契約書の保持
最終更新日 :
2025年6月2日
本文書は、部署異動または退職した社員のAcrobat Sign ユーザーおよび契約書の引き継ぎについて、説明します。
ユーザーが利用していた契約書を別のユーザーに引き継ぐことは、基本的に行えません。
部署異動または退職などにより、今後Acrobat Sign をご利用されないユーザーがいる場合、大きく 3つの対処があります。
対処 1. お客様にて非アクティブ化
Admin Console にて製品割当てを外し Acrobat Sign ユーザーを非アクティブにする
対処 2. お客様にて完全に削除
Admin Console にて製品割当てを外し Acrobat Sign ユーザーを非アクティブにした後、Acrobat Sign ダッシュボードにて Acrobat Sign ユーザーを完全に削除する
対処 3. サポートにて完全に削除
サポートに連絡し、Acrobat Sign ユーザーを完全に削除する
いずれの対処を実施いただいても、該当ユーザーは Acrobat Sign ダッシュボードにログインができなくなり、署名依頼、契約書の閲覧が行えなくなります。
しかし、対処方法により、プライバシー管理者が今まで利用していた契約書の閲覧可否が異なります。そのため、どの対処が運用上適しているかご確認の上、実施してください。
|
|
プライバシー |
共有された |
共有された |
|
|---|---|---|---|---|
|
対処1. お客様にて |
保持 |
可能 |
可能 |
可能 |
|
対処2. お客様にて |
削除 |
オプションに |
不可 |
不可 |
|
対処3. サポートにて |
削除 |
不可 |
不可 |
不可 |
※1 「対処2. お客様にて完全に削除」は、プライバシー管理者であれば削除可能です。
但し、ユーザー情報の削除時に「契約を保持するオプション」を選択している必要があります。
詳細は、GDPR ツールによるユーザーの削除 をご参照ください。
シナリオ別による対処
該当ユーザーの 「Acrobat Sign ダッシュボードへのアクセスの制限」 および 「契約書の閲覧の制限を行い、プライバシー管理者がご利用されていた契約書を確認したい」 場合は、非アクティブの作業をお願いします。
※ 非アクティブの作業は、Admin Console にてユーザー管理の実施可否により、異なります。
Admin Console にてユーザーを管理している場合は、Admin Console から Acrobat Sign の製品割当ての削除 をお願いします。
Adobe Acrobat Sign ネイティブシステムでユーザーライセンスを管理するユーザーまたはデベロッパー環境のユーザーの場合は、Acrobat Sign ダッシュボードから ユーザーのアクティベート解除（非アクティブステータス）を実施してください。
以下のシナリオに該当する場合は、Acrobat Sign ユーザーを完全に削除してください。
※ Acrobat Sign は、1つのメールアドレスで 1つの契約のみ、利用可能なため。
- 同じメールアドレスを利用して別組織の Acrobat Sign をご利用されたい場合
- Acrobat Sign ダッシュボードへのアクセスの制限を行い、契約書が削除されても問題ない場合
また、Acrobat Sign ユーザーの完全削除は、お客様またはサポートで対応することが可能です。
お客様にて対応いただく際は、GDPR ツールによるユーザーの削除 をご参照ください。
サポートに対応を依頼する場合は、以下の内容をご確認の上、お問い合わせをお願いします。
- Acrobat Sign ユーザーを完全に削除したいメールアドレス
- 完全に削除予定ユーザーの契約書のバックアップが完了している、または不要
※ お客様のご利用履歴を削除するため、契約書のバックアップが完了または不要の旨を確認の上、対応させていただきます。
よくある質問について
以下の手順にて、プライバシー管理者は他のユーザーの契約書の確認が可能です。
【手順】
-
プライバシー管理者の権限があるユーザーは、Adobe Sign ダッシュボードにアクセスしログイン
-
ホーム画面にて、[アカウント] タブをクリック
-
画面左側の [プライバシー] をクリック
-
署名を確認する対象のユーザーのIDを入力し検索
Acrobat Sign の契約書および監査レポートのバックアップ方法は、表示されている画面により手順が異なります。ログイン後に表示される画面は、以下の2パターンです。表示されている画面に応じた手順で、バックアップをご取得ください。
Acrobat Sign ダッシュボードが表示されている場合
契約書の PDF のダウンロード を、ご参照ください。
Acrobat オンライン (Document Cloud が表示されている場合)
- Acrobat オンライン（Document Cloud ホーム）に、ログインします。
- 画面上部の「文書」、画面左側の契約書項目内の「すべて」の順にクリックします。
- ダウンロードしたい契約書をクリックし、画面右側に表示されるメニューから以下いずれかを選択します。
契約書をダウンロードする場合：PDF をダウンロード
監査レポートをダウンロードする場合：監査レポートをダウンロード
ログインが行えない場合、または契約書が表示されない場合
署名完了メールに、契約書が添付されている場合があります。
その場合は、以下のメールアドレスを検索し、メールファイルを保存します。
メールアドレス：adobesign@adobesign.com または echosign@echosign.com
Acrobat Sign で利用した契約書は、基本的に別のユーザーに引き継ぐことはできません。
部署異動または退職するユーザーの契約書の確認をご希望の場合は、非アクティブに設定いただき、プライバシー管理者にて、ご確認ください。
また契約書を共有することで、次のユーザーも閲覧が可能です。
共有方法は、複数の方法があるため、ご利用方法に合わせて共有をお願いします。
プライバシー管理者にて契約書を共有して完全に削除した場合、作業を行ったプライバシー管理者のみ閲覧可能です。詳細は GDPR ツールによるユーザーの削除 を、ご参照ください。
高度な共有機能につきましては以下の注意事項があるため、デベロッパー環境にて本機能をお試しいただき、必要に応じて本番環境への導入をご検討いただくことをご提案しています。
※ デベロッパー環境をご利用される場合は、本番環境と別のメールアドレスでご利用をお願いします。
注意事項
- 他のユーザーに代わり、署名依頼の送信や契約書の編集を行うことが可能です。
- 送信や削除の実施が可能となります（通常のアカウント共有機能の場合は、閲覧のみ）
- 「高度なアカウント共有」 は、契約している組織に対して適用する機能です。組織内のAcrobat Sign が割り当てされているすべてのユーザーに適用されます。
- 一度高度な共有機能を有効化した場合、通常の共有モードに戻すことはできません。
上記をご理解いただいた上で、「高度な共有機能の有効化」をご希望の場合は、サポートにお問い合わせください。
契約書およびライブラリテンプレートを共有した Acrobat Sign ユーザーを完全に削除した場合、閲覧することは出来ません。
継続して契約書およびライブラリテンプレートをご利用される場合は、該当ユーザーを完全に削除せず、非アクティブにします。
アドビコミュニティで質問してみよう
|
アドビコミュニティへようこそ！ |
