建立 PDF 索引

若要在冗長的 PDF 檔案中加速搜尋程序，您可以在文件中加入字詞的索引。與搜尋實際文件相比，Acrobat 搜尋此索引的速度更快。PDF 檔案的所有副本都包含此索引。使用者可以使用索引搜尋 PDF，整個程序與搜尋沒有嵌入索引的 PDF 一樣。

新增索引至 PDF

更新或移除 PDF 中的索引

關於編目功能 (Acrobat Pro)

您可以將特定的 PDF 群組定義為「編目」，為整個文件集合建立統一的索引。當使用者搜尋編目的 PDF 以尋找特定資訊時，索引將大幅提昇搜尋效率。

如果您透過光碟片傳遞文件集合，您可以在 PDF 中納入索引。

您可以編目使用西歐、中文、日文和韓文字元的文件。您可以構建索引的項目包括文件文字、注釋、書籤、表格欄位、標籤、物件和文件元資料、附件、文件資訊、數位簽名、影像 XIF (擴展影像檔案格式) 元資料和自訂文件內容。

準備要構建索引的 PDF (Acrobat Pro)

若要在 PDF 中建立索引，首先請建立包含完整 PDF 的資料夾，其中包含連結、書籤和可搜尋文字等電子功能。對於掃描的文件，請確認文字為可搜尋狀態。最好是將篇幅較長的文件分解為篇幅較短的章節檔案，以提昇搜尋效率。新增資訊至文件內容也會提升搜尋能力。

構建文件集合的索引之前，先在磁碟機或網路伺服器磁碟區上設定文件結構，並確認跨平台檔案名稱。跨平台檔案名稱可能會被截斷而難以在搜尋中擷取。請遵循這些準則以避免此問題：

• 依照 MS-DOS® 檔案命名慣例 (檔名不超過八個字元，副檔名為三個字元) 重新命名檔案、資料夾和索引；如果您要使用 ISO 9660 格式的光碟片發送文件集合和索引就更應如此。
  
• 從檔案和資料夾名稱中移除延伸字元，如重音字元和非英文字元。(「編目」功能使用的字型不支援字元碼區 133-159。)
• 禁止在供 macOS 使用者搜尋的索引中使用過多嵌套資料夾或超過 256 個字元的路徑。
• 如在 OS/2® LAN 伺服器上使用 macOS，請將 IBM® LAN Server Macintosh (LSM) 配置為強制執行 MS-DOS® 檔案命名慣例，或僅為 FAT (檔案配置表) 磁碟區構建索引。(HPFS [高效能檔案系統] 磁碟區可能包含無法擷取的長檔名。)
• 如果文件結構包括您不準備檢索的子資料夾，您可以在構建索引時排除這些子資料夾。

在文件內容中新增中繼資料 (Acrobat Pro)

要使 PDF 易於搜尋，您可以在文件內容中新增檔案資訊，即所謂的「元資料」。(您可以選擇「檔案 > 內容」，按一下「描述」標籤，查看目前開啟的 PDF 內容。)

新增文件內容資料時，請考量以下 Adobe Recommendations：

• 在「標題」欄位中使用描述準確的標題。文件的檔案名稱應顯示在「搜尋結果」對話方塊中。
• 總是為相似的資訊採用相同的選項 (欄位)。例如，不要在某些文件的「主題」選項中新增重要資訊，以及不要在其它文件的「關鍵字」選項中新增重要資訊。
• 使用簡單一致的術語來表示相同的資訊。例如，請不要以「生物學」命名某些文件，同時以「生命科學」命名其它文件。
• 使用「作者」選項來標識文件的責任方。例如，僱用原則文件的作者可能隸屬於人力資源部。
• 如果您使用文件部件號碼，請作為「關鍵字」來新增。例如，在「關鍵字」中新增「doc#=m234」可從特定主題下數百個系列文件中標明特定文件。
• 請使用「主題」或「關鍵字」選項 (既可單獨使用，亦可共同使用)，以依照類型分類文件。例如，您可以在單個文件中以「狀態報告」作為「主題」項，以「月報」或「週報」作為「關鍵字」項。
• 如果您接受過專門的 Adobe PDF 培訓，您可以在建立索引時定義自訂資料欄位，如「文件類型」、「文件編號」和「文件識別碼」。僅建議進階使用者可如此執行，但 Acrobat 完整說明不涉及這一方面的內容。

建立集合的索引 (Acrobat Pro)

如果您建置新的索引，Acrobat 將建立以「.Pdx」作為副檔名的檔案和新的支援資料夾，後者包含一個或者多個以「.idx」為副檔名的檔案。IDX 檔案包含索引條目。所有這些檔案均必須具備，使用者才可以搜尋索引。

查看索引選項

• 不納入數字：選取此選項，會從索引中排除在文件中顯示的所有數字。排除數字可極大地降低索引大小，提昇搜尋速度。
• 新增 ID 至 Adobe PDF v1.0 檔案：如果您的集合包含由 Acrobat 2.0 以前的版本 (它們無法自動新增識別碼) 建立的 PDF，請選擇此選項。當 macOS 的長檔案名稱因變更為 MS-DOS® 檔案名稱而被截斷時，Acrobat 需要 ID 碼來進行識別。Acrobat 2.0 及更高版本可自動新增識別碼。
• 搜尋時不警告已變更的文件：如果沒有選定此選項，當您搜尋自從上一次建置索引後發生變更的文件時，Acrobat 將顯示訊息。
• 自訂屬性：使用此選項可將自訂文件內容編入索引；只有您要構建索引的 PDF 中已存在的自訂文件內容才會編入索引。請鍵入內容，從「文字」選單選擇，然後按一下「新增」。當您搜尋構建後的索引時，這些內容將作為搜尋選項顯示在「搜尋 PDF」視窗的附加條件快顯視窗選單中。例如，如果您輸入自訂內容「文件名稱」，然後從「文字」選單選擇字串內容，搜尋索引的使用者就可以從「使用這些附加條件」選單中選擇「文件名稱」，以在自訂內容中搜尋。

• XMP 欄位：使用此選項可編入自訂 XMP 欄位。自訂 XMP 欄位被編入索引，且顯示在附加條件快顯視窗選單中。
• 停用字：使用此選項可從索引搜尋結果中排除特定字彙 (最多 500 個)。請鍵入字彙，按一下「新增」，並依照實際情況重複。排除字彙可使索引縮小 10%-15%。每一個停用字彙最多可包括 128 個字元，且大小寫須相符。
• 結構標記：使用此選項，就能搜尋具備標籤化邏輯結構文件中的頁面元素標記節點。

編目 ReadMe 檔案 (Acrobat Pro)

建立獨立的 ReadMe 檔案，並將其和索引一起放在資料夾中，是一個好辦法。此 ReadMe 檔案可以為大家提供關於索引的詳細資訊，例如：

• 構建索引的文件類型。

• 可支援的搜尋選項。

• 遭遇問題時的聯繫人或支援電話號碼。

• 從索引中排除的號碼和字彙清單。

• 包含 LAN 上索引所包括的文件的資料夾清單，或包含基於磁碟上索引所包括的文件的資料夾清單。您還可以包括每一個資料夾或文件內容的簡短說明。

• 每一個文件的值清單，如果您指派「文件資訊」欄位值。

  如果編目中包含特別多文件，請考量納入一個顯示每個文件指定值的總表。這個表可以是 ReadMe 檔案的一部分，也可以是單獨的文件。您配置完索引後，您可以使用該表格來保持一致性。

修訂索引 (Acrobat Pro)

您可以更新、重建或清除現有索引。

編目偏好設定 (Acrobat Pro)

您設定的構建索引的偏好設定將套用至所有後續構建的索引中。構建單個索引時，您可以在構建索引的過程中選擇新選項來忽略若干偏好設定。

在「偏好設定」對話方塊的「類別」下，選擇「編目」。許多選項和上文描述的構建索引過程中的選項一致。

索引更新排程 (Acrobat Pro)

若要自動化構建、重建、更新和清除索引的程序，您可以使用「編目」功能以及編目批次 PDX 檔案 (.Bpdx)。此檔案包含編目索引檔案路徑和標幟的清單。您可以使用 Windows® 排程器等排程應用程式，排定自動執行這些工作的時間與頻率。若要這麼做，只要在 Acrobat 中顯示 BPDX 檔案，Acrobat 就會依照 BPDX 檔案中的標幟重新建立索引。

若要使用 BPDX 檔案，請前往「偏好設定 > 編目」，然後選取「允許執行編目批次檔案 (.Bpdx)」核取方塊，以重新執行。

移動集合及其索引 (Acrobat Pro)

您可以首先在本地硬碟上建立並測試文件集合的索引，然後再將完成的文件集合轉移至網路伺服器或磁碟上。索引定義中包含索引定義檔案 (PDX) 和包含已構建索引的文件的資料夾之間的相對路徑。如果這些項對路徑沒有發生變更，您移動已構建索引的文件集合後無須重新構建索引。如果 PDX 檔案和包含已構建索引的文件的資料夾位於同一資料夾中，您僅需移動該資料夾即可保持相對路徑。

如果相對路徑發生變更，在您移動已構建索引的文件集合後必須建立索引。然而，您仍然可以使用原始 PDX 檔案。要使用原始 PDX 檔案，請首先移動已構建索引的文件。然後，請將 PDX 檔案複製到您要建立索引的資料夾，依照需要編輯要納入和排除的目錄及子目錄清單。

如果索引駐留的磁碟或伺服器與其所套用的文件集合完全分隔，無論是移動文件集合還是索引均將導致索引無效。如果您要將文件集合移至其它網路位置或光碟片，請在文件集合的同一位置構建索引。