Удаление получателей из соглашений в процессе выполнения

Удаляйте получателей из соглашений, которые уже находятся в процессе, без отмены или повторного создания соглашения, экономя время и предотвращая дублирование транзакций.

В соглашениях, которые уже находятся в состоянии «в работе», один или несколько получателей могут удаляться из всего цикла подписания.

• Можно удалить любого получателя, который еще не участвовал в соглашении.
• Отдельных получателей можно удалять из групп получателей, оставляя других членов группы без изменений.
• Если получатель является одним из нескольких, кто еще не выполнил свое действие, он удаляется без уведомления, а назначенные ему поля (если таковые имеются) также удаляются.
• Если удаленный получатель является последним участником соглашения, статус соглашения обновляется на «Завершено», и автоматизация любых действий, выполняемых после подписания, выполняется в нормальном режиме.

Возможность разрешать отправителям удалять пользователя является частью элементов управления Изменение соглашений и включается отдельно от параметра изменения файлов соглашения.

Преимущества

• Избегайте отмены и повторного создания соглашений для внесения изменений в список получателей.
• Сохраняйте целостность аудита при удалении получателей, которые больше не нужны.
• Повышайте эффективность работы отправителя и сокращайте использование транзакций.
• Сохраняйте информацию о получателях и согласованно назначайте поля форм в разных версиях.

Конфигурация

Доступность

• Acrobat Standard и Acrobat Pro: не поддерживается
• Acrobat Sign Solutions: поддерживается
• Acrobat Sign for Government: не поддерживается

Диапазон настроек

Эту функцию можно настроить на уровнях учетной записи и группы. Подробнее об элементах управления доступом для администратора.

Чтобы получить доступ к этой функции, в меню администраторов для настройки выберите Параметры отправки > Изменение соглашений.

Принцип работы

Когда вы выбираете Изменить соглашение на странице Управление, соглашение переходит в состояние На пересмотре.
В этом состоянии:

• Отправитель может удалять получателей на странице создания, нажав значок удаления.
  • Получатели, которые уже подписали документ, остаются заблокированными и не могут быть удалены.
  • Получатели, которые еще не подписали документ, могут быть удалены или изменены, если такое изменение не меняет основной рабочий процесс (последовательный, параллельный или гибридный).
• Удаленные получатели немедленно теряют доступ к соглашению.
• Все поля, назначенные удаленному получателю, удаляются из соглашения.
• Обновленные получатели увидят возобновление соглашения после завершения проверки.

После сохранения изменений соглашение возвращается в состояние В процессе.

Поведение соглашения

• Статус «На пересмотре»: указывает на то, что отправитель активно изменяет соглашение со статусом «Выполняется».
• Ограничения основного рабочего процесса: изменения, которые корректируют тип рабочего процесса (например, изменяют последовательный на параллельный), блокируются по юридическим и техническим причинам.
• Уведомления.
  • Получатели, которые уже подписали документ, не получают новых уведомлений.
  • Получатели, которым отправлено сообщение электронной почты «Пожалуйста, подпишите документ» и которые были после этого удалены, получают уведомление по электронной почте о том, что для них доступ к соглашению прекращен.
  • Получатели, которым отправлены уведомления, если порядок подписания изменяется, и они являются «следующими в очереди подписания».
  • Если последний получатель удален и соглашение переходит в завершенное состояние, отправитель получает уведомление о завершении.

Журнал аудита и уведомления

Для обеспечения прозрачности и соответствия требованиям каждое действие по управлению получателями фиксируется в отчете об аудите соглашения и отображается в списке действий.

Записи журнала аудита

Когда получатели удаляются, журнал аудита записывает, кто внес изменения, когда это произошло и какие получатели были затронуты (например, получатель Иван Иванов (john.doe@example.com) удален Марией Петровой.)

Журнал аудита сохраняет полную историю всех участников, включая удаленных, для сохранения полной записи о действиях в отношении соглашения.

Видимость списка действий

Раздел Действия в сведениях о соглашении показывает те же события управления получателями в реальном времени, незамедлительно предоставляя как отправителям, так и администраторам подтверждение успешного применения изменений.

Ограничения

Управление получателями для активных соглашений применяется только к рабочим процессам Запроса подписи. Следующие функции не поддерживаются:

• Соглашения с двумя или менее получателями.
• Соглашения с подписантами с нотариально заверенными подписями.
• Соглашения, созданные с помощью процессов Пакетная отправка и Настраиваемый рабочий процесс.
• Рабочие процессы Заполнение и подписание, Структурированное представление самостоятельного подписания, веб-формы и Рукописная подпись.
• Соглашения с ограниченной видимостью документа.
• Следующие типы полей не поддерживаются: флажки, группы флажков, переключатели, раскрывающиеся списки и блоки подписи.
  •  Это ограничение применяется только, когда эти поля назначены получателю, который еще не выполнил свое действие. Как только получатель выполняет свое действие, поля сводятся и больше не считаются неподдерживаемыми объектами полей.   
• Версии клиента Salesforce после версии 25.5 несовместимы. Интеграции, использующие версии Salesforce после версии 25.5, сохранятся, но они не смогут использовать эту функцию.
  • Клиентам рекомендуется обновиться до последней версии.

Выявленные неполадки и временные пути решения

Ошибка изменения основного рабочего процесса
При удалении получателей Acrobat Sign проверяет, повлияет ли это изменение на рабочий процесс соглашения (например, сокращение последовательного порядка до одного получателя). В этом случае операция блокируется и появляется информационное сообщение. Чтобы продолжить, отмените соглашение и создайте новое с правильной маршрутизацией.

Видимость при пересмотре
Пока соглашение пересматривается:

• Отправители и предыдущие получатели видят его в разделе В процессе фильтр на странице Управление со статусом На пересмотре.
• Получатели, ожидающие подписания, видят его в разделе Ожидает меня с тем же статусом.
• Удаленные получатели больше не могут получать доступ к соглашению или загружать его.

Конфликты, связанные с видимостью документа
В соглашениях с ограниченной видимостью документов или ограничениями для каждого получателя могут появляться ошибки при удалении получателей. Если удаление не удается, проверьте настройки видимости документа или отключите LDV перед повторной попыткой.

Застряло в состоянии На пересмотре
Если браузер закрывается во время изменения, соглашение может остаться в состоянии На пересмотре. Чтобы продолжить, найдите соглашение в разделе Черновики или В процессе и выберите Изменить соглашение для продолжения редактирования или завершения обновления.