建立具備協助工具的 PDF 的工作流程

對於進階作業而言,建立具備協助工具的 PDF 的工藝流程包括以下數個基本階段:

  1. 將文件轉換為 PDF 之前考量協助工具。
  2. 必要時,新增可填表格欄位及說明,並且設定跳位順序。
  3. 為 PDF 新增其它協助工具功能。
  4. 為 PDF 加標籤。
  5. 評估 PDF 及修復標籤問題。

這些階段會以適合大部分需求的順序引現。不過,您可以用不同的順序執行工作或是在某些階段之間重複。在任何情況下,請首先檢查文件,決定文件的用途,並使用相關分析來決定要套用的工作流程。

額外的資源

如需建立具備協助工具的 PDF 的詳細資訊,請參閱下列資源:

將文件轉換為 PDF 之前考量協助工具

您在創作應用程式 (如字處理或排版應用程式) 中建立來源檔案時應盡可能考量 PDF 的協助工具。

在創作應用程式中的典型任務包括為圖形新增替代文字、最佳化表和套用段落樣式或其它可轉換為標籤的文件結構功能。關於詳細資訊,請參閱「從創作應用程式建立標籤化 PDF」

新增可填表格欄位及說明,並設定跳位順序

如果您的 PDF 包含表格欄位,請使用「工具 > 協助工具 > 執行表格欄位識別」來偵測表格欄位,並使其成為互動 (可填寫)。

使用「表格」工具建立可填寫的表格欄位,例如按鈕、核取框、蹦現功能表和文字方塊。當您建立欄位時,請在該欄位「內容」對話方塊的「工具提示」方塊中輸入說明。螢幕閱讀程式會將這些文字朗讀給使用者聽。如需詳細資訊,請參閱建立表格欄位

註解:

您也可以使用 Acrobat Pro 中的「閱讀順序」工具,新增描述到表格欄位中。

如需有關設定跳位順序以使用文件結構的資訊,請參閱「設定表格欄位導覽」。

為 PDF 新增其它協助工具功能

Acrobat Pro 中,這一階段包括設定文件語言,確保保全設定不會妨礙螢幕閱讀程式、建立具備協助功能的連結和新增書籤。請參閱設定文件語言防止保全設定影響螢幕閱讀程式新增具備協助功能的連結關於書籤

Acrobat Standard 中,這一階段 括設定文件語言,確保保全設定不會妨礙螢幕閱讀程式和新增書籤。相關詳細資訊,請參閱「設定文件語言」, 「防止保全設定影響螢幕閱讀程式」「關於書籤」

為 PDF 加標籤

在 Acrobat 中新增標籤來改善 PDF 的協助工具。如果 PDF 沒有包含標籤,使用者閱讀或重排 PDF 時,Acrobat 將試圖自動加標籤,但產生的結果可能令人失望。使用標籤化 PDF 時,邏輯結構樹將依照適當的順序將內容傳送至螢幕閱讀程式或其它輔助軟體或硬體。

要獲取最佳效果,請在從創作應用程式轉換文件為 PDF 之前為文件加標籤。這些應用程式的範例包括 Adobe FrameMaker®、Adobe InDesign®、Microsoft WordOpenOffice Writer。如果您無權存取可產生標籤化 PDF 的創作應用程式,可以隨時使用 Acrobat 為 PDF 加標籤。

在 PDF 轉換過程中標籤化文件要求創作應用程式支援在 PDF 中加標籤。在轉換過程中標籤化可讓創作應用程式提取段落樣式或來源文件的其它結構化資訊,以產生邏輯結構樹。邏輯結構樹可反映確切的閱讀順序和適當的標籤層級。此類標籤化可更準確地詮釋複雜版面的結構,例如嵌入的邊條、距離過近的欄、異常的文字對齊方式和表。在轉換過程中加標籤還可以正確標誌檔案中的連結、交互參照、書籤和替代文字 (如果可用)。

若要在 Acrobat 中為 PDF 新增標籤,請選擇「工具 > 協助工具 > 新增標籤至文件」。此指令可處理非標籤化 PDF,如由「Adobe PDF」印表機建立的 PDF。Acrobat 會分析 PDF 的內容來轉譯各個頁面元素、其階層結構,以及每一頁預定的閱讀順序。然後,它會構建反映該資訊的標籤樹。它也會為您在 Acrobat 中新增至文件的連結、交互參照和書籤等建立標籤。

「新增標籤至文件」指令會適當地為大部分的標準佈局加標籤。不過,它不一定都能正確轉譯複雜頁面元素的結構和閱讀順序。這些元素包含距離過近的欄、異常的文字對齊方式、無法填寫的表格欄位,以及沒有邊框的表。使用「新增標籤至文件」指令為這些頁面加標籤可能導致元素合併不適當或順序錯誤的標籤。這些問題會導致 PDF 中發生閱讀順序問題。

關於水印和螢幕閱讀程式

您可以在標籤化 PDF 中新增水印,但是無須將其新增至標籤樹。不在標籤樹中顯示水印有助於使用螢幕閱讀程式的人士,因為他們在聆聽文件內容時不會聽到水印。

新增水印但不干擾螢幕閱讀程式的最佳方式是在標籤化 PDF 中插入無標籤的 PDF 水印。

評估 PDF 及修復標籤問題 (Acrobat Pro)

一旦您完成標籤化 PDF,請評估文件是否有閱讀順序問題、標籤錯誤和協助工具錯誤,然後依照需要加以修復。

無論您採用哪一種方法為 PDF 加標籤,都請使用 Acrobat 來為複雜的頁面佈局或異常的頁面元素調整標籤和閱讀順序。例如,「新增標籤至文件」指令無法總是從裝飾性頁面元素 (如邊框、線條或背景元素) 中識別指示性插圖。這樣就會將裝飾性頁面元素錯誤地標籤為插圖。此命令也會錯誤地將文字中的圖形字元(首字放大) 標記為插圖,而不是將其包含在代表文字塊的標記中。這些錯誤均將破壞標籤樹,將閱讀順序複雜化,使輔助技術難以為繼。

如果您在 Acrobat 中為文件加標籤,標籤化完成後,應用程式將產生錯誤報告。請使用此報告作為修復標籤化問題的指引。您可以使用「全面檢查」工具或「閱讀順序」工具來識別 PDF 的其它標籤化、閱讀順序和協助工具問題。請參閱「使用「全面檢查」檢查協助工具」「檢查和更正閱讀順序」以獲取詳細資訊。

從網頁建立標籤化 PDF

您從網頁建立的 PDF 的協助功能與其來源 HTML 網頁一樣。例如,如果網頁基於表來形成其版面設計,表的 HTML 編碼可能不會依照標籤化 PDF 所要求的邏輯閱讀順序排列,儘管 HTML 編碼能提供足夠 結構資訊來在瀏覽器中正確顯示所有元素。

根據網頁的複雜程度,您可以在 Acrobat 中使用「閱讀順序」工具或編輯標籤樹,在 Acrobat Pro 進行大量修復。

若要從您建立的網頁製作最佳的具備協助工具的 PDF,請首先在 HTML 編碼中建立邏輯閱讀順序。若要獲取最佳效果,請參閱由全球資訊網協會 (World Wide Web Consortium,簡稱 W3C) 印刷出版的《Web Content Accessibility Guidelines》。請參閱 W3C 網站上的準則以獲取詳細資訊。

  1. 執行下列任一項作業:
    • Acrobat 中,選擇「檔案 > 建立 > 從網頁建立 PDF」,輸入網頁位址,然後按一下「設定」。

    • 在 Microsoft Internet ExplorerAdobe PDF 工具列中,按一下「轉換」按鈕上的向下箭頭,選擇「偏好設定」。

  2. 在「一般」標籤中,請選擇「建立 PDF 標籤」,然後按一下「確定」。
  3. 請指定所需的其它選項,然後按一下「建立」。

從創作應用程式建立標籤化 PDF

在大多數情況下,您可以從創作應用程式 (如 Adobe FrameMaker®、Adobe InDesign 或 Microsoft Word 等) 中建立標籤化 PDF。在創作應用程式中建立標籤產生的結果會比 Acrobat 中新增標籤更好。

PDFMaker 提供的轉換設定可讓您在 Microsoft Excel、PowerPoint 和 Word 中建立標籤化 PDF。

如需有關建立具備協助工具的 PDF 詳細資訊,請參閱 www.adobe.com/accessibility

請參閱創作應用程式的說明文件以獲取詳細資訊。

關於合併的 PDF 中的標籤

您可以在一個作業中合併多個來自不同應用程式的檔案,建立一個 PDF。例如,您可以將字處理檔案與投影片、試算表和網頁合併。選擇「檔案 > 建立 > 將多個檔案合併一個 PDF」。

在轉換過程中,Acrobat 依次開啟每個創作應用程式,建立標籤化 PDF,然後將這些 PDF 組合為一個標籤化 PDF。

因為組合的檔案通常使用不同的格式,所以這種轉換並不能始終正確詮釋文件結構來合併 PDF。使用 Acrobat Pro 從多個文件建立具備協助工具的 PDF。

將多個 PDF 合併成一個標籤化 PDF 時,最好為合併的文件重新加標籤。將標籤化與無標籤 PDF 合併會導致部分標籤化 PDF,殘障人士將無法存取。某些使用者 (如使用螢幕閱讀程式的使用者) 不會注意到無標籤的頁面。如果您要從混合標籤化和無標籤 PDF 開始,請首先為無標籤的檔案加上標籤。如果 PDF 由無標籤的檔案組成,插入、取代和刪除頁面後請在合併的 PDF 中新增標籤。

如果您插入、取代或刪除頁面,Acrobat 將透過以下方式在合併的 PDF 的標籤樹中接受現有的標籤:

  • 將頁面插入 PDF 時,Acrobat 會在標籤樹末尾新增新頁面的標籤 (如果存在)。即使您是在文件的開頭或中間插入新頁面,也會發生此順序。

  • 當您取代 PDF 中的頁面時,Acrobat 會在標籤樹末尾新增來自傳入頁面的標籤 (如果存在)。即使您是在文件的開頭或中間取代頁面,也會發生此順序。同時,Acrobat 保留所有被取代的頁面的標籤 (如果存在)。

  • 如果您從 PDF 刪除頁面,Acrobat 便會保留所有被刪除頁面的標籤 (如果有)。

那些標籤在邏輯結構樹中順序混亂的頁面可能在螢幕閱讀程式中產生問題。螢幕閱讀程式依照標籤樹從上至下讀取標籤,所以它可能直到最後才能讀取到插入的頁面。要修復此問題,請使用 Acrobat Pro 來重新排列標籤樹。請使用與頁面本身相同的閱讀順序放置大量標籤群組。要避免此步驟,請在 PDF 末尾放置插入的頁面,按照從前向後的順序構建文件。例如您若是分別建立標題頁 PDF 與內容,則即使內容文件較大,也請將內容 PDF 中加入標題頁 PDF。此法會將內容標籤置於標題頁的標籤之後。稍後不必在 Acrobat Pro 中重排標籤。

從刪除或取代頁面保留的標籤不連結文件中的任何內容。實際上,它們就是標籤樹中的大型空白塊。這些多餘的標籤會增大文件的檔案大小,降低螢幕閱讀程式的朗讀速度,甚至使螢幕閱讀程式顯示莫名其妙的內容。為求最佳結果,請使標籤化成為轉換過程中的最後一步。請使用 Acrobat Pro 從標籤樹刪除已刪除頁面的標籤。

有關詳細資訊,請參閱「建立受管理的 PDF」

關於建立具備協助工具的 PDF 表格的工具

Adobe 提供了多種工具來建立具備協助工具的 PDF 表格。

「Acrobat Pro」或「Acrobat Standard」

使用任一應用程式可開啟非標籤化或標籤化的 PDF 表格 (除非是從 Adobe Designer) 來新增可填寫表格欄位,如文字方塊、核取框和按鈕。然後使用應用程式的其它工具來使此表格具備協助工具。在表格欄位中新增說明、為無標籤的表格加標籤、設定跳位順序、處理標籤,以及執行其它的 PDF 協助工具工作。

「創作應用程式」

您可以用來設計表格的大多數創作應用程式在將檔案轉換為 PDF 時並不保留可填寫的表格欄位。使用 Acrobat Pro 的表格工具來新增可填寫的表格欄位。另外,如果您在轉換成 PDF 期間標籤化表格,創作應用程式為表格欄位的文字標籤產生的標籤可能不正確。例如,在複雜的表格中,所有欄位的文字標籤可以在一行上一起執行。螢幕閱讀程式無法將這些欄位轉譯為單個標籤。此類閱讀順序問題將迫使您在 Acrobat Pro 中耗費大量時間才能將標籤分開。在這種情況下,從創作應用程式產生無標籤的 PDF 表格未嘗不是更明智的選擇。接著,您可以使用 Acrobat Pro 中的表格工具來新增可填寫的表格欄位,然後再為整個文件加標籤。某些表格相當簡單明瞭,足以讓您從創作應用程式產生標籤化 PDF。在新增可填寫表格欄位之後,再於 Acrobat Pro 中執行輕 Touch Up。

建立具備協助工具的 PDF 表格的工作流程

您可以使用 Acrobat 開啟無標籤和標籤化 PDF 表格、新增可填寫表格欄位、新增欄位描述和替代文字、設定跳位順序,以及為表格加標籤 (如果尚未加標籤)。您還可以使用「閱讀順序」工具或標籤樹來編輯任何標籤化 PDF 表格中的標籤。

設計具備協助工具的表格。

較之文件簡單的單文字欄結構,表格很可能包含相當複雜的佈局。應用程式是否能成功分析和標籤化表格在相當程度上取決於文件的原始格式和佈局,以及文件所使用的欄位類型。

設計表格時,可以將標題、指示與使用者輸入資料的欄位涵括其中。每一個欄位至少必須指定一個名稱。另外,您還應該為需要說明的欄位新增專門的指示。您可以使用圖形工具來繪製線條和方塊。不要使用下劃線 (_) 或垂直線 (|) 等字元,因為這些文字字元將使螢幕閱讀程式無法正確詮釋。

新增表格欄位描述可確保螢幕閱讀程式為使用者識別這些欄位。使用者跳位至欄位後即可聽到欄位描述。欄位描述應當言簡意賅。例如,描述「名」即適用於名欄位。請不要使用指示來描述欄位 (如「輸入姓氏」)。

設定和測試表格跳位順序.

表格欄位的跳位順序可使殘障人士使用鍵盤來依照邏輯順序在表格欄位之間移動。在 PDF 表格中,請將跳位順序設定為「使用文件結構」。您可以使用下列鍵盤指令來測試表格的跳位順序:

  • 按 Tab 鍵來選擇下一個欄位

  • 按 Shift+Tab 鍵來選擇上一個欄位

  • 按空格鍵來選擇選項

  • 按方向鍵來選擇選項或清單項目

標籤化 PDF 表格和修正標籤問題。

如果 PDF 表格已加標籤,請在 Acrobat 中使用「閱讀順序」工具來標籤各個表格欄位。此工具還可使您修復表格欄位文字名稱的閱讀順序問題。例如,您可能需要將合併的欄位列分割為單獨的欄位。

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