Guida alla configurazione delle funzionalità relative alla mappatura dati/unione e ai modelli di Adobe Sign per Salesforce

Panoramica

Adobe Sign offre la possibilità di utilizzare moduli interattivi per raccogliere dati dai firmatari, dalla posizione firma e dai campi iniziali dei documenti, di raccogliere informazioni di seconde parti sia dal mittente sia dal firmatario e molto altro.

Puoi creare la tua libreria modelli di Adobe Sign archiviando i moduli e i modelli Adobe Sign nella scheda Documenti Salesforce.

I tag di testo di Adobe Sign offrono i seguenti vantaggi:

  • Impostare posizioni specifiche da cui i clienti possono firmare e siglare i documenti
  • Raccogliere dati dai firmatari che in seguito possono essere rimandati nell'account Salesforce. (Consulta Mappature dati)
  • Unire dati da Salesforce ai campi del documento prima di inviarli per la firma. (Consulta Mappature unione)

Puoi creare moduli di Adobe Sign aggiungendo speciali tag di testo in qualsiasi documento inviato tramite Adobe Sign (Word, PDF, Testo ecc.). Per ulteriori informazioni, leggi la nostra Documentazione sui tag di testo.

Nota:

Sono disponibili due impostazioni opzionali per quanto riguarda la mappatura di unione e dei dati. Entrambi questi tipi di mappatura possono essere configurati in base alle tue esigenze da Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate:

1. Desideri ricevere un’e-mail quando una mappatura dati o unione non riesce?

  • Abil. opzione Notifica errore mapping (attivata per impostazione predefinita): attiva questa impostazione per l'invio di notifiche e-mail al proprietario della mappatura di dati o unione ogni volta che vi sono errori quando le mappature vengono eseguite.

2. Desideri esporre i nomi API quando si selezionano i campi nella funzione di mappatura dati/unione?

  • Show Fields API Name (Mostra nome API dei campi, disattivata per impostazione predefinita): attiva questa opzione per mostrare il nome API di ogni campo e la relazione con gli oggetti Salesforce, quando si imposta la mappatura dei dati e di unione.

Procedura

Walk me thru

Come potrai notare, in alcune pagine è presente il pulsante “Procedura”.

Questo pulsante ti guida attraverso i passaggi principali per i quali la pagina è stata concepita. Non si tratta di una verifica dell'integrità dei valori che vengono inseriti, ma è utile per seguire la procedura nell'ordine corretto, senza saltare alcun elemento necessario.


Nota:

I nomi dei campi Mappatura unione/dati sui campi oggetto SFDC possono essere facilitati “caricando” i nomi dei campi in Salesforce. Ciò consente di selezionare i nomi dei campi da un elenco di selezione invece di digitarli in un campo di testo. A questo scopo occorre:

  1. Creare il proprio modulo con tutti i campi definiti
  2. Inviare il modulo per la firma con Salesforce con un nome di accordo ovvio, ad esempio Modello campo W4
    • In questo modo, potrai trovare il modello corretto quando esegui la mappatura dei campi
  3. Immettere una parte qualsiasi del contenuto in ogni campo che si desidera mappare e firmare l'accordo affinché sia registrato come completato in Salesforce.
    • La procedura di completamento offre a Salesforce un'origine da cui estrarre i nomi dei campi
  4. A questo punto, dovresti notare il modello quando utilizzi la funzione di importazione della mappatura unione/dati

Nota rapida su moduli/tag per testo

Affinché una mappatura venga completata correttamente sono necessari dei moduli precostituiti con nomi campi definiti in modo da poter far logicamente corrispondere il campo oggetto SFDC al campo del modulo Adobe Sign. 

Un modulo semplice è mostrato nella parte sottostante.  I campi sono definiti dalle coppie di parentesi graffe su ogni lato (che definiscono la larghezza del campo) e dal nome del campo (la stringa di caratteri fra le parentesi graffe). 

Esempi di tag di testo

I tag di testo possono includere argomenti aggiuntivi oltre il valore del nome, comprese convalide, calcoli ed espressioni regolari. Informazioni approfondite sulla creazione di moduli sono disponibili qui e possono migliorare significativamente la qualità dei dati ottenuti durante la procedura di firma.

Nota:

La funzionalità di abbreviazione dei tag di testo può essere molto utile nella creazione del modulo e nella mappatura del campo poiché stabilisce una convenzione per i nomi dei campi che si ripetono su ogni documento (consentendo di risparmiare tempo non dovendo ricreare il tag formale). Ciò migliora notevolmente la mappatura dati tra più moduli e costruisce un ancoraggio per i moduli futuri.

Mappature unione – Generare documenti con dati Salesforce

Le mappature unione di Adobe Sign offrono la possibilità di unire i dati di campo da Salesforce ai campi dei documenti prima di inviarli per la firma.

Ad esempio, puoi popolare automaticamente l'indirizzo e il numero di telefono di un lead da un record Salesforce in un accordo prima di inviarlo al lead per la firma. Puoi anche modificare lo stato di un'opportunità quando l'accordo è stato completamente firmato ed eseguito. I campi dei dati uniti possono essere aggiornati dai firmatari facoltativamente se decidi di ripetere la mappatura degli aggiornamenti del firmatario in Salesforce.

Puoi anche usare le mappature unione per aggiungere automaticamente gli elenchi di prodotti associati a un'opportunità. Puoi impostare quali attributi di prodotto (ad esempio quantità e prezzo) sono inclusi negli accordi oltre a specificare come ordinare e filtrare i prodotti associati. 

Informazioni sulle mappature unione

Un tipo di origine dati per una mappatura unione può essere un valore costante specifico o un valore di un campo oggetto Salesforce a cui puoi fare riferimento nell'accordo di Adobe Sign. La destinazione di ciascun elemento della mappatura unione è un campo designato in un accordo di Adobe Sign.

Ad esempio, la mappatura riportata di seguito consente di aggiornare i campi del documento di Adobe Sign corrispondenti a “Nome” e “Cognome” con i dati del campo Destinatario Salesforce (Referente). Consente inoltre di compilare il campo Azienda del documento con il nome dell'account.

Campi unione di esempio

Nota:

Quando selezioni un oggetto di cui eseguire la mappatura, inizi dall'oggetto Accordo per andare a un oggetto principale/di ricerca. L'associazione tra gli oggetti deve già essere stata impostata in fase di runtime.

Creazione di una mappatura unione

Per creare una nuova mappatura unione:

    1. Seleziona Adobe Sign dal programma di avvio dell'app nella parte superiore sinistra dello schermo

    2. Fai clic sulla scheda Mappature unione

    3. Nella pagina iniziale di Mappatura unione, fai clic su Nuova.

Pulsante Nuova nella pagina Mappatura unione

La pagina Nuova mappatura unione viene visualizzata.

Pagina Nuova mappatura unione

    4. Nella sezione Informazioni mappatura, digita un nome per la mappatura e decidi se impostarla come predefinita. Se selezioni “Imposta mappatura unione come predefinita”, la mappatura verrà eseguita per impostazione predefinita quando un accordo viene inviato per la firma.

Assegnare un nome alla mappatura

    5. Per importare ed eseguire la mappatura dei nomi di campo modulo di un documento esistente, puoi selezionare un accordo inviato per la firma che è stato firmato. Puoi importare i campi da contratti aggiuntivi al fine di aggiungere altri campi. I campi con nomi duplicati non verranno importati due volte. Per importare campi modulo, effettua le seguenti operazioni:

        a. Fai clic sull'impostazione di visualizzazione per visualizzare la sezione Importa campi modulo documento.

Importa campi modulo documento

        b. Fai clic sull'icona di ricerca dopo il campo, in cui viene visualizzata l'opzione Importa campi da

        c. Seleziona l'accordo da cui desideri importare i campi

        d. Fai clic sul pulsante Importa campi modulo.

Verrà visualizzato il numero di campi importati.

Verrà visualizzato il numero di campi importati.

    6. Nella sezione Mappa campi oggetti Salesforce su campi documento, puoi creare una mappatura dai campi a cui è possibile fare riferimento dall'oggetto Accordo di Adobe Sign (inclusi i campi personalizzati). Puoi anche aggiungere delle regole di mappatura per unire i dati nei documenti di Adobe Sign. 

Sezione Mappa campi oggetti Salesforce su campi documento

Per creare una riga di mappatura campi di unione, effettua le operazioni seguenti:

    1. Fai clic su Aggiungi mappatura campi per aggiungere una nuova riga vuota.

Aggiungi mappatura campi

    2. Definisci le mappature e le regole di mappatura con le seguenti opzioni:

  • Campo documento di destinazione: se hai importato dei campi modulo, puoi selezionare questi campi. Oppure puoi immettere un nome di campo specifico.
    • Fai clic sull'icona a sinistra dell'opzione Campo documento di destinazione per passare da un campo di immissione testo e un elenco a discesa selezionabile che mostra i valori dei campi modulo disponibili e importati.
  • Tipo di origine: seleziona Campo Oggetto Salesforce o Costante.
  • Valore di origine: a seconda del tipo di origine selezionato, è necessario specificare quanto segue:
    • Se il valore di origine è Campo Oggetto Salesforce, è necessario selezionare un valore. A questo scopo, fai clic sul collegamento Oggetto selezionato per visualizzare la finestra di dialogo Selettore oggetto in cui puoi selezionare il campo oggetto di origine di Salesforce.
Selettore oggetto

        Se il valore di origine è Costante, dovrai digitare un valore nel campo Valore di origine.

  • Disabilita: se questa opzione è selezionata, questa riga di mappatura non verrà eseguita
  • Azioni: se fai clic su questa icona, la riga verrà eliminata
Digita una costante se il valore è Costante

    3. Ripeti i passaggi da 1 a 2 per aggiungere altre righe di mappatura.

 

Nella sezione Mappa i campi voce Prodotti di Salesforce sui campi documento Adobe, puoi aggiungere elenchi di prodotti a un'opportunità.

Per creare una riga di mappatura campi di unione, effettua le operazioni seguenti:

  1. Fai clic su Aggiungi mappatura campi per aggiungere una nuova riga vuota.
Map SFDC product line fields

    2. Fai clic su Oggetto selezionato per visualizzare la finestra di dialogo Selettore oggetto.

Selettore oggetto

    3. Nella finestra di dialogo Selettore oggetto, seleziona dei campi di origine Salesforce, Opportunità, Prodotto per opportunità, quindi aggiungi gli attributi prodotto, quali quantità, prezzo e descrizione riga, che sono inclusi negli accordi. Puoi anche specificare il campo per ordinamento e l'ordine.

Object Selector Expanded

    4. Fai clic su Fatto.

    5. Ripeti i passaggi da 1 a 4 per aggiungere altre righe di mappatura.

Una volta completato il modello Mappatura unione, fai clic su Salva.

 

Utilizzo di mappature unione multiple e predefinite

Puoi creare tutte le mappature unione che ti servono, una delle quali può essere impostata come mappatura predefinita, che verrà eseguita ogni volta che un accordo viene inviato per la firma. Puoi selezionare come predefinita solo una mappatura.

Puoi anche specificare in modo esplicito quale mappatura unione desideri utilizzare per un accordo facendovi riferimento nel campo “Mappatura unione” dell'accordo (echosign_dev1__Merge_Mapping__c). Puoi utilizzare un flusso di lavoro Salesforce o attivare l'esecuzione di una regola di business personalizzata per determinare quale modello utilizzare. Ricorda che non è necessario impostare tale campo in modo che punti alla mappatura predefinita; la mappatura predefinita viene eseguita se questo campo viene lasciato vuoto.

Nota:

Ti consigliamo di utilizzare le mappature predefinite per le distribuzioni di grandi dimensioni o complesse solo durante il periodo o l'installazione di prova. La prassi dovrebbe essere il collegamento dei modelli in modo esplicito.


File allegati

Sono disponibili delle impostazioni di Mappatura unione che definiscono il modo in cui vengono gestiti i file allegati. Per impostazione predefinita, il documento allegato originale (ad esempio, un modello di NDA) verrà rimosso e il documento unito verrà allegato al record dell'accordo dopo l'invio dell'accordo.

  • Allega documento unito: quando viene utilizzata una mappatura unione per un accordo, se selezioni questa opzione, il documento con i dati uniti viene allegato al record dell'accordo dopo l'invio dell'accordo.
  • Rimuovi documento originale: quando viene utilizzata una mappatura unione per un accordo, se selezioni questa opzione, il documento del modello originale verrà rimosso dal record dell'accordo dopo l'invio dell'accordo.

Nota:

Queste impostazioni sono di ambito globale e incideranno su tutti i modelli di mappatura unione.

Per cambiare queste impostazioni:

  1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
  2. Fai clic sull'etichetta corrispondente a Impostazioni di mappatura unione di Adobe Sign
  3. Fai clic sul pulsante Gestisci
  4. Fai clic sul pulsante New
  5. Modifica le impostazioni nel modo desiderato e fai clic su Salva

 

Risoluzione dei problemi di mappatura unione

I campi Salesforce hanno regole di convalida che potrebbero causare il malfunzionamento delle mappature. Ad esempio, se esegui la mappatura del campo di e-mail di Salesforce su un campo di testo di Adobe Sign, la mappatura può non riuscire se il contenuto del campo non è un indirizzo e-mail valido.

Se una mappatura non riesce per qualsiasi motivo, il messaggio di errore viene registrato nel campo “Errore mappatura unione” (echosign_dev1__Merge_Mapping_Error__c) nell'oggetto Accordo di Adobe Sign e il proprietario della mappatura di unione riceve un'e-mail in cui è indicato l'errore.  

Nota:

È anche possibile creare un report o una visualizzazione elenco per evidenziare le mappature dei campi non riuscite

La notifica e-mail viene attivata per impostazione predefinita ma può essere disattivata modificando l'impostazione:

1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate

2. Fai clic sull'etichetta Impostazioni di Adobe Sig 

Impostazioni di Adobe Sign personalizzate

    2. Fai clic sul pulsante Gestisci nella pagina Definizione impostazioni personalizzate

    3. Fai clic su Nuova o Modifica nella pagina Impostazione personalizzata

    4. Trova l'opzione Abil. opzione Notifica errore mappatura e modifica secondo le esigenze

Abilita l'opzione Notifica errore di mapping

Mappature dati: invia dati e file dei firmatari nei record di Salesforce

Le mappature dati dei campi modulo di Adobe Sign consentono di definire in che modo Adobe Sign aggiorna gli oggetti di Salesforce.com con i dati acquisiti dai firmatari. Ad esempio, puoi aggiornare il record del referente del firmatario in Salesforce.com con l'indirizzo e il numero di telefono fornito al momento del completamento e della firma del documento. In aggiunta, puoi anche rimandare l'accordo firmato di Adobe Sign, l'audit trail e qualsiasi documento di supporto caricato dai destinatari agli oggetti Salesforce configurando le mappature dei file. 

Informazioni sulle mappature dati dei campi modulo

Le mappature dati di Adobe Sign consentono di aggiornare gli oggetti di Salesforce quando viene firmato un accordo Adobe Sign o in una fase specifica del flusso di lavoro dell'accordo. Ciascuna mappatura dati viene configurata in anticipo e include le regole di mappatura dati. Ciascuna regola di mappatura dati definisce l'origine dati e il campo Salesforce di destinazione che deve aggiornare.

Un'origine dati di una mappatura può essere un campo modulo di Adobe Sign, un valore di costante specifico o un valore di un campo accordo Adobe Sign. La destinazione di ciascun elemento di mappatura dati può essere qualsiasi campo in qualsiasi oggetto Salesforce a cui può essere fatto riferimento dall'accordo Adobe Sign.

Ad esempio, la mappatura riportata di seguito aggiorna nome e cognome del firmatario (così come è stato immesso dal firmatario) nell'oggetto Referente. Aggiorna inoltre la fase opportunità e aggiunge l'accordo firmato e l'audit trail all'opportunità al momento della firma dell'accordo. 

Mappature campi di esempio

Altri esempi di utilizzo delle mappature dati per aggiornare Salesforce sono:

  • Aggiornamento delle informazioni di contatto dei destinatari
  • Aggiunta di un numero PO all'opportunità
  • Aggiornamento delle informazioni di pagamento all'account
  • Modifica dello stage dell'opportunità quando l'accordo viene firmato
  • Aggiunta del PDF firmato e dell’audit trail al referente. 

 

Creazione di una mappatura dati dei campi modulo

Per creare una nuova mappatura dati Adobe Sign, segui i passaggi riportati di seguito:

  1. Seleziona Adobe Sign dal programma di avvio dell'app nella parte superiore sinistra dello schermo
  2. Fai clic sulla scheda Mappature dati
  3. Nella pagina iniziale di Mappature dati, fai clic sul pulsante Nuova
  4. Nella pagina Nuova mappatura dati, digita un nome intuitivo per la mappatura e decidi se renderla predefinita. Se selezioni “Impost. mappatura dati come predefinita?”, la mappatura verrà eseguita per impostazione predefinita dopo la firma degli accordi. Non è necessario impostare una mappatura dati come predefinita. Puoi assegnarla a un Modello di accordo che verrà utilizzato al momento della creazione di un accordo
Pagina Nuova mappatura dati

    5. Utilizza la sezione Mappatura campi per definire le mappature dati sui campi di Salesforce. Puoi aggiungere regole di mappatura per aggiornare i campi a qualsiasi oggetto Salesforce correlato. Puoi creare una mappatura a qualsiasi campo (campi personalizzati inclusi). Sono disponibili due modi per creare righe di mappatura e specificare da quali campi dell'accordo provengono i dati. Puoi importare dei campi da un documento esistente utilizzando Importa campi da un accordo esistente. In alternativa, puoi definire ogni riga di mappatura singolarmente utilizzando Aggiungi mappatura.

Nota:

Se non è presente alcun campo Adobe Sign personalizzato nel documento da cui stai effettuando l'importazione, non potrai importare i campi Adobe Sign predefiniti standard forniti con ogni accordo firmato. (ad esempio, firma (data), e-mail, nome, cognome, titolo e azienda).

Puoi utilizzare Importa campi da un accordo esistente per importare un elenco di nomi di campi modulo da cui creare mappature selezionando un accordo esistente inviato per la firma e che è stato firmato. Puoi importare i campi da contratti aggiuntivi al fine di aggiungere altri campi. Per importare i campi da un accordo, effettua le seguenti operazioni:

  1. Seleziona l'accordo da cui desideri importare i campi.
Seleziona il modello da importare

    2. Fai clic sul pulsante Importa campi modulo. Viene visualizzato il numero di campi importati.

Fai clic sul pulsante Importa campi modulo

Puoi utilizzare Aggiungi mappatura per aggiungere singolarmente le righe di mappatura, come indicato di seguito:

Collegamento Aggiungi mappatura

Per ciascuna riga di mappatura campi, specifica quanto segue:

    1a. Quale oggetto Salesforce aggiornare?: seleziona l'oggetto Salesforce di destinazione dove verranno copiati i dati.

    1b. Quale campo Salesforce aggiornare?: Seleziona il campo Salesforce di destinazione dove saranno copiati i dati.

    2a. Da dove provengono i dati? - Seleziona il tipo: seleziona una delle seguenti opzioni: Campo modulo EchoSign, Costante o Campo accordo.

    2b. Qual è il valore dei dati?: a seconda dell'opzione Da dove provengono i dati selezionata, è necessario specificare quanto segue:

  • I dati provengono da “Campo modulo EchoSign”: seleziona un campo modulo EchoSign o immetti un nome di campo specifico. Fai clic sull'icona a sinistra del campo per passare da un campo di immissione testo a un elenco a discesa selezionabile in cui vengono visualizzati i valori dei campi modulo disponibili e importati.
  • I dati provengono da “Costante”: digita un valore specifico. Ad esempio, puoi immettere un valore di campo che desideri cambiare per un elenco di selezione di Salesforce. Oppure, puoi immettere un numero o un testo che desideri aggiornare in un campo Salesforce.
  • I dati provengono da “Campo dell'accordo”: seleziona un campo dell'accordo dall'elenco a discesa.

    3. Quando eseguire la mappatura?: seleziona lo stato dell'accordo. La mappatura dati verrà eseguita quando lo stato dell'accordo viene modificato in uno stato specifico.

  • Firmato/Approvato/Accettato/Compilato/Consegnato
  • In attesa di controfirma/approvazione/accettazione/compilazione/consegna
  • Inviato per firma/approvazione
  • Annullato/Rifiutato
  • Scaduto
Record di mappatura dati di esempio

Se lo desideri, puoi modificare le impostazioni di qualsiasi riga di mappatura.

  1. In Azioni, fai clic sull'icona Impostazioni (ingranaggio)
  2. Nella finestra di dialogo Impostazioni valori mappatura campi, puoi specificare quanto segue:
    • Non sovrascrivere i valori esistenti: se questa opzione è selezionata, non sovrascrivere il valore con questa regola di mappatura se un valore esiste già nel campo di destinazione di Salesforce.
    • Non scrivere elementi vuoti: se questa opzione è selezionata, non scrivere il valore vuoto nel campo Salesforce di destinazione con questa regola di mappatura se il valore di origine dell'accordo Adobe Sign è vuoto.

Se lo desideri, puoi anche disattivare una riga di mappatura in modo che non venga eseguita selezionando l'opzione Disabilita

 

Creazione di una mappatura file

Puoi eseguire il mapping dell'accordo firmato di Adobe Sign o l'audit trail su un oggetto Salesforce di destinazione selezionato, eseguendo le operazioni seguenti:

    1. Fai clic su Aggiungi mappatura nella tabella Mappatura file. 

Mappatura file - Collegamento Aggiungi mappatura

    2. Per ogni riga della mappatura file, seleziona:

1. Quale oggetto Salesforce aggiornare?: seleziona l'oggetto Salesforce di destinazione in cui i dati verranno copiati

2a. Come desideri aggiungere il file?: le opzioni sono le seguenti:

• Aggiungi un collegamento di riferimento al file: fornisce l'URL per andare al PDF dell'accordo firmato.

• Allega il file direttamente all'oggetto: allega il documento PDF direttamente all'oggetto di cui stai eseguendo il mapping se per tale oggetto è disponibile un elenco di allegati.

Nota:

Non tutti gli oggetti (ad esempio gli utenti) supportano gli allegati file, pertanto non eseguire la mappatura dei file su questi oggetti.

 

2b. Salva come allegato: quando questa opzione è selezionata, il contenuto viene memorizzato come Allegato (tipo di oggetto Salesforce). Se non è selezionata, il contenuto viene memorizzato come File.

2c. A quale campo aggiungere l'URL del file?: richiesto solamente se selezioni Aggiungi un collegamento di riferimento al file. È necessario selezionare il campo di destinazione in cui l'URL viene copiato.

Nota:

L'aggiunta di un collegamento di riferimento per audit trail, documento di supporto o PDF con firma divisa non è supportata. Puoi allegare questi file PDF al record dell'oggetto Salesforce.

Inoltre, puoi eseguire la mappatura del collegamento di riferimento solo su un campo di testo (ad esempio, stringa, elenco di selezione)

 

3. Quale file aggiungere?: le opzioni sono le seguenti:

• Accordo firmato - File PDF unito: seleziona questa opzione se invii più documenti per la firma in un'unica operazione; questa opzione rimanderà i documenti firmati nel record di un oggetto Salesforce come unico PDF unito.

• Accordo firmato - File PDF separati: seleziona questa opzione se invii più documenti per la firma in un'unica operazione; questa opzione rimanderà i documenti firmati nel record di un oggetto Salesforce come PDF separati.

• Audit Trail: seleziona questa opzione per rimandare l'audit trail nel record di un oggetto Salesforce in formato PDF.

• Documenti di supporto: seleziona questa opzione per rimandare tutti i documenti caricati dai firmatari nel record di un oggetto Salesforce.

Nota:

Se disponi di un URL personalizzato in Adobe Sign con un dominio secondario personalizzato (ad esempio: https://companyxyz.echosign.com), è necessario un ulteriore passaggio per riportare il PDF dell'accordo firmato in Salesforce. 

 

  1. Passa a Imposta > Impostazioni > Sicurezza > Impostazioni del sito remoto
  2. Fai clic sul pulsante Nuovo sito remoto
  3. Aggiungi l'URL di Adobe Sign come URL del nuovo sito remoto. Ciò è necessario solo quando si esegue la mappatura all'accordo firmato.
Pagina di modifica del sito remoto

4. Quando eseguire la mappatura? - Seleziona lo stato dell'accordo: la mappatura dati verrà eseguita quando lo stato dell'accordo viene modificato in uno stato specifico. Le opzioni sono le seguenti:

• Firmato/Approvato/Accettato/Compilato/Consegnato

• In attesa di controfirma/approvazione/accettazione/compilazione/consegna

• Inviato per firma/approvazione/compilazione/consegna

• Annullati/Rifiutato

• Scaduto

Quando la mappa dei dati è completa, fai clic sul pulsante Salva

 

Uso di mappature dati multiple e predefinite

Puoi creare tutte le mappature dati che ti servono, una delle quali può essere impostata come mappatura predefinita, che verrà eseguita ogni volta che lo stato di un accordo viene modificato. Puoi selezionare come predefinita solo una mappatura.

Puoi anche specificare in modo esplicito quale mappatura desideri utilizzare per un accordo facendovi riferimento nel campo “Mappatura dati” (echosign_dev1__Process_Template__c) dell'accordo. Puoi utilizzare un flusso di lavoro Salesforce o attivare l'esecuzione di una regola di business personalizzata per determinare quale mappatura dati utilizzare. Ricorda che non è necessario impostare tale campo in modo che punti alla mappatura predefinita; la mappatura predefinita viene eseguita se questo campo viene lasciato vuoto.

Puoi anche eseguire una mappatura prima o dopo la modifica dello stato dell'accordo in “Firmato” (ad esempio, esegui la mappatura dopo la firma del primo firmatario) mediante la casella di selezione “Attiva mappatura dati” (echosign_dev1__Trigger_Process_Template__c). Puoi utilizzare un flusso di lavoro Salesforce o attivare l'esecuzione di una regola di business personalizzata per determinare quando eseguire una mappatura dati.

Inoltre, puoi associare una mappatura dati a un modello di accordo. Consulta la sezione Modelli di accordo per ulteriori informazioni.

Risoluzione dei problemi delle mappature dati

I campi Salesforce hanno regole di convalida che potrebbero causare il malfunzionamento delle mappature. Ad esempio, se esegui la mappatura di un campo di testo di Adobe Sign su un campo di e-mail di Salesforce, la convalida del campo può non riuscire se il contenuto del campo non è un indirizzo e-mail valido.

Accertati di utilizzare le regole di convalida dei campi modulo di Adobe Sign quando possibile per assicurarti che i dati immessi dai firmatari possano essere spostati in Salesforce. Regole standard per la convalida dei campi modulo PDF dai documenti PDF e creazione di regole di convalida quando utilizzi i tag di testo di Adobe Sign. Consulta la Documentazione sui tag di testo per ulteriori informazioni.

Se una mappatura non riesce per qualsiasi motivo, il messaggio di errore viene registrato nel campo “Errore mappatura dati” (echosign_dev1__Data_Mapping_Error__c) nell'oggetto Accordo di Adobe Sign e il proprietario della mappatura dati riceve un'e-mail in cui è indicato l'errore.  

Nota:

È anche possibile creare un report o una visualizzazione elenco per evidenziare le mappature dei campi non riuscite

La notifica e-mail viene attivata per impostazione predefinita ma può essere disattivata modificando l'impostazione:

  1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
  2. Fai clic sull'etichetta Impostazioni di Adobe Sign
  3. Fai clic su Gestisci
  4. Fai clic su Nuovo (o Modifica)
  5. Trova (ctrl/cmd +f) l'impostazione Abil. opzione Notifica errore mappatura
  6. Modifica l'impostazione come desiderato
  7. Fai clic su Salva.

Modelli di accordo e flussi di lavoro

I modelli di accordo di Adobe Sign offrono un modo rapido per configurare in anticipo diversi valori predefiniti e impostazioni per i tuoi accordi. È inoltre possibile collegare un modello di accordo al pulsante “Invia per firma”.

Informazioni sui modelli di accordo

Ciò include la preimpostazione dei campi dell'accordo, tra cui nome, messaggio, lingua, tipo di firma, date di scadenza e opzioni di protezione. Inoltre, puoi associare delle mappature dati, unione e oggetto particolari (ad esempio, opportunità, account, referente, lead, opportunità o contratto) al modello di accordo. Inoltre, puoi preimpostare più facilmente le definizioni dei destinatari, eseguire la mappatura dei campi sui campi dell'accordo e predefinire i file allegati.

Puoi inoltre impostare un pulsante “Invia per firma” visualizzato nel record di oggetto correlato (ad esempio, opportunità) in modo che colleghi per impostazione predefinita a un modello di accordo. Facendo clic sul pulsante, puoi generare un accordo tramite un modello di accordo.

Creazione di un modello di accordo

Per creare un nuovo modello di accordo, segui i passaggi riportati di seguito:

  1. Seleziona Adobe Sign dal programma di avvio dell'app nella parte superiore sinistra dello schermo
  2. Fai clic sulla scheda Modelli di accordo
  3. Nella pagina iniziale Modelli di accordo, fai clic sul pulsante Nuovo
Passa ai nuovi modelli di accordo

 

Un messaggio in sovrapposizione richiede di immettere il nome del nuovo modello:

    4. Immetti il nome del modello e fai clic su Salva.

►Se i flussi di lavoro sono stati attivati, è disponibile un’opzione facoltativa che consente di selezionare un flusso di lavoro per il modello. 

Assegnare un nome al modello

Viene visualizzata la pagina del nuovo Modello di accordo, il cui nome è riportato nella parte superiore.

A destra del nome è disponibile l’icona a discesa “Show more” (Mostra altro) che consente di aprire un menu con le seguenti opzioni:

  • Modifica nome: consente di modificare il nome del modello corrente.
  • Cambia proprietario: consente di cambiare il proprietario del modello corrente. Il modello deve essere assegnato a un utente corrente nell’organizzazione Salesforce.
  • Clona: consente di duplicare il modello corrente con un codice ID univoco di Salesforce.
  • Elimina: consente di eliminare il modello corrente da Salesforce.
agreement_templateheaderoptions

 

Immediatamente sotto il pulsante Salva si trovano l’ID del modello e i metadati relativi a chi ha creato il modello, a chi appartiene e chi ha apportato le ultime modifiche.

Lo switch Attivo/Inattivo consente di rendere il modello disponibile o meno. I nuovi modelli vengono creati con lo stato Attivo.

template_id

La sezione Dettagli modello presenta i dettagli principali relativi agli accordi creati da questo modello con l’oggetto di riferimento di Salesforce.

  • Nome accordo: questo campo definisce il nome predefinito dell’accordo. Tutti gli accordi vengono inizialmente creati con questo nome.

Nei campi di testo, ad esempio Nome accordo, è possibile utilizzare le variabili di Salesforce come parte della definizione per generare dinamicamente dei valori significativi.

Ad esempio, puoi personalizzare Nome accordo in modo da includere il nome del destinatario nel momento in cui viene generato l’accordo. Esempio: Accordo Acme Corp - {!Name}

  • Oggetto Salesforce: seleziona l’oggetto Salesforce principale da usare come riferimento principale per alcune delle definizioni facoltative nel modello di accordo.

Ad esempio, puoi definire destinatari, mappature dei campi o allegati in modo che l’accordo possa cercare campi e mappature nell’oggetto principale o dati dagli oggetti di ricerca. 

Se hai definito un oggetto principale nel modello dell’accordo, occorre avviare l’accordo dal pulsante “Invia per firma” nell’oggetto principale. Per ulteriori informazioni su come abilitare un pulsante predefinito o creare nuovi pulsanti “Invia per firma”, consulta Attivazione del pulsante Invia per firma.

  • Invio automatico: attiva questa opzione se sono presenti dei flussi di lavoro automatizzati da utilizzare per attivare l’invio degli accordi o se desideri inviare automaticamente un accordo quando l’utente fa clic sul pulsante Invia per firma da un record di Salesforce. 

Affinché Invio automatico funzioni, nel modello di accordo devono essere definiti almeno un destinatario e un allegato.

template_details

Opzioni avanzate

  • Tipo di accordo: seleziona dall’elenco dei Tipi di accordo definiti.
    • Questa funzione è utile per migliorare la generazione di report.
  • Lingua: consente di definire la lingua utilizzata nelle comunicazioni inviate al destinatario, compresi i messaggi e-mail e le istruzioni visualizzate.
  • Seleziona il tipo di firma per questo accordo: seleziona il valore predefinito per il tipo di firma da raccogliere:
    • Firma elettronica: per impostazione predefinita vengono raccolte le firme elettroniche.
    • Firma manuale: ai destinatari verrà chiesto di scaricare il documento firmato, firmarlo fisicamente, acquisire da scanner il documento firmato e caricare il documento acquisito in Adobe Sign.

Mappatura dei dati nei campi dell’accordo

Per mappare i dati nei campi di un accordo nel modello di accordo:

Fai clic sul collegamento Mappatura dei dati nei campi dell’accordo.

Per mappare i dati nei campi di un accordo nel modello di accordo:

Fai clic sul collegamento Mappatura dei dati nei campi dell’accordo e seleziona un metodo di mappatura:

  • Seleziona da oggetto
    • Questa opzione richiede che sia stato definito un Oggetto Salesforce.
    • A seconda dell’oggetto principale impostato, seleziona un Campo origine e un Campo accordo di destinazione.

Ad esempio, l'oggetto principale può essere “Opportunità”. Nella schermata successiva, seleziona il campo di origine dall'oggetto principale (ad esempio, Opportunità) e il campo dell'oggetto Accordo di destinazione su cui verrà eseguita la mappatura dati.

select_from_object
  • Immetti un valore specifico
    • Consente di trasmettere un valore specifico in un Campo accordo di destinazione.
input_specific_value

Tutti i campi mappati sono elencati sul modello dove possono essere modificati o eliminati singolarmente.

mapped_data_fields

Allega i documenti che dovranno essere consegnati con il modello.

Se al modello non viene allegato alcun documento, il mittente dovrà selezionare un documento durante la configurazione dell’accordo.

Se il modello è impostato su Invio automatico, è necessario allegare al modello almeno un documento.

  • Carica per aggiungere un documento: il campo superiore consente di aggiungere un file tramite trascinamento dal desktop o di caricare un file mediante una procedura guidata basata su menu.

Nota:

I file caricati tramite trascinamento o tramite l’opzione Carica file vengono aggiunti ai contenuti File e CRM di Salesforce (memorizzati come File) e risulteranno di proprietà dall’utente che li ha caricati.

  • Seleziona per aggiungere documenti: questa opzione consente di cercare un documento in librerie specifiche mediante la barra di ricerca che si trova sotto i pulsanti di scelta:
    • File e CRM di Salesforce: la tua libreria personale. Tutti i documenti che carichi dal tuo sistema vengono archiviati in questa libreria per uso futuro.
    • Documenti Salesforce: la libreria di Salesforce condivisa tra gli utenti.
    • Libreria di Adobe Sign: contenuti della libreria archiviati nel sistema Adobe Sign.
    • Ricerca avanzata: un’unica interfaccia in cui sono disponibili tutte le opzioni elencate qui sopra.
template_attachment

Opzioni avanzate

Aggiungi un documento da un oggetto o una variabile di runtime: questa opzione consente di selezionare un documento o un oggetto da un oggetto o una variabile runtime di Salesforce.  

Alcuni oggetti principali di Salesforce offrono ulteriori opzioni per l’origine del documento. Ad esempio, se l’Oggetto Salesforce definito nella scheda Dettagli modello è un’Opportunità, sarà disponibile l’opzione aggiuntiva Aggiungi da preventivo opportunità.

 

Sono disponibili tre opzioni:

○ Aggiungi da oggetto Salesforce

Tipo di origine: scegli se il tipo di oggetto del documento è File o Allegato.

►Selezione documento: seleziona il documento da allegare in base a uno dei seguenti criteri:

○ Documento più recente: documento con la data di creazione più recente.

○ Documento meno recente: documento con la data di creazione meno recente.

○ Tutti i documenti: tutti i documenti trovati.

add_from_salesforceobject

○ Aggiungi da preventivo opportunità

►Tipo preventivo:

○ Preventivo più recente

○ Preventivo meno recente

►Tipo preventivo determinato da:

○ Data ultima modifica

○ Data creazione

►Tipo documento preventivo

○ Documento più recente

○ Documento meno recente

○ Tutti i documenti

add_from_opportunityquote

○ Variabile di runtime

Aggiungi in modo dinamico un allegato da un oggetto

Aggiungi nome variabile runtime: specifica la variabile e il tipo di ID dal tuo oggetto Salesforce.

runtime_variable

 

  • Aggiungi modello per campi modulo: importa un modello di campi dalla libreria di Adobe Sign.

La scheda Destinatari consente di controllare la serie di destinatari dell’accordo.

  • Firmano tutti i destinatari: tutti i destinatari definiti nel modello dovranno partecipare al processo, in base al loro ruolo. Questa è l’impostazione per tutti gli accordi che non prevedono di essere firmati solo dal mittente.
  • Firma solo il mittente: abilita questa opzione per aggiungere al modello la funzionalità “Firmo solo io”.

Per poter usare questa opzione, è necessario abilitare l’impostazione Abilita Firma solo il mittente. In base alle esigenze, questa opzione può essere impostata su sola lettura tramite l’impostazione Sola lettura - Firma solo il mittente.

Il set di destinatari determina quattro elementi fondamentali dell’accordo:

  • Chi è interessato dall’accordo: tutti i destinatari dell’accordo (e tutte le parti in Cc) sono elencati in modo discreto.
  • Tipo di verifica: la verifica dell’identità dei destinatari può essere configurata per ogni destinatario.
  • Operazioni consentite: a ciascun destinatario può essere assegnato un ruolo che definisce il modo in cui potrà interagire con l’accordo e come verrà registrato nel report di audit.
  • Ordine di accesso all’accordo: il numero a sinistra indica quando il destinatario potrà accedere al documento.

In genere i processi di firma sono sequenziali, ma è possibile ottenere un processo parallelo applicando manualmente lo stesso valore ai numeri di indice. Questa operazione può essere applicata all’intero set di destinatari per un processo completamente parallelo, oppure solo ad alcuni di essi per un flusso di firma ibrido.

I destinatari possono essere aggiunti tramite:

  • Oggetto Salesforce: può trattarsi di un contatto, utente, lead o gruppo.
  • E-mail: è possibile specificare un qualsiasi indirizzo e-mail.
  • Variabile di runtime: il destinatario viene inserito in modo dinamico in base al valore importato da una variabile sull’oggetto principale (definito nella scheda Dettagli modello).

Nella sezione Messaggio viene importato il Nome accordo dalla scheda Dettagli modello.

  • Nel campo di testo sotto a Nome accordo puoi inserire il testo del messaggio globale per l’e-mail che viene inviato ai destinatari.
template_recipients

Opzioni avanzate

  • Abilita firma in hosting (firma manuale): abilita questa opzione per consentire al firmatario di firmare direttamente, se è disponibile.
  • Abilita i campi Anteprima e Posizione: abilita questa opzione per visualizzare in anteprima l’accordo e trascinarvi i campi modulo prima di inviarlo per la firma
  • Invia per conto di: l’accordo verrà inviato per conto dell’ID del record dell’utente specificato in questo campo.

Nota: se utilizzi il metodo “Invia per conto di”, assicurati di abilitarlo prima seguendo queste istruzioni.

  • Metodi di verifica avanzata: queste opzioni consentono di configurare i metodi di verifica dei destinatari, se desideri impostare metodi di verifica diversi per i firmatari interni ed esterni.

Nella sezione Impostazioni mappatura, facoltativamente puoi specificare quali mappature dati o mappature unione (o entrambe) eseguire automaticamente durante l’invio degli accordi con questo modello di accordo.

template_data_mapping

Mappatura unione: seleziona una mappatura dati per unire i campi Salesforce in un accordo prima dell’invio.

Mappatura dati: seleziona una mappatura dati da utilizzare per eseguire la mappatura dei dati immessi da un accordo firmato su Salesforce.

 

Le regole aggiuntive consentono di automatizzare le attività più comuni relative agli accordi:

  • Promemoria automatici: seleziona un’opzione per i promemoria automatici. Le opzioni disponibili sono Mai, Ogni giorno, fino alla firma, oppure Ogni settimana, fino alla firma.
  • Giorni alla scadenza: specifica quanti giorni devono trascorrere prima che scada l’accordo.
    • Il numero di giorni immesso viene aggiunto alla data corrente quando il record dell’accordo viene generato dal modello di accordo, per calcolarne la scadenza in modo dinamico.

Nota: se viene utilizzata una versione del pacchetto precedente alla versione 21.x, l’opzione Giorni alla scadenza è presentata come un campo numerico.

Se viene utilizzato il pacchetto di installazione versione 21.x o successiva, questo campo è un campo di testo che supporta il riferimento ad altri campi nell’oggetto principale (ad esempio {!Expiry Date}).

I clienti che hanno eseguito l’aggiornamento da una versione precedente a v21 troveranno entrambi questi campi.

  • URL di reindirizzamento post-firma: per reindirizzare automaticamente i firmatari di un accordo a un URL specificato dopo la firma, immetti un URL. Per poter usare questa opzione, è necessario abilitare l’impostazione Abilita opzioni post-firma.
  • Ritardo per reindirizzamento post-firma (secondi): se l’impostazione Abilita opzioni post-firma è abilitata ed è specificato un URL di reindirizzamento post-firma (vedi di seguito), specifica quanti secondi devono trascorrere prima del reindirizzamento.
  • Proteggi con password il documento firmato: abilita questa opzione per crittografare il PDF firmato che viene inviato ai firmatari.
  • Impostato come modello predefinito per tutti gli accordi: abilita questa opzione per impostare il modello come modello di accordo predefinito da applicare a ogni nuovo accordo. Puoi anche definire un modello di accordo specifico da associare ad altri accordi, che può sovrascrivere il modello di accordo predefinito. Ad esempio, puoi creare un pulsante “Invia per firma” personalizzato per l'oggetto account associato a un modello di accordo specifico. Consulta Attivazione del pulsante Invia per firma per ulteriori informazioni sui pulsanti personalizzati.
  • Abilitato come azioni nel publisher di Chatter: se hai abilitato le azioni nel publisher di Chatter per la tua organizzazione, puoi selezionare questa casella per abilitare questo modello di accordo. L’azione nel publisher di Chatter consente agli utenti di inviare accordi da Chatter. L'azione di editore Chatter consente agli utenti di inviare degli accordi da Chatter. Seleziona questa casella per abilitare questo modello di accordo per l'azione Chatter per uno qualsiasi dei seguenti oggetti principali: Referente, Account oppure Opportunità. Ad esempio, se l'oggetto principale è un'opportunità, selezionando questa casella consentirai agli utenti effettuare l'invio tramite questo modello di accordo da tutti i feed Chatter dell'opportunità. Se lasci l'oggetto principale vuoto, puoi abilitare il modello di accordo nel feed Chatter della pagina iniziale. Scopri di più sull’attivazione delle azioni Adobe Sign nel publisher di Chatter.
template_rules

Abilitare i flussi di lavoro Adobe Sign

Salesforce può essere facilmente configurato per importare flussi di lavoro da Adobe Sign, offrendo agli agenti la flessibilità di inviare da entrambi gli ambienti con la stessa struttura di destinatari, metodi di autenticazione, distribuzione e-mail, ecc.

L’utilizzo dei flussi di lavoro come origine dei modelli Salesforce consente inoltre di utilizzare modelli di documento multiuso che possono includere o ignorare i destinatari in base alle esigenze.

Scegliere un flusso di lavoro

La definizione del modello Salesforce è stata leggermente modificata per i casi in cui viene associato un flusso di lavoro, poiché il flusso di lavoro modifica la scheda Destinatari in base al flusso di lavoro e inserisce alcuni elementi configurati che normalmente verrebbero definiti nel modello SFDC.

Di seguito sono elencate le differenze nel processo di configurazione:

Per accedere ai flussi di lavoro in Salesforce sono necessari due requisiti:

  1. Configurare l’account Salesforce per gli accordi push
    • Questo processo genera l’URL del sito di richiamata necessario per il passaggio successivo.
  2. Immetti l’URL del sito di richiamata nel campo Notifica accordo URL di richiamata nelle impostazioni personalizzate di Adobe Sign:
    • Se hai configurato gli accordi push:
      • Accedi come amministratore Salesforce.    
      • Passa a Configurazione > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate.
      • Fai clic sull’etichetta Impostazioni di Adobe Sign.
      • Fai clic su Gestisci.
      • Fai clic su Modifica.
      • Copia il valore URL richiamata Adobe a sito Salesforce e incollalo nel campo Notifica accordo URL di richiamata
      • Fai clic su Salva.
Applicare la Notifica accordo URL di richiamata

I flussi di lavoro sono ora disponibili per la tua organizzazione Salesforce.

Prima che l’opzione diventi disponibile per la creazione di un nuovo modello, devi creare almeno un flusso di lavoro nel tuo account Adobe Sign.

Attivazione del pulsante “Invia per firma”

Il pulsante “Invia per firma” è associato al modello di accordo predefinito o a un modello di accordo specifico configurato da te. Per impostazione predefinita, l'integrazione Adobe Sign per Salesforce include un pulsante “Invia per firma” che puoi aggiungere ai layout delle pagine Opportunità, Account, Referente, Lead o Contratto. Puoi anche creare più pulsanti “Invia per firma” personalizzati che possono essere aggiunti ad altri oggetti e associati a modelli di accordo differenti.

Di seguito viene riportato un esempio su come abilitare il pulsante “Invia per firma” per l'oggetto Opportunità:

    1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti

    2. Seleziona l'oggetto da modificare (Opportunità in questo esempio) dall'elenco di oggetti a sinistra

    3. Fai clic sull'opzione Layout di pagina nella barra a sinistra

    4. Seleziona il layout di pagina da modificare

    5. Quando si apre il layout di pagina, seleziona Pulsanti dall'elenco a sinistra

    6. Trascina il pulsante Invia per firma dalla sezione in alto alla casella “Pulsanti personalizzati” nella sezione Dettagli opportunità.

Trascina il pulsante “Invia per firma” dalla sezione in alto alla casella “Pulsanti personalizzati”

Creazione di pulsanti “Invia per firma” personalizzati

Puoi creare dei pulsanti “Invia per firma” personalizzati per altri oggetti. Puoi etichettare il pulsante in base alle tue esigenze.

Di seguito viene riportato un esempio su come creare un pulsante “Invia per firma” personalizzato per l'oggetto Opportunità:

    1. Accedi a Imposta > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti

    2. Seleziona l'oggetto da modificare (Opportunità in questo esempio) dall'elenco di oggetti a sinistra

    3. Quando viene caricata la pagina dell'oggetto, seleziona la sezione Pulsanti, Collegamenti e Azioni dalla barra a sinistra

    4. Fai clic su Nuovo pulsante o collegamento nell'angolo in alto a destra

• Viene visualizzata la pagina di modifica del collegamento o del pulsante personalizzato

Pagina di modifica del collegamento o del pulsante personalizzato

5. Puoi copiare il valore impostato per il pulsante Opportunità personalizzato (vedi la schermata riportata di seguito), ma dovrai sostituire la variabile dell'ID oggetto alla fine del percorso con la variabile dell'ID oggetto che desideri aggiungere: /apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}

52_managed_send_button

 

• (Facoltativo) Associa un modello di accordo specifico al pulsante:

Per associare un modello di accordo specifico per un determinato pulsante “Invia per firma”, il percorso del pulsante deve essere:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Object.Id}&templateId=a011I000006tTeXQAU

Dove templateId deve essere impostato su un ID specifico del modello di accordo che verrà utilizzato. Se questo valore non viene impostato, verrà utilizzato il modello di accordo predefinito. Puoi ottenere il valore templateId dall'URL della pagina del modello di accordo:

ID del modello di accordo nell'URL

• (Facoltativo) Dopo aver fatto clic sul pulsante e aver generato l'accordo, reindirizza l'utente a una pagina diversa da quella dell'accordo mediante il parametro retURL.

Esempio: puoi definire un pulsante “Invia per firma” per fare in modo che, dopo essere stato selezionato, reindirizzi l'utente a un URL specificato o lo riporti al record invece di andare alla pagina dell'accordo. Per definire questo pulsante, utilizza questa stringa come esempio:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&retURL=/{!Opportunity.Id}

 

• (Facoltativo) Dopo aver fatto clic sul pulsante, attiva un'Azione su caricamento per “Invia”

Esempio: puoi definire un pulsante “Invia per firma” per fare in modo che, dopo essere stato selezionato, reindirizzi l'utente alla pagina dell'accordo e per impostare l'invio dell'accordo dopo il caricamento della pagina senza altri interventi da parte dell'utente. Per definire questo pulsante, utilizza questa stringa come esempio:

/apex/echosign_dev1__AgreementTemplateProcess?masterid={!Opportunity.Id}&onloadAction=Send

Per ulteriori informazioni sulle onLoadActions, consulta onLoadActions. In alternativa, puoi eseguire la mappatura del valore “Invia” sul campo “Azione su caricamento (elenco)” nel record dell'accordo. Consulta Esegui la mappatura dati nei campi dell'accordo per informazioni su come definire questa mappatura.

3. Fai clic sul pulsante Salva.

Dopo aver creato il pulsante personalizzato, passa al layout di pagina dell’oggetto e aggiungilo alla pagina seguendo la procedura illustrata qui sopra per l’esempio relativo alle Opportunità.

Abilitare le opzioni post-firma

Attiva questa opzione per indirizzare i firmatari a una pagina di destinazione di tua scelta. In questo modo, le opzioni “URL di reindirizzamento post-firma” e “Ritardo per reindirizzamento post-firma” vengono rese disponibili nella pagina di invio dell'accordo. I firmatari di un accordo vengono reindirizzati all'URL specificato dopo la firma. Ad esempio, puoi reindirizzarli al sito Web della tua azienda o alla pagina di un questionario. Questa opzione può essere impostata come in sola lettura per i mittenti che utilizzano l'impostazione Sola lettura - Opzioni post-firma.

Per abilitare le opzioni post-firma:

  1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
  2. Fai clic sull'etichetta Impostazioni di Adobe Sign
  3. Fai clic su Gestisci
  4. Fai clic su Nuovo (o Modifica)
  5. Cerca l'impostazione Abilita opzioni post-firma
    1. (Facoltativo) Cerca l'impostazione Sola lettura - Opzioni post-firma
  6. Modifica secondo le esigenze e fai clic su Salva

Abilita la funzionalità “Invia per conto di…”

Nota:

La funzionalità di invio per conto di altri utenti è disponibile solo su Adobe Sign per Salesforce v11.7 o versioni successive.

Può essere necessario abilitare la funzionalità “Invia per conto di” quando un membro dell'organizzazione Salesforce deve inviare accordi per conto di un'altra persona. Questa funzionalità è valida per qualsiasi invio di accordi, inclusi gli invii in background attivati da un aggiornamento del campo Accordo “Azione sullo sfondo” o tramite l'opzione “Invio automatico” nei modelli di accordo. Puoi inoltre impostare la ricerca di un utente in un modello di accordo su “Invia per conto di” in modo che il campo venga popolato automaticamente quando viene generato un accordo.  

Per abilitare la funzionalità “Invia per conto di”:

1. Abilita l'impostazione “Consenti l'invio per conto di altri” nel modo seguente:

a. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate

b. Fai clic sull'etichetta Impostazioni Adobe Sign.

c. Fai clic sul pulsante Gestisci.

d. Fai clic sul pulsante Nuovo (o Modifica).

e. Cerca (ctrl/cmd +f) l'impostazione Consenti l'invio per conto di altri e modificala secondo le esigenze

Impostazione Consenti l'invio per conto di altri

f. Fai clic sul pulsante Salva.

 

2. Aggiungi il campo “DC - Consenti l'invio per conto di altri” al layout del record Utente nel modo seguente:

a. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Oggetti e campi > Gestore oggetti

b. Seleziona Utente dal gestore degli oggetti

c. Seleziona Layout pagina utente dalla barra a sinistra della pagina dell'oggetto Utente

d. Fai clic sul collegamento Layout utente

e. Con l'opzione Campi selezionata, fai clic su Adobe Sign - Consenti invio come altri e trascinala nella sezione “Ulteriori informazioni (intestazione visibile solo durante la modifica)” del layout.

Fai clic su Adobe Sign - Consenti invio come altri e trascina l'opzione nella sezione “Ulteriori informazioni”

f. Fai clic sul pulsante Salva.

 

3. È necessario abilitare l'opzione Adobe Sign - Consenti invio come altri per l'utente specifico per conto del quale desideri effettuare l'invio, nel modo seguente:

a. Passa a Imposta > Amministrazione > Utenti > Utenti

b. Fai clic sull'azione Modifica per l'utente specifico.

c. Nella pagina Modifica utente, nella sezione Informazioni aggiuntive, abilita l'opzione Adobe Sign - Consenti invio come altri.

d. Fai clic sul pulsante Salva.

Abilita l'opzione Adobe Sign - Consenti invio come altri

4. Aggiungi il campo “Invia per conto di altri” al layout della pagina dell'accordo nel modo seguente:

a. Passa a Imposta > Genera > Crea > Oggetti.

b. Fai clic sul collegamento Accordo.

Collegamento oggetto Accordo

c. Fai clic sul collegamento Set di campi nella parte superiore della pagina per accedere alla sezione interessata.

Collegamento Set di campi

d. Fai clic sull'azione Modifica.

Pulsante di modifica del set di campi

e. Con l'opzione Accordo selezionata, individua il campo Invia per conto di, quindi fai clic e trascinalo nella sezione Set di campi.

Trascina l'oggetto Invia per conto di nel layout di pagina

f. Durante l'impostazione dell'accordo da inviare, occorre immettere nel campo “Invia per conto di” l'utente che ha consentito agli altri utenti di inviare per suo conto. 

 

Abilita Firma solo il mittente

Abilita questa impostazione per visualizzare e abilitare l'opzione “Firma solo il mittente” nella sezione Destinatari della pagina di invio dell'accordo. Quando si utilizza l'opzione “Firma solo il mittente”, l'accordo o il documento viene presentato all'utente per la firma. Questa funzionalità è simile a quella “Compila e firma” dei servizi Adobe. Questa opzione può essere impostata su sola lettura tramite l'impostazione Sola lettura - Firma solo il mittente.

Per abilitare la funzionalità Firma solo il mittente:

  1. Passa a Imposta > Strumenti piattaforma > Codice personalizzato > Impostazioni personalizzate
  2. Fai clic sull'etichetta Impostazioni di Adobe Sign
  3. Fai clic su Gestisci
  4. Fai clic su Nuovo (o Modifica)
  5. Cerca l'impostazione Abilita Firma solo il mittente
    1. (Facoltativo) Cerca l'impostazione per Sola lettura - Firma solo il mittente
  6. Modifica secondo le esigenze e fai clic su Salva

onLoadActions

Salesforce può attivare automaticamente le azioni tramite il parametro URL onLoadAction supportato da Adobe Sign per le azioni del pulsante Accordo: Invia, Promem., Elimina, Annulla, Aggiorna e Visualizza. Il parametro URL rispetta le impostazioni della barra degli strumenti (vedi la Guida avanzata alla personalizzazione) definite dall'amministratore per rendere disponibili solo quelle attivate.

Esempi di URL con onLoadAction:

  • Invia: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Bozza.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=send

 

  • Promem.: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=remind

 

  • Elimina: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=delete

 

  • Annulla: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=cancel

 

  • Aggiorna: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=update

 

  • Visualizza: assicurati che nel tuo account sia presente un accordo nello stato Inviato per firma, Firmato o Annullato.

https://echosign-dev1.ap1.visual.force.com/apex/EchoSignAgreementAdvanced?id=[ID accordo]&sfdc.override=1&onLoadAction=view

 

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