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收集和管理 PDF 表格資料

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在新體驗中,工具會出現在畫面左側。

當您共用表格時,Acrobat 會自動產生 PDF 文件夾來收集使用者提交的資料。依預設,它會將此檔案儲存在與原始表格相同的資料夾,名稱為「filename_responses」。以下主題說明如何:

收集使用者資料

  1. 當使用者送出表格之後,開啟傳回的表格。
  2. 在「新增完成的表格至回應檔案」對話方塊中,選擇下列其中一個選項:

    • 新增至現有的回應檔案:此選項會在您最初使用「分發表格」精靈送出表格時建立的回應檔案中編譯資料。如有需要,請按一下「瀏覽」以尋找回應檔案。

    • 建立新的回應檔案:此選項會使用您指定的名稱和位置產生新的回應檔案。

  3. 選取「確定」。

    這會開啟回應檔案。所有新增至回應檔案的傳回表格,都會顯示為 PDF 文件夾的元件檔案。

新增使用者資料至現有的回應檔案

  1. 在 Acrobat 中開啟回應檔案。

  2. 在左側窗格中,選取「新增」。

  3. 在「新增傳回的表格」對話方塊中,選取「新增檔案」。

  4. 找出並選取傳回的表格,然後選取「開啟」。

  5. 請重複以上步驟,來併入任何其它資料夾中的傳回表格。完成後,選取「確定」。

一旦完成,每個新增的 PDF 表格都會顯示為 PDF 文件夾的元件檔案。

從回應檔案轉存使用者資料

遵循這些步驟,將 PDF 文件夾回應檔案中的所有項目儲存為試算表或 XML 檔案。

  1. 在 Acrobat 中開啟回應檔案並選取您要轉存的資料。

  2. 從「所有工具」選單中,選取「轉存 PDF」,選取格式,然後再選取「轉換為 (已選取的格式)」。

  3. 在「選擇儲存檔案的資料夾」對話方塊中,為表格資料指定名稱、位置和檔案格式 (CSV 或 XML),然後選取「儲存」。

管理表格資料檔案

您可以將 PDF 表格上的回應,在 PDF 和其它檔案格式之間往返轉換,使用比完整的 PDF 更小的空間來儲存所有資料。

讀入表格資料

有時,個人可將已填寫的表格作為純資料檔案來送出,而非完整的 PDF 檔案。這些檔案不是 PDF,而是使用其它檔案格式,例如 FDF 或 XML。您可以在 PDF 中,透過開啟原始檔案並讀入資料檔案中的資訊,來查看個別收件者送出的資料。

  1. 在 Acrobat 中,開啟您要讀入資料的 PDF 表格。

  2. 從左上方的全域列選取「所有工具」,然後選取「準備表格」。

  3. 從「準備表格」面板中,選取「選項 > 讀入資料」。

    註解:

    讀入至 PDF 表格的其他檔案資料,會取代個別表格欄位中的任何現有資訊。然而,如果讀入的資料檔案包含一或多個空白表格欄位,則在讀入時將不會清除原始資料。

  4. 在「選擇包含表格資料的檔案」對話框中,選取對應於要讀入之資料檔案的格式。接著尋找並選取該檔案,然後選取「開啟」。

    註解:

    部分格式只可在特定類型的 PDF 表格中使用,這視建立表格時所使用的應用程式 (如 Acrobat 或 Designer ES2) 而定。您從文字檔案 (.txt) 讀入的資料,必須格式化為採用 Tab 字元分隔的列以組成表格欄。

轉存檔案資料

若要將完成之 PDF 表格中的資訊儲存為其它格式的資料檔案,請遵循以下步驟:

  1. 在 Acrobat 中,開啟完成的表格檔案。

  2. 從「所有工具」選單中,選取「準備表格」,然後從開啟的左側面板中選取「選項 > 轉存資料」。

  3. 在「另存新檔」對話框中,選取您要儲存表格資料的類型。您會看到 FDF、XFDF、XML 或 TXT 選項。然後選取位置和檔名,再選取「儲存」。

    註解:

    某些檔案格式僅可用於特定類型的 PDF 表格,這取決於表格的建立方式。

合併轉存資料檔案為試算表

若要編譯尚未在資料集中的表格資料,請遵循下列步驟:

  1. 從左上方的全域列選取「所有工具」,然後選取「準備表格」。

  2. 從「準備表格」面板中,選取「選項 > 合併資料檔案為試算表」。

  3. 在「從多個表格轉存資料」對話方塊中,選取「新增檔案」。

    合併轉存資料檔案為試算表

  4. 在「選取包含表格資料的檔案」對話框的「檔案類型」選項中,選取檔案格式選項 (「Acrobat 表格資料檔案」或「所有檔案」)。接著尋找並選取您要合併至試算表的表格檔案,然後選取「開啟」。

  5. 請依需要,重複以上步驟來新增其它位置的表格資料檔案。

  6. 選取「轉存」,替試算表選擇資料夾和檔名後,再選取「儲存」。

在「轉存進度」對話框中,選取「立刻檢視檔案」便可開啟試算表檔案,或者選取「關閉對話框」則可回到 Acrobat。

註解:

如果傳回的表格在回應檔案中,請使用左側導覽面板中的「轉存資料」按鈕,好讓 PDF 文件夾回應檔案能以更有效率的方式將資訊轉存為試算表。

使用表格記錄

若要管理您已分發或收到的表格,請使用「記錄」。它可讓您追蹤回應、編輯回應檔案位置、新增更多收件者、寄送電子郵件給所有收件者,以及檢視表格回應。

  1. 從 Acrobat「首頁」檢視中,選取「查看所有工具」。從「編輯」區段中,選取「編輯 PDF」。

  2. (Windows) 選取左上方的漢堡選單 。然後選取「表格選項 > 追蹤

    (macOS) 從左上方選取「檢視 > 記錄」。

  3. 從「記錄」對話框,展開左側導覽面板中的「表格

  4. 選擇表格,然後採取下列任一項動作:

    • 若要檢視所有回應,請選取「檢視回應」。

    • 若要變更回應檔案位置,請在「回應檔案位置」下,選取「編輯檔案位置」。

    • 若要存取原始表格,請選取「開啟原始表格」。

    • 若要傳送表格給更多收件者,請選取「新增收件者」。

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