Überblick über PDF-Portfolios

In einem PDF-Portfolio sind mehrere Dateien in einer integrierten PDF-Einheit gebündelt. In PDF-Portfolios kann ein breites Spektrum an Dateiformaten enthalten sein, die mit verschiedenen Anwendungen erstellt worden sind. So können PDF-Portfolios beispielsweise Textdokumente, E-Mail-Nachrichten, Tabellenkalkulationen, CAD-Zeichnungen und PowerPoint-Präsentationen enthalten. Die Originaldateien bleiben mit ihren spezifischen Eigenschaften erhalten, obwohl sie zu einer PDF-Portfolio-Datei zusammengesetzt werden. Jede Komponentendatei kann von dir unabhängig von den übrigen Komponentendateien im PDF-Portfolio geöffnet, gelesen, bearbeitet und formatiert werden.

Abhängig von der jeweiligen Situation bieten PDF-Portfolios im Vergleich zum Zusammenführen mehrerer Dateien in ein klassisches PDF-Dokument verschiedene Vorteile:

Du kannst Dateien problemlos hinzufügen oder entfernen, ohne dazu alle Seiten aus der entsprechenden Datei suchen und auswählen zu müssen.

Ordne Dateien per Drag & Drop neu an oder verschiebe Dateien per Drag & Drop in Ordner oder Ordner in andere Ordner auf derselben Ebene im Navigationsfenster des PDF-Portfolios.

Du kannst Komponentendateien schnell in der Vorschau anzeigen, ohne sie in ihren jeweiligen Anwendungen öffnen zu müssen.

Du kannst einzelne Dateien im PDF-Portfolio ohne Auswirkungen auf andere Dateien ändern. Du kannst beispielsweise Seiten in einem Dokument neu nummerieren, ohne dabei andere Dokumente im PDF-Portfolio neu zu nummerieren. Du kannst auch Nicht-PDF-Dateien mit ihren jeweiligen Anwendungen in einem PDF-Portfolio ändern. Jede Änderung wird in der Datei im PDF-Portfolio gespeichert.

Stelle ein PDF-Portfolio für andere bereit und stelle sicher, dass sie alle Komponententeile erhalten. Du kannst PDF-Portfolios auf einer Website veröffentlichen, damit sie von anderen eingesehen werden kannst.

Sortiere Komponentendateien nach Kategorien, die du hinzufügen, löschen, ausblenden und anpassen kannst. Klicke auf einen Spaltennamen, um die Liste zu sortieren.

Drucke alle PDF-Dateien in einem PDF-Portfolio oder ausgewählte Komponenten der PDF-Dateien.

Durchsuche eine oder alle Dateien in einem PDF-Portfolio. Du kannst auch Nicht-PDF-Komponentendateien durchsuchen.

Du kannst Dateien, die nicht als PDF vorliegen, einem vorhandenen PDF-Portfolio hinzufügen, ohne sie zuvor in PDF zu konvertieren.

Die Quelldateien eines PDF-Portfolios – auch bereits vorhandene PDF-Dateien, die du dem PDF-Portfolio hinzufügen – werden bei der Erstellung eines PDF-Portfolios nicht verändert. Änderungen, die du an den Komponentendateien innerhalb eines PDF-Portfolios vornehmen, werden nicht an den Originaldateien vorgenommen, mit denen du das PDF-Portfolio erstellt hast. Du kannst ein PDF-Portfolio auf deinem Computer oder im Netzwerk beliebig verschieben, ohne die Komponenten herauszulösen oder zu verlieren.

Binde die gleiche Datei in mehrere PDF-Portfolios ein.

Übersicht des PDF-Portfoliofensters

In Acrobat kommen verschiedene Optionen und Paletten bei der Erstellung und Bearbeitung von PDF-Portfolios sowie bei der Arbeit mit Komponentendateien zum Einsatz.

• Die PDF-Portfolio-Werkzeugleiste befindet sich direkt unter der Hauptwerkzeugleiste. Du kannst allgemeine Aufgaben wie das Hinzufügen von Dateien oder Ordnern, das Erstellen eines neuen Ordners, das Extrahieren einer Komponentendatei oder das Löschen einer Komponentendatei ausführen.

• Im linken Navigationsbereich sind die im PDF-Portfolio enthaltenen Dateien und Ordner aufgeführt. Die Dateien und Ordner werden standardmäßig in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Du kannst die Reihenfolge ändern, indem du die Sortierreihenfolge im Dialogfeld Portfolioeigenschaften konfigurieren.

  Alternativ kannst du Dateien im linken Navigationsfenster per Drag-and-drop neu anordnen oder Dateien per Drag & Drop in Ordner und Ordner in andere Ordner verschieben, vorausgesetzt, beide befinden sich auf derselben Ebene im Portfolio.

• Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter kannst du durch die im PDF-Portfolio enthaltenen Dateien und Ordner blättern. Eine Vorschau der ausgewählten Datei wird standardmäßig angezeigt. Wenn es sich bei der Komponentendatei jedoch nicht um eine PDF-Datei handelt, dann wird im Dokumentbereich eine Schaltfläche Vorschau angezeigt. Durch Klicken auf die Schaltfläche Vorschau kannst du den Inhalt der Datei im PDF-Portfolio selbst anzeigen.

• Mit dem Link Dokument öffnen wird die ausgewählte Komponentendatei zur Bearbeitung geöffnet. Wenn es sich um eine PDF-Datei handelt, wird die Datei im Dokumentbereich geöffnet, in dem du wie in jedem anderen PDF-Dokument daran arbeiten kannst. Falls es sich nicht um eine PDF-Datei handelt, wird die Datei in der Ausgangsanwendung geöffnet. Nachdem du in der Komponentendatei Änderungen vorgenommen und diese gespeichert hast, wird der neuere Inhalt im PDF-Portfolio bereitgestellt.

• Mit Layout (Vorschaumodus) wird die Vorschau der Komponentendatei eines PDF-Portfolios je nach Dateityp angezeigt. Informationen zu den unterschiedlichen Vorschauarten findest du unter Portfolio-Ansichtsmodi.

• Im Modus „Details“ oder „Dateien“ werden die detaillierten Dateiinformationen in einer Liste angezeigt. Klicke auf einen Spaltennamen, um diese Spalte in auf- oder absteigender Reihenfolge zu sortieren.

  Wird ein PDF-Portfolio im Modus „Details“ oder „Dateien“ geöffnet, ist es barrierefrei. In diesem Modus können Menschen mit Behinderungen wie Bewegungseinschränkungen, schwachem Sehvermögen oder blinde Personen Dateien besser einlesen. In den Voreinstellungen kannst du das Öffnen aller PDF-Portfolios im Dateimodus festlegen. Wähle dazu „Bearbeiten“ > „Voreinstellungen“ (Windows). Wähle nur in Acrobat „Acrobat“ > „Voreinstellungen“ (Mac OS) aus. Wähle unter „Kategorien“ den Eintrag „Ein-/Ausgabehilfe“ aus und aktiviere die Option Portfolios im Dateimodus anzeigen.

Portfolio-Ansichtsmodi

Du kannst die Komponentendateien auf zwei verschiedene Arten anzeigen – Modus „Layout“ (oder „Vorschau“) und Modus „Details“ (oder „Dateien“). Im Modus „Layout“ befindet sich die Liste mit den Komponentendateien im linken Navigationsbereich, wie in der vorherigen Abbildung dargestellt ist. Im Modus „Details“ befindet sich die Liste mit den Komponentendateien direkt unter der sekundären Werkzeugleiste, wie im folgenden Screenshot dargestellt ist:

In beiden Ansichten kannst du Bilder und Seiten in der Vorschau anzeigen sowie Videos und SWF-Dateien wiedergeben. In der Ansicht „Details“ kannst du jedoch auch Informationen zu einer Datei anzeigen. Du kannst Dateien auch auf deinen Computer extrahieren (verschieben). Ferner kannst du Dateien in der jeweiligen Ausgangsanwendung öffnen, falls diese auf deinem System installiert ist. Du kannst zwischen der Ansicht „Layout“ und „Details“ wechseln, indem du im Menü „Anzeige“ unter „Portfolio“ die gewünschte Option auswählen.

Der Modus Plattformvorschau ist auch verfügbar, wenn eine Vollbild-Vorschau im Dokumentfenster angezeigt wird. Die PDF-, SWF- und HTML-Dateien werden standardmäßig im Dokumentfenster angezeigt. Wenn du andere Dateitypen wie E-Mail-Portfolios, Formularantwortdateien und gesicherte PDF-Dateien in der Plattformvorschau öffnen möchtest, wähle „Anzeige“ > „Portfolio“ > „Vorschaudatei“ aus. Um die Plattformvorschau zu schließen, klicke in der sekundären Werkzeugleiste hinter dem Dateinamen auf das Symbol „Vorschau schließen“ (X).

Wechseln zwischen den Modi „Layout“, „Details“ und „Plattformvorschau“

Du kannst zwischen den Ansichtsmodi „Layout“ und „Details“ wechseln, indem du im Menü „Anzeige“ unter „Portfolio“ die gewünschte Option auswählen.

Du kannst auch zum Modus „Plattformvorschau“ wechseln, indem du „Anzeige“ > „Portfolio“ > „Vorschaudatei“ auswählen.

Weitere aktivierte Funktionen in PDF-Portfolios

Diese Befehle sind für Komponentendateien in PDF-Portfolios verfügbar:

Reduziert die Dateigröße von PDF-Komponenten. Weitere Informationen findest du unter Dateigröße durch Speichern verringern.

Fügt Dokumentensicherheit zu einem PDF-Portfolio oder einer PDF-Komponente in einem PDF-Portfolio hinzu. Um Komponentendateien mit Sicherheitsfunktionen zu versehen, wähle „Datei“ > Portfolioeigenschaften und aktivieren die Registerkarte „Sicherheit“. Weitere Informationen findest du unter Schützen von Dokumenten durch Kennwörter. Anhand des Deckblatts kannst du ein PDF-Portfolio mit Sicherheitsfunktionen versehen („Anzeige“ > „Portfolio“ > Deckblatt). Du kannst auf dem Deckblatt das übergeordnete PDF-Portfolio signieren oder ein zum Öffnen des Portfolios erforderliches Kennwort einrichten. Auf dem Deckblatt vorgenommene Einstellungen gelten für alle Komponentendateien des PDF-Portfolios.

Druckt Komponentendokumente. Weitere Informationen findest du unter PDF-Dokumente in einem PDF-Portfolio drucken.