Kullanıcı Kılavuzu İptal

Toplu Halde Gönder'e genel bakış

 İçindekiler

Adobe Acrobat Sign Kılavuzu

Yenilikler

Başlayın

Yönetim

Sözleşmeleri Gönderme, İmzalama ve Yönetme

Gelişmiş Sözleşme Özellikleri ve İş Akışları

Diğer ürünlerle entegrasyon

Acrobat Sign Developer

Destek ve Sorun Giderme

Toplu Halde Gönder'e genel bakış

Toplu Halde Gönder (SiB) özelliği, kullanıcıların bir sözleşmenin tek kullanımlık "üst" şablonunu oluşturmasına ve alıcıların bir listesini sağlamasına olanak tanır. Toplu Halde Gönder işlemi gönderildiğinde her alıcı kaydı için bir "alt" sözleşme oluşturulur. 1.000 adede kadar alt işlem gerçekleştirilebilir. Tüm alt sözleşmeler ayrı sözleşmelerdir ve oluşturulan diğer sözleşmeler kadar otonomdur.

Ancak alt sözleşmelerin tümü aynı üst şablondan oluşturulduğundan kullanıcılar, Yönet sayfasında Toplu Halde Gönder üst işlemini inceleyebilir ve alt sözleşmelerin genel durumunu gözden geçirebilir.

Alıcı kayıtlarının listesini şablona eklemek için iki yöntem vardır:

  • Manuel: Bu kullanım durumunda gönderen, kullanıcı e-posta adreslerini manuel olarak yazar (veya yapıştırır).
    • Bu seçenek, alıcı sayısını bir harici alıcıyla sınırlar.
    • Gönderen, harici alıcı imzaladıktan sonra isteğe bağlı bir alıcı olarak dahil edilebilir. 
  • Virgülle Ayrılmış Değer (CSV) dosyası yükleme: CSV, her satırın bir alıcı kaydı olduğu, çeşitli sütunların sözleşmenin özelliklerini tanımladığı ve bunların her birinin sözleşmenin alıcıları için kişiselleştirilebildiği bir elektronik tablodur. Bu seçenek, gönderene sözleşmenin alıcılar için nasıl özelleştirilebileceği konusunda çok daha geniş bir kontrol sağlar. CSV dosyası yönteminin avantajları şunlardır:
    • Birden fazla alıcınız olabilir. (Sözleşme başına en fazla 100)
    • Alıcı başına kişiselleştirme:
      • Alıcı adı
      • Rol
      • Kimlik doğrulama yöntemi
      • Özel alıcı mesajı
    • Sözleşme düzeyinde özelleştirmeler:
      • Sözleşme adı
      • Yerelleştirme
      • Genel sözleşme mesajı
      • Sona erme tarihi
      • İmza akışı
    • CSV'nin sözleşmedeki bir alana değer eklediği özel birleştirme alanları, alıcıya özgü ayrıntıların (ör. açık adres, mal veya hizmet listesi, fiyatlar ve indirimler) sözleşmeye eklenmesine olanak tanır.

Kullanılabilirlik:

Toplu Halde Gönderme, Acrobat Pro ve Acrobat Sign Solutions lisans planları için kullanılabilir.

Yapılandırma kapsamı:

Toplu Halde Gönder kontrolleri, hesap ve grup düzeylerinde etkinleştirilebilir.

Toplu Halde Gönder için raporlama

Toplu Halde Gönder'e dahil edilen sözleşmeler için rapor verileri oluşturmak üzere çeşitli seçenekler sunulur. Kullanılan seçenek, toplamak istediğiniz bilgi türüne bağlıdır.

Toplu Halde Gönder üst nesnesine açık bir şekilde bağlı olan tüm raporlara, Toplu Gönderiler filtresi seçilerek ve ardından incelemek istediğiniz belirli Toplu Halde Gönder üst şablonu açılarak Yönet sayfasından erişilebilir.

Yalnızca temel tamamlama oranını incelemek veya tek bir sözleşmeyi bulmak için ayrıntılı arama yapmak istiyorsanız Sözleşmeler özet tablosunu Eylemler listesinde bulabilirsiniz.

Etkinlik Raporunu Görüntüle eylemi kullanılarak tüm alt sözleşmelerin yazdırılabilir bir tablosu oluşturulabilir.

Alıcı başına tam alan düzeyinde girişle birlikte sözleşmenin CSV tabanlı tanımını, Form Alanı Verilerini İndirin eylemini kullanarak alabilirsiniz.

Standart raporlama ortamı, yazdırılabilir tablolarla grafikler üretebilir ve CSV formatında alan düzeyinde veriler sağlar.

Tamamlanan tüm alt sözleşmeleri Yönet sayfasından indirme

Toplu Halde Gönder işlemi gönderildikten ve alıcılar alt sözleşmeleri tamamlamaya başladıktan sonra gönderen, üst işlemle ilgili tamamlanan sözleşmeleri Yönet sayfasından indirebilir.

İndirme işlemi tetiklendiğinde, yalnızca Tamamlandı durumundaki sözleşmeler indirilir. İptal edilen, reddedilen, süresi dolan ve devam eden sözleşmeler indirilmez.
Talep başına en fazla 1,5 GB veri indirilebilir.

"Tamamlanan Sözleşmeleri İndir" eylemi vurgulanmış olarak Toplu Halde Gönder işlemini görüntüleyen Yönet sayfası.

İndirme işlemi, talep eden kullanıcının yerel sistemine bir zip dosyası iletir. Dosya adı, sonuna bir işlem numarası eklenmiş olarak Toplu Halde Gönder işleminin adına dayalıdır.

Tamamlanan sözleşmeler zip dosyasının içinde yer alır. Her dosya, her alt sözleşmenin işlem kimliğine göre adlandırılır. Denetim raporları Yönet sayfasından indirildiğinde eklenmez ancak indirme API aracılığıyla başlatılırsa istenebilir.

Adı vurgulanmış olarak bir zip dosyası örneği ve zip dosyasının içinde bulunan gerçek PDF'ler.

Not:
  • İndirme işlemini iptal edeceği için indirme işlemi sırasında ekrandan ayrılmayın veya başka işlemler yapmayın.
  • Altı dakikadan uzun süren indirme işlemleri otomatik olarak iptal edilir. İndirme işlemini en az bir kez yeniden başlatmayı deneyin. Hata devam ederse çözüm, her öğeyi ayrı ayrı indirmektir.
  • Şu anda indirilen sözleşmeler için raporlama yok. Bazı sözleşmelerin indirilmediğini fark ederseniz indirme işlemini tekrar deneyin.

En iyi uygulamalar

Temel belgeleriniz için iyi test edilmiş şablonlar kullanın. Bu durum, özellikle birden fazla alıcınız varsa kritik önem taşır. Alanların doğru şekilde atandığından ve yararlı doğrulamalarla doğru içeriğin yakalandığından emin olmak için alan düzeyinde birkaç test yapılması, yüzlerce bağımsız sözleşmeyi iptal etmekten çok daha az zaman alır.

Şablonlarınızı oluştururken anlamlı alan adları kullanın. Böylece raporlamanız anlamlı sütun başlıkları döndürür. 

Veri Yönetimiyle ilgili yapılandırma hususları

Toplu Halde Gönder, SiB şablonu tarafından oluşturulan alt sözleşmelerin sayısına göre gönderenin kaç bildirim alacağını belirleyen "kaplama" adlı bir özelliğe sahiptir. Varsayılan değer üçtür, yani gönderen yalnızca üç veya daha az alt sözleşme oluşturulduğunda bilgilendirilir. Kaplama ayarı müşterilere açık değildir ve yalnızca Acrobat Sign destek ekibi tarafından değiştirilebilir.

Veri Yönetimi, bir sözleşmenin sonlanma durumuna (Tamamlandı, İptal Edildi veya Süresi Doldu) ulaştıktan sonra Acrobat Sign sisteminden ne kadar sürede silineceğini belirler.

Toplu Halde Gönder işlemiyle gönderilen tamamlanmış sözleşmelerle etkileşim kurması gereken müşteriler, Veri Yönetimi tarafından sistemden otomatik olarak silinmeden önce alt sözleşmelerinin "Tamamlandı" bildirimlerini aldıklarından emin olmak için kaplama değerini artırmak isteyebilir (muhtemelen "sınırsız" bir değere).

İpucu:

Sözleşmeler veri yönetimi kuralları nedeniyle silindiğinde ortaya çıkabilecek eksikliklere karşı koruma sağlamak ve kullanıcıların manuel iş yükünü azaltmak amacıyla tamamlama sonrası etkinlikleri otomatikleştirmek için Power Automate entegrasyonu araştırılmaya değer bir konudur.

Bilinmesi gereken noktalar

  • Yeni Toplu Halde Gönder arabirimi hâlâ geliştirme aşamasındadır ve gelecek sürümlerde daha fazla seçenek sunulması beklenmektedir (ör. ek kimlik doğrulama yöntemleri, sözleşme tanımlı CC'ye eklenen taraflar, sözleşme tanımlı hatırlatıcılar).
  • Toplu Halde Gönder'in klasik sürümünde bulunan Önce Gönderen İmzalayacak seçeneği şu anda yeni sürümde bulunmamaktadır ancak gelecekteki bir sürümde manuel işlem olarak yayınlanması beklenmektedir. CSV yükleme yöntemini kullanan müşteriler, gönderenin imzalaması gereken her kayıtta göndereni alıcı olarak CSV'ye eklemelidir.
  • Grup seçicinin değiştirilmesi, gönderenin sayfasındaki logoyu değiştirmez. Sonraki e-postalarda ve imzalama deneyiminde, sözleşmenin gönderildiği grup için doğru logo kullanılır.
  • Bir Toplu Halde Gönder işleminin tüm alt sözleşmelerinin (üst) şablon düzeyinde iptal edilmesi, yalnızca hiçbir alt sözleşme imzalanmamışsa mümkündür. Herhangi bir alt sözleşme imzalanırsa İptal etkinliği şablonun arabiriminden kaldırılır ve mevcut sözleşmelerin sözleşme düzeyinde iptal edilmesi gerekir.
  • CSV dosyası seçeneğinde çok sayıda isteğe bağlı alan vardır ancak yalnızca bir e-posta gereklidir. CSV sürecine aşina olunması, daha gelişmiş alan seçeneklerini (birleştirme alanları gibi) daha az göz korkutucu hale getirir ve CSV'nin sunduğu daha değerli olanakların önünü açar.

Daha hızlı ve daha kolay yardım alın

Yeni kullanıcı mısınız?