A propos des flux de tâches d’approbation

Acrobat (pour le chinois traditionnel, le chinois simplifié, le japonais et le coréen uniquement) vous offre la possibilité d’adresser à des tiers des documents PDF à des fins d’approbation en les envoyant sous forme de pièces jointes à un courrier électronique. Lorsque les participants à la révision ouvrent une demande d’approbation d’un document PDF dans Acrobat (toutes les langues), ils peuvent l’approuver en y apposant un tampon d’identité numérique. Ils peuvent ensuite transmettre ce document à d’autres approbateurs ou le renvoyer à l’initiateur et à d’autres participants si nécessaire. L’initiateur de la procédure peut assurer le suivi en choisissant d’être notifié chaque fois que le document PDF est approuvé. Le flux de tâches s’achève dès lors que le dernier participant a émis son approbation finale. En cas de rejet d’un document PDF, le flux de tâches d’approbation doit être relancé.

Remarque :

Si vous utilisez Acrobat Pro pour initier le flux de tâches, vous pouvez inviter des utilisateurs de Reader 9 (ou version ultérieure) à participer en activant la fonction de commentaires dans le document PDF.


L’assistant configure des flux de tâches d’approbation (à gauche) tandis que la palette Tampons propose des tampons conçus pour approuver les documents (à droite).

 

Envoi d’un fichier PDF pour approbation

Lorsque vous envoyez un fichier PDF par courrier électronique (chinois traditionnel, chinois simplifié, japonais et coréen uniquement), les destinataires reçoivent le fichier PDF en tant que pièce jointe. Lorsque ces personnes ouvrent le fichier PDF joint, elles peuvent y apposer l’un des tampons d’identité numériques de la palette Tampons, puis effectuer la sélection appropriée sur la barre de message du document.

Pour envoyer un document PDF pour approbation, utilisez l’assistant approprié dans Acrobat. Cet assistant présente des instructions à l’écran qui facilitent la procédure : invitation des approbateurs, personnalisation des instructions et envoi du document PDF.

Dans Acrobat Pro, l’assistant active la fonction de commentaires dans le document PDF pour que les utilisateurs de Reader puissent participer au flux de tâches d’approbation.

Avant de lancer un flux de tâches d’approbation, assurez-vous que votre application de messagerie est configurée pour fonctionner avec Acrobat.

  1. Pour initier un flux de tâches d’approbation, choisissez Partager > Envoyer par messagerie pour approbation.
  2. Si un message vous y invite, saisissez votre adresse électronique dans la boîte de dialogue Configuration de l’identité.
  3. Indiquez un fichier PDF, puis cliquez sur Suivant.
  4. Dans la zone A, indiquez l’adresse électronique du premier approbateur.
  5. (Acrobat Pro) Pour permettre à des utilisateurs de Reader de participer au flux de tâches ou pour être tenu informé de l’état d’approbation de chaque participant, configurez ces options.
  6. (Acrobat Standard ) Si vous souhaitez être tenu informé de l’état d’approbation de chaque participant, configurez ces options.
  7. (Facultatif) Saisissez des instructions supplémentaires pour le premier approbateur en haut de votre message électronique.

    Seuls le message et les instructions par défaut sont transférés aux approbateurs suivants.

    Remarque :

    Le message d’invitation contient les instructions visant à aider les participants à suivre le processus d’approbation. Évitez de modifier ou de supprimer ce texte.

  8. Cliquez sur Envoyer une invitation.

Participation au flux de tâches d’approbation

Si vous êtes invité à participer à un flux de tâches d’approbation, un message électronique contenant des instructions détaillées concernant l’approbation du document PDF joint vous sera envoyé. Lorsque vous ouvrez le document PDF, la palette Tampons et la barre de message du document s’affichent en haut du document PDF. Si votre version d’Acrobat est antérieure à la version 7.0, vous êtes invité à télécharger la dernière version de Reader.

Pour approuver le document, vous sélectionnez ensuite le tampon d’identité numérique de votre choix parmi ceux que vous propose la palette Tampons. Un tampon d’identité numérique contient les informations d’identité que vous fournissez (nom, titre, société, adresse électronique, etc.). Il peut tenir lieu de signature. Lorsque vous appliquez un tampon, il fait partie intégrante du contenu de la page du document. Bien que vous puissiez supprimer l’un des tampons que vous avez apposés pendant la procédure d’approbation, vous ne pouvez plus le faire une fois la procédure terminée (le tampon est verrouillé). Vous ne pouvez ni déplacer ni supprimer des tampons appliqués par les autres participants à la procédure.

Vous pouvez également rejeter des documents non conformes aux normes que vous avez fixées.

Outre l’ajout de tampons numériques, vous pouvez apposer d’autres types de commentaires sur un document PDF, notamment des notes, des modifications de texte, des tampons personnalisés et des pièces jointes.

Approbation d’un document PDF

  1. Ouvrez le fichier PDF joint au message électronique de l’invitation à la procédure d’approbation.

    Remarque :

    si vous n’avez pas ajouté vos informations d’identité au tampon, vous y êtes invité.

  2. Sélectionnez un tampon dans la palette Tampons. (Pour afficher tous les tampons, faites défiler la liste ou redimensionnez la fenêtre en faisant glisser l’un de ses coins.)
  3. Cliquez sur le document pour apposer votre tampon d’approbation.

    Remarque :

    pour supprimer un tampon d’identité numérique que vous venez d’apposer, sélectionnez-le et appuyez sur Suppr. Si vous sélectionnez Imprimer, Enregistrer une copie ou Envoyer par messagerie lors de la procédure d’approbation, vous ne pouvez pas supprimer le tampon.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour envoyer le document à l’approbateur suivant, cliquez sur le bouton Approuver sur la barre de message du document. Dans la boîte de dialogue Envoyer à l’approbateur suivant, saisissez l’adresse électronique de la personne dans la zone A, ajoutez les adresses des autres destinataires, puis cliquez sur Envoyer.

    • Pour achever la procédure d’approbation, cliquez sur le bouton Approbation finale sur la barre de message du document. Dans la boîte de dialogue Terminer l’approbation finale, indiquez si une notification d’approbation doit être envoyée à partir du menu Méthode d’approbation finale. Si vous envoyez une notification, saisissez une adresse électronique dans la zone A, ajoutez les adresses des autres destinataires, puis cliquez sur Envoyer. Si vous n’envoyez pas de notification, cliquez sur Terminer.

      Si l’option Avertir l’initiateur de l’état de l’approbation par messagerie électronique est sélectionnée, une notification par messagerie distincte s’affiche, adressée à l’initiateur. Cliquez sur Envoyer pour transmettre la notification.

  5. Enregistrez le document PDF.

    Remarque :

    Si vous utilisez le bouton de barre d’outils Envoyer par messagerie  afin d’envoyer le document PDF, ce dernier cesse de faire partie du flux de tâches. Conséquence : Le destinataire du message ne bénéficiera plus des options d’approbation.

Rejet d’un document PDF

Si le document PDF reçu dans le cadre d’une demande d’approbation ne répond pas aux conditions requises pour l’approbation, servez-vous des options disponibles sur la barre de message du document pour rejeter le document et le renvoyer à l’initiateur. En cas de rejet d’un document PDF, le flux de tâches d’approbation doit être relancé.

  1. Ouvrez le fichier PDF joint au message électronique de l’invitation à la procédure d’approbation.
  2. Cliquez sur le bouton Rejeter sur la barre de message du document.
  3. Dans la boîte de dialogue Rejeter le document et envoyer une notification, saisissez l’adresse électronique de l’initiateur dans la zone A. Si l’option Avertir l’initiateur de l’état de l’approbation par messagerie électronique est activée, un message distinct est adressé à l’initiateur. Cliquez sur Envoyer.
  4. Cliquez sur Envoyer lorsque le message s’affiche.

Ajout ou modification d’informations d’identité pour un tampon numérique

  1. Dans le menu des tampons du panneau Annotations, choisissez Afficher la palette Tampons.
  2. Dans la palette Tampons, sélectionnez Tampons d’identité numériques, cliquez sur votre tampon avec le bouton droit de la souris, puis choisissez Modifier l’identité.
  3. Dans la boîte de dialogue Configuration de l’identité, renseignez ou modifiez les champs Nom, Titre, Société, Service et Adresse électronique, puis cliquez sur Terminer.

Remarque :

Vous pouvez également modifier vos informations d’identité à partir de la boîte de dialogue Préférences. Sous Catégories, sélectionnez Identité.

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