Guía de la interfaz de usuario de la aplicación de Adobe Sign integrada en Microsoft Dynamics CRM

Información general

La integración de Adobe Sign en Dynamics ofrece una solución lista para usar que permite obtener firmas para cualquier documentación necesaria relacionada con formularios o contratos. Esta integración proporciona las siguientes ventajas:

  • Adobe Sign se basa en registros de CRM, como contactos, cuentas, posibles clientes, oportunidades, pedidos, facturas, presupuestos, contratos y cualquier entidad personalizada de CRM que haya desarrollado el administrador.
  • Acelera el proceso de presupuestar y facturar enviando acuerdos, como contratos y documentos de venta, desde Dynamics con un solo clic.
  • Asignación de datos configurable por el administrador y que combina automáticamente los datos de entidades de Dynamics, como cuentas y contactos, en los acuerdos y vuelve a introducir los datos recopilados de los firmantes durante el proceso de firma.
  • Activado en dispositivos móviles a través del centro de ventas (disponible en Dynamics 365 9.x y versiones posteriores)
  • Permite a los destinatarios firmar fácilmente en cualquier momento y lugar y con cualquier dispositivo.
  • Permite rastrear los documentos enviados para su firma desde Dynamics.
  • Elimina los pasos manuales en todo el proceso.

 

Esta documentación se refiere expresamente a Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 y versiones posteriores.

 

Consulte la guía versión 6 si está utilizando:

  • Dynamics CRM 2016 en línea y local                                                             
  • Actualización 2 de Dynamics 2015                                                                                
  • Actualización 4 de Dynamics 2013 Service Pack 1                                                                     

 

Acceso a Adobe Sign

El administrador de Dynamics se encarga de la instalación de Adobe Sign y el acceso se concede a través de las funciones de seguridad.Si necesita acceso y no ve la opción de Adobe Sign en la página principal, póngase en contacto con el administrador de Dynamics para solicitar el acceso de usuario.

El botón de Adobe Sign en la página principal de Dynamics

Nota:

Para que Adobe Sign funcione correctamente en Dynamics, el navegador debe tener habilitadas las ventanas emergentes. Si recibe un mensaje donde pone que “Solo se muestra el contenido seguro”, haga clic en el botón Habilitar todo el contenido.

Enviar para firmar

Cuando se instala la integración de Adobe Sign con Microsoft Dynamics CRM, en el menú Más… aparece la opción Enviar para firmar. Se puede utilizar la opción Enviar para firmar para enviar acuerdos que se quieran firmar desde una entidad de Dynamics o desde la página Acuerdos.

Para enviar un acuerdo desde una entidad:

  • Vaya a un registro de entidad (como oportunidad o cuenta) en CRM y haga clic en él para abrirlo.
  • Haga clic en el menú Más comandos (…).
  • Seleccione Enviar para firmar en el menú.

Nota:

El administrador de Dynamics puede crear plantillas reutilizables para todos los procesos recurrentes que tengan un flujo de trabajo predecible.Estas plantillas se enumeran alfabéticamente en un submenú tras hacer clic en Enviar para firmar

En la parte inferior de la lista de plantillas figura la opción Nuevo acuerdo para los acuerdos que no estén basados en una plantilla.

Seleccione Enviar para firmar en el menú.

Se abre una nueva página de acuerdo, y cualquier valor de campo definidoenla plantilla de acuerdo se rellena automáticamente.

Para definir y enviar un acuerdo, solo necesita lo siguiente:

  • Un destinatario: la persona o la lista de personas que deben firmar o aprobar el documento.
  • Un nombre de acuerdo: el nombre del acuerdo que se puede leer en la línea de asunto del correo electrónico del firmante y en los informes internos.
  • El documento que hay que firmar: pueden ser uno o varios formularios, contratos o cualquier otro documento que requiera una firma legal.


La sección Destinatario

En la sección Destinatario, se deben indicar uno o varios firmantes.Introduzca los destinatarios en el orden que desee que firmen el documento. Si comete un error, puede editar el campo Orden del destinatario en el lado izquierdo de la lista de destinatarios.

Para incluir un destinatario:

  • Haga clic en el icono del signo más que está en la parte derecha de la ventana.
Página Nuevo acuerdo

Se desplegará una lista donde puede seleccionar el tipo de firmante o aprobador:

1. Elija el valor correcto en la lista de selección Tipo de destinatario.

  • Nuevo: cuando el destinatario no es un valor conocido en Dynamics.
  • Contacto: para los destinatarios que están definidos como entidades de contacto en Dynamics.
  • Posible cliente: para los destinatarios que están definidos como posibles clientes en Dynamics.
  • Usuario: describe a los usuarios internos del entorno de Dynamics.
Lista de selección de destinatarios

2(a). Al seleccionar Nuevo, aparece un cuadro donde podemos escribir el nombre completo y una dirección de correo electrónico.

Esta acción no guardará un nuevo contacto o posible cliente en Dynamics: el nombre y el correo electrónico introducidos solo se usarán en esta transacción.

Destinatario seleccionado

Nota:

La verificación predeterminada se define en la plantilla de acuerdo o en el nivel de la cuenta si no ha definido la configuración en la plantilla. Si necesita omitir el comportamiento predeterminado, marque la casilla Omitir la verificación predeterminada. Al hacerlo, aparece una lista de selección donde puede elegir otro proceso de verificación.

2(b). Al seleccionar Contacto, Posible cliente o Usuario, aparece un cuadro donde se puede buscar la entidad específica que se haya seleccionado. Escriba un nombre (o parte de él) y, a continuación, haga clic en el icono de búsqueda para elegir el destinatario que quiere incluir.

Como Dynamics reconoce estos tipos de entidades, la dirección de correo electrónico se importa desde la base de datos.

Destinatario del tipo Contacto

Todas las opciones permiten designar la función Destinatario.Las funciones son:

  • Firmante (predeterminada): el firmante tiene que aplicar al menos una firma en el acuerdo.
  • Aprobador: los aprobadores no tienen que firmar el acuerdo (aunque pueden hacerlo si se han dispuesto campos de firma a tal efecto), pero tienen que “aprobar” expresamente el acuerdo, que es un evento registrado.
  • CC: las partes en CC se incluyen en el proceso de notificación del acuerdo, pero no interactúan con el acuerdo ni con el ciclo de firma.

 

3. Una vez que el destinatario esté definido, haga clic en Guardar.

4. Repita los pasos 1, 2 y 3 para todos los firmantes o aprobadores necesarios.

Varios destinatarios

Nota:

A los destinatarios se les otorga (de forma predeterminada) acceso al acuerdo en el orden en que se añaden a la lista de destinatarios. Para modificar el orden de los firmantes o aprobadores, puede cambiar los valores de Orden del destinatario en el lado izquierdo de la lista.Los destinatarios se vuelven a apilar automáticamente en el orden que los ha introducido.

 

Cambiar el orden de destinatarios

Haga clic en el número que hay a la izquierda del nombre del destinatario. El valor numérico puede editarse. Cámbielo al número que desee que el destinatario esté en el proceso de firma. Los otros destinatarios se ajustarán según corresponda.

Nota:

El campo Orden del destinatario solo está disponible si el campo Orden de firma se establece en Orden de introducción.

Si el Orden de firma es Cualquier orden, la columna Orden del destinatario no se muestra en la interfaz.

Desplazamiento de destinatarios

 

Editar los valores de destinatario

Para editar cualquier valor de destinatario que no esté bloqueado (tal y como indica el icono de candado), puede hacer clic en el campo.

Esto abre el campo para editarlo o seleccionar un nuevo valor de la lista de selección.

Una vez realizado el cambio, haga clic en el icono Guardar en el panel de destinatarios.

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn Sales Navigator

A la derecha de la Lista de destinatarios se encuentra LinkedIn Sales Navigator. 

Esta es una configuración opcional que el administrador de Dynamics puede activar si su empresa tiene acceso a una cuenta de LinkedIn Sales Navigator Team o Enterprise.

Cuando está activada, puede:

  • Hacer clic en cualquiera de los destinatarios de la lista de destinatarios.
  • Si el correo electrónico asociado a ese destinatario se encuentra en LinkedIn, significa que el perfil de ese usuario se presenta en el panel justo a la derecha de la lista de destinatarios.

 

linkedin_sales_navigator

 

Para activar el panel de LinkedIn, haga clic en el cuadro Iniciar sesión y autentíquese con la cuenta Team o Enterprise.

Una vez establecida la autenticación, puede seleccionar a cualquier destinatario de la Lista de destinatarios y ver su perfil de LinkedIn.

 

La aplicación busca el nombre y el correo electrónico del destinatario seleccionado y presenta ese perfil cuando lo encuentra.

Si selecciona varios destinatarios, solo se muestra el primero que seleccione:

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

Si LinkedIn devuelve el perfil equivocado, haga clic en el icono Más opciones (...) en la esquina superior derecha y seleccione No es la persona correcta.

linkedin_-_wrong

Nota:

Recuerde que LinkedIn Sales Navigator es un portal a la aplicación LinkedIn y, como tal, puede cambiar a medida que LinkedIn desarrolla la función.

Si hace clic en Guardar como posible cliente, lo está haciendo en el entorno de LinkedIn, no de Dynamics.

Lo mismo para Enviar correo y Conectar.

 

Cuando no se encuentra ningún perfil de LinkedIn (o al hacer clic en No es la persona correcta), el panel cambia para que pueda introducir a los destinatarios Empresa actual o anterior o Cargo actual para ayudar a identificar los perfiles posibles.

Introduzca los valores que conoce y haga clic en Buscar.

linkedin_cant_findtheprofile

 

Si se identifican varias posibles coincidencias, habrá dos flechas de navegación en la esquina superior derecha del panel para desplazarse hacia adelante y hacia atrás entre los perfiles seleccionados.

Haga clic en Coincidencia para obtener acceso para ver el perfil en una pestaña nueva.

linkedin_found_severalpeople


Detalles del mensaje

La sección Detalles del mensaje contiene el nombre del acuerdo y el mensaje global.

templates_-_messagedetails
  • Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo aparece frecuentemente en el proceso de notificación, pues está en la línea del asunto del correo electrónico, en negrita en el cuerpo del correo electrónico y en una fuente más pequeña en la descripción que se repite (resaltado en amarillo en la ilustración de abajo).
  • Mensaje: el campo del mensaje es un campo abierto de texto sin formato donde se puede insertar cualquier mensaje o instrucciones para el firmante (resaltado en verde en la ilustración de abajo).
Ejemplo de correo electrónico
  • Considerando: este valor bloqueado indica al destinatario importado en función de la plantilla de acuerdo.
  • Asignación de datos: este valor bloqueado indica el mapa de datos asociado a la plantilla que ha configurado este acuerdo.


Agregar archivos o archivos adjuntos

Se pueden añadir documentos al acuerdo de dos formas:

  • Cargar un archivo desde el sistema local: haga clic en el icono del signo más que hay en la sección Archivos adjuntos. Se le pedirá que busque en el sistema el archivo que quiera cargar y adjuntar al acuerdo.Esto funciona para las unidades de red (por ejemplo, SharePoint).
  • Adjuntar documento o plantilla desde la biblioteca de Adobe Sign: si marca esta casilla, se activa la lista de plantillas de documentos que se han cargado en la cuenta de Adobe Sign. Haga clic una vez en el formulario que desee incluir y, a continuación, haga clic en el botón Adjuntar.
    • Solo el administrador puede añadir documentos a la biblioteca.
Interfaz de archivos adjuntos

Nota:

Todos los archivos adjuntos se concatenan en un PDF para el proceso de firma. El orden en el que aparecerán los documentos depende del orden en que se adjunten en la sección Archivos adjuntos.  Si necesita cambiar el orden de los documentos, haga clic en el campo Orden y modifique manualmente el número del documento. La aplicación reordenará el resto de los documentos de forma automática.


La sección Opciones del contrato

La sección Opciones del contrato contiene varias opciones de configuración que pueden aplicarse solo a este tipo de transacción:

template_-_agreementoptions
  • Ver y colocar las firmas antes de enviarlas: cuando se selecciona esta opción, el acuerdo abre automáticamente el entorno de autoría para que el remitente pueda colocar campos de formulario.
  • El acuerdocaduca: si se selecciona esta opción, el acuerdo establece una fecha de finalización una vez caducado.
  • Días para queel acuerdocaduque: define el número de días durante los que el acuerdo se puede firmar cuando la opción El acuerdo caduca está activada.
  • Añadir página de redirección posterior a la firma: cuando se habilita esta opción, puede indicar a qué dirección URL se reenvía al destinatario tras completar su interacción con el acuerdo.
  • Página de redirección posterior a la firma: este campo contiene la dirección URL de la página a la que desee dirigir a los destinatarios cuando Añadir página de redirección posterior a la firma está habilitado.
  • Requiere firma en persona: si necesita que el firmante firme en la tableta o el sistema local del remitente sin mediar correos electrónicos, puede alojar la firma utilizando esta opción.
  • Requiere mi firma: se utiliza cuando el emisor formará parte del proceso de firma.
    • El emisor debe firmar el primero, el último o ser el único firmante.
    • El orden de firma será Orden de introducción.
Detalles del acuerdo
  • Orden de firma: elija entre dos flujos de trabajo para la firma del documento.
    • Cualquier orden: notifica a todos los firmantes al mismo tiempo y les permite firmar sin tener que esperar a nadie.
    • Orden de introducción: exige un estricto proceso secuencial de firma basado en el orden en que se definen los firmantes en el acuerdo.
  • Tipo de firma: seleccione el formato en el que desea firmar el documento.
    • FIRMA ELECTRÓNICA: envía los acuerdos que hay que firmar electrónicamente por correo y los destinatarios tienen que firmarlos electrónicamente.
    • ESCRITA: entrega el documento por correo electrónico y pide al firmante que lo imprima y lo firme físicamente. A continuación, se debe cargar el documento de vuelta en el sistema de Adobe Sign empleando el mismo vínculo de correo electrónico.
  • Programar recordatorios de destinatarios: define un ciclo de recordatorios para la transacción.Los recordatorios se pueden configurar para que se envíen al destinatario actual de forma diaria o semanal.
  • Retraso en segundos previo a la redirección: este valor es obligatorio si se define Página de redirección posterior a la firma y dicta cuánto tiempo pasa entre la aplicación de la firma y la redirección del destinatario a la página designada.
  • Idioma de firma: esta opción indica el idioma que se usa cuando el acuerdo se envía al firmante.Todos los mensajes de correo electrónico y las instrucciones en pantalla dirigidas al firmante estarán en el idioma elegido.


Opciones de seguridad

Adobe Sign aplica, de forma nativa, una firma legal a través del proceso de autenticación basado en correo electrónico predeterminado, pero también permite una mayor seguridad mediante dos métodos:

  • Establecer contraseña para abrir el archivo PDF firmado: active esta opción si desea aplicar una contraseña al documento final para evitar el acceso no autenticado.
  • Verificación de la identidad: define la verificación de segundo factor para autenticar al destinatario.
    • Correo electrónico: no se aplica ninguna verificación de segundo factor.
    • Contraseña: campo de contraseña alfanumérica estándar. Cuando se utiliza, el remitente debe comunicar la contraseña al firmante fuera de banda.
    • Base de conocimientos: la autenticación basada en la base de conocimientos utiliza bases de datos públicas para formular al firmante varias preguntas sobre su pasado para verificar la identidad.
    • Identidad web: los medios sociales se utilizan para aplicar una segunda autenticación.
Opciones de seguridad

Una vez incluidos los destinatarios, asociados los archivos y completadas las modificaciones de los campos, haga clic en Enviar el acuerdo en el menú de opciones superior.

Enviar para firmar


Enviar desde cualquier entidad mediante una plantilla

Los administradores de Dynamics tienen la capacidad de crear una o más plantillas para cualquier entidad de Dynamics (Contacto, Oportunidad, Cuenta), que permiten configurar previamente el acuerdo y, en consecuencia, reducir la cantidad de ajustes manuales que debe llevar a cabo el remitente.

Se accede a las plantillas a través del icono Más comandos (...) de la cinta de opciones.

5MEnu from entity


Crear rápidamente acuerdos en el menú Nuevo (+)

Si conoce el tipo de entidad con que una plantilla se ha creado, puede iniciar un acuerdo nuevo en el menú Nuevo:

  • Haga clic en el icono Nuevo (+) en la cinta superior.
  • Seleccione Contrato en las opciones de la sección Registros.
    • Se abre el panel Creación rápida: acuerdo.
quick_create_agreement-selectentity

 

  • Seleccione la Entidad asociada a la plantilla que desea utilizar.
    • Una vez seleccionada, se muestran dos búsquedas que le permiten seleccionar la plantilla que deseautilizary el objeto específico al que usted quiereenviar el acuerdo.
quick_create_agreement-selecttemplate
  • Al hacer clic en el campo Elegir una plantilla se crea un pequeño menú con las plantillas asociadas a la Entidad que ha seleccionado.Seleccione la plantilla.
  • Al hacer clic en el campo Elegir {entidad} se mostrará una lista de objetos en el tipo de Entidad adecuado. Seleccione el objeto.
    • Al introducir una parte del nombre de la entidad, el menú se limita a los objetos que coinciden con la cadena.
  • Haga clic en Guardar.

 

Después de hacer clic en el botón Guardar, el acuerdo se crea a partir de los valores de plantilla:

  • Si la plantilla no tiene un destinatario o un archivo adjunto, el acuerdo se crea en estado Borrador.
  • Si la plantilla tiene un destinatario y un archivo adjunto, pero la plantilla no tiene activada la opción Enviar con un solo clic, el acuerdo se crea en estado Borrador.
  • Si la plantilla tiene un destinatario y un archivo adjunto, y la opción Enviar con un solo clic está activada en la plantilla, el acuerdo se envía automáticamente para la firma.

Nota:

Solo las entidades estándar dentro de Dynamics pueden utilizar el sistema de Creación rápida .

  • Oportunidad
  • Contacto
  • Candidato
  • Cuenta
  • Contrato
  • Factura
  • Pedido
  • Presupuesto
  • Usuario

 

Los acuerdos enviados desde entidades personalizadas deben empezar con el elemento del menú Enviar para firmar.

Comprobación del estado del acuerdo

El estado de un acuerdo indica su situación jurídica actual y se actualiza en Dynamics a intervalos de consulta periódicos. Los valores de estado son:

  • Borrador: un acuerdo que se ha creado, pero que no se ha enviado todavía.
  • Enviado para firmar: está en el proceso activo de firma.
  • Firmado: totalmente firmado y completado por todas las partes.
  • Rechazado: indica que uno de los destinatarios ha rechazado el acuerdo, por lo que se ha cancelado en el sistema.
  • Cancelado: el remitente ha cancelado el proceso de firma antes de que se pudieran obtener todas las firmas.

La mejor forma de buscar un acuerdo es consultar las entidades relacionadas con la entidad principal que utilizó para crear el acuerdo.

Por ejemplo, si ha creado un acuerdo a través de un contacto, puede consultar qué entidades están relacionadas yendo al contacto y luego haciendo clic en la flecha hacia abajo que aparece a la derecha del nombre de contacto:

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Al abrir la ventana de vinculación, se ve el objeto Acuerdos y, al hacer clic en esta opción, se abre la lista completa de los acuerdos asociados a la entidad.

 

Otra forma de ver el estado de un acuerdo es examinar la lista completa de acuerdos:

  • Vaya a Adobe Sign > Acuerdos.
Vaya a Inicio > Adobe Sign > Acuerdos.

Todos los acuerdos, independientemente de la entidad, se incluyen en la lista de acuerdos de la página Acuerdos. En el caso de los acuerdos firmados, las listas de acuerdos muestran el nombre, el estado del acuerdo y las fechas de los acuerdos. En los acuerdos que tienen el estado Borrador y Enviado para firmar, solo se muestra la información pertinente.

Lista de acuerdos

Nota:

Los acuerdos firmados también se pueden ver en la sección Notas de la entidad de Dynamics con la que están vinculados.

Registros de notas

Actualización de estado, envío de recordatorios y cancelación de acuerdos

A los acuerdos sin firmar se les pueden aplicar tres acciones:

  • Actualizar estado: consulta activamente el servidor de Adobe Sign para obtener el estado actual.
  • Enviar recordatorio: envía inmediatamente un recordatorio al firmante actual del acuerdo por correo electrónico.
  • Cancelar el acuerdo: termina el acuerdo en el sistema y envía un aviso de cancelación al firmante.

Todas estas acciones se pueden iniciar en el propio acuerdo con los botones situados en la parte superior.

Vínculos de actualización

Adobe Sign en el Centro de ventas

Si su empresa utiliza Dynamics CRM con la versión 9.0 o posterior, también tendrá acceso a la función Adobe Sign en el Centro de ventas de Dynamics.

El Centro de ventas ofrece la misma funcionalidad con un formato mejorado, que permite el acceso directo para teléfonos, tablets y cualquier otro dispositivo móvil.

Nota:

El navegador de ventas de LinkedIn no está disponible en el Centro de ventas.

Los ingenieros de Adobe y Microsoft están investigando cómo mejorar esto en las próximas actualizaciones.

Centro de ventas: Panel

El Panel de control del Centro de ventas le proporciona un rápido informe gráfico de los acuerdos asociados a su cuenta.

Los informes le permiten profundizar en cada elemento y producir nuevos gráficos específicos para ese subconjunto de datos.

La página se divide en tres secciones predeterminadas:

  • Acuerdos por estado
  • Estado del acuerdo por mes
  • Acuerdos enviados esta semana
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Centro de ventas: Acuerdos

La sección Acuerdos le ofrece una lista completa de sus acuerdos, así como la posibilidad de ordenarlos por sus metadatos (estado, fecha de creación, fecha de firma, etc.).

Si es necesario, en esta sección también puede crear un acuerdo nuevo.

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Centro de ventas: Asignación de datos

Los usuarios que pueden acceder a las asignaciones de datos pueden ordenar, revisar y modificar las asignaciones existentes.

También se pueden crear nuevas asignaciones de datos.

sales_hub_-_datamapping

Centro de ventas: Plantillas de acuerdos

Los usuarios del sistema con permisos para acceder a las plantillas pueden revisar, ordenar y editar plantillas.

También se pueden crear nuevas plantillas de acuerdos.

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Centro de ventas: Configuración de administrador

Los administradores de Dynamics pueden acceder y editar la configuración de administrador para Adobe Sign.

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