Panoramica

Adobe Sign supporta la correlazione dei dati tra gli elenchi SharePoint e i campi modulo degli accordi.

Utilizzando i flussi di lavoro e associando i campi degli elenchi ai campi modulo, puoi precompilare automaticamente i documenti prima dell’invio, riducendo sia i tempi di compilazione da parte dei mittenti e/o firmatari, sia il rischio di immissione di dati errati.

Inoltre, puoi anche creare una mappatura che consenta di estrarre i dati dai campi modulo di un accordo firmato e di inserirli in un elenco SharePoint.


Creazione di moduli Web con campi

Per eseguire correttamente una mappatura, i moduli devono essere stati creati con nomi di campi definiti in modo che sia possibile impostare relazioni logiche tra i campi dell’elenco e quelli del modulo di Adobe Sign.

Esistono diversi modi per creare moduli che possono quindi essere caricati in Adobe Sign:

  • L’ambiente di creazione di Adobe Sign dispone di una funzione di rilevamento automatico dei campi che semplifica notevolmente la creazione dei moduli.
    • A ogni campo modulo inserito automaticamente viene assegnato un nome generico (Campo personalizzato 1), che dovrà essere sostituito da un nome significativo che indichi lo scopo del campo.    
  • I moduli PDF possono essere creati anche con Acrobat.  Anche i moduli Acrobat supportano il rilevamento automatico dei campi.
    • Acrobat inserisce automaticamente i campi, utilizzando un nome di campo derivato dal testo che precede il campo sul documento. Questi nomi sono spesso poco chiari o troppo lunghi e devono essere sostituiti da un valore intuitivo che descriva lo scopo del campo.
  • Se la generazione del documento produce un documento con testo modificabile, è possibile utilizzare i tag di testo.

La mappatura dei campi si basa sulla relazione logica tra il nome di un campo nel modulo e il nome di una colonna in SharePoint.

Indipendentemente dal metodo utilizzato, accertati di assegnare ai campi un nome che ti consenta di identificarli facilmente quando vengono presentati sotto forma di elenco (durante il processo di mappatura).

Nota:

The following types of SharePoint columns are supported: Single line of text, Number, Choice ("Radio Buttons"), Multiple lines of text, Yes/No (checkbox). 

SharePoint Column Type Adobe Sign Field Type
Single line of text Text
Number Text
Multiple lines of text Multi-line text
Yes / No (check box) Checkbox


Flusso di lavoro guidato per la mappatura dei modelli

Nell’esempio riportato di seguito, l’amministratore di SharePoint vuole inviare degli accordi a un elenco di clienti.

In SharePoint esiste già un elenco di clienti contenente alcuni dettagli su ciascun destinatario (nome e cognome), ma verranno raccolti anche dati aggiuntivi (età e occupazione).

Viene quindi creato un modulo (con tag di testo) in cui si importano i valori dei nomi dall’elenco SharePoint e che servirà per raccogliere i nuovi valori richiesti.

Una volta completato l’accordo, i valori dei campi mappati nel modulo vengono restituiti all’elenco SharePoint.

Nota:

A scopo di chiarezza, questo esempio mostra un modulo contenente solo dei campi.

Il tuo modulo conterrà probabilmente altri contenuti, ma i campi funzionano allo stesso modo.

  1.  Creare un elenco SharePoint

    Accedi al tuo sito Web SharePoint e crea un elenco di firmatari (persone a cui verrà inviato l’accordo da firmare).

    • In questo flusso di lavoro, nel nostro esempio useremo Mr. John Smith.
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  2. Creare un modello di accordo (in Word, PDF ecc.)

    È importante usare i tag di testo appropriati, che si presenteranno ad esempio così: {{first_name}}

    In questo esempio viene utilizzato un documento denominato mapping_test.docx contenente quattro tag di testo:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
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  3. Creare le mappature del modello

    Esistono due tipi diversi di mappature di modelli:

    • La mappatura da SharePoint all’accordo viene utilizzata per precompilare i dettagli da un elenco di SharePoint (passaggio 1) all’accordo di Adobe Sign.
    1. Seleziona il pulsante di scelta Mappatura da SharePoint ad accordo.
    2. Seleziona l’elenco appropriato dal menu a discesa.
      • È importante impostare la mappatura del modello per l’elenco corretto (ossia per l’elenco creato al passaggio 1). In caso contrario, la mappatura non funzionerà correttamente.
      • Puoi definire mappature di modelli univoche per singoli elenchi SharePoint.
    3. Configura la mappatura corretta tra i campi di SharePoint e quelli dell’accordo.
      • Il campo SharePoint corrisponde al nome della colonna menzionata nell’elenco di SharePoint (passaggio 1).
      • Il campo Accordo è il nome del tag di testo utilizzato nel modello di accordo (passaggio 2).
      • In questo esempio, per la mappatura da SharePoint all’accordo vengono utilizzati i campi “FirstName” (Nome) e “LastName” (Cognome) in modo che, nel modello di accordo, i corrispondenti campi “first_name” e “last_name” siano precompilati con i valori provenienti dell’elenco di SharePoint.
    Mappatura da SharePoint all’accordo
    • La mappatura dall’accordo a SharePoint viene invece utilizzata per aggiornare l’elenco di SharePoint con i valori che sono stati inseriti nei campi dell’accordo completato:
    1. Seleziona il pulsante di scelta Mappatura da accordo a SharePoint.
    2. Seleziona l’elenco appropriato dal menu a discesa. 
    3. Configura la mappatura corretta tra i campi di SharePoint e quelli dell’accordo. 
      • In questo esempio, per la mappatura dall’accordo a SharePoint utilizziamo i campi “Occupation” (Occupazione) e “Age” (Età), che corrispondono ai campi dei tag di testo “occupation” e “age”.
    Mappatura dall’accordo a SharePoint
  4. Avviare Invia per firma

    Una vola stabilita l’associazione tra i campi dell’elenco e quelli del modello di accordo, sei pronto per inviare l’accordo:

    • Passa all’elenco SharePoint (creato durante il passaggio 1).
    • Seleziona un firmatario dall’elenco. In questo esempio, si tratta di Mr. John Smith.
    • Vai al menu della barra multifunzione Adobe Sign e seleziona l’opzione Invia per firma.
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  5. Selezionare il modello di accordo

    A questo punto è importante selezionare il modello di accordo corretto, creato al passaggio 2.

    • Seleziona il modello di accordo (in questo esempio, si tratta di mapping_test).
    • Fai clic su Allega.
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  6. Completare la pagina di invio

    • Immetti l’indirizzo e-mail del destinatario.
      • Se stai seguendo questo esempio, immetti un indirizzo e-mail a cui hai accesso.
        • Questo indirizzo e-mail deve essere diverso da quello da cui stai inviando l’accordo.
    • Modifica il Messaggio in base alle tue esigenze.
    • Verifica che il modello di accordo corretto sia allegato nella sezione File.
    • Seleziona Anteprima e aggiungi campi firma.
    • Fai clic su Avanti.
    Configurare l’accordo
  7. Verificare la mappatura tra SharePoint e il modello di accordo

    A questo punto devi essere in grado di verificare che la mappatura tra SharePoint e il modello di accordo funzioni correttamente.

    Se stai seguendo questo esempio, controlla che “first_name” e “last_name” siano stati compilati automaticamente con i dati corretti provenienti dall’elenco SharePoint:

    • Verifica che in ogni campo mappato vengano importati i valori corretti.
    • Verifica che i campi non mappati siano vuoti. Questi campi verranno compilati dal destinatario.
    • Aggiungi eventuali altri campi, in base alle tue esigenze.
      • Aggiungi almeno un campo Firma.
    • Fai clic su Invia.
    Aggiungere i campi modulo
  8. Completare il flusso di lavoro Firmatario

    Il destinatario completa l’accordo:

    • Il destinatario accede all’accordo tramite un collegamento ricevuto per e-mail.
      • Se stai seguendo questo esempio, accedi alla casella e-mail a cui hai inviato l’accordo.
    • Il destinatario completa il modulo dell’accordo.
      • Immetti dei valori nei campi occupation (Occupazione) e age (Età).
    • Firma il documento.
    • Fai clic su Clicca per firma per completare il processo di firma.
    Clicca per firma
  9. Verificare la mappatura dall’accordo a SharePoint

    Una volta completato l’accordo:

    • Accedi nuovamente al tuo account SharePoint.
    • Passa all’elenco SharePoint (passaggio 1).
    • Per controllare se la mappatura dall’accordo a SharePoint ha funzionato, verifica che i nuovi valori provenienti dal modello di accordo siano stati inseriti nell’elenco in SharePoint.
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