Per aggiungere dei membri al sito SharePoint tramite l’esperienza moderna:

  • Apri il pannello delle impostazioni dal menu con l’icona ingranaggio nella barra superiore.
  • Seleziona Autorizzazioni sito.
    • Viene aperto un nuovo pannello Autorizzazioni, a destra.
  • Fai clic sul collegamento Autorizzazioni avanzate.

Nota:

Se usi il pulsante Invita persone per invitare gli utenti al sito SharePoint, non viene concesso loro consente loro l’accesso all’integrazione Adobe Sign.

Barra delle autorizzazioni

 

  • Fai clic sul collegamento del nome del gruppo Membri <nome sito> per visualizzare gli utenti appartenenti al gruppo Membri del sito SharePoint.
Fai clic sul collegamento del nome per il gruppo dei membri.

 

  • Fai clic sul pulsante Nuovo per visualizzare la finestra di dialogo per l’aggiunta di nuovi membri al gruppo SharePoint.
Fai clic sul collegamento del nome per il gruppo dei membri.

 

Al termine, il nuovo membro del gruppo SharePoint verrà visualizzato nell’elenco dei membri.

Utenti del gruppo

Attenzione:

Una volta che gli utenti sono stati aggiunti ai gruppi, possono passare alcuni minuti prima che i server Microsoft eseguano la sincronizzazione. Ciò non influisce ulteriormente sulla configurazione, ma durante questo periodo ogni test/utilizzo da parte degli utenti deve essere sospeso.


Configurazioni facoltative

Le seguenti configurazioni opzionali, anche se non obbligatorie, possono migliorare sensibilmente il valore di Adobe Sign.


Scegliere l’archiviazione per gli accordi firmati

In qualità di amministratore, puoi definire una cartella di destinazione globale in cui verranno depositati tutti gli accordi completati per l’intero sito. Tale cartella viene configurata nella pagina Impostazioni file firmati.

Quando viene definita una cartella di archiviazione globale, tutti i file PDF delle tracce di verifica e degli accordi firmati vengono salvati automaticamente in tale cartella di archiviazione globale. Sono inclusi anche gli accordi inviati da librerie di documenti ed elenchi.

Impostazioni per i file firmati

Se nella pagina Impostazioni file firmati di Adobe Sign non è impostata alcuna cartella di archiviazione globale, viene creata automaticamente una nuova cartella denominata Accordi firmati nella libreria documenti da cui è stato creato o inviato l’accordo. Tutti gli accordi completati inviati dalla stessa libreria restituiscono il file PDF completato alla stessa cartella Accordi firmati.

Default folder

 

Gli accordi inviati da elenchi vengono allegati alla voce elenco (come allegati) se non viene identificato alcun file predefinito globale.

List Attachments

Archiviazione degli accordi per i moduli Web

Se utilizzi i moduli Web per raccogliere dati, è possibile utilizzare un processo di archiviazione simile per gli accordi modulo Web firmati.

L’amministratore può definire una cartella di archiviazione globale per tutti i moduli Web firmati.

Se non è definito un archivio globale, il modulo Web firmato viene archiviato in una cartella creata automaticamente e denominata Signed Web Forms (Moduli Web firmati).

Archiviare gli accordi basati su moduli Web


Abilitare l’audit trail

Per impostazione predefinita, Adobe Sign restituisce solo il file PDF dell’accordo firmato. Tuttavia, se attivi l’opzione per archiviare l’audit trail con l’accordo firmato, viene restituito un secondo file PDF che contiene l’audit trail completa dell’accordo.

Archiviare l’audit trail con l’accordo


Mappatura dei modelli

Adobe Sign supporta la correlazione dei dati tra gli elenchi SharePoint e i campi modulo degli accordi.

Utilizzando i flussi di lavoro ed eseguendo la mappatura dei campi dell’elenco ai campi modulo, puoi precompilare automaticamente i documenti prima dell’invio, riducendo le tempistiche per i mittenti e/o i firmatari per la compilazione del modulo e riducendo la possibilità immettere dati errati.

Al contrario, puoi anche creare una mappatura che consente di estrarre i dati del campo modulo da un accordo firmato per compilare un elenco SharePoint.

La guida completa per la configurazione delle mappature dei modelli è disponibile qui.


Mappatura dei moduli Web

Analogamente alla mappatura dei modelli, Adobe Sign supporta la raccolta di dati correlati tra gli accordi basati sui moduli Web di Adobe Sign e gli elenchi di SharePoint.

Con la mappatura dei campi dei moduli Web sulle colonne degli elenchi di SharePoint è possibile indirizzare automaticamente i dati a SharePoint, riducendo sia il tempo necessario sia il rischio di errori di battitura dei dati.

La guida completa per la configurazione delle mappature dei moduli Web è disponibile qui.

Nota:

La mappatura dei modelli per moduli Web è disponibile solo per le installazioni di Adobe Sign per SharePoint (online) v2.0+.

Chi usa una versione precedente dovrà aggiornarla per poter accedere a questa funzione.