Adobe Sign for HR (ServiceNow) Installatiegids

Met de Adobe Sign for HR Application kunt u verzoeken voor ondertekening van documenten via het ServiceNow-platform naar een Adobe Sign-account sturen met gebruik van de native HR-servicefunctionaliteit. HR-services kunnen via Adobe Sign rond het verzoek om een handtekening worden ingebouwd door gewoon een optie aan de HR-service toe te voegen.

Dit document legt uit hoe u de coretoepassing installeert, welke opties u kunt gebruiken en geeft informatie over het oplossen van gebruikelijke problemen:

• De toepassing installeren vanuit de ServiceNow-store
  • De Adobe Sign - HR Core-updateset installeren
  • De ondertekeningswidget toevoegen aan de taak- en ticketpagina's van de HR Portal
  • Gebruikersrechten (rollen)
  • De OAuth-verbinding tussen Adobe Sign en ServiceNow tot stand brengen
  • De configuratie testen
• Geïnstalleerde casus-/taakcomponenten
• Optionele instellingen configureren
  • Het veld Status handtekening toevoegen aan de lijstweergave HR-casus
  • Aangepaste weergave/regel HR-casus
  • De gerelateerde lijst Adobe-ondertekenaars toevoegen aan de record HR-casus
• Services
  • Voorbeeldservices
  • Adobe Sign-functionaliteit toevoegen aan een HR-service
• Nieuwe documenten/sjablonen toevoegen
  • PDF's - module Beheerde documenten
  • Op HTML gebaseerd - HR-documentsjablonen 
• Rapporten
• Ondersteuning en problemen oplossen

Vereisten

Hier volgen de afhankelijkheden voor het installeren van Adobe Sign voor HR:

• Vereiste plug-ins

  • App met op HR toegespitst bereik: Core

  • App met op HR toegespitst bereik: Serviceportal

• Adobe Sign-ondernemingslicentie - U hebt een Adobe Sign-ondernemingslicentie nodig om de toepassing te gebruiken. 
  • Klik hier om u te registreren voor een gratis proefversie
  • U dient een beheerder op accountniveau in de Adobe Sign-toepassing te hebben om de OAuth-verbinding tot stand te brengen
• Browserpop-ups moeten ingeschakeld zijn - Zorg ervoor dat pop-ups in uw browser niet worden geblokkeerd. OAuth heeft toegang nodig tot pop-uphandelingen

Installatieproces

Net als voor alle andere ServiceNow-apps voor een specifiek bereik dient u vóór installatie de Adobe Sign for HR-app aan te schaffen of u ervoor te registreren via de ServiceNow-store.

De Adobe Sign for HR-toepassing installeren

Als u de Adobe Sign for HR-applicatie hebt aangeschaft of u hebt aangemeld voor deze applicatie, verschijnt deze in het menu Systeemapplicaties -> Applicaties in uw ServiceNow-instantie.

Menu:

Na de installatie ziet u een nieuw toepassingsmenu in het linkernavigatievenster: Adobe Sign for HR

De updateset Adobe Sign - HR Core-updates installeren

Als de Adobe Sign for HR-toepassing is geïnstalleerd, dient u de Adobe Sign - HR Core Updates toe te passen.

De ondertekeningswidget toevoegen aan de taak- en ticketpagina's van de HR Portal

Er zijn twee Serviceportal-widgets gemaakt om ondertekenaars in staat te stellen hun overeenkomst te ondertekenen:

• De widget Adobe Sign HR Ticket Page is bedoeld voor de HR Ticket Page (hrj_ticket_page)
• De Adobe Sign HR Task Details kunnen worden gebruikt op de HR Task Details Page (hri_task_details)

Precies hetzelfde proces kan worden gevolgd om de widget Adobe Sign HR Task toe te voegen met gebruik van de pagina hri_task_details (in de bovenstaande schermafbeelding ziet u deze onder de Document-widget).

• Meer informatie over de Serviceportal-pagina's

Gebruikersrechten (rollen)

De HR-toepassing kent twee rollen:

• Beheerder (x_adosy_sign_hr.admin)
  • ServiceNow-gebruikers met de rol x_adosy_sign_hr__admin hebben volledige toegang tot alle functies en tot beide gebruikersmenu's (zoals uitgelegd in het hoofdstuk over de installatie).
• Gebruiker (x_adosy_sign_hr.sender)
  • ServiceNow-gebruikers met de rol x_adosy_sign_hr.sender krijgen toegang tot de toepassing om te kunnen functioneren. 
  • De rol Verzender moet aan elke HR-groep worden toegevoegd die de Adobe Sign-toepassing moet kunnen gebruiken om een document ter ondertekening te verzenden

De OAuth-verbinding tussen Adobe Sign en ServiceNow tot stand brengen

Er is een Adobe Sign-groep of -accountbeheerder nodig om de Adobe Sign-toepassing te verbinden met ServiceNow. 

• Maak een gratis proefaccount als u momenteel geen Adobe Sign-ondernemingsaccount hebt

U kunt een koppeling tussen ServiceNow en Adobe Sign tot stand brengen door de klikken op de koppeling Connect To Adobe in het menu Adobe Sign for HR.

Als u bent aangemeld, worden de vereiste toepassingsrechten vermeld in een verificatievenster.

Klik op Allow Access om deze rechten te verlenen en de verbinding tussen ServiceNow en Adobe Sign tot stand te brengen.

OPMERKING: de verificatie vindt plaats in een pop-upvenster. Als uw browser pop-ups blokkeert, dient u deze blokkering op te heffen.

De configuratie testen

U kunt de configuratie testen met gebruik van een van de voorbeeldservices.

Als de verbinding tot stand is gebracht en de aangemelde gebruiker over de juiste rollen beschikt, zou het voorbeeld correct moeten worden uitgevoerd. De Adobe Sign-toepassing heeft alleen een geldige verbinding met Adobe Sign nodig om te functioneren.

Raadpleeg de sectie Ondersteuning en problemen oplossen voor hulp.

Geïnstalleerde casus-/taakcomponenten

Er zijn een aantal aangepaste componenten gemaakt, specifiek voor de Adobe Sign for HR-toepassing:

• Gerelateerde lijst Adobe Signers - Vermeldt alle ondertekenaars voor de huidige HR-casus
  • Er kunnen nieuwe ondertekenaars worden toegevoegd
  • De ondertekeningsvolgorde kan worden veranderd

OPMERKING - Deze gerelateerde lijst dient te worden toegevoegd aan de weergave HR Case, zoals uitgelegd in de sectie Handmatige opties.

• Verzenden naar Adobe Sign UI-actie - Knop waarmee de PDF in de bijlage ter ondertekening naar Adobe Sign wordt verzonden.

OPMERKING - Met de casusoptie Adobe Sign: Inschakelen voor casus activeert of deactiveert u deze knop.

Als de casusoptie niet voorkomt in de HR-service, ontbreekt deze knop. Dit wordt nader uitgelegd in de sectie Services.

• Review Adobe Sign details - Met deze knop kunnen HR-medewerkers ondertekenaars aan de overeenkomst toevoegen of de volgorde van ondertekenaars aanpassen.

OPMERKING - Deze knop wordt geactiveerd door de casusoptie Adobe Sign: Send with Preview toe te voegen aan de record HR Service Configuration.

Wanneer medewerkers op deze knop klikken, verschijnt de pagina Verzenden van Adobe Sign waar ze veranderingen kunnen aanbrengen.

Optionele instellingen configureren

Het veld Status handtekening toevoegen aan de lijstweergave HR-casus

De casus behoudt de status Work In Progress, zelfs nadat de handtekening is ontvangen.

Om het voor HR-medewerkers gemakkelijker te maken om te herkennen dat de casus klaar is om te worden gereviseerd of gesloten, kan de handtekeningstatus van de overeenkomst worden toegevoegd aan de standaardlijstweergave HR-casus.

Dit veld reageert op de status van de Adobe Sign-overeenkomst en toont de dienovereenkomstige status van de Adobe Sign-handtekening.

Als u dit aan de standaardweergave wilt toevoegen, navigeert u als beheerder naar de lijstweergave HR Case

Klik met de rechtermuisknop op de koptekst en kies Configure > List Layout

Voeg het veld Agreement.Signature state toe aan de lijstweergave Selected

Gebruikers moeten op het tandwielpictogram klikken en de Reset columns to default om de weergave bij te werken en het nieuwe veld te zien.

Aangepaste weergave/regel HR-casus

Met de bovengenoemde stappen wordt het veld Status handtekening weergegeven in de default view. U kunt echter ook een aangepaste weergave en weergaveregel instellen waarmee u een weergave maakt die alleen zichtbaar is voor gebruikers met ServiceNow-rollen.

Navigeer net als hierboven naar het formulier Customize List Layout, maar selecteer dit keer de optie New in het vervolgkeuzemenu van het veld View Name. 

Geef de nieuwe weergave een naam en sla deze op. Als het goed is, wordt de nieuwe weergave nu weergegeven.

Standaard zijn de velden die in de standaardweergave worden gebruikt al geselecteerd.

Wijzig de velden waar nodig en sla de weergave op.

U kunt de nieuwe weergave nu selecteren in de vervolgkeuzelijst met weergavetitels

U kunt een weergaveregel maken om de nieuwe weergave te verbergen voor iedereen, behalve voor Adobe Sign-gebruikers

Navigeer naar System UI > View Rules

Maak een nieuwe regel voor de tabel HR-corecasus (zorg dat u in het bereik Human Resources: Core bent) en beperk de weergave per rol.

OPMERKING - Gebruik een script met de optie Geavanceerd om beperkingen per rol in te stellen. Hier vindt u een voorbeeldcodefragment en een overzicht van het proces

Als het goed is, ziet het eindresultaat/het script er ongeveer uit als de schermafbeelding hieronder.

De gerelateerde lijst Adobe-ondertekenaars toevoegen aan de record HR-casus

Klik met de rechtermuisknop op de koptekst en kies Configureren > Gerelateerde lijsten

Verplaats de gerelateerde lijst Adobe Signers van de kolom Available naar de kolom Selected.

U dient ook de rol Afzender toe te voegen aan groepen die de gerelateerde lijst moeten kunnen zien.

Als deze lijst is toegevoegd aan de HR-casus, kunnen nieuwe ondertekenaars worden toegevoegd en kunt u de ondertekeningsvolgorde wijzigen.

Services

We hebben enkele Adobe Sign HR-services gemaakt om te laten zien hoe de functionaliteit werkt en hoe u de functies kunt gebruiken om nieuwe services te maken of toe te voegen. Deze voorbeelden laten van begin tot eind zien hoe u HR-services moet instellen om de Adobe Sign voor HR-toepassing te kunnen gebruiken.

Voorbeeldservices

Er zijn drie HR-voorbeeldservices die de Adobe Sign-functionaliteit demonstreren. Deze staan vermeld in het menu Adobe Sign HR Services. Elke service heeft zijn eigen casussjabloon en -document, zoals hieronder wordt uitgelegd.

• Adobe Sign - Equity Choice Service - Deze voorbeeldservice verschaft een PDF-document dat elektronisch moet worden ondertekend in Adobe Sign en invulbare formuliergegevens.
• Adobe Sign - Parking Permit Service - Een voorbeeld van een documentsjabloon met vooraf ingevulde ServiceNow-werknemersgegevens en Adobe Sign-gegevensvelden en handtekeningen die moeten worden ingevuld. Deze wordt gemaakt in HTML en dan door ServiceNow geconverteerd naar PDF tijdens de stap Genereren in de voorvertoning.
• Adobe Sign - Pet Policy with 2 Signers Example - Voorbeeld van een PDF-formulier voor een landbouwhuisdieren voor twee ondertekenaars. Omvat de toewijzing van ServiceNow-werknemersgegevens en het vastleggen van Ondertekenaar-gegevens in een invoelbaar formulier.

Hieronder vindt u koppelingen naar de ServiceNow-documentatie voor elke component.

• HR Services - Wat gebruikers kunnen zien en waar ze mee kunnen communiceren. Documentatie
• Managed Documents - Waar de PDF wordt geüpload en beheerd. Documentatie
• HR Document Templates - Definitie van het document dat wordt gebruikt en moet worden ondertekend. Documentatie
• HR Case & Task Templates - Definieer de parameters van de HR-casus en -taken die worden gegenereerd. Documentatie
• Service Activities - Bepaal welke activiteiten worden gegenereerd en verwerkt door de service. Documentatie

Adobe Sign-functionaliteit toevoegen aan een HR-service

Er zijn 'casusopties' voor de HR-service toegevoegd die de gerelateerde Adobe Sign-componenten activeren zodat deze tijdens het proces worden getoond.

• Adobe Sign: Inschakelen voor casus - Dit is de standaardoptie die aan de HR-service moet worden toegevoegd om de Adobe Sign-functies te kunnen gebruiken. De knop Sign With Adobe Sign wordt toegevoegd aan de workflow van de HR-casus en de ondertekenaar kan de Adobe Sign-widgets gebruiken via de HR-serviceportal (nadat deze handmatig aan de pagina's zijn toegevoegd).
• Adobe Sign: Verzenden met voorvertoning - Met deze optie kunnen HR-medewerkers die aan het ticket werken het Adobe Sign-document voorvertonen en ondertekenaars toevoegen of opnieuw rangschikken.

Nieuwe documenten/sjablonen toevoegen

Nieuwe documenten kunnen worden toegevoegd via de module Beheerde documenten (PDF's) en de module HR-documentsjablonen (gebaseerd op HTML). In het geval van beide methodes kan het document met Adobe Sign worden gebruikt om handtekeningen te verkrijgen.

PDF's - module Beheerde documenten

De module Beheerde documenten staat het uploaden van een nieuw PDF-document toe dat als basis voor een nieuwe HR-service kan worden gebruikt.

De basisstappen worden hieronder uitgelegd en u vindt hier meer informatie over Beheerde documenten

Vul de details van het document in en verzend de record.

OPMERKING - Het veld Department moet worden ingesteld op HR, anders is het document niet zichtbaar voor HR en kan het niet worden gebruikt met Adobe Sign.

Bovendien moet dit veld worden ingevuld alvorens de record wordt verzonden. Als de record eenmaal is verzonden, krijgt het veld Afdeling het kenmerk Alleen-lezen.

Als de record is verzonden, kan het PDF-bestand worden geüpload met gebruik van de UI-handeling Upload/Check In Revision onder aan de record.

Upload de gewenste PDF en sla deze op via het pop-upvenster.

OPMERKING - De naam van het geüploade document verandert in de naam die is opgegeven in de stap Upload/Check hieronder.

Er wordt een record Document Revision gemaakt. Deze record bevat ook de bijlage in de modus Draft.

Aangezien het document nog een Draft is, kan het nog niet worden gebruikt. Het dient te worden verzonden ter revisie en vervolgens te worden gepubliceerd.

Open de revisierecord en klik op de knop Revisie indienen

Het document wordt dan verplaatst naar de fase Ready for Publishing.

Open de revisierecord weer en klik op de knop Publish Revision

Er verschijnt een pop-upvenster waarin u desgewenst de revisienaam of het revisienummer kunt wijzigen.

Klik op Publish

Navigeer naar HR-beheer > Documentsjablone

Het beheerde document is nu beschikbaar voor het maken van een documentsjabloon voor gebruik met een HR-service.

Klik op de knop Nieuw. 

Kies PDF Document Template

U kunt het net gemaakte document invullen in het veld Document revision

Op HTML gebaseerd - HR-documentsjablonen

Een HR-documentsjabloon kan ook op HTML gebaseerd zijn en kan op dezelfde manier als een beheerd document voor Adobe Sign-handtekeningen worden gebruikt.

De HR-module bevat enkele kant-en-klare voorbeelden ter referentie, zoals de sjabloon Voorbeeld van onderwijsovereenkomst. Deze sjabloon toont het basisconcept van een HTML-document.

Navigeer naar HR-beheer > Documentsjablonen

Kies een op HTML gebaseerd document.

OPMERKING - Zorg ervoor dat de gekozen sjabloon een HR Document Template is om de HTML te kunnen zien.

Een type HR PDF Template wordt op basis van een PDF gegeneerd zoals beschreven in de vorige sectie. Aan dit type sjabloon is geen HTML gekoppeld.

Elk veld dat is gekoppeld aan de gekozen tabel kan als een variabele worden toegevoegd aan het document.

In ons eenvoudige voorbeelddocument hieronder wordt subject_person toegevoegd als een variabele van de tabel HR-casus.

Wanneer deze sjabloon wordt gebruikt, wordt voor de variabele de naam van het veld subject_person ingevuld in de casus.

Andere gebruikersinformatie kan worden opgehaald van het profiel HR-gebruiker.

Adobe Sign-ondertekeningsfunctie toevoegen aan een HR-documentsjabloon op basis van HTML

U dient Adobe Sign-tags toe te voegen als u een Adobe Sign-handtekening wilt toevoegen aan een op HTML gebaseerde documentsjabloon.

Het hieronder beschreven proces maakt gebruik van hetzelfde voorbeelddocument als hierboven.

Let op de gemarkeerde regel in de schermafbeelding hierboven.

Na verzending naar Adobe Sign wordt dit een handtekeningveld dat precies op die locatie in het document wordt geplaatst.

Er zijn verschillende typen tags die verschillende soorten velden maken met een groot aantal verschillende configuratieopties.

Lees hier meer over teksttags. 

Rapporten

Zodra een overeenkomst is ondertekend, wordt deze gedownload als een PDF en als bijlage toegevoegd aan de bovenliggende HR-casusrecord.

Naast de PDF worden ook de formuliergegevens van de transactie opgenomen in de overeenkomstrecord en in de tabel Adobe Sign Form Data geplaatst.

Beheerders kunnen de tabel gebruiken om gedetailleerde rapporten te maken op basis van de gegevens in de ondertekende records.

Voor meer gedetailleerde rapporten kunt u uitgebreidere tabellen dan de basistabel opstellen en er rapporten van maken (bijvoorbeeld voor een specifieke documentsjabloon).

Navigeer naar System Definition > Tables & Columns 

Klik op Create Table

Maak een nieuwe tabel die de tabel Adobe Sign Form Data uitbreidt en schakel Create Module uit

OPMERKING - Dit is optioneel. Als u beheerders via het navigatiemenu links in het scherm naar deze tabel wilt laten navigeren, maak dan een module en plaats deze in het menu Adobe Sign for HR.

Als de tabel is gemaakt, voegt u de kolommen toe die overeenkomen met de veldnamen in het document.

OPMERKING - De kolomnamen moeten precies overeenkomen met de veldnamen in het document en moeten van het type 'tekenreeks' zijn, aangezien de geretourneerde gegevens voor dat veld als een tekenreeks in de kolom worden geplaatst. Als de gegevens niet naar behoren in de kolommen verschijnen, dient u te controleren of de namen precies overeenkomen en of ze van het type 'tekenreeks' zijn.

Navigeer vervolgens naar de HR Document Template waarvoor u een rapport wilt opstellen en voeg de tabel toe aan het veld Form Data Table. Dit veld is zichtbaar als het selectievakje Authored for Adobe Sign is ingeschakeld.

Elke HR-service die deze sjabloon gebruikt, stuurt gegevens door naar de tabel die wordt vermeld in het veld Formuliergegevenstabel en de casus waarvoor een rapport wordt opgesteld en/of die is toegevoegd aan een dashboard.

Ondersteuning en problemen oplossen

Contactgegevens voor ondersteuning

De Help-documentatie is beschikbaar in het beheerdersmenu. De onderstaande website biedt ook contactgegevens voor ondersteuning.

• Contactmethodes: via de website, de telefoon of e-mail (alle methodes worden vermeld op de webpagina)
• Contactgegevens: https://echosign.zendesk.com/hc/

Problemen oplossen

Hieronder vindt u enkele gebruikelijke problemen die tijdens het instellen en gebruiken van de Adobe Sign for HR-toepassing de kop kunnen opsteken.

De specifiek voor Adobe Sign bedoelde knoppen en componenten zijn niet zichtbaar of werken niet

Controleer of de nieuwe casusopties voor de Adobe Sign HR-service aan de HR-service zijn toegevoegd. Deze opties activeren het inschakelen van de Adobe Sign-functionaliteit voor elke HR-service.

Verbindingsfout wanneer op de koppeling Verbinding maken met Adobe Sign wordt geklikt

Het Adobe Sign-venster verschijnt nooit wanneer verbinding wordt gemaakt met het Adobe Sign-account

Het verbindingsvenster is een pop-upvenster en kan door bepaalde browsers worden geblokkeerd. Zorg ervoor dat pop-ups niet worden geblokkeerd.

Het verbindingspop-upvenster wordt niet vernieuwd

Er is een bekende bug in Apple Safari waardoor dit venster vastloopt en/of niet wordt vernieuwd. Als u Safari gebruikt, sluit dan het pop-upvenster en verfris het venster handmatig. Als het venster eenmaal is vernieuwd, ziet u de nieuwe verbindingsstatus.

De records Taken/Deelnemer worden niet ingesteld op Gereed of Verzonden ter ondertekening

Controleer of uw Adobe Sign-account verbonden is. Voor statusveranderingen van de records moeten gegevens terugkomen van Adobe Sign. Als er geen verbinding is, ontvangt u de trigger voor het veranderen van de status niet.

De menuopties zijn (niet) zichtbaar voor gebruikers

Controleer of de juiste rollen zijn toegewezen aan alle gebruikers die toegang tot de toepassing nodig hebben. Als u groepen gebruikt, moet u ervoor zorgen dat hieraan ook de nodige rollen zijn gekoppeld.

OPMERKING - Aan de modules HR en Beheerde documenten zijn specifieke rollen toegewezen. Om bepaalde functies te kunnen uitvoeren, is het mogelijk dat een Adobe-gebruiker ook extra rollen uit die modules nodig heeft.

De meeste handelingen kunnen worden uitgevoerd door een gebruiker met de rol HR-beheerder.

Wanneer medewerkers op de knop Verzenden naar Adobe Sign klikken, ontvangen ze een fout met betrekking tot het e-mailadres

Zorg ervoor dat de gebruiker die is ingesteld als ondertekenaar een geldig e-mailadres heeft. Na verzending worden de gebruikersnaam en de e-mailadressen gecontroleerd.

HR-taken staan in de modus Concept/De knop Verzenden naar Adobe Sign verschijnt nooit

Zorg ervoor dat u het PDF-document hebt voorvertoond en gegenereerd. Als dat het geval is, wordt het gekoppeld aan de bovenliggende casus. Dit document is de trigger voor het tonen van de knop.

Zodra het document is verzonden naar Adobe, verandert de status van de taak in Gereed en is de taak beschikbaar in de HR-portal, zodat de ondertekenaar actie kan ondernemen.

De gerelateerde lijst Adobe-ondertekenaars staat niet in de HR-casusrecord

Controleer of de gebruiker/groep die de gerelateerde lijst niet kan zien over de rol Afzender beschikt. Deze gerelateerde lijst is alleen zichtbaar wanneer die rol aanwezig is.