Gestion des commentaires

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Remarque :

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Affichage des commentaires

La liste des commentaires présente l’ensemble des commentaires ajoutés au fichier PDF, ainsi qu’une barre d’outils assurant des fonctions communes telles que le tri et le filtrage et autres options de commentaire.

Le panneau de tâches Commentaires contient la liste des commentaires.

Affichage de la liste des commentaires

  1. Choisissez Commentaire > Liste des commentaires.
  2. A l’aide du menu Options situé en haut de la liste des commentaires, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Développez ou réduisez les commentaires. Dans le menu contextuel Liste des commentaires, cliquez sur Tout développer ou sur Tout réduire. Pour développer ou réduire un commentaire, cliquez sur le signe plus ou moins qui le précède.

    • Détachez la liste des commentaires, puis affichez -la dans sa propre fenêtre.

    • Importation et exportation de commentaires.

    • Créez ou imprimez le résumé des commentaires.

    • Exportez vers Word ou AutoCAD.

    • Spécifiez les préférences de commentaires.

Tri des commentaires

Vous pouvez trier les commentaires de la liste par auteur, page, type, date, état coché ou non coché ou état par personne. Dans la série des réponses, seul le premier message est trié. Les messages de réponse sont répertoriés dans la même catégorie que le premier message de la série.

  1. Choisissez Commentaire > Liste des commentaires.
  2. Choisissez une option dans le menu de tri  de la liste des commentaires.

Tri des commentaires

Vous pouvez choisir de masquer ou d’afficher les commentaires suivant leur type, le réviseur (auteur), leur état ou la présence d’une coche. Le filtrage a une incidence sur l’affichage des commentaires aussi bien dans la fenêtre du document que dans la liste des commentaires. Lorsque vous répertoriez ou imprimez les commentaires, vous pouvez décider d’inclure ou non les commentaires masqués. Lorsque vous masquez un commentaire de note accompagné d’une réponse, toutes les autres réponses de la série sont également masquées.

Remarque :

dans le cadre d’une révision par messagerie électronique, les commentaires masqués ne sont pas inclus lors de l’envoi des commentaires à l’initiateur.

  1. Dans le menu Trier les commentaires  de la liste des commentaires, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour supprimer tous les filtres, choisissez Afficher tous les commentaires. Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches Ctrl+8 (Windows) ou Commande+8 (Mac OS).

    • Pour masquer tous les commentaires, choisissez Masquer tous les commentaires. Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches Ctrl+Maj+8 (Windows) ou Commande+Maj+8 (Mac OS).

    • Pour filtrer les commentaires, choisissez les catégories à afficher. Par exemple, si vous souhaitez uniquement afficher les notes que vous n’avez pas cochées, choisissez  > Type > Notes pour que seules les notes apparaissent, puis choisissez  > Cochés > Non cochés afin que seules les notes non cochées s’affichent.

    • Pour supprimer un filtre, choisissez l’option Tous pour les catégories masquées. Par exemple, si vous avez affiché uniquement les commentaires d’un réviseur spécifique, choisissez  > Réviseur > Tous.

    • Pour ouvrir toutes les fenêtres de note, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une annotation et choisissez Ouvrir toutes les fenêtres (disponible uniquement si la liste des commentaires est fermée).

    • Pour fermer toutes les fenêtres de note, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une annotation et choisissez Réduire toutes les fenêtres. (disponible uniquement si la liste des commentaires est fermée).

Réponse aux commentaires

Remarque :

Dans Reader, les outils de commentaire sont uniquement disponibles pour les fichiers PDF dans lesquels la fonction de commentaires a été spécifiquement activée. Les fichiers PDF soumis à une procédure de révision incluent habituellement des droits de commentaire.

La fonction de réponse aux commentaires est particulièrement utile dans les révisions partagées, lorsque les participants peuvent lire les commentaires des uns et des autres. L’initiateur de la révision peut aussi s’en servir pour tenir les réviseurs informés du traitement de leurs suggestions. Si un ou plusieurs réviseurs répondent à un message, le lot de réponses est appelé série. Les deux premières réponses d’une série apparaissent dans la fenêtre contextuelle de la note. Dans la liste des commentaires, toutes les réponses sont affichées. Les réponses sont décalées sous le commentaire d’origine. Le nombre de réponses reçues pour un commentaire s’affiche dans un cadre lorsque vous pointez sur le commentaire.

Les réponses figurent directement sous le commentaire, dans la fenêtre contextuelle de la note et dans la liste des commentaires.

A. En-tête de la réponse B. Menu Options C. Option de réponse dans la liste des commentaires 

Réponse dans la fenêtre contextuelle de la note

  1. Ouvrez la fenêtre contextuelle de la note du commentaire.
  2. Dans le menu Options, choisissez Répondre.
  3. Saisissez votre réponse dans la zone qui s’affiche.

Réponse dans la liste des commentaires

  1. Sélectionnez un commentaire dans la liste des commentaires.
  2. Dans le menu Options, choisissez Répondre.
  3. Saisissez votre réponse dans la zone qui s’affiche.

Suppression d’une réponse

Si vous supprimez un commentaire accompagné d’une réponse, seul le commentaire est supprimé. Toutes les réponses demeurent dans le fichier PDF et la série est conservée. La première réponse passe en commentaire.

  1. Dans la fenêtre contextuelle de la note, cliquez sur la réponse avec le bouton droit de la souris et choisissez Supprimer.

Définition d’un état ou d’une coche

Remarque :

dans Reader, les outils de commentaire sont uniquement disponibles pour les fichiers PDF dans lesquels la fonction de commentaires a été spécifiquement activée. Les fichiers PDF soumis à une procédure de révision incluent habituellement des droits de commentaire.

Les états et les coches sont utiles pour effectuer le suivi des commentaires que vous avez lus ou sur lesquels une intervention est requise. Sous Windows, l’état ou la coche permet de désigner les commentaires à exporter vers un document Word. En configurant l’état de la révision, vous pouvez afficher ou masquer un groupe de commentaires et laisser les participants à la révision libres de leur traitement du commentaire. Une fois l’état de la révision spécifié, vous ne pouvez pas le masquer dans le commentaire, dans la liste des commentaires, même si vous définissez l’état de la révision sur Aucun. Les coches servent uniquement à votre usage personnel et ne s’affichent pas lorsque d’autres utilisateurs affichent le document PDF, à moins que vous ne modifiiez l’état des commentaires.

Définition d’un état

  1. Sélectionnez le commentaire dans la liste des commentaires et cliquez avec le bouton droit de la souris pour afficher le menu des options. Choisissez ensuite une option dans le menu Définir l’état.

    L’état de la révision apparaît sous le commentaire, avec le nom de la personne qui a défini cet état. Si un autre réviseur définit l’état de révision du même commentaire, les deux états ainsi que le nom des deux réviseurs s’affichent dans la liste.

  2. Pour afficher l’historique des modifications d’un commentaire, cliquez sur l’icône de la note, l’annotation ou la barre de titre d’une fenêtre contextuelle avec le bouton droit de la souris, puis choisissez Propriétés. Cliquez sur l’onglet Historique des révisions.

Marquage des commentaires à l’aide d’une coche

  1. Dans la liste des commentaires, cliquez sur la case située en regard d’un commentaire pour y apposer une coche  .

Impression d’un résumé des commentaires

Le résumé de commentaires permet de répertorier de façon pratique tous les commentaires associés à un document PDF. Lorsque vous résumez des commentaires, vous pouvez soit créer un document PDF imprimable contenant les commentaires, soit imprimer directement le résumé. Ce résumé n’est ni associé, ni lié au document PDF dont les commentaires sont issus.

Options de mise en page pour résumés de commentaires

A. Document et commentaires avec connecteurs sur page unique B. Document et commentaires avec connecteurs sur pages distinctes C. Commentaires seuls D. Document et commentaires avec numéros d’ordre 

Par défaut, Acrobat imprime les documents PDF ainsi que tous les tampons qui y ont été apposés, le cas échéant. Pour maîtriser au maximum l’impression des commentaires, choisissez  > Imprimer avec le résumé des commentaires dans la liste des commentaires.

  1. Filtrez les commentaires pour afficher ceux qui vous intéressent dans le résumé. (Dans la liste des commentaires, cliquez sur le bouton Filtrer les commentaires et choisissez les catégories de commentaires voulues.)
  2. Pour maîtriser au maximum l’impression des commentaires, choisissez   > Imprimer avec le résumé des commentaires. Une autre solution consiste à créer un fichier PDF des commentaires distinct. Pour ce faire, choisissez   > Créer un résumé des commentaires.
  3. Dans la boîte de dialogue Créer un résumé des commentaires, procédez comme suit :

    • Choisissez la disposition du document et des commentaires. Les options disponibles dépendent de la disposition.

    • Choisissez la façon dont vous souhaitez trier les commentaires.

    • Indiquez une étendue et précisez si les pages sans commentaires doivent être incluses.

    • Indiquez si vous souhaitez inclure tous les commentaires dans le résumé ou uniquement les commentaires actuellement visibles.

  4. Cliquez sur Créer un résumé des commentaires.

Recherche d’un commentaire

Localisez un commentaire dans la liste en recherchant un mot ou une expression spécifique.

  1. Pour afficher la liste des commentaires, choisissez Commentaire > Liste des commentaires.
  2. Dans le champ Rechercher, spécifiez le mot ou l’expression que vous souhaitez rechercher.

La liste des commentaires affiche les commentaires qui correspondent aux critères de recherche ; le nombre de commentaires s’affiche sur l’en-tête du panneau.

Suppression des commentaires

Vous ne pouvez supprimer ni les commentaires des autres réviseurs dans le cadre d’une révision partagée ni les commentaires verrouillés.

Remarque :

Pour supprimer tous les commentaires d’un document PDF, choisissez Outils > Protection > Supprimer les informations cachées. Ensuite, supprimez les commentaires dans la boîte de dialogue. Cette fonction n’est pas disponible dans Reader.

Suppression d’un commentaire

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Sélectionnez le commentaire et appuyez sur la touche Suppr.

    • Dans la liste des commentaires, sélectionnez les commentaires que vous souhaitez supprimer, puis choisissez Supprimer dans le menu Options.

      Remarque : avant d’appuyer sur la touche Suppr, assurez-vous que le commentaire est sélectionné.

Déverrouillage d’un commentaire

  1. Cliquez sur le commentaire avec le bouton droit de la souris, puis choisissez Propriétés.
  2. Désactivez l’option Verrouillage.

Vérification orthographique de l’ensemble du texte des commentaires

Vous avez la possibilité de vérifier l’orthographe du texte saisi dans une fenêtre de commentaire ou dans un champ de formulaire. En revanche, il est impossible de vérifier l’orthographe du texte sous-jacent du document PDF.

  1. Choisissez Edition > Vérifier l’orthographe > Dans les commentaires, champs et texte modifiable. Si le document PDF est ouvert dans un navigateur Web, assurez-vous que la barre d’outils de modification soit ouverte et cliquez sur le bouton Orthographe des commentaires et des champs de formulaire  .
  2. Cliquez sur Commencer.
  3. Pour modifier un mot, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Modifiez le mot sélectionné. Pour annuler la modification, cliquez sur le bouton d’annulation et pour l’accepter, cliquez sur Modifier.

    • Cliquez deux fois sur l’une des suggestions.

    • Sélectionnez une suggestion, puis cliquez sur Remplacer. Cliquez sur Remplacer tout pour remplacer chaque occurrence du mot non reconnu par la suggestion sélectionnée.

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