Guide d’installation complet de la nouvelle solution Adobe Sign pour SharePoint sur site.

Présentation

L’intégration Adobe Sign pour Microsoft SharePoint offre une solution pour créer, envoyer, suivre et gérer les signatures électroniques. Cette intégration est disponible pour les instances Microsoft SharePoint 2013 et 2016 sur site de SharePoint. La solution a été développée sous la forme d’une solution de batterie de serveurs pour Microsoft SharePoint et permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • ajouter la page Gérer Adobe Sign en tant que composant WebPart SharePoint pour que les utilisateurs SharePoint puissent l’utiliser afin de suivre et mettre à jour les accords.
  • envoyer tout type de document pour signature à partir d’une bibliothèque de documents SharePoint ;
  • envoyer des documents à un seul destinataire ou à un groupe de destinataires à partir d’une bibliothèque de documents ou de listes personnalisées SharePoint ;
  • mapper des données depuis des listes et une bibliothèque de documents SharePoint dans des documents via un mappage de fusion lors de l’envoi des documents pour signature ;
  • mapper des données depuis des champs d’un accord signé dans des colonnes de texte de listes SharePoint et une bibliothèque de documents via le mappage des données lorsque le document a été signé et que son état a été automatiquement ou manuellement actualisé par le biais de la page d’état de l’accord ;
  • archiver tous les accords signés dans SharePoint ;

Conditions requises

La solution Adobe Sign peut être installée et configurée uniquement par un administrateur de batterie de serveurs Microsoft SharePoint. Vous devez en outre disposer de privilèges d’administration sur le serveur SharePoint pour installer la solution. Pour connaître les autorisations système supplémentaires pouvant être requises pour l’installation des solutions de batterie de serveurs SharePoint, consultez la documentation SharePoint ou contactez l’administrateur SharePoint de votre organisation. Pour configurer la solution, vous devez également être administrateur du compte Adobe Sign et avoir accès à la clé d’intégration du compte Adobe Sign. La configuration requise ci-dessous englobe les composants client et serveur requis pour installer et exécuter Adobe Sign pour SharePoint avec succès.

  • Microsoft SharePoint 2013 sur site OU SharePoint 2016 sur site

Problèmes connus à connaître

SharePoint présente des limites de caractère dont vous devez vous souvenir, en particulier lorsque vous attribuez des noms aux fichiers :

  • Les chemins d’accès des URL doivent contenir 260 caractères au maximum.
  • Les noms de fichier doivent comporter 128 caractères au maximum.

 

Les administrateurs étant identifiés comme « Compte système » lorsqu’ils se connectent à n’importe quelle collection de sites doivent saisir leurs informations dans la liste AdobeSignUserInfo de la manière suivante :

Utilisateur Compte système

 

Dans les solutions précédentes, un problème peut empêcher les utilisateurs SharePoint normaux d’accéder à la collection de sites.

Ce problème se produit dans les cas suivants :

  • La solution EchoSign (version antérieure à la version 4) est installée sur la collection de sites.
  • L’administrateur SharePoint a incorporé la solution comme composant WebPart dans une page SharePoint.
  • L’utilisateur SharePoint appartient au groupe de propriétaires/visiteurs/membres de la collection de sites.
  • L’utilisateur SharePoint n’appartient pas au groupe d’administrateurs ou d’utilisateurs EchoSign.

Pour résoudre ce problème, supprimez le composant WebPart de la page SharePoint. 

 

Mise à jour depuis une solution précédente

En raison de l’amélioration de la structure du code et de l’API utilisées par le nouveau package Adobe Sign (anciennement EchoSign) pour SharePoint, il n’existe aucun processus de migration à proprement parler.  Les administrateurs doivent installer le nouveau package en parallèle du package existant, le configurer pour qu’il fonctionne et répliquer tous les mappages de modèles existants.

 

Suppression de l’ancienne solution

1. Installez la nouvelle solution et testez-la pour vérifier qu’elle fonctionne correctement.

2. Supprimez les composants WebPart des pages SharePoint, mais conservez le package pendant l’achèvement des anciens accords.

○ Un composant WebPart n’empêche pas la finalisation normale des accords.

○ L’ancienne solution permet une restauration de secours en cas d’échec du nouveau package.

3. Supprimez tous les utilisateurs de la liste des utilisateurs EchoSign.

○ Pour empêcher les utilisateurs de créer des accords dans l’ancienne application

4. Commencez à utiliser la nouvelle solution Adobe Sign.

○ L’ancienne solution doit être conservée jusqu’à ce que tous les anciens accords soient dans un état final.

5. Désinstallez l’ancien package une fois que tous les anciens accords ont été signés ou annulés.

○ Une fois que tous les accords sont terminés, le package peut être supprimé sans aucune perte de contenu.

Installation

Pour installer l’édition sur site du package Adobe Sign pour SharePoint :

  1. Téléchargez le nouveau fichier Adobe Sign for SharePoint.zip.
  2. Connectez-vous en tant qu’administrateur au serveur SharePoint.
  3. Chargez le fichier Adobe Sign for SharePoint.zip sur le serveur.
  4. Décompressez le fichier pour extraire l’exécutable.
  5. Cliquez sur Adobe Sign for SharePoint.exe.
  6. L’assistant d’installation s’affiche.  Cliquez sur Suivant.
Assistant d’installation

  7. Le script exécute une vérification du système. Si tout est correct, cliquez sur Suivant.

Vérification du système pendant l’installation

  8. Le contrat de licence de l’utilisateur final s’affiche.

○ Cochez la case J’accepte les termes du contrat de licence.

○ Cliquez sur Suivant.

CLUF pendant l’installation

  9. La page de l’application Web/des collections de sites se charge.  Sélectionnez les collections de sites sur lesquelles installer la solution.

Installation- sélection des sites

  10. Une fois le programme d’installation terminé, cliquez sur Suivant.

Installation terminée

  11. Lorsque la page Détails pour le déploiement s’affiche, vous pouvez cliquer sur Fermer.

Fermeture du programme d’installation

Remarque :

  • L’activation de l’application crée deux groupes d’utilisateurs (Paramètres du site > Utilisateurs et autorisations > Personnes et groupes).
  • La désactivation de la fonctionnalité Adobe Sign pour SharePoint entraîne la suppression de toutes les tables relationnelles permettant les recherches et les mises à jour de l’état des accords.  NE désactivez PAS la fonctionnalité, sauf nécessité absolue.  Tous les accords seront conservés dans Adobe Sign, mais vous ne pourrez plus les afficher dans SharePoint.


Options de réparation/suppression

Une nouvelle exécution du script d’installation lance les mêmes assistant et vérification du système. 

Une fois la vérification du système terminée, au lieu de passer à la page du CLUF, le script vous invite à :

○ Réparer : la réparation entraîne le retrait puis le redéploiement de la solution tout en conservant tous les paramètres.

Les accords en cours se terminent et retournent normalement dans SharePoint.

○ Supprimer : cette option supprime entièrement la solution de la collection de sites. Les documents terminés restent dans SharePoint.

Les accords en cours de traitement restent toujours actifs dans Adobe Sign et sont achevés normalement. Les documents terminés ne retournent plus dans SharePoint.

Programme d’installation avec les options de réparation/suppression

Configuration post-installation

Une fois le package installé, quatre étapes de configuration supplémentaires doivent être effectuées :

  • Installation de la clé d’intégration.
  • Choix du mode d’ajout des utilisateurs.
  • Choix de joindre ou non les pistes d’audit aux documents signés.
  • Choix de l’emplacement de stockage des accords signés.

Installation de la clé d’intégration

Les nouvelles installations nécessitent la création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign, laquelle devra être saisie dans SharePoint. Cette clé correspond au jeton d’accès qui authentifie les environnements Adobe Sign et SharePoint pour s’approuver et partager du contenu.

Création d’une clé d’intégration dans Adobe Sign :

  • Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre compte Adobe Sign.
  • Accédez à Compte > API Adobe Sign > Informations sur l’API.
  • Cliquez sur le lien Clé d’intégration au milieu de la page.
Jetons d’accès dans Adobe Sign

L’interface Créer une clé d’intégration se charge :

Fournissez un nom de clé explicite (par ex. SharePoint).

Les éléments de la clé d’intégration suivants doivent être activés :

  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
Interface Créer une clé d’intégration

Une fois la clé configurée, cliquez sur Enregistrer.

 

La page Jetons d’accès apparaît et indique les clés associées à votre compte.

  • Cliquez sur la définition de clé créée pour SharePoint.

○ Le lien Clé d’intégration s’affiche en haut de la définition.

  • Cliquez sur le lien Clé d’intégration.
Lien Clé d’intégration

La clé d’intégration s’affiche :

  • Copiez cette clé et conservez-la en lieu sûr pour l’étape suivante.
  • Cliquez sur OK.
Clé d’intégration

Pour installer la clé d’intégration dans SharePoint :

  • Connectez-vous en tant qu’utilisateur administrateur de votre site SharePoint.
  • Accédez à l’icône Paramètres Adobe Sign pour afficher la page Paramètres.
Icône Paramètres sur le ruban SharePoint
  1. Lorsque vous vous trouvez dans la page Paramètres, cliquez sur l’onglet Paramètres du compte.
  2. Collez la clé d’intégration dans le champ prévu à cet effet.
  3. Cliquez sur Enregistrer.
Enregistrement de la clé d’intégration


Ajout d’utilisateurs

Lors de l’ajout d’utilisateurs, la première étape consiste à leur donner accès à la solution Adobe Sign. Pour ce faire :

  1. Accédez à Paramètres du site > Utilisateurs et autorisations > Personnes et groupes.
  2. Modifiez les groupes Adobe Sign, selon les besoins :

○ Administrateur Adobe Sign : utilisateurs pouvant configurer la solution Adobe Sign (c’est-à-dire configurer la page des paramètres et remplir la liste AdobeSignUserInfo). Seuls les administrateurs de l’application Web ou de la collection de sites correspondante sont autorisés à configurer ce groupe. Les utilisateurs appartenant à ce groupe peuvent accéder aux onglets Paramètres personnels, Paramètres du compte, Stockage des accords et Mappages de modèles sous la page Paramètres.

○ Utilisateur Adobe Sign : utilisateurs censés utilisés la solution configurés par les administrateurs de collections de sites. Les utilisateurs appartenant à ce groupe peuvent accéder uniquement à l’onglet des paramètres personnels sous la page des paramètres.

Groupes Adobe Sign

Configuration automatique des utilisateurs dans Adobe Sign

Adobe Sign requiert que tous les utilisateurs envoyant des accords disposent d’une licence pour le faire dans le système Adobe Sign. Lors de la première utilisation, un utilisateur est automatiquement configuré dans Adobe Sign s’il n’existe pas encore. Par défaut, cet utilisateur est configuré à l’aide des informations figurant dans le profil SharePoint des utilisateurs.

Récupérer des informations utilisateur dans la liste AdobeSignUserInfo

L’activation de cette fonctionnalité indique à SharePoint qu’il doit utiliser les valeurs de la liste AdobeSignUserInfo afin de créer des utilisateurs et expliquer les sessions utilisateur existantes à Adobe Sign.

Si cette fonctionnalité n’est pas activée, SharePoint utilise les valeurs associées au SharePointUser comme défini par SharePoint.

Sachez que vous pouvez associer des adresses électroniques (et donc l’accès à Adobe Sign) aux utilisateurs SharePoint qui ne disposent pas d’une adresse électronique publique ou qui doivent utiliser une autre adresse électronique que celle de SharePoint. (Par exemple, Jean@MonDomaine.dom est un utilisateur SharePoint qui doit envoyer des accords avec l’adresse ressourceshumaines@MonDomaine.dom.)

Pour utiliser les valeurs de la liste pour la configuration automatique, deux étapes doivent être effectuées :

  1. Mise à jour la liste AdobeSignUserInfo.
  2. Activation de la fonctionnalité de récupération des informations utilisateur dans la liste AdobeSignUserInfo.

 

Pour mettre à jour la liste AdobeSignUserInfo :

  1. Accédez à Contenu du site > AdobeSignUserInfo.
  2. Modifiez la liste pour qu’elle contienne les valeurs utilisateur souhaitées.
Mise à jour de la liste AdobeSignUserInfo

Pour activer la génération des utilisateurs dans la liste AdobeSignUserInfo :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur à votre compte SharePoint.
  2. Accédez à l’interface Paramètres Adobe Sign.
  3. Cliquez sur l’onglet Paramètres du compte.
  4. Cochez la case de l’option de récupération des informations utilisateur dans la liste AdobeSignUserInfo.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Option de récupération des informations utilisateur

Récupération de la piste d’audit des accords signés

Si cette option est activée, une piste d’audit au format PDF est renvoyée avec le document finalisé lorsqu’un accord est terminé. La piste d’audit est un document de synthèse de tous les événements importants de l’accord (envoyé, consulté, signé), comprenant les métadonnées utilisateur associées à ces événements (heure/date, adresse IP).

Remarque :

Elle est toujours accessible directement sur le site Web d’Adobe Sign. L’activation de cette fonctionnalité permet la remise automatique de l’audit à votre environnement SharePoint. Bien que cela soit redondant, c’est pratique. 

Pour activer la remise de la piste d’audit :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur à votre compte SharePoint.
  2. Accédez à l’interface Paramètres Adobe Sign.
  3. Cliquez sur l’onglet Paramètres du compte.
  4. Cochez la case de l’option de récupération de la piste d’audit pour les accords signés.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
Option de récupération de la piste d’audit

Définition du dossier de destination d’un accord signé

La documentation finalisée peut être configurée pour être placée dans un dossier spécifique pour l’ensemble de la collection de sites (globale).

Si aucun dossier global n’est indiqué, le document signé final est placé dans un sous-dossier d’accords signés qui est créé dans la bibliothèque de documents depuis laquelle il a été envoyé.

Dossier des accords signés

Remarque :

Tous les accords signés sont toujours disponibles sur le site Web d’Adobe Sign et sont facilement accessibles dans l’onglet Gérer les accords.

Pour configurer le dossier global des accords signés :

  1. Connectez-vous en tant qu’administrateur à votre compte SharePoint.
  2. Créez le dossier de destination à l’emplacement où vous en avez besoin.
  3. Accédez à la page Paramètres Adobe Sign.
  4. Cliquez sur l’onglet Stockage des accords.
  5. Recherchez le dossier dans la liste des dossiers disponibles, puis cliquez dessus pour le sélectionner.
  6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
agreement_storage

Mappage de modèles

Adobe Sign prend en charge l’association des données entre les listes SharePoint et les champs de formulaire d’accord.

En utilisant des workflows et en mappant les champs de liste aux champs de formulaire, vous pouvez automatiquement préremplir les documents avant l’envoi, ce qui accélère le remplissage du formulaire pour les expéditeurs et/ou les signataires et réduit les chances d’une saisie incorrecte des données.

À l’inverse, vous pouvez également créer un mappage qui extrait les données des champs de formulaire d’un accord signé afin de remplir une liste SharePoint.

Petit rappel concernant les formulaires/balises de texte

Pour réussir un mappage, vous devez disposer de formulaires préconfigurés avec des noms de champ définis pour pouvoir associer logiquement un champ Liste à un champ de formulaire Adobe Sign. 

Un formulaire simple est illustré ci-après.  Les champs sont définis par des paires d’accolades de chaque côté (définissant la largeur du champ) et le nom de champ (chaîne de caractères entre les accolades). 

Exemple de formulaire avec des balises de texte

Les balises de texte peuvent comprendre d’autres arguments en plus de la valeur du nom, notamment des validations, des calculs et des expressions régulières. Une présentation approfondie de la création des formulaires est disponible ici. Elle peut vous aider à améliorer sensiblement la qualité des données capturées pendant le processus de signature.

Champs de mappage

Associer les noms des champs de liste et de formulaire est une opération simple et rapide lorsque la liste et le formulaire sont définis. 

Remarque :

Vous pouvez mapper uniquement des champs depuis ou vers un champ de liste avec le type de données « texte ».

Pour créer une liste de mappages :

  1. Accédez à la page Paramètres d’Adobe Sign.
  2. Cliquez sur l’onglet Mappages de modèles.
  3. Sélectionnez le mappage que vous souhaitez définir :

○ Mappage SharePoint vers accord : champs pré-renseignés à partir d’une liste.

○ Mappage accord vers SharePoint : collecte les informations de champ des accords complétés.

    4. Sélectionnez la liste à utiliser pour le mappage.

Affichage Mappages de modèles

La page est actualisée de manière à afficher la liste sélectionnée dans la zone déroulante, une icône Plus pour insérer de nouvelles lignes de couplages et deux en-têtes de champ :

○ Champ SharePoint : nom du champ de liste (seuls les champs texte sont disponibles).

○ Champ d’accord : nom du champ de formulaire.

   5. Cliquez sur l’icône Plus pour ouvrir le nouveau couplage de champs.

Ajout d’une nouvelle ligne au mappage

Une fois que l’utilisateur clique sur cette icône, deux nouveaux champs apparaissent : une liste déroulante contenant tous les champs de liste SharePoint et un champ texte permettant de saisir le nom du champ de formulaire d’accord.

   6. Sélectionnez le nom de champ pour le champ SharePoint dans la liste déroulante.

   7. Saisissez le nom du champ de formulaire d’accord avec lequel vous souhaitez créer la relation de mappage.

    8. Répétez les étapes 6 et 7 pour tous les champs devant être couplés.

Chaque couplage de noms de champ doit être configuré de façon explicite.  Si une paire doit être supprimée, cliquez sur l’icône représentant une corbeille rouge à l’extrémité droite de la ligne.

Mappage terminé

  9. Une fois que tous les couplages de champs ont été définis, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les modèles de mappage sont persistants et s’appliquent à tous les accords envoyés à l’aide du document ou de liste auxquels est associé le mappage. À tout moment après la création du modèle, un administrateur peut revenir à la fonctionnalité des mappages de modèle, sélectionner un document ou une liste et afficher les relations mappées existantes. L’administrateur est également libre de modifier, ajouter ou supprimer des paires de relations selon les besoins.

Si un administrateur souhaite effacer toutes les lignes de mappage de modèle définies sur un document de bibliothèque ou une liste SharePoint en un seul clic, il peut le faire en sélectionnant le document ou la liste de son choix, puis en cliquant sur le bouton permettant d’effacer le mappage précédent.  Les lignes de mappage supprimées ne peuvent pas être récupérées et doivent être recréées. 


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