PDF-Überprüfung

Wenn Sie über E-Mail eine Einladung zur Überprüfung einer PDF-Datei erhalten, enthält die Einladung gewöhnlich die PDF-Datei als Anlage oder eine URL zur PDF-Datei. Einige Einladungen enthalten auch eine FDF-Anlage (Forms Data Format). Wenn eine FDF-Datei geöffnet wird, werden Ihre Überprüfungseinstellungen konfiguriert und die PDF-Datei in Acrobat geöffnet.

PDFs in einer Überprüfung verfügen über besondere Funktionen wie z. B. Kommentarwerkzeuge und eine Dokumentmeldungsleiste mit Anweisungen. Mit den Kommentar-Werkzeugen können Sie dem PDF-Dokument Kommentare hinzufügen und anschließend übermitteln. Veröffentlichen Sie hierzu entweder die Kommentare auf einem Kommentarserver, auf dem sie von anderen Personen eingesehen werden können, oder senden Sie Kommentare als E-Mail-Anlage an den Initiator der Überprüfung.

Hinweis:

Sie können auch eine PDF-Datei ohne besondere Funktionen erhalten. Fügen Sie in diesem Fall Ihre Kommentare mit Hilfe der Werkzeuge unter Anmerkungen und Grafikmarkierungen im Fenster Kommentar hinzu. Speichern Sie die PDF-Datei danach und senden Sie sie an den Absender zurück. (Siehe Übersicht über die Werkzeuge Anmerkungen und Grafikmarkierungen.)

Wenn Sie die PDF-Datei erst später überprüfen möchten, öffnen Sie sie erneut über den Tracker. Somit ist gewährleistet, dass Ihre Kommentare der protokollierten Kopie der PDF-Datei hinzugefügt wurden und dass der Initiator Ihre Kommentare erhält. Wenn Sie Ihre Kommentare nicht sofort senden oder veröffentlichen, speichern Sie die PDF, um den Verlust der Kommentare zu vermeiden. Solange der Initiator Ihre Kommentare nicht erhalten hat, werden sie nur in Ihrer lokalen Kopie der PDF angezeigt und können von anderen Überprüfern nicht angezeigt werden. Ein Video zu den Grundlagen für die Überprüfung finden Sie unter www.adobe.com/go/lrvid_014_acrx_de

Wenn Sie eine PDF-Datei mit einer älteren Version als Acrobat 9 bzw. Reader 9 überprüfen, stehen einige Funktionen nicht zur Verfügung.

An einer Überprüfung teilnehmen

  1. Öffnen Sie das PDF-Dokument in Ihrer E-Mail-Anwendung, indem Sie auf die URL klicken oder indem Sie auf die Anlage (PDF oder FDF) doppelklicken.
  2. Führen Sie bei Aufforderung einen oder mehrere der folgenden Schritte aus:
    • Melden Sie sich mit Ihrer Adobe ID und dem zugehörigen Kennwort bei Acrobat.com an.
    • Klicken Sie im Dialogfeld Gemeinsame Überprüfung auf Verbinden.
    • Klicken Sie im Fenster Willkommen zur gemeinsamen Überprüfung auf OK. In diesem Fenster werden der Abgabetermin der Überprüfung, die Teilnehmer und der Speicherort auf dem Kommentarserver angezeigt. Außerdem informiert das Fenster darüber, ob die einzelnen Überprüfer Kommentare veröffentlicht haben.
    • Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Firmennamen und Ihre Position ein.
  3. Speichern Sie die Datei an einem leicht zugänglichen Speicherort, z. B. Ihrem Desktop.
  4. Fügen Sie dem PDF-Dokument Anmerkungen mit Hilfe der Werkzeuge in der Kommentarleiste hinzu. Wenn Sie einen Kommentar löschen möchten, wählen Sie ihn aus und drücken Sie die Taste Entf. (Sie können nur Ihre eigenen Kommentare löschen.)

  5. Führen Sie nach Bedarf die folgenden Schritte aus:
    • Wenn Sie eine Nachricht erhalten, dass neue Kommentare von anderen Überprüfern verfügbar sind, klicken Sie auf die Nachricht. Die neuen Kommentare werden im PDF-Dokument angezeigt.
    • Um festzustellen, ob von anderen Überprüfern neue Kommentare vorliegen, klicken Sie auf die Schaltfläche Nach neuen Kommentaren suchen .
  6. Senden Sie Ihre Kommentare durch Klicken auf Kommentare veröffentlichen oder auf Kommentare an Initiator der Überprüfung senden. Diese Optionen finden Sie in der Dokumentmeldungsleiste.

    Wenn Sie Kommentare senden, wird ein PDF-Dokument mit Ihren Kommentaren als E-Mail-Anlage an den Überprüfungsinitiator gesendet. Wenn Sie Kommentare veröffentlichen, werden Ihre Kommentare auf dem Kommentarserver gespeichert.

Optionen in der Dokumentmeldungsleiste

Die Optionen in der Dokumentmeldungsleiste richten sich danach, wie der Initiator die Überprüfung eingerichtet hat und ob Sie auf den Kommentarserver zugreifen können.

Weitere Informationen zu den verschiedenen Arten von Überprüfungen finden Sie unter Grundlagen zum Verwalten von PDF-Überprüfungen.

Nach neuen Kommentaren suchen

Veranlasst Acrobat, die Kommentare zwischen dem Kommentarserver und dem lokalen Festplattenlaufwerk zu synchronisieren. Wenn Sie nicht auf diese Schaltfläche klicken, prüft Acrobat bei geöffnetem Dokument alle 10 Minuten, ob neue Kommentare vorhanden sind. Ist das Dokument geschlossen, erfolgt die Prüfung einmal pro Stunde.

Kommentare zusammenführen

Kopiert die Kommentare aus der geöffneten PDF in Ihre Kopie. Diese Option ist nur bei PDF-Dateien verfügbar, die Sie von Überprüfern im Rahmen von E-Mail-basierten Überprüfungen erhalten.

Kommentare veröffentlichen

Nur für gemeinsame Überprüfungen verfügbar. Lädt Ihre neuen Kommentare auf den Kommentarserver hoch. Diese Schaltfläche ist deaktiviert, wenn die Überprüfung beendet wurde.

Archivkopie speichern

Nur für gemeinsame Überprüfungen verfügbar, wenn eine Überprüfung beendet wurde. Speichert eine Kopie des Dokuments mit Überprüfungskommentaren auf Ihrem Festplattenlaufwerk.

Kommentare senden

Erstellt eine E-Mail an den Überprüfungsinitiator, die die PDF-Datei mit den Kommentaren als Anlage enthält. Diese Option ist für Überprüfer bei E-Mail-basierten Überprüfungen immer verfügbar. Sie wird in gemeinsamen Überprüfungen angezeigt, wenn der Überprüfer sich zur Offline-Arbeit entschieden hat oder ein Versuch zur Verbindungsherstellung mit dem Kommentarserver fehlgeschlagen ist.

Status

Ein Symbol, das über den Verbindungsstatus des Kommentarservers informiert. Es wird als Symbol für einen erfolgreichen Verbindungsversuch , als Symbol für einen fehlgeschlagenen Verbindungsversuch  oder als Symbol für einen laufenden Verbindungsversuch  angezeigt. Beim Klicken auf das Symbol wird ein Menü mit zusätzlichen Optionen eingeblendet: Überprüfungen protokollieren zum Öffnen des Trackers; Als Archivkopie speichern zum Speichern einer Kopie der PDF-Datei, die dann nicht mehr mit der Überprüfung verbunden ist; Offline arbeiten zum Arbeiten offline (Sie können dann Kommentare eingeben, diese jedoch erst dann veröffentlichen, wenn Sie wieder online sind). Zum Wechseln in den Online-Modus klicken Sie auf Erneute Serververbindung.

Nach neu veröffentlichten Kommentaren suchen

Wenn Sie an einer gemeinsamen Überprüfung teilnehmen, werden veröffentlichte Kommentare auf Ihrem lokalen Festplattenlaufwerk mit den Kommentaren auf dem Server von Acrobat synchronisiert. Sind neue Kommentare vorhanden, wird eine entsprechende Meldung eingeblendet. Da die Synchronisierung nicht abgeschlossen ist, wenn die PDF-Datei geschlossen wird, erhalten Sie weiterhin Benachrichtigungen.

Nachrichten im Benachrichtigungsbereich informieren Sie darüber, wenn neue Überprüfer an der Überprüfung teilnehmen, wenn Aktualisierungen verfügbar sind (mehrere Überprüfungen), wenn sich Termine ändern und wenn Synchronisierungsversuche fehlschlagen. Sie werden auch informiert, wenn ein neues Broadcast-Abonnement zum Tracker hinzugefügt wird. Die Häufigkeit der Nachrichten- und Kommentarsynchronisierung kann eingestellt werden. Zudem können Sie den Synchronisierungsprozess manuell starten.

Um neue Kommentare für eine gemeinsame Überprüfung anzuzeigen, müssen Sie Zugang zu Acrobat.com haben oder eine Verbindung zum Netzwerk herstellen können, in dem sich der Kommentarserver befindet. Wenn Sie keine Verbindung herstellen können, überprüfen Sie den Serverstatus im Tracker, um die Ursache des Fehlers zu bestimmen.

  1. Klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Nach neuen Kommentaren suchen .

Kommentare per E-Mail senden

Wenn Sie eine PDF-Datei offline oder außerhalb einer Firewall überprüfen oder die Verbindung zum Kommentarserver unterbrochen wird, können Sie Ihre Kommentare per E-Mail senden.

  1. Wählen Sie Datei > Datei senden.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld „E-Mail senden“ die Option Standard-E-Mail-Anwendung oder Web-E-Mail aus und aus dem Menü Auswählen Ihren Web-E-Mail-Client.

  3. Klicken Sie auf Weiter und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm.

    Hinweis:

    Wenn die PDF-Datei die Größenbegrenzung von 5 MB überschreitet, werden Sie dazu aufgefordert, Ihre Kommentare in einer kleineren FDF-Datei (Forms Data Format) zu senden. Diese kann vom Initiator importiert werden. Zum Ändern dieser Begrenzung öffnen Sie Voreinstellungen und wählen Sie Überprüfung. Geben Sie dann im Textfeld Kommentare als FDF senden bei Dateien, die größer sind als [#] MB den neuen Wert ein.

Kommentare anderer Überprüfer veröffentlichen

Wenn Sie an einer Überprüfung teilnehmen, können Sie von anderen Überprüfern Kommentare erhalten. Haben Überprüfer beispielsweise keinen Zugriff auf den Kommentarserver, können sie die Kommentare an Sie senden. Das gilt auch, wenn Sie von Personen ein Feedback erbitten, die ursprünglich nicht zur Teilnahme an der Überprüfung eingeladen wurden. Diese Überprüfer können Ihnen eine Kopie der überprüften PDF-Datei mitsamt ihrer Kommentare übermitteln. Sie sind dann Eigentümer der Kommentare und können sie an alle Teilnehmer der Überprüfung freigeben.

  1. Öffnen Sie das PDF-Dokument mit den Kommentaren.

  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Klicken Sie auf OK, wenn Sie gefragt werden, ob Sie Kommentare für diesen Überprüfer veröffentlichen möchten. Die veröffentlichten Kommentare werden im PDF-Dokument angezeigt. In der Titelleiste erscheint Ihr Name; der Name des Verfassers wird mit dem Hinweis Im Namen von im Kommentartext angezeigt.

    Hinweis:

    Wenn Sie Kommentare in einer gemeinsamen Überprüfung übernehmen und den Zusatz Im Namen von ausblenden möchten, deaktivieren Sie in den Voreinstellungen unter Überprüfung die Option In Textkommentaren den Zusatz „Im Namen von“ anzeigen, wenn ein Benutzer Kommentare in einer gemeinsamen Überprüfung übernimmt.

    • Wenn Sie zum Zusammenführen der Kommentare aufgefordert werden, klicken Sie auf Ja oder auf die Schaltfläche Kommentare zusammenführen in der Dokumentmeldungsleiste und klicken Sie anschließend auf Kommentare senden. Fügen Sie nach Bedarf die E-Mail-Adressen der anderen Überprüfer hinzu und klicken Sie auf Senden.
    • Öffnen Sie in Acrobat oder Reader eine Kopie der PDF-Datei und wählen Sie Kommentar > Kommentarliste > Optionen > Datendatei importieren. Wählen Sie eine von Überprüfern kommentierte Datei aus. Fügen Sie nach Bedarf die E-Mail-Adressen der anderen Überprüfer hinzu und klicken Sie auf Senden.

Es werden nur neue oder bearbeitete Kommentare veröffentlicht oder gesendet.

Erneut an einer Überprüfung teilnehmen

Mit dem Tracker können Sie PDF-Dateien einer aktiven Überprüfung erneut öffnen. Im Tracker werden nur die von Ihnen gespeicherten PDF-Dateien angezeigt. Haben Sie die PDF-Datei nicht beim erstmaligen Öffnen gespeichert, öffnen Sie sie erneut über Ihre E-Mail-Anwendung.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie in Acrobat Kommentar > Überprüfung > Überprüfungen protokollieren.
    • Wählen Sie in Reader Ansicht > Tracker.
  2. Doppelklicken Sie in Tracker auf die PDF-Datei.

  3. Fügen Sie neue Kommentare hinzu oder bearbeiten Sie vorhandene Kommentare. Wenn Sie einen Kommentar löschen möchten, wählen Sie ihn aus und drücken Sie die Taste Entf. (Sie können nur Ihre eigenen Kommentare löschen.)

    Gelöschte Kommentare werden aus dem Online-PDF-Dokument beim nächsten Synchronisieren der Kommentare von Acrobat entfernt. Wenn Sie Kommentare löschen, die Sie zu einem früheren Zeitpunkt per E-Mail gesendet haben, werden diese im Dokument des Initiators nicht gelöscht.

  4. Klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf Kommentare veröffentlichen.

    Es werden nur neue oder bearbeitete Kommentare veröffentlicht oder gesendet.

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