輕鬆將掃描的紙張表格或是在 Microsoft Word、Excel 或其他應用程式中建立的簡單表格,轉換為智慧 PDF 表格。將表格分發給收件者,並追蹤回覆的狀態。

註解:

本文件提供 Acrobat DC 和 Acrobat 2017 的指示。如果您使用的是 Acrobat XI,請參閱 Acrobat XI 說明

視訊教學課程: 使用表格精靈建立表格

瞭解如何自動偵測表格欄位,以及如何自訂不同欄位的內容。

影片 (06:33) | 提供者: Claudia McCue (lynda.com)

從現有文件建立表格

將現有文件轉換成 PDF 表格時,Acrobat 會在表格中自動新增互動表格欄位。然後您可以編輯表格以新增專用表格欄位,例如下拉清單、清單框或按鈕。

在 Acrobat 中建立表格
您可新增至 PDF 的表格欄位類型

A. 基於認證的簽名欄位 B. 下拉清單框 C. 「文字欄位」 D. 自動訊息列 E. 核取框 F. 選項按鈕 G. 清單框 H. 「按鈕」 
  1. 選擇「工具 > 準備表格」

  2. 選擇下列其中一個選項:

    選取檔案

    將現有電子文件 (例如 Word、Excel 或 PDF) 轉換為互動 PDF 表格。按一下「選取檔案」以瀏覽並尋找檔案。

    掃描文件

    掃描紙張表格並將其轉換為互動 PDF 表格。

  3. 如果您想要請他人簽署此表格,請選擇「此文件需要簽署」核取框。

    註解:

    表格欄位自動偵測預設為「開啟」。若要變更此設定,請按一下「變更」連結,然後選擇適當的設定。如需詳細資訊,請參閱「表格」偏好設定

  4. 請按一下「開始」

    Acrobat 將建立表格,並以表格編輯模式開啟。右側窗格會顯示編輯表格的選項。工具列包含用來新增其他欄位的表格欄位工具。

  5. 檢閱 Acrobat 所建立的表格欄位。使用工具列中的表格欄位工具來新增欄位。依需要刪除、調整大小或排列欄位。您可以新增下列類型的表格欄位:

    「條碼」

    對選定欄位的輸入進行編碼並顯示為紋理圖樣,該圖樣可為解碼軟體或硬體 (可分別購置) 所詮釋。

    「按鈕」

    在使用者電腦上啟動變更,如開啟檔案、播放聲音或將資料送出至 Web 伺服器。這些按鈕可採用影像、文字以及由滑鼠動作觸發的視覺變化來自訂。

    核取框

    表現各項目是否被選定。如果表格包含多個核取框,使用者一般可依照需要在這些核取框中選擇任意多項。

    「數位簽名欄位」

    允許使用者透過電子方式,使用數位簽名來簽署 PDF 文件。

    「下拉清單」

    允許使用者從蹦現功能表中選擇一個項目或鍵入一個值。您可以設定表格欄位內容,讓使用者輸入自訂值。

    「清單框」

    顯示選項清單以供使用者選取。您可以設定表格欄位內容,讓使用者按 Shift 鍵並按一下滑鼠以在清單中選取多個項目。

    選項按鈕

    一組使用者僅可從中選擇一個項目的選項集合。所有同名的選項按鈕會作為群組一起運作。

    「文字欄位」

    允許使用者鍵入文字,如姓名、地址或電話號碼。

    如需詳細資訊,請參閱表格欄位基本功能

  6. 若要測試表格,請按一下工具列上的「預覽」按鈕。預覽表格可讓您以表格收件者檢視的相同方式來檢視表格,提供您確認表格的機會。如果您正在預覽表格,可以按一下「編輯」按鈕回到編輯模式。

  7. 完成表格後,請按一下工具列最右邊的加號按鈕,以關閉表格編輯。

若要分發表格並收集回覆,請參閱分發 PDF 或網頁表格

建立 Adobe Sign 的表格

您可將現有表格轉換為 Adobe Sign 表格,或將 Adobe Sign 欄位輕鬆拖放到 PDF 上。您可使用 Adobe Sign 將要填寫和簽署的表格傳送出去。並非所有欄位皆可轉換為 Adobe Sign 欄位,如「清單框」「下拉清單」「按鈕」欄位就不可。您可從工具列新增其它 Adobe Sign 欄位。

  1. 開啟要轉換為 Adobe Sign 表格的 PDF。

  2. 選擇「工具 > 準備表格」

  3. 請按一下「開始」

    Acrobat 將建立表格,並以表格編輯模式開啟。右側窗格會顯示編輯表格的選項。工具列包含用來新增其他欄位的表格欄位工具。

  4. 在右側窗格中,按一下「更多」,然後選擇「轉換為 Adobe Sign 表格」

  5. 如果收到警告表示 Acrobat 將移除 Adobe Sign 不支援的表格欄位,請按「下一步」,然後在後續的警告中按一下「確定」

  6. 若要將欄位新增至表格,請在工具列中選取欄位的圖示。將游標放置於您要放置欄位的地方,然後按一下來插入欄位。

    Adobe Sign 特定表格欄位
    在建立或編輯 Adobe Sign 表格時,工具列會顯示 Adobe Sign 特定表格欄位。

  7. 為欄位命名並指定填寫或簽署欄位的人員。若要設定欄位內容,如邊框色彩、填充、字型和字面大小,請連按兩下欄位。

    放置一個 Adobe Sign 欄位
    第一次放置 Adobe Sign 欄位時,您可以為欄位命名並指定簽署或填寫欄位的人員。

  8. 若要預覽變更,請按一下右上角的「預覽」。按一下右上角的「編輯」可切換回編輯模式。

  9. 儲存表格。

若要分發表格並收集回覆,請參閱分發 Adobe Sign 表格

使 Reader 使用者可以儲存表格資料

通常,Reader X 和舊版的使用者無法儲存他們填寫完成的表格副本。不過,您可以擴充 PDF 的權限,讓這些使用者儲存表格資料。如果您使用 Acrobat Pro,就可擁有 Reader 使用者的額外功能,如將文字新增至非互動表格。

註解:

與舊版 Reader 不同的是,Reader XI 和更高版本的 Reader 具有「新增文字」工具和儲存表格資料的功能。Acrobat 使用者不必擴充特殊權限即可在非可填寫表格中輸入文字、新增注釋,以及數位簽署 PDF。

  1. 開啟單一 PDF,或預覽 PDF 文件夾中的元件 PDF。

  2. 如果您要編輯表格,請按一下右上角「預覽」按鈕旁邊的加號圖示。

  3. 選擇「檔案 > 儲存為其他 > Reader 延伸 PDF」,然後選擇下列選項之一:

    啟用注釋和度量

    (Acrobat Pro) 可讓使用者新增注釋或存取物件資料度量地理空間工具

    啟用更多工具 (包括填寫表格和儲存)

    可讓使用者在互動或可填寫的表格中輸入資料後,能加以儲存。

在本機儲存已填妥表格時的注意事項

Acrobat Standard 和 Acrobat Pro 都允許 Adobe Reader 8 或更新版本的使用者在本機填寫及儲存 PDF 表格。如果要使用 Reader 延伸功能在本機儲存 PDF 表格 (稱為延伸文件) 時,請注意以下兩點:

「部署的延伸文件數目」

Acrobat Standard 或 Acrobat Pro 客戶可將延伸文件傳送給不限數量的收件者來填寫。例如,Acrobat 客戶可以在允許使用者本機填寫及儲存 PDF 表格的網頁上張貼空白表格範本。可以存取此範本的人數並無限制。此外,Acrobat 客戶也可以透過填妥的表格收集不限數量的回應。

「延伸文件的收件者數目」

Acrobat Standard 或 Acrobat Pro 客戶可以將延伸文件傳送給不限數量的收件者。Acrobat 客戶可以傳送不限數量的延伸文件副本給不限數量的收件者並透過填妥的表格收集不限數量的回應。

新增 JavaScript 至表格

JavaScript 語言使您可以建立交互網頁。Adobe 提昇了 JavaScript,因此您可以輕鬆地在 PDF 表格中整合交互功能。JavaScript 在 Acrobat 表格中最常見的用途就是格式化、計算、驗證資料和指定動作。在 Windows 中,您還可以配置 Adobe PDF 表格,使其直接連線至執行開放式資料庫連結 (Open Database Connection,簡稱 ODBC) 的資料庫。

註解:

請記住,如果您要建立動態表格,Acrobat Reader 並不支援某些自訂 JavaScript。在 Acrobat Reader 中檢視時,表格可能無法正常運作,除非將額外的使用權限新增至 PDF。

額外的資源

如需有關 Acrobat JavaScript 的詳細資訊,請參閱以下資源:

將表格分發 (傳送) 給收件者

分發 PDF 或網頁表格

建立表格後,您可以選擇如何將表格傳送給收件者。

  1. 按一下右側窗格中右下角的「分發」

  2. 隨後可能顯示一連串訊息,這取決於 Acrobat 在您的表格中偵測到的條件。視需要回應螢幕指示,並儲存表格。

  3. 選擇分發和收集方法:

    「電子郵件」

    在您的電子郵件收件匣中收集回應。

    「內部伺服器」

    在內部伺服器 (如 SharePoint網路資料夾) 上分發和收集回應。如需詳細資訊,請參閱指定伺服器

    如需詳細資訊,請參閱選擇審核及表格分發選項

  4. 按一下「繼續」並遵循螢幕上的指示來分發表格。

  5. 如果您選擇在電子郵件收件匣中收集回應,請執行以下任一動作:
    • 輸入電子郵件地址並以分號隔開,或按一下「收件者」按鈕,從您的通訊錄中選擇電子郵件地址。
    • 編輯預設訊息。
    • 選擇「從收件者收集姓名及電子郵件,以提供最佳追蹤」選項。當收件者送出表格時,系統會提示收件者提供其名稱及電子郵件。這保證您在「記錄」中可確實查看已經和尚未回應的人員,以及回應時間。
    • 如果您要接收匿名送出,或不介意追蹤等級,則請取消選取該選項。

    註解:

    如果您不知道收件者的電子郵件地址,請輸入您的電子郵件地址。系統會傳送給您指向表格的連結,您可依照需要將之傳送給收件者。

若要追蹤分發表格的狀態,請按一下右側窗格中右下角的「追蹤」。如需詳細資訊,請參閱關於表格記錄

分發 Adobe Sign 表格

在建立 Adobe Sign 表格之後,您可以使用 Adobe Sign 服務將其傳送至收件者以供填寫和簽署。

  1. 按一下右側窗格中右下角的「傳送以供簽署」

  2. 按一下「準備傳送」。文件即上傳至 Adobe Document Cloud。

  3. 鍵入需要簽署文件之人員的電子郵件地址。如有需要,可加入訊息。

  4. 按一下「傳送」

    您會收到來自 Adobe Sign 的電子郵件,說明文件已傳送給第一位使用者進行簽署。該第一位使用者也會收到要求簽署文件的電子郵件。當該使用者在「簽名」欄位中加入簽名並按一下「按一下可簽署」按鈕之後,文件就會傳送給下一位使用者進行簽署,以此類推。

    每個人都會收到一份簽署完成的文件,並且檔案會安全地儲存在 Adobe Document Cloud 中。

若要追蹤 Adobe Sign 表格的狀態,請參閱追蹤傳送供簽署的合約

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