Webformular-Datenexport

Zuletzt aktualisiert am 13. November 2024

Überblick über den Webformular-Datenexport

Kundinnen und Kunden, die Webformulare verwenden, können den Webformular-Datenexport verwenden, um schnell Daten aus einer oder mehreren übergeordneten Webformularvorlagen zu beziehen. Jede ausgewählte Webformularvorlage gibt alle untergeordneten Vereinbarungen zurück, die über die übergeordnete Vorlage generiert wurden, einschließlich aller zugehörigen Daten (Feldinformationen), die in diesen untergeordneten Vereinbarungen gespeichert sind. Zusätzlich zu den Basisfiltern und Datenspalten enthält der Webformular-Exporttyp einige einzigartige Optionen:

Zwei neue webformularbezogene Filter: einer zur Auswahl einzelner Webformularvorlagen und einer zum Filtern basierend auf dem Status der Vorlage (wenn mehrere Webformulare enthalten sind)
Ein neuer Vereinbarungsstatus (Überprüfung der ersten signierenden Partei für das Webformular ausstehend) zur Identifizierung potenziell verwaister Webformulare, für die die erste signierende Partei noch nicht verifiziert wurde.
Neue webformularspezifische Datenspalten, die die Isolierung von Datensätzen und die allgemeine Verwaltung von Webformularen auf einer höheren Ebene unterstützen.

Datenexportseite, auf der die Webformularkachel hervorgehoben ist

Webformularfilter

Beim Webformular-Datenexport kannst du zwei neue Filter nutzen, um die Menge der zurückgegebenen Daten zu begrenzen:

Webformularstatus: Dieser Filter begrenzt die zurückgegebenen Daten auf der Grundlage des Status der übergeordneten Vorlage („Aktiv“ oder „Deaktiviert“).
Wenn du denselben Namen für mehrere Webformulare über mehrere Ereignisse hinweg verwendest, kannst du durch das Herausfiltern inaktiver Webformulare sicherstellen, dass du mit den aktuellsten Daten arbeitest.

Wenn nur der Filter Webformularstatus angewendet wird, enthält der Datensatz Daten aus allen Vereinbarungen, die aus allen übergeordneten Vorlagen erstellt wurden, die dem ausgewählten Status entsprechen.

Bei Verwendung dieses Filters wird der Status der übergeordneten Vereinbarungen nicht berücksichtigt, sondern nur der Status der übergeordneten Webformularvorlage.

Der Filter „Webformularstatus“, der eine Liste der möglichen Status anzeigt

Webformularname: Dieser Filter enthält eine Liste aller Webformulare, die Benutzenden zur Verfügung stehen, die den Bericht ausführen.
Wenn du einen (oder mehrere) Vorlagennamen auswählst, werden alle Vereinbarungen, die von dieser übergeordneten Vorlage generiert wurden, in den Geltungsbereich für den Datenexport aufgenommen.

Wenn nur der Filter Webformularname angewendet wird, enthält der zurückgegebene Datensatz alle Daten aus den untergeordneten Vereinbarungen, die aus der bzw. den ausgewählten übergeordneten Vorlagen erstellt wurden.

Der Filter „Webformularname“, der eine Liste der verfügbaren Webformulare anzeigt

Tipp

Mehrere Webformulare können denselben Namen haben. Der Name eines Webformulars ist nicht zwingend eindeutig.
Acrobat Sign erkennt den Unterschied zwischen diesen Objekten anhand von eindeutigen ID-Nummern, die in der Ansicht für Benutzende ausgeblendet sind.

Die Verwendung einer zuverlässigen Namenskonvention, die eindeutige Merkmale (Datumsangaben, Speicherorte usw.) verwendet, ist bei der Auswahl des richtigen Webformulars für deine Berichtsanforderungen sehr hilfreich.

Darüber hinaus wurde dem Filter Vereinbarungsstatus ein neuer Wert für den Vereinbarungsstatus speziell für Webformulare hinzugefügt:

Vereinbarungsstatus > Überprüfung der ersten signierenden Partei für das Webformular ausstehend: Wenn dieser Filter ausgewählt ist, werden nur die Datensätze von Webformularvereinbarungen zurückgegeben, die von der ersten signierenden Partei noch nicht verifiziert wurden. Nicht verifizierte Vereinbarungen werden auf der Seite Verwalten nicht angezeigt. Dieser Filter ist daher nützlich, wenn du die Anzahl der Kontakte verfolgen möchtest, die einen Webformularprozess starten, aber aus welchem Grund auch immer den Überprüfungsschritt nicht bestehen.

Der Filter „Vereinbarungsstatus“ mit hervorgehobenem Status „Überprüfung der ersten signierenden Partei für das Webformular ausstehend“

Webformular-Datenspalten

Der Berichtsdatenbank wurden weitere Spalten hinzugefügt, um eine auf Webformularebene nützliche Datensegmentierung zu ermöglichen:

Die über den Webformular-Datenexport hinzugefügten „verfügbaren Spalten“

Webformular-ID: Dies ist die eindeutige ID der übergeordneten Webformularvorlage in Acrobat Sign. Wenn du Daten aus mehreren Webformularen exportierst, schließe diesen Wert ein, damit du später nach der Version des Webformulars filtern kannst. Dies ist besonders nützlich bei wiederkehrende Webformularnamen.
Webformularname: Dies ist der Name der übergeordneten Vorlage, wie er im Filter Webformularname und auf der Seite „Verwalten“ angezeigt wird. Der Webformularname kann nach der Erstellung nicht mehr bearbeitet werden.
Webformular erstellt am: Datum und Uhrzeit der Erstellung der übergeordneten Vorlage.
Webformular zuletzt geändert: Datum und Uhrzeit der letzten Bearbeitung und erfolgreichen Speicherung der übergeordneten Vorlage.
Gruppeneigentümer des Webformulars: Die eindeutige Acrobat Sign-ID der Gruppe, die die Vorlage aus der Perspektive der Eigenschaftsvererbung „besitzt“.
Webformularstatus: Der aktuelle Status einer übergeordneten Vorlage.

Beispieltabelle mit allen sechs Webformularspalten mit Beispieldaten

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