Guida completa per l’installazione di Adobe Sign per la soluzione locale di SharePoint

Panoramica

L’integrazione di Adobe Sign per Microsoft SharePoint offre una soluzione integrata per creare, inviare, controllare e gestire le firme elettroniche. L’integrazione è disponibile per l’istanza locale di Microsoft SharePoint 2013 e 2016. La soluzione è stata sviluppata come soluzione farm per Microsoft SharePoint e fornisce:

  • Possibilità di aggiungere la pagina Gestione di Adobe Sign come parte Web di SharePoint che può essere usata dagli utenti di SharePoint per monitorare e aggiornare gli accordi.
  • Invio di qualsiasi documento da una libreria di documenti SharePoint per la firma.
  • Possibilità di inviare i documenti a un singolo destinatario o a un gruppo di destinatari da una libreria documenti o dagli elenchi SharePoint personalizzati.
  • Mappatura dei dati dagli elenchi SharePoint e da una libreria documenti in documenti mediante mappatura unione quando i documenti vengono inviati per la firma.
  • Mappatura dei dati dai campi modulo di un accordo firmato nelle colonne di testo degli elenchi SharePoint e di una libreria documenti mediante la mappatura dati quando il documento è stato firmato e il suo stato è stato aggiornato automaticamente o manualmente tramite la pagina Stato accordo.
  • Archiviazione di tutti gli accordi firmati in SharePoint.

Requisiti

La soluzione Adobe Sign può essere installata e configurata solo da un amministratore di una farm Microsoft SharePoint; per l’installazione sono inoltre necessari privilegi di amministratore in un server SharePoint. Consulta la documentazione di SharePoint e rivolgiti all’amministratore SharePoint della tua organizzazione per autorizzazioni di sistema aggiuntive eventualmente necessarie per installare soluzioni farm di SharePoint. Per configurare la soluzione, è inoltre necessario un account di amministratore di Adobe Sign e disporre di accesso alla chiave Integrazione dell’account Adobe Sign. I requisiti di sistema illustrati di seguito includono i componenti sia server sia client necessari per installare ed eseguire correttamente Adobe Sign per SharePoint.

  • Microsoft SharePoint 2013 (locale), SharePoint 2016 (locale) o SharePoint 2019 (locale)

Nota:

La soluzione Adobe Sign per SharePoint è supportata solo nell’esperienza classica di SharePoint 2019 per distribuzione locale.

Adobe e Microsoft sono attualmente intente a estendere il supporto per includere anche la nuova esperienza.

Problemi noti di cui tenere conto

È importante ricordare i limiti di caratteri di SharePoint, in particolare per la denominazione dei file:

  • I percorsi URL hanno un limite massimo di 260 caratteri.
  • I nomi dei file hanno un limite massimo di 128 caratteri.

 

Gli amministratori che accedono a una raccolta di siti come Account di sistema devono immettere i loro dati nell’elenco AdobeSignUserInfo come segue:

Utente Account di sistema

 

Con le soluzioni precedenti si può verificare una situazione che impedisce ai normali utenti SharePoint di accedere alla raccolta di siti.

Questo problema si verifica se:

  • la soluzione EchoSign (precedente alla versione 4) è installata nella raccolta di siti;
  • l’amministratore di SharePoint ha incorporato la soluzione come parte web in una pagina SharePoint;
  • l’utente di SharePoint è un membro del gruppo di proprietari, visitatori o membri della raccolta di siti;
  • l’utente di SharePoint non è un membro del gruppo di amministratori o utenti di EchoSign.

Per correggere tale problema, rimuovi la parte web dalla pagina di SharePoint. 

 

Installazione

Per installare l’edizione locale del pacchetto Adobe Sign per SharePoint:

  1. Scarica il nuovo file Adobe Sign for SharePoint.zip
    .
  2. Accedi al tuo server SharePoint come amministratore.
  3. Carica il file Adobe Sign for SharePoint.zip sul server.
  4. Decomprimi il file zip per estrarre il file eseguibile.
  5. Fai clic su Adobe Sign for SharePoint.exe.
  6. Viene aperta la procedura di installazione guidata. Fai clic su Avanti.
Procedura guidata di installazione

  7. Lo script esegue una verifica del sistema. Se è tutto a posto, fai clic su Avanti.

Procedura di installazione - Verifica del sistema

  8. Viene visualizzato il Contratto di licenza per l’utente finale.

○ Seleziona la casella Accetto i termini del contratto di licenza.

○ Fai clic su Avanti.

Procedura di installazione - Contratto di licenza

  9. Viene caricata la pagina App web/Raccolte di siti. Seleziona le raccolte di siti per le quali desideri installare la soluzione.

Procedura di installazione - Selezione dei siti

  10. Una volta completata la configurazione, fai clic su Avanti.

Procedura di installazione - Completata

  11. Quando compare la pagina Dettagli per la distribuzione, puoi fare clic su Chiudi.

Procedura di installazione - Chiudi

Nota:

  • Quando si attiva l’applicazione vengono creati due gruppi di utenti (Impostazioni sito > Utenti e autorizzazioni > Utenti e gruppi).
  • Se si disattiva la funzione Adobe Sign per SharePoint, vengono eliminate tutte le tabelle di relazioni che consentono di cercare e aggiornare lo stato degli accordi. NON disattivare questa funzione, a meno che non sia assolutamente necessario. Tutti gli accordi restano in Adobe Sign, ma non sarà più possibile visualizzarli in SharePoint.


Opzioni Attiva/Rimuovi

Se si esegue di nuovo lo script di installazione, viene avviata la stessa procedura guidata e viene eseguita la verifica del sistema. 

Dopo la verifica del sistema, invece di passare alla pagina del Contratto di licenza lo script presenta due opzioni:

○ Attiva: consente all’amministratore di attivare la soluzione Adobe Sign su altri siti nell’ambiente SharePoint. Quando si seleziona questa opzione, viene caricata la pagina App web/Raccolte di siti in cui sono elencati tutti i siti nei quali la soluzione Adobe Sign non è ancora stata attivata (passaggio 9 qui sopra).

○ Rimuovi: questa opzione rimuove completamente la soluzione da tutte le raccolte di siti in cui è stato attivato Adobe Sign. I file dei documenti completati restano in SharePoint.

Gli accordi che sono in fase di elaborazione restano attivi in AdobeSign,e possono essere completati normalmente. I documenti completati non verranno più restituiti a SharePoint.

activate_-_removepanel

Configurazione dopo l’installazione

Una volta installato il pacchetto, occorre completare altri quattro passaggi di configurazione:

  • Installare la chiave di integrazione
  • Decidere come aggiungere gli utenti
  • Decidere se allegare tracce di audit ai documenti firmati
  • Decidere dove archiviare gli accordi firmati

Installare la chiave di integrazione

Per le nuove installazioni è necessario generare una chiave di integrazione in Adobe Sign e quindi inserirla in SharePoint. Questa chiave è un token di accesso che autentica gli ambienti Adobe Sign e SharePoint affinché possano considerarsi attendibili e condividere i contenuti.

Per generare una chiave di integrazione in Adobe Sign:

  • Accedi come utente amministratore all’account di Adobe Sign.
  • Passa a Account > API Adobe Sign > Informazioni API.
  • Fai clic sul collegamento Chiave di integrazione al centro della pagina.

Nota:

Se nella pagina Informazioni API non trovi il collegamento Chiave di integrazione, contatta il tuo Success Manager (o il supporto di Adobe Sign) per controllare le impostazioni dell’account e apportare le modifiche necessarie per esporre questa funzionalità richiesta.

Token di accesso di Adobe Sign

Viene aperta l’interfaccia Crea chiave di integrazione:

Fornisci un nome intuitivo per la chiave (ad esempio SharePoint).

I seguenti elementi della chiave di integrazione devono essere abilitati:

  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
L'interfaccia Crea chiave di integrazione

Una volta configurata la chiave, fai clic su Salva.

 

Viene visualizzata la pagina Token di accesso in cui sono riportate le chiavi definite nel tuo account.

  • Fai clic sulla definizione della chiave creata per SharePoint.

○ Il collegamento Chiave di integrazione viene visualizzato sopra la descrizione.

  • Fai clic sul collegamento Chiave di integrazione.
Collegamento Chiave di integrazione

Viene visualizzata la chiave di integrazione:

  • Copia la chiave e salvala in un luogo sicuro per il passaggio successivo.
  • Fai clic su OK.
La chiave di integrazione

Per installare la chiave di integrazione in SharePoint:

  • Accedi come utente amministratore per il sito di SharePoint.
  • Utilizza l’icona Impostazioni di Adobe Sign per visualizzare la pagina Impostazioni.
L’icona Impostazioni si trova sulla barra multifunzione di SharePoint.
  1. Nella pagina delle impostazioni, fai clic sulla scheda Impostazioni account.
  2. Incolla la chiave di integrazione nell’apposito campo.
  3. Fai clic su Salva.
Salvare la chiave di integrazione


Aggiunta di utenti

Per aggiungere gli utenti occorre innanzitutto assegnare loro l’accesso alla soluzione Adobe Sign. Per eseguire questa operazione:

  1. Passa a Impostazioni sito > Utenti e autorizzazioni > Utenti e gruppi.
  2. Modifica i gruppi di Adobe Sign in base alle tue esigenze:

○ Amministrazione Adobe Sign: utenti autorizzati a configurare la soluzione Adobe Sign (che possono quindi completare la pagina Impostazioni e compilare l’elenco AdobeSignUserInfo). Solo gli amministratori dell’app web o della raccolta di siti corrispondente possono configurare questo gruppo. Gli utenti che appartengono a questo gruppo possono accedere alle schede Impostazioni personali, Impostazioni account, Archiviazione accordi e Mappature modelli nella pagina Impostazioni.

○ Utente di Adobe Sign: utenti che possono utilizzare la soluzione configurata dagli amministratori della raccolta di siti. Gli utenti che appartengono a questo gruppo possono accedere solo alla scheda Impostazioni personali nella pagina Impostazioni.

Gruppi di Adobe Sign

Provisioning automatico degli utenti in Adobe Sign

Adobe Sign richiede che tutti gli utenti che inviano degli accordi dispongano di una licenza che autorizzi tale operazione in Adobe Sign. In occasione del primo utilizzo, viene eseguito il provisioning automatico dell’utente in Adobe Sign, qualora non sia già presente. Per impostazione predefinita, il provisioning dell’utente viene eseguito utilizzando le informazioni presenti nel suo profilo SharePoint.

Recuperare le informazioni utente dall’elenco AdobeSignUserInfo

Attiva questa funzione per informare SharePoint di usare i valori presenti nell’elenco AdobeSignUserInfo per creare nuovi utenti e comprendere le sessioni utente esistenti in Adobe Sign.

Se questa funzione non è abilitata, SharePoint utilizza i valori associati all’utente SharePointUser definito da SharePoint.

Tieni presente che è possibile associare indirizzi e-mail (e quindi l’accesso ad Adobe Sign) a utenti di SharePoint che non dispongono di un indirizzo e-mail pubblico e che devono utilizzare un indirizzo e-mail diverso dal valore e-mail registrato in SharePoint. Ad esempio, questo è utile se l’utente di SharePoint Bob@MyDomain.dom deve inviare gli accordi utilizzando l’indirizzo e-mail HumanResources@MyDomain.dom.

Per usare i valori dell’elenco per il provisioning automatico, devi completare due passaggi:

  1. Aggiornare l’elenco AdobeSignUserInfo
  2. Abilitare la funzione per recuperare le informazioni utente dall’elenco AdobeSignUserInfo

 

Per aggiornare l’elenco AdobeSignUserInfo:

  1. Passa a Contenuto del sito > AdobeSignUserInfo.
  2. Modifica l’elenco con i valori utente desiderati.
Aggiornare l’elenco AdobeSignUserInfo

Per abilitare la generazione di utenti dall’elenco AdobeSignUserInfo:

  1. Accedi al tuo account SharePoint come amministratore.
  2. Passa all’interfaccia Impostazioni di Adobe Sign.
  3. Fai clic sulla scheda Impostazioni account.
  4. Seleziona la casella per recuperare le informazioni utente dall’elenco AdobeSignUserInfo.
  5. Fai clic su Salva.
Opzione per recuperare le informazioni utente

Recuperare la traccia di audit per gli accordi firmati

Se questa opzione è abilitata, quando viene completato un accordo insieme al documento finalizzato viene restituito anche un PDF con la traccia di audit. La traccia di audit riassume tutti gli eventi principali dell’accordo (Inviato, Visualizzato, Firmato) e i metadati dell’utente associati a tali eventi (data e ora, indirizzo IP).

Nota:

La traccia di audit è sempre disponibile direttamente dal sito web di Adobe Sign. Quando si attiva questa funzione, si consente la distribuzione automatica dell’audit all’ambiente SharePoint. Ridondante, ma comodo. 

Per abilitare la distribuzione della traccia di audit:

  1. Accedi al tuo account SharePoint come amministratore.
  2. Passa all’interfaccia Impostazioni di Adobe Sign.
  3. Fai clic sulla scheda Impostazioni account.
  4. Seleziona la casella per recuperare la traccia di audit per gli accordi firmati.
  5. Fai clic su Salva.
Opzione per recuperare la traccia di audit

Definire la cartella di destinazione per gli accordi firmati

La documentazione completata può essere configurata in modo che venga archiviata in una cartella specifica per l’intera raccolta di siti (globale).

Se non si specifica una cartella globale, il documento finale firmato viene restituito in una sottocartella per Accordi firmati creata nella libreria di documenti dalla quale era stato inviato il documento.

Cartella per gli accordi firmati

Nota:

Tutti gli accordi firmati sono sempre disponibili sul sito web di Adobe Sign ed è possibile accedervi facilmente dalla scheda Gestisci accordi.

Per configurare la cartella globale degli accordi firmati:

  1. Accedi al tuo account SharePoint come amministratore.
  2. Crea la cartella di destinazione nel percorso desiderato.
  3. Passa alla pagina Impostazioni di Adobe Sign.
  4. Fai clic sulla scheda Archiviazione accordi.
  5. Individua la cartella nell’elenco delle cartelle disponibili e fai un singolo clic per selezionarla.
  6. Fai clic sul pulsante Salva.
agreement_storage

Mappatura del modello

Adobe Sign supporta la correlazione dei dati tra gli elenchi SharePoint e i campi modulo degli accordi.

Utilizzando i flussi di lavoro e associando i campi degli elenchi ai campi modulo, puoi precompilare automaticamente i documenti prima dell’invio, riducendo sia i tempi di compilazione da parte dei mittenti e/o firmatari, sia il rischio di immissione di dati errati.

Viceversa, puoi anche creare una mappatura per estrarre i dati dai campi modulo di un accordo firmato e utilizzarli per compilare un elenco SharePoint.

La guida completa per la configurazione delle mappature dei modelli è disponibile qui.

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