A propos des révisions PDF gérées

Lors d’une révision gérée, un assistant vous permet de configurer la révision, de spécifier l’emplacement du document et d’inviter des participants. Vous n’avez pas à importer des commentaires, à activer la fonction de commentaires pour les utilisateurs de Reader, ni à effectuer un suivi manuel des réponses des réviseurs.

Remarque :

pour activer la fonction de commentaires pour les utilisateurs de Reader dans le cadre de révisions gérées, Acrobat Pro doit être installé sur votre ordinateur. Vous ne pouvez pas activer la fonction de commentaires pour les utilisateurs de Reader à l’aide d’Acrobat Standard.

Acrobat propose deux types de révisions gérées : les révisions partagées et les révisions par messagerie électronique. Chacun des types de révision est associé à un assistant qui vous aide à diffuser un fichier PDF accompagné d’outils spéciaux et d’instructions aux réviseurs.

Le dispositif de suivi permet de suivre toutes les révisions gérées. Il permet d’accéder au fichier PDF et aux informations relatives à la révision et à ses participants. Grâce au dispositif de suivi, l’initiateur d’une révision peut modifier l’échéance de cette dernière ou y mettre fin, ou ajouter des réviseurs. Les participants sont avertis de la disponibilité de nouveaux commentaires, de la modification des échéances et de l’ajout de réviseurs, même si Acrobat est fermé. Le dispositif de suivi fournit également des informations sur l’état des erreurs de serveur.

Remarque :

il est impossible d’effectuer une révision gérée sur un porte-documents PDF.

Révision partagée

Les révisions partagées constituent la meilleure forme de collaboration puisque les participants peuvent lire les commentaires des autres et y répondre. Les commentaires des participants sont stockés dans un référentiel sur un serveur interne. Acrobat synchronise les commentaires à intervalles réguliers afin de télécharger les toutes dernières modifications. Les réviseurs sont avisés des nouveaux commentaires dès leur ajout, et peuvent consulter les commentaires des autres réviseurs et y répondre.

Révision partagée d’un fichier PDF
Grâce à la révision partagée, les destinataires peuvent facilement rejoindre la révision, partager leurs commentaires, suivre les révisions et obtenir des mises à jour régulières.

Remarque :

Pour les révisions partagées, les réviseurs doivent disposer d’Acrobat 8 ou version ultérieure ou de Reader 8 (ou version ultérieure) pour consulter les commentaires des autres réviseurs. Les réviseurs utilisant des versions antérieures d’Acrobat doivent envoyer leurs commentaires par messagerie électronique.

Révision par messagerie électronique

Les révisions par messagerie électronique sont idéales lorsque les réviseurs n’ont pas accès à un serveur commun ou lorsqu’une approche de révision collaborative des documents n’est pas indispensable.

Lors d’une révision par messagerie électronique, l’initiateur envoie un fichier PDF aux réviseurs sous la forme d’une pièce jointe. Les réviseurs ajoutent leurs commentaires et renvoient le document en cliquant sur le bouton Envoyer les commentaires de la barre de message du document. Une fois qu’il a reçu ces commentaires, l’initiateur peut les fusionner dans sa propre version du fichier PDF.

Le principal inconvénient des révisions par messagerie est que les participants n’ont pas accès aux commentaires des autres pendant la révision. Les initiateurs ne peuvent consulter les commentaires qu’après les avoir reçus.

Remarque :

les participants à une révision par messagerie électronique doivent disposer d’Acrobat 6.0 ou version ultérieure ou de Reader 7.0 ou version ultérieure.

Révision par messagerie électronique d’un fichier PDF
Lors d’une révision par messagerie électronique, les participants envoient leurs commentaires à l’initiateur, qui les fusionne dans la version principale du document PDF.

Choix d’une option de diffusion pour les révisions et les formulaires

Acrobat offre plusieurs options de diffusion dans l’assistant Envoyer en révision partagée et Diffuser le formulaire. Lors de votre choix, tenez compte des points suivants : quelles mesures de sécurité faut-il appliquer au fichier, quels serveurs ou sites web les destinataires pourront utiliser pour télécharger le fichier et comment souhaitez-vous recevoir les commentaires ou données de formulaire.

Serveur interne

Vous pouvez utiliser un emplacement de serveur interne si les destinataires travaillent à l’abri d’un pare-feu et bénéficient tous d’un accès à un serveur commun. Le serveur peut correspondre à un dossier réseau, à un espace de travail Microsoft SharePoint (Windows uniquement) ou à un dossier situé sur un serveur web. Vous avez la possibilité d’inclure un lien dans le fichier PDF que vous diffusez ou de l’envoyer en pièce jointe à un message électronique. Dans le cadre des révisions, Acrobat transfère les commentaires publiés sur le serveur. Pour les formulaires, les réponses sont stockées sur votre disque dur à mesure qu’elles sont renvoyées.

Remarque :

Les dossiers du serveur web dossiers ne sont pas disponibles pour la diffusion de formulaires.

Lorsque vous définissez votre propre serveur, l’assistant vous invite à enregistrer un profil réunissant l’emplacement serveur et les options de diffusion de votre choix. Lors de la diffusion suivante, l’assistant vous propose de choisir le profil enregistré.

Envoyer par messagerie

L’assistant de diffusion de formulaires offre une option permettant d’envoyer le formulaire sous forme de pièce jointe. Vous pouvez envoyer le formulaire à partir de votre propre client de messagerie ou d’un système de messagerie web. Vous pouvez également utiliser l’assistant pour créer un message électronique auquel le fichier de formulaire est joint. Une fois que les destinataires ont rempli et renvoyé le formulaire, les réponses reviennent dans votre boîte de réception. Chaque réponse est copiée dans un fichier réponse du porte-documents PDF, que vous pouvez organiser et exporter vers une feuille de calcul.

L’assistant Envoyer en révision partagée permet d’envoyer un lien vers le fichier PDF par courrier électronique ou de joindre le fichier PDF au message électronique.

Activer la fonction de commentaires pour les utilisateurs de Reader (Acrobat Pro)

Lorsque vous attribuez des droits de saisie de commentaires sur un fichier PDF, les utilisateurs de Reader 8 peuvent participer aux révisions de ce fichier PDF. Lorsqu’un tel fichier PDF s’ouvre dans Reader, il comprend une barre de message du document et des outils de commentaires qui sont autrement indisponibles.

Lorsque vous initiez une révision gérée, les droits de commentaires sont automatiquement activés. Si vous n’utilisez pas la révision gérée (par exemple, si vous envoyez directement le fichier PDF par courrier électronique), vous pouvez tout de même activer ces droits.

  • Ouvrez le fichier PDF, puis choisissez Fichier > Enregistrer sous un autre > Fichier PDF étendu Reader > Autoriser la saisie de commentaires dans Adobe Reader.

Remarque :

si vous activez la fonction de commentaires dans Reader pour un document signé numériquement, la signature est invalidée.

Sélection d’une application de messagerie électronique pour les révisions

Les révisions par messagerie électronique et l’envoi de commentaires nécessitent une application de messagerie électronique et une connexion à un serveur de messagerie ou un compte de messagerie web. Acrobat prend en charge la plupart des applications de messagerie. Si vous avez plusieurs applications de messagerie installées sur votre ordinateur, vous pouvez préciser celle à démarrer lorsque Acrobat envoie un fichier PDF. Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Sous Windows, cliquez deux fois sur Options Internet dans le panneau de configuration. Dans la boîte de dialogue Propriétés d’Internet, cliquez sur l’onglet Programmes, puis sélectionnez votre application de messagerie favorite. Redémarrez Acrobat pour activer la modification.

  • (Windows) Modifiez les options MAPI dans l’application de messagerie. Acrobat et Reader utilisent l’interface MAPI (Messaging Application Program Interface) pour communiquer avec l’application de messagerie. La plupart des applications de messagerie sont dotées d’options MAPI qui gèrent ces communications. Pour plus de détails sur la configuration de l’application de messagerie, voir l’aide qui s’y rapporte.

  • Sous Mac OS, dans Messagerie, choisissez Messagerie > Préférences, sélectionnez Général, puis choisissez votre application de messagerie favorite dans le menu Logiciel de courrier par défaut. Redémarrez Acrobat pour activer la modification. Si l’application voulue n’est pas proposée, cliquez sur Sélectionner dans le menu déroulant et parcourez l’arborescence pour la localiser. Si vous sélectionnez une application qui ne figure pas dans la liste des lecteurs de messages électroniques par défaut, il se peut qu’Acrobat ne la prenne pas en charge.

Configuration d’un serveur

Si vous diffusez un fichier PDF à partir d’un emplacement serveur personnalisé, vous pouvez utiliser un dossier réseau, un serveur Windows dotés des services Microsoft SharePoint ou un dossier de serveur web. Les participants doivent disposer d’un accès en lecture et en écriture au serveur spécifié. Demandez à l’administrateur réseau de fournir un emplacement approprié au stockage des commentaires sur le serveur. Aucun logiciel supplémentaire n’est nécessaire pour configurer le serveur.

Remarque :

Les dossiers du serveur Web dossiers ne sont pas disponibles pour la diffusion de formulaires.

Si tous les destinataires font partie d’un réseau local, les dossiers réseau et les serveurs SharePoint sont les plus adaptés pour constituer un serveur de commentaires. Les dossiers réseau représente généralement la solution la plus économique et la plus fiable. Pour initier une révision sur un serveur SharePoint, l’initiateur doit utiliser Windows ; les participants ont toutefois la possibilité de travailler sous Windows ou Mac OS.

Il est préférable de réserver les serveurs WebDAV (serveurs Web utilisant le protocole WebDAV) aux situations où les réviseurs se trouvent à l’extérieur d’un pare-feu ou d’un réseau local.

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