Felügyelt PDF-ellenőrzések – ismertető
A felügyelt ellenőrzések során varázsló segíti az ellenőrzés előkészítését, a dokumentum helyének megadását és résztvevők meghívását. Nincs szükség a megjegyzések importálására vagy annak engedélyezésére, hogy a Reader-felhasználók megjegyzéseket készíthessenek, és nem kell manuálisan követni az ellenőrzők változtatásait.
Telepített Acrobat Pro alkalmazás szükséges ahhoz, hogy engedélyezhesse az Acrobat Reader felhasználói számára a megjegyzések hozzáadását felügyelt ellenőrzés keretében. Az Acrobat Standard használatakor nem engedélyezheti az Acrobat Reader felhasználói számára a megjegyzések hozzáadását.
Az Acrobat kétfajta felügyelt ellenőrzést tesz lehetővé: megosztott és e-mail alapú ellenőrzéseket. Mindkét ellenőrzéstípushoz tartozik egy varázsló, amely segít a speciális eszközökkel és az ellenőrzőknek szóló utasításokkal ellátott PDF dokumentumok terjesztésében.
A Szemléző nyomon követi az összes felügyelt ellenőrzést. A Szemléző hozzáférést biztosít a PDF fájlokhoz, valamint tájékoztatást nyújt az ellenőrzésről és annak résztvevőiről. Az ellenőrzést kezdeményezők a Szemlézőben módosíthatják a határidőket, ellenőrzőket adhatnak a folyamathoz, és lezárhatják azt. A Szemléző értesíti a résztvevőket, ha új megjegyzések születnek, megváltoznak a határidők, bővül az ellenőrzők listája, vagy akár ha bezárják az Acrobat programot. Tájékoztat a kiszolgálóhibák állapotáról is.
PDF portfólióknál nem végezhető felügyelt ellenőrzés.
Megosztott ellenőrzések
A megosztott ellenőrzés a leginkább együttműködésre épülő forma, mert a résztvevők elolvashatják egymás megjegyzéseit és válaszolhatnak azokra. A résztvevők hozzászólásait egy adattárban tárolják egy belső szerveren. Az Acrobat szabályos időközönként szinkronizálja a megjegyzéseket a legfrissebb változások letöltéséhez. Az ellenőrzők azonnal értesítést kapnak, ha új megjegyzések születnek, továbbá megtekinthetik és megválaszolhatják más ellenőrzők megjegyzéseit.
Megosztott ellenőrzések esetén az ellenőrzőknek telepített Acrobat 8 vagy újabb, Reader 8 vagy újabb verzióval kell rendelkezniük ahhoz, hogy mások megjegyzéseit megjeleníthessék. Az Acrobat régebbi verzióit használóknak e-mailben kell elküldeniük a megjegyzéseiket.
E-mail alapú ellenőrzések
Az e-mail alapú ellenőrzések akkor ideálisak, ha az ellenőrzők nem férnek hozzá közös kiszolgálóhoz, vagy ha nincs szükségük együttműködésre a dokumentumok ellenőrzése során.
E-mail alapú ellenőrzések során a kezdeményező e-mail-csatolmányként küldi el a PDF dokumentumot az ellenőrzőknek. Az ellenőrzők hozzáadják megjegyzéseiket, majd a dokumentum üzenetsorán a Megjegyzések küldése gombra kattintva visszaküldhetik a dokumentumot. A megjegyzések fogadásakor a kezdeményező egyesítheti azokat a saját PDF-példányában levőkkel.
Az e-mail alapú ellenőrzés legfőbb korlátja, hogy a résztvevők nem tekinthetik meg egymás megjegyzéseit az ellenőrzés során. A kezdeményezők a megjegyzéseket csak azok kézhezvétele után láthatják.
Az e-mail küldésen alapuló ellenőrzések résztvevőinek telepített Acrobat 6.0 vagy újabb, illetve Reader 7.0 vagy újabb alkalmazásra van szükségük.
Terjesztési mód kiválasztása áttekintési dokumentumokhoz és űrlapokhoz
Az Acrobat számos terjesztési módot kínál a Küldés megosztott ellenőrzésre és az Űrlap terjesztése varázslóban. Amikor a lehetőségek közül választ, fontolja meg a terjesztett fájllal kapcsolatos biztonsági igényeket, a címzettek által a fájl letöltésére használt kiszolgálók és webhelyek tulajdonságait, és azt is, hogy miként szeretné visszakapni a megjegyzéseket és az űrlapadatokat.
Belső kiszolgáló
Használhat saját belső kiszolgálót is, ha a címzettek munkáját tűzfal védi, és mindannyian hozzáférnek egy közös kiszolgálóhoz. A kiszolgáló lehet hálózati mappa, Microsoft SharePoint munkaterület (csak Windows rendszeren) vagy webkiszolgálón lévő mappa. Használhat a terjesztett PDF fájlra mutató hivatkozást, vagy elküldheti azt e-mailben csatolmányként. Az ellenőrzéshez az Acrobat feltölti a közzétenni kívánt megjegyzéseket a kiszolgálóra. Űrlapok esetén az Acrobat a válaszokat az ön merevlemezén tárolja, amikor azok megérkeznek.
Webkiszolgálón lévő mappákat nem lehet űrlapterjesztésre használni.
Ha saját kiszolgálót ad meg, a varázsló kéri a kiszolgáló helyét és a választott terjesztési lehetőségeket tartalmazó profil mentését. A legközelebbi PDF fájl terjesztésekor a mentett profilt a varázsló választható lehetőségként ajánlja fel.
Az Űrlap terjesztése varázslóban lehetősége van űrlapot csatolmányként elküldeni e-mailben. Elküldheti űrlapjait saját e-mail alkalmazása vagy webmail használatával is. A varázsló is használható olyan e-mail üzenet létrehozására, amelyhez űrlapfájl csatlakozik. Ha a címzettek kitöltötték és visszaküldték az űrlapot, a válaszok a postafiókba érkeznek meg. Minden válasz PDF portfólió válaszfájlba másolódik, amely rendszerezhető és számolótáblába exportálható.
A Küldés megosztott ellenőrzésre varázsló használatával lehetővé válik a PDF fájlra mutató hivatkozást tartalmazó e-mailt küldeni, vagy csatolni a PDF fájlt az e-mailhez.
Megjegyzések engedélyezése a Reader felhasználói számára (Acrobat Pro)
A Reader 8-as vagy újabb verziójának felhasználói akkor vehetnek részt az adott PDF dokumentum ellenőrzésében, ha megkapták a jogot arra, hogy a PDF dokumentumhoz megjegyzéseket írjanak. A megjegyzéskezelési jogosultságot tartalmazó PDF dokumentum megnyitásakor a Reader megjeleníti a dokumentum üzenetsorát és az egyébként nem elérhető megjegyzéskezelő eszközöket.
Felügyelt ellenőrzés kezdeményezésekor a megjegyzéskezelési jogosultságok automatikusan engedélyezve lesznek. Ha nem használja a felügyelt ellenőrzést (ha például a PDF fájlt közvetlenül e-mailben küldi), akkor is bekapcsolhatja a megjegyzési jogosultságokat.
- Nyissa meg a PDF fájlt, és válassza a Fájl > Mentés másként > Reader bővített PDF > Megjegyzések és mérések engedélyezése elemet.
Ha digitálisan aláírt dokumentumban engedélyezi a megjegyzéseket, az aláírás érvénytelenné válik.
Levelezőprogram kiválasztása az ellenőrzésekhez
Ahhoz, hogy e-mailben ellenőrzést végezhessen és megjegyzéseket küldhessen, vagy egy levelezőalkalmazásra és egy levelezőkiszolgálóra vagy egy webmail fiókra van szüksége. Az Acrobat szinte valamennyi levelezőprogrammal együttműködik. Ha több levelezőalkalmazás is telepítve van, megadható, melyik alkalmazás induljon el, amikor az Acrobat PDF fájlt küld. Tegye a következők egyikét:
(Windows) Kattintson duplán az Internetbeállítások ikonra a Vezérlőpulton. Az Internet tulajdonságai párbeszédpanelen jelenítse meg a Programok lapot, majd adja meg az alkalmazni kívánt levelezőprogramot. A változtatások érvényesítéséhez indítsa újra az Acrobat alkalmazást.
(Windows) Módosítsa a MAPI-beállításokat a levelezőprogramban. Az Acrobat és a Reader a MAPI (Messaging Application Program Interface) felületet használja a levelezőprogramokkal való kommunikációban. Ennek kezelésére a legtöbb levelezőprogram megfelelő MAPI-beállításokat tartalmaz. A levelezőprogramok beállításáról a további tudnivalókat az adott alkalmazás súgója tartalmazza.
(Mac OS) A Mail alkalmazásban válassza a Mail > Preferences parancsot, jelenítse meg a General lapot, majd a Default Email Reader menün adja meg a választott levelezőprogramot. A változtatások érvényesítéséhez indítsa újra az Acrobat alkalmazást. Ha az alkalmazás nincs a listán, a menüből válassza a Select parancsot, majd a könyvtárak közt tallózva keresse meg. Ha olyan alkalmazást választ, amely nem szerepel a Default Email Reader menün, az Acrobat nem feltétlenül támogatja azt.
Kiszolgáló megadása
Ha a PDF fájlt saját kiszolgálón keresztül terjeszti, megadhat hálózati mappát, a Microsoft SharePoint Services szolgáltatást futtató Windows kiszolgálót vagy webkiszolgálón lévő mappát. A megadott kiszolgálóhoz a résztvevőknek írási és olvasási jogosultsággal kell rendelkezniük. Kérje meg a rendszergazdát, hogy a megjegyzések tárolásához adjon megfelelő tárhelyet a kiszolgálón. A kiszolgáló beállításához nem szükséges további szoftver.
Webkiszolgálón lévő mappákat nem lehet űrlapterjesztésre használni.
Hálózati mappák
Ha a címzettek mindegyike egy helyi hálózathoz kapcsolódik, a hálózati mappák és a SharePoint-kiszolgálók jelenthetik a legjobb megoldást a megjegyzéskiszolgáló elhelyezésére. A hálózati mappák általában a legolcsóbbak és a legmegbízhatóbbak.
SharePoint oldalak
Amennyiben a címzettek tűzfal mögött dolgoznak, és mindenki hozzáfér egy közös szerverhez, használhatja saját belső szerverét, mint a Microsoft SharePoint oldala. Bővebb információért lásd: Megosztott áttekintési dokumentumok elhelyezése a SharePointon.
WebDAV-kiszolgálók
WebDAV-kiszolgálókat (WebDAV protokollt használó webkiszolgálókat) legjobb csak akkor használni, ha az adott ellenőrzők a tűzfalon, illetve a helyi hálózaton kívül vannak. Az Acrobat WebDAV szolgáltatás használatához történő beállításával kapcsolatos további információkat illetően lásd: Megosztott átnézés hosztolása: Alternatíva az Acrobat.com oldallal szemben.
