- Adobe Acrobat Sign-integraties
- Nieuwe functies
- Productversies en levenscyclus
- Acrobat Sign voor Salesforce
- Het pakket installeren
- Het pakket configureren
- Handboek
- Digitale verificatie inschakelen
- Handleiding voor ontwikkelaars
- Geavanceerde aanpassingshandleiding
- Veldtoewijzing en sjablonenhandleiding
- Gebruikershandleiding voor gebruikers van mobiele apps
- Handleiding voor flowautomatisering
- Handleiding voor Document Builder
- Grote documenten configureren
- Upgradehandleiding
- Aanvullende informatie
- Veelgestelde vragen
- Handleiding voor het oplossen van problemen
- Aanvullende artikelen
- Acrobat Sign voor Microsoft
- Acrobat Sign voor Microsoft 365
- Acrobat Sign voor Outlook
- Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
- Acrobat Sign voor teams
- Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
- Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
- Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics
- Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint
- Overzicht
- SharePoint On-Prem: Installatiehandleiding
- SharePoint On-Prem: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
- SharePoint On-Prem: Handboek
- SharePoint On-Prem: Aanvullende informatie
- SharePoint Online Installatiehandleiding
- SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
- SharePoint Online: Handboek
- SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van webformulieren
- SharePoint Online: Aanvullende informatie
- Acrobat Sign voor Microsoft 365
- Acrobat Sign voor ServiceNow
- Acrobat Sign voor HR ServiceNow
- Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
- Acrobat Sign voor Workday
- Acrobat Sign voor NetSuite
- Acrobat Sign voor SugarCRM
- Acrobat Sign voor VeevaVault
- Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
- Acrobat Sign voor Zapier
- Documentatie voor Acrobat Sign Developer
Het beëindigen van ondersteuning voor de integratie Adobe Acrobat Sign voor SharePoint Online is gepland voor eind juni 2024. Daarom kunt u na die datum geen overeenkomsten meer verzenden via deze integratie. U kunt nog steeds overeenkomsten vanuit SharePoint verzenden met andere integraties, zoals Acrobat Sign voor Power Automate.
We raden u aan de plug-in Acrobat Sign te verwijderen van uw SharePoint-site en workflows voor overgangen naar andere toepassingen.
Overzicht
De Adobe Sign-integratie voor Microsoft® SharePoint biedt een oplossing voor het maken, verzenden, volgen en beheren van elektronische handtekeningen.
Adobe Sign-integratie voor Microsoft® SharePoint is ontwikkeld als een invoegtoepassing voor SharePoint die kan worden gebruikt om:
- Verzend een overeenkomst ter ondertekening vanuit elke SharePoint-documentenbibliotheek of -lijst.
- Stuur documenten naar één ontvanger of een groep ontvangers vanuit een documentenbibliotheek of aangepaste SharePoint-lijsten.
- Breng gegevens uit SharePoint-lijsten en uit een documentenbibliotheek in documenten in kaart via samenvoeging van kaarten wanneer de documenten ter ondertekening worden verzonden.
- Breng gegevens van formuliervelden van de ondertekende overeenkomst via datamapping in tekstuele kolommen van SharePoint-lijsten en als documentenbibliotheek in kaart. Wanneer het document is ondertekend, wordt de status automatisch bijgewerkt.
- Archiveer alle ondertekende overeenkomsten binnen SharePoint.
- Voeg de Adobe Sign-beheerpagina toe als een SharePoint-webonderdeel, die kan worden gebruikt door SharePoint-gebruikers voor tracking en updaten van overeenkomsten.
Zie Installatiehandleiding Adobe Acrobat Sign voor Microsoft® SharePoint.
Ondersteunde browsers
- Edge - huidige versie
- Chrome - huidige versie
- Firefox - huidige versie
- Safari - huidige versie
Privé- of incognito browsersessies worden niet ondersteund.
Edge-browsers
Om SharePoint-invoegtoepassingen te laten werken is enige configuratie van vertrouwde sites in Microsoft® Edge vereist. Internet Explorer 11 en ouder worden niet ondersteund.
Bovendien moeten gebruikers van Microsoft® Edge hun instellingen voor vertrouwde sites expliciet bewerken om de volgende URL's op te nemen:
- https://*.microsoftonline.com
- https://*.sharepoint.com
- https://*.echosign.com
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
Vertrouwde sites bewerken:
- Open de Edge-browser en druk vervolgens op Windows®+S op het toetsenbord.
- In de zoekvelden typt u Internetopties.
- Selecteer in het menu Internetopties het tabblad Beveiliging.
- Selecteer het pictogram Vertrouwde Sites.
- Selecteer Sites.
- Voer een van de bovenstaande URL's in en selecteer vervolgens Toevoegen.
- Herhaal stap 6 voor elke URL.
- Als u gereed bent, sluit u het menu Internetopties.
Toegang tot de Adobe Sign-functies
Adobe Sign is een invoegtoepassing die door uw SharePoint-beheerder wordt geïnstalleerd. Als gebruiker ziet u het Adobe Sign-tabblad boven aan uw SharePoint-site.
Als u op het Adobe Sign-tabblad klikt, verschijnt het lint met alle beschikbare Adobe Sign-functies.
De lintpictogrammen zijn pas toegankelijk als u in een document- of lijstwebonderdeel klikt, of een document selecteert. Wanneer u in het webonderdeel klikt, worden de lintpictogrammen actief.
In de moderne gebruikersinterface is het lint vervangen door een menubalk. Via deze menubalk zijn dezelfde functies beschikbaar:
Het lint/het menu bevat vijf pictogrammen:
- Verzenden ter ondertekening
- Overeenkomststatus
- Bibliotheeksjabloon
- Overeenkomsten beheren
- Instellingen
De eerste vier daarvan zijn de acties die u wellicht regelmatig gebruikt voor het maken en verzenden van overeenkomsten.
Het laatste pictogram, Instellingen, is waar u uw persoonlijke overeenkomstsjabloon kunt definiëren. Als u deze eenmaal hebt gedefinieerd, zult u waarschijnlijk alleen nog maar terugkeren naar deze pagina als u de sjabloon wilt aanpassen. Laten we dus daar beginnen.
Uw persoonlijke instellingen definiëren
Met uw persoonlijke instellingen kunt u een standaardnaam en -bericht definiëren voor alle overeenkomsten die u met de Adobe Sign-app verzendt vanuit SharePoint.
Rechts van de pagina Persoonlijke instellingen vindt u de sectie Meer informatie en ondersteuning met rechtstreekse koppelingen naar de onderwerpen in de gebruikershandleiding en koppelingen naar meer algemene informatie over Adobe Sign.
In het veld Naam overeenkomst (maximaal 255 tekens) kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst typen. Deze tekenreeks wordt in de onderwerpregel van de e-mail van de ontvanger geplaatst (geel gemarkeerd in de afbeelding hieronder) en ook als naam op de beheerpagina. Geef een unieke en begrijpelijke naam op, zodat uw ontvangers de e-mail gemakkelijk kunnen herkennen en u zo nodig sneller naar de overeenkomst kunt zoeken.
Berichtovereenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt typen (hieronder groen gemarkeerd). Het bericht verschijnt in de e-mail Review en ondertekenen die naar alle ontvangers wordt gestuurd, en kan beter niet worden gebruikt zoals de persoonlijke notities die u voor elke ontvanger kunt bijvoegen.
Aangepaste lijsten met documentsjablonen
Vlak onder de standaardnaam en de berichtvelden van de overeenkomst ziet u twee instellingen die bepalen hoe documenten kunnen worden toegevoegd wanneer u een overeenkomst verzendt uit een lijst.
Standaard mag de afzender een document selecteren in SharePoint.
Gebruikers kunnen de standaardervaring wijzigen aan de hand van twee opties:
► Voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint gebruiken - Indien dit is ingeschakeld, omzeilt de afzender de optie om een document vanuit SharePoint bij te voegen. In plaats daarvan krijgt hij de opties voor bestandsbijlagen te zien die zijn geconfigureerd in het Adobe Sign-systeem. Het gaat hierbij om een of meer van de volgende opties:
o Bijvoegen vanuit lokaal systeem
o Bijvoegen vanuit de Adobe Sign-sjabloonbibliotheek
► Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon – Wanneer deze optie is ingeschakeld, onthoudt SharePoint het bestand dat u wilt bijvoegen en wordt dat bestand automatisch bij de volgende overeenkomst gevoegd die u vanuit de lijst maakt. De stap voor het selecteren van het bestand wordt dus overgeslagen. Dit is heel handig als u hetzelfde document vaker gebruikt.
Een overeenkomst verzenden
De overeenkomst starten
Adobe Sign draait om het verzenden van overeenkomsten en het verkrijgen van handtekeningen, en in de SharePoint-omgeving zijn er vier methoden om dat proces te starten:
- Verzenden via het lint of het menu
- Verzenden door met de rechtermuisknop te klikken
- Verzenden vanuit lijsten via het lint of het menu
- Verzenden vanuit lijsten via klikken met de rechtermuisknop
Met alle vier deze opties wordt de configuratiepagina geopend waarmee u de ontvangers kunt definiëren, en de volgorde van de handtekeningen als er meer dan één handtekening nodig is.
Documenten die vanuit SharePoint worden verstuurd, mogen niet groter zijn dan 10 MB.
Als u een document van meer dan 10 MB moet verzenden, kunt u dat document uploaden naar uw Adobe Sign-bibliotheek (buiten de SharePoint-integratie) en het van daaruit bijvoegen.
Verzenden via het lint/menu
Verzenden vanuit het lint is de methode die u moet gebruiken als u meerdere SharePoint-documenten wilt bijvoegen:
1. Selecteer één of meer te verzenden documenten door op de markering van de documentnaam te klikken.
2. Klik op het tabblad in het lint boven aan de pagina.
3. Klik op het pictogram Verzenden ter ondertekening.
○ Alle geselecteerde documenten worden automatisch bijgevoegd.
Verzenden door met de rechtermuisknop te klikken
Door met de rechtermuisknop in een lijst met documenten te klikken kunt u snel elk document verzenden, maar u voegt alleen dat ene bestand aan de overeenkomst toe:
1. Klik met de rechtermuisknop op het document dat u ter ondertekening wilt verzenden.
2. Selecteer Geavanceerd in het pop-upmenu.
3. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het submenu.
De klassieke menustructuur functioneert iets anders:
1. Klik met de rechtermuisknop op de lijstrecord die u wilt
2. Selecteer Geavanceerd in het menu en kies vervolgens Verzenden ter ondertekening in het submenu.
Verzenden vanuit lijsten
U kunt vanuit een lijst verzenden via het lint of via het contextmenu dat wordt weergegeven als u op de rechtermuisknop klikt.
Verzenden vanuit lijsten via het lint of het menu
1. Klik op de gewenste lijstrecord.
2. Klik op Adobe Sign in het lint of in het menu.
3. Selecteer Verzenden ter ondertekening in de vervolgkeuzelijst
Verzenden vanuit lijsten via het contextmenu dat verschijnt als op de rechtermuisknop wordt geklikt
1. Klik met de rechtermuisknop op de lijstrecord die u wilt
2. Selecteer Verzenden ter ondertekening in het menu.
De klassieke menustructuur functioneert iets anders:
1. Klik met de rechtermuisknop op de lijstrecord die u wilt
2. Selecteer Geavanceerd in het menu en vervolgens Verzenden ter ondertekening in het submenu.
De pagina wordt vernieuwd en de weergave Bestand selecteren verschijnt:
3. Selecteer een bestand.
4. Klik op Bijvoegen.
Als u Gebruik voor aangepaste lijsten een documentsjabloon van buiten SharePoint hebt ingeschakeld, omzeilt u het SharePoint-venster voor bestandsbijlagen en gaat u rechtstreeks naar de pagina met de overeenkomst voor de configuratie. In dit geval moet u de sectie Bestand gebruiken om de documenten voor ondertekening toe te voegen.
U dient twee belangrijke functies te onthouden:
► Als Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de toegewezen documentsjabloon ingeschakeld is, wordt het bestand dat als laatste voor deze lijst is gebruikt automatisch bijgevoegd.
o Als u een ander bestand moet bijvoegen, moet u Gebruik voor aangepaste lijsten altijd de aangewezen documentsjabloon uitschakelen.
► De geretourneerde ondertekende kopie (en eventueel controlespoor) van de PDF wordt als bijlage bij het lijstitem gevoegd in plaats van in een nieuwe map.
o Als de SharePoint-beheerder een documentopslagmap heeft gedefinieerd, wordt de PDF in die map afgeleverd.
De overeenkomst configureren
Zodra een nieuwe overeenkomst is geopend, ziet u de configuratiepagina die kan worden bekeken in vier taakspecifieke secties:
A. Ontvangers – Degenen die interactie hebben met de overeenkomst
B. Bericht – De naam en het algemene bericht voor de overeenkomst
C. Opties – Optionele functies voor de overeenkomst
D. Bestanden – De daadwerkelijke documenten/bestanden die u moet ondertekenen/goedkeuren.
o Merk op dat het document waarmee u het verzendingsproces hebt gestart, automatisch aan de overeenkomst is gehecht.
De sectie Ontvangers
Voor elke ontvanger worden vijf elementen gemaakt:
A. Ondertekenindex – Dit nummer verwijst naar de relatieve positie van de ontvanger in de ondertekeningscyclus als een workflow voor opeenvolgende ondertekening is geselecteerd.
B. Functie – Bepaalt hoe de ontvanger met het document kan communiceren. Functies worden ingeschakeld door de accountbeheerder, het is dus mogelijk dat u niet alle vermelde opties ziet:
○ Ondertekenaars (standaard): ontvangers die worden geacht minstens één handtekening te plaatsen.
○ Goedkeurders – Ontvangers die het document reviewen en goedkeuren, maar die het niet wettelijk hoeven te ondertekenen.
○ Acceptanten – Acceptanten functioneren mechanisch gezien hetzelfde doen als goedkeurders, met als primair verschil dat ze in het controlerapport worden geïdentificeerd degenen die documenten accepteren in plaats van goedkeuren.
○ Gecertificeerde ontvangers – Aan gecertificeerde ontvangers kunnen geen (nul) formuliervelden worden toegekend. Tijdens de "ondertekening" wordt hun gevraagd de overeenkomst te delegeren, te weigeren of te bevestigen.
○ Invullers van formulieren - Speciaal ontworpen voor klanten die tijdens het ondertekeningsproces formuliercontent moeten invullen, maar niet over de systemen beschikken om programmatisch aangepaste documenten te maken of veldcontent vanuit een database naar het formulier te sturen.
○ Delegeerders - De rol van delegeerder is ontworpen voor workflows waarin iemand moet beslissen wie het document als volgende moet ondertekenen of goedkeuren. Er is een delegeerderversie voor elk van de andere rollen.
C. E-mailadres – Wie is de ontvanger? Dit moet een persoonlijk e-mailadres zijn.
○ Mij toevoegen – De verzender kan zichzelf in de handtekeningcyclus invoegen door te klikken op de koppeling Mij toevoegen rechtsboven in de sectie met ontvangers.
○ Ontvangersgroep toevoegen – Soms kan een ontvanger in de ondertekeningscyclus een van meerdere personen zijn. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin een van vijf juristen moet ondertekenen, maar dat het niet uitmaakt wie. Door middel van Ontvangersgroepen kan de afzender alle vijf mogelijke ondertekenaars toevoegen, maar als vereiste instellen dat slechts een van de vijf een handtekening moet plaatsen. (Zie Ontvanger 3 in de bovenstaande afbeelding)
D. Verificatieproces – Hoe moet de ontvanger zich verifiëren?
○ E-mail (standaard): Verificatie is gebaseerd op toegang tot het postvak IN.
○ Wachtwoord – Een alfanumeriek wachtwoord van de verzender dat buiten de band aan de ontvanger moet worden meegedeeld.
○ Sociaal – Verificatie vindt plaats via een sociaal netwerk van een derde partij, zoals Facebook of LinkedIn.
○ KBA (alleen VS) – Kennisgebaseerde verificatie vereist dat de ontvanger zijn/haar burgerservicenummer invoert en genereert vervolgens een aantal niet-triviale vragen op basis van openbare databases.
○ Telefoon – vereist dat de verzender het telefoonnummer van de ontvanger verstrekt, zodat een sms-code kan worden verzonden wanneer zijn/haar handtekening nodig is.
E. Privébericht (optioneel) – De afzender kan elke ontvanger specifieke instructies sturen die worden weergegeven wanneer de ontvanger de overeenkomst bekijkt. Deze optie moet worden ingeschakeld door de accountbeheerder in de Adobe Sign-gebruikersinterface.
De koppeling CC tonen net onder de ontvangerslijst geeft een veld weer waar u elk e-mailadres dat u de overeenkomst wilt laten weergeven, kunt kopiëren (CC), zonder dat de eigenaars interactieve toegang hebben.
Om de volgorde van de ontvangers te wijzigen kunt u de ontvangers verslepen naar de juiste stapelvolgorde, en de indexnummers worden correct aangepast.
Vlak boven de lijst met ontvangers ziet u een schakeloptie waarmee u de standaardvolgorde voor de handtekeningen kunt selecteren:
○ Wanneer Voltooien in volgorde is ingeschakeld (zoals in het bovenstaande voorbeeld), worden ontvangers geïndexeerd en wordt een sequentieel ondertekeningsproces gehanteerd voor de stappen voor ondertekening.
○ Als Voltooien in willekeurige volgorde is ingeschakeld, worden de ontvangers niet genummerd en kunnen ze parallel ondertekenen.
De sectie Bericht
Het onderdeel Bericht bevat twee velden die uw succes aanzienlijk kunnen verbeteren, en als u uw persoonlijke sjabloon hebt geconfigureerd, worden deze velden automatisch ingevuld met de waarden die u hebt gedefinieerd.
In het veld Naam overeenkomst kunt u een willekeurige tekenreeks ter identificatie van de overeenkomst typen.
Bericht overeenkomst is een veld voor standaardtekst waarin u toepasselijke instructies of opmerkingen kunt typen.
Deze waarden kunnen worden bewerkt totdat de overeenkomst wordt verzonden.
De sectie Opties
Gebruik de sectie Opties om het document beter te kunnen beheren nadat het is verzonden:
► Wachtwoordbeveiliging instellen - Vereist dat ontvangers een wachtwoord invoeren voordat ze het ondertekende PDF-bestand kunnen openen en bekijken. Dit wachtwoord wordt gedefinieerd door de afzender en wordt via een ander kanaal doorgegeven. Adobe Sign legt dit wachtwoord niet vast, dus vergeet het niet!
► Deadline voor voltooiing - Klik in het veld Voltooiingsdatum om een kalenderinterface op te roepen. Selecteer de datum waarop de overeenkomst vervalt en niet langer kan worden ingevuld. Het verlopen van documenten moet eerst door de accountbeheerder worden ingeschakeld voordat de functie beschikbaar is.
► Herinnering instellen – Stel de frequentie (dagelijks of wekelijks) in waarmee herinneringen worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid. Alleen de huidige ontvangers ontvangen een melding.
► Ondertekeningstypen – Met deze optie bepaalt u het verwachte ondertekeningsproces:
o Elektronisch - Deze optie probeert een elektronische handtekening op te halen voor alle ondertekenaars van de overeenkomst.
o Schriftelijk – Wanneer u een fysieke handtekening nodig hebt, wordt met deze optie aan de ondertekenaars gevraagd het document af te drukken, fysiek te ondertekenen en vervolgens weer te uploaden naar het Adobe Sign-systeem. (Instructies voor de ondertekenaar bij het openen van de overeenkomst) De workflow voor schriftelijke ondertekening moet worden ingeschakeld door de accountbeheerder voordat deze beschikbaar is voor gebruik.
► Taal van ontvanger - Selecteer de taal die u wilt gebruiken in e-mailberichten naar ontvangers en tijdens het ondertekeningsproces.
o Deze instelling bepaalt ook de zichtbare berichtsjablonen als het gebruik van sjablonen voor uw account is geconfigureerd.
De sectie Bestanden
Als uw SharePoint-account zodanig is geconfigureerd dat externe documenten zijn toegestaan, gebruikt u de sectie Bestanden om documenten bij de transactie te voegen. Als u het proces met een SharePoint-document hebt gestart, is het bestand al bijgevoegd.
Adobe Sign combineert alle documenten voor het ondertekeningsproces in één PDF-bestand dat wordt samengesteld op basis van de volgorde waarin de documenten worden vermeld. U kunt de documenten opnieuw rangschikken door te klikken op een document en het naar een nieuwe lijstlocatie te slepen.
Bestanden kunnen worden toegevoegd vanuit de Adobe Sign-bibliotheek, of worden geüpload vanaf uw lokale systeem via zoeken naar bestanden of slepen en neerzetten.
De volgende bestandstypen zijn toegestaan: Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF en HTML.
Handtekeningvelden voorvertonen en toevoegen
Vlak onder de lijst Bestanden ziet u het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen. Met deze optie kunt u de geüploade documenten openen en waar nodig formuliervelden in het document plaatsen.
Als u geen ontworpen sjablonen gebruikt, dient u minstens handtekeningvelden te plaatsen. Er zijn vele andere velden die u kunt gebruiken om complexe formulieren te bouwen als u dat wilt.
Als er geen handtekeningvelden zijn geplaatst, voegt Adobe Sign automatisch een pagina toe aan de overeenkomst en plaatst op deze pagina een handtekeningblok voor elke ondertekenaar.
Uw overeenkomsten volgen
- Als de overeenkomst is voltooid (ondertekend of goedgekeurd), wordt de koppeling met de naam van de overeenkomst ingeschakeld en kunt u deze selecteren om het voltooide document weer te geven.
- Indien de overeenkomst zich niet in een eindtoestand bevindt, is het pictogram Verwijderen uitgeschakeld.
Overeenkomststatus
Zodra een overeenkomst is verzonden, kunt u de voortgang ervan het beste volgen op de statuspagina van de overeenkomst, die toegankelijk is via het pictogram Overeenkomststatus op het Adobe Sign-lint.
U kunt gemakkelijk als volgt zoeken naar alle verzonden overeenkomsten met een SharePoint-document of lijst:
1. Zoek en selecteer het gewenste document/lijstitem.
○ U kunt meerdere documenten selecteren.
2. Klik op de optie Overeenkomststatus (op het lint of in het contextmenu dat verschijnt als u op de rechtermuisknop klikt)
Als u geen specifieke documenten of lijstitems selecteert om te doorzoeken, retourneert SharePoint alle overeenkomsten van alle documenten/items binnen de bibliotheek of lijst die door de gebruiker zijn geïnitieerd.
Als de gebruiker vanaf de startpagina op het pictogram voor overeenkomststatus in het lint van de startpagina klikt, retourneert SharePoint alle door deze gebruiker geïnitieerde documenten binnen de hele siteverzameling.
De pagina voor overeenkomststatus heeft een limiet van 5000 records die naar de pagina kunnen worden geretourneerd. Als de zoekresultaten meer dan 5000 records opleveren, gebruikt u de optie Overeenkomsten beheren.
Filteren
Als u de overeenkomsten in uw weergave wilt filteren, gebruikt u het veld Zoeken in de rechterbovenhoek van de pagina. Dit zoekveld zoekt naar een willekeurige tekenreeks in alle velden en retourneert alle overeenkomende overeenkomsten:
SharePoint werkt alle overeenkomsten automatisch regelmatig bij.
De overeenkomstrecord verwijderen
Het pictogram uiterst rechts op de pagina Overeenkomststatus is het pictogram Verwijderen. Met deze handeling verwijdert u de overeenkomstrecord in SharePoint, maar annuleert of verwijdert u de overeenkomst niet in Adobe Sign. Deze actie moet met voorzichtigheid worden gebruikt, want terugdraaien is niet mogelijk.
Ondertekende documenten
Afhankelijk van hoe uw SharePoint-beheerder de opslag van ondertekende overeenkomsten heeft geconfigureerd, worden ondertekende documenten (en eventueel controletrajecten) teruggepusht naar een van deze twee:
► Een algemene map – Alle voltooide documenten worden in deze map geplaatst.
► Een nieuwe map genaamd Ondertekende overeenkomsten in de bronbibliotheek – Als er geen globale map is geïdentificeerd, wordt een nieuwe map Ondertekende overeenkomsten gemaakt in de documentenbibliotheek van waaruit de overeenkomst is gemaakt/verzonden. De voltooide PDF's van alle voltooide overeenkomsten die uit dezelfde bibliotheek zijn verzonden, worden geretourneerd naar dezelfde map Ondertekende overeenkomsten.
► Bijgevoegd bij het lijstitem – Als u een overeenkomst vanuit een lijstitem hebt verzonden, blijven de bijlagen beperkt tot de lijst.
Overeenkomsten beheren
Met het pictogram Overeenkomsten beheren wordt een andere, meer uitgebreide weergave geopend van de overeenkomsten die aan de gebruiker zijn gekoppeld. Waar de pagina Status overeenkomst een eenvoudig overzicht geeft van alle overeenkomsten met de mogelijkheid om hun status bij te werken, biedt de weergave Overeenkomsten beheren een dieper inzicht in de overeenkomsten, en meer opties om de eigenschappen van de overeenkomst te wijzigen.
De structuur van de beheerpagina
De pagina Beheer heeft veel ingebouwde functies om te verkennen. Voor het gemak kan de pagina worden opgedeeld in drie functiegebieden:
A. Inhoud en filters
B. Lijst met overeenkomsten
C. Gereedschappen voor overeenkomsten
Inhoudfilters
De beheerpagina bevat vier inhoud-/filteropties:
Uw overeenkomsten zijn de standaard gegevensset voor de content op uw pagina Beheer:
- Wanneer Uw overeenkomsten zijn geselecteerd, bevat de paginacontent alleen de overeenkomsten waarbij u expliciet betrokken bent (als afzender, ondertekenaar, ge-CC'de partij, of door een expliciete overeenkomstdeling).
- Voor accounts waarin gebruikers inhoud mogen delen wordt een pijl voor een vervolgkeuzemenu weergegeven naast Uw overeenkomsten. Klik erop om een menu te openen met alle gebruikers en groepen die met het gebruikersaccount zijn gedeeld.
- Als u een gebruiker of groep selecteert, wordt de gegevensset waarbij de gebruiker of groep expliciet betrokken is weergegeven op uw beheerpagina
Er kan slechts één gegevensset van een gebruiker of groep tegelijk zijn geladen op de beheerpagina.
In de linkerbalk vindt u een lijst met overeenkomststatussen en drie sjabloontypen.
Alle inhoud in uw account kan in een van deze categorieën worden gesorteerd:
- In bewerking - de overeenkomsten waaraan u gekoppeld bent en die zich nog in de ondertekeningscyclus bevinden
- Wachtend op u - overeenkomsten die op uw handeling wachten
- Voltooid - overeenkomsten die de ondertekeningscyclus hebben doorlopen en zijn ondertekend
- Geannuleerd - overeenkomsten die niet zijn voltooid. Overeenkomsten kunnen op vier manieren worden geannuleerd:
- De afzender annuleert de overeenkomst
- De ontvanger weigert de handeling uit te voeren
- De ontvanger kan niet worden geverifieerd
- Het systeem kan de overeenkomst om een bepaalde reden niet verwerken
- Verlopen - overeenkomsten die niet zijn voltooid op het moment dat hun vervaltimer afloopt
- Concept - overeenkomsten die gedeeltelijk zijn geconfigureerd en nog niet zijn verzonden
De sjabloontypen:
- Sjablonen - dit zijn de sjablonen in de documentbibliotheek
- Webformulieren - Webformulieren zijn online formulieren die kunnen worden verzonden als URL-koppelingen of die kunnen worden ingesloten in webpagina's. Als ondertekenaars het formulier openen, wordt een onderliggende overeenkomst gemaakt om alleen hun handtekening op hun eigen unieke overeenkomst vast te leggen. (Bijvoorbeeld een registratieformulier op een webpagina)
- In bulk verzenden (voorheen Mega Sign) - Met sjablonen voor In bulk verzenden kan de afzender een document koppelen aan een lijst met ontvangers. Alle ontvangers ontvangen een eigen, unieke kopie van de overeenkomst die zij (en alleen zij) moeten ondertekenen. (Bijvoorbeeld jaarlijkse onkostentraining)
Wanneer een zoekopdracht wordt uitgevoerd, verschijnt een nieuwe optie boven aan de kolom Status, namelijk de optie Alles.
Als Alles is geselecteerd, wordt alle inhoud in één tabel weergegeven en wordt de Status van de overeenkomst genegeerd.
Gebruik tekst en/of een tijdsbestek om een kleinere gegevensset weer te geven op de pagina Beheren.
Zoeken met tekst filtert op overeenkomsten die niet overeenkomen met de tekenreeks waarnaar u zoekt in de meeste metagegevensvelden. De volgende velden worden opgenomen in de zoekparameters:
- Naam van deelnemer
- E-mailadres
- Functie van deelnemer
- Bedrijf van deelnemers
- Naam van overeenkomst
- Opmerkingen van overeenkomst
- Bericht van overeenkomst
- Persoonlijk bericht aan ontvanger
Klik op het filterpictogram om de optie weer te geven waarmee u de gegevensset verder kunt beperken door een datumbereik te selecteren:
- Alle datums
- Laatste 24 uur
- Laatste 7 dagen
- Laatste 30 dagen
- Laatste 12 maanden
- Aangepast datumbereik
Wanneer een filter wordt geselecteerd, wordt er een tag weergegeven naast het filterpictogram. U kunt op elk willekeurig filter klikken om het te verwijderen nadat de gegevensset is geretourneerd.
Zo werkt het zoeken naar tekst:
Stel dat u naar de volgende tekenreeks zoekt: "Een eenvoudige vis"
- De aanhalingstekens verwijzen niet naar een letterlijke tekenreekswaarde
- Adobe Sign tokeniseert de tekenreeks en gebruikt spaties als scheidingsteken. De tekenreeks in het voorbeeld wordt opgedeeld in drie tokens: Een, eenvoudige en vis
- De tokens maken geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters
- Vervolgens probeert de zoekfunctie een volledige overeenkomst met de tekst te vinden in een willekeurig token in een willekeurig doorzoekbaar veld
- De geretourneerde gegevensset wordt gesorteerd op de datum van de laatste wijziging, met de meest recente bovenaan
Een extra optie voor Verborgen content doorzoeken is beschikbaar door op het filterpictogram te klikken.
- Wanneer Verborgen content doorzoeken is geselecteerd, wordt alleen de verborgen content opgenomen in de geretourneerde gegevensset
Lijst met overeenkomsten
De lijst met overeenkomsten bevat de afzonderlijke overeenkomsten die overeenkomen met de inhoud die u hebt geselecteerd en wordt ingekort door de filters die u hebt gekozen.
Voor elke overeenkomst wordt het volgende getoond:
Ontvanger - de actuele ontvanger (als de overeenkomst nog in bewerking is) of de eerste ontvanger (wanneer de overeenkomst is voltooid, geannuleerd of verlopen).
- De Naam van de ontvanger wordt weergegeven als deze bekend is. Het e-mailadres van de ontvanger wordt weergegeven wanneer de Naam niet bekend is
Afzender - de afzender van de overeenkomst.
Titel - de naam van de overeenkomst.
Status - de huidige status van de overeenkomst met betrekking tot de handtekeningencyclus. (In het onderstaande voorbeeld is de optie Alles geselecteerd en dus worden meerdere statussen weergegeven)
Gewijzigd - de datum van de laatste wijziging van de overeenkomst.
Standaard wordt de inhoud gesorteerd op de Laatst gewijzigd-datum van de overeenkomsten.
U kunt echter op een willekeurige kolomkop klikken om de gegevensset te sorteren op basis van de desbetreffende waarde.
Gereedschappen voor overeenkomsten
U geeft de tools voor overeenkomsten weer door op een willekeurige overeenkomst of sjabloon te klikken:
De rechterrail verschijnt met daarin de gereedschappen voor het openen of bewerken van de overeenkomst (of bibliotheekdocument/webformulier/bulkverzending):
Weergeven en ondertekenen: alleen beschikbaar voor overeenkomsten met de status Wachtend op u
Overeenkomst/sjabloon/webformulier/bulkverzending openen: opent het object voor een volledige weergave van het document.
- Voor overeenkomsten wordt de huidige status aangegeven, in welke fase van de handtekeningencyclus de overeenkomst zich ook bevindt.
- Bij sjablonen ziet u aan de hand van welke basisdocumenten de sjabloon is samengesteld
Sjabloon gebruiken - alleen sjablonen (bibliotheekdocumenten).Met deze optie wordt een nieuwe overeenkomst gestart waaraan de sjabloon al gekoppeld is.
Code ophalen - alleen webformulieren. Met deze optie wordt een pagina geopend waarop de gebruiker de HTML of de scriptcode voor het webformulier kan kopiëren
Sjabloon/webformulier bewerken - hiermee kan de gebruiker de sjabloon bewerken
Herinnering - hiermee kan de gebruiker een herinnering voor de huidige ontvanger instellen
Annuleren - hiermee wordt de overeenkomst geannuleerd
PDF downloaden - hiermee wordt een PDF-kopie van de overeenkomst in de huidige status gedownload.
- Bovenliggende sjablonen downloaden een PDF-kopie van de oorspronkelijke documenten aan de hand waarvan de sjabloon is gemaakt
Auditrapport downloaden - downloadt het auditrapport voor de overeenkomst
Formulierveldgegevens downloaden - downloadt een CSV-bestand van alle veldinhoud voor een voltooide overeenkomst
- Bovenliggende-sjabloonobjecten downloaden een CSV-bestand met inhoud op veldniveau voor alle onderliggende overeenkomsten die zijn voltooid
Overeenkomst wijzigen - hiermee kan de gebruiker de documenten van een overeenkomst bewerken en/of de velden die in het document zijn geplaatst.
- Deze optie is pas beschikbaar als de eerste ontvanger zijn of haar handeling heeft uitgevoerd.
Verwijderen - alleen sjablonen (bibliotheekdocumenten). Verwijdert de sjabloon uit het systeem. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Overeenkomst/webformulier/bulkverzending verbergen: verbergt het object voor het zicht van de gebruiker. Met deze handeling verwijdert u alleen het object uit de weergave, verder gebeurt er niets
Delen - hiermee kan de gebruiker het object expliciet met een andere gebruiker delen. Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt
Opmerkingen - hiermee kan de gebruiker persoonlijke notities toepassen op het object
Afzonderlijke bestanden downloaden - hiermee kan de gebruiker de afzonderlijke bestanden downloaden als meerdere bestanden zijn gebruikt om de overeenkomt/sjabloon te maken.
Activiteitsrapport weergeven: alleen in bulk verzenden. Deze optie geeft een overzicht van de voortgang van het In bulk verzenden, waarbij de lijst met ontvangers wordt opgedeeld in categorieën die overeenkomen met de ondertekeningsstatus van de overeenkomst
Huidige ontvanger vervangen - alleen beschikbaar voor overeenkomsten die de gebruiker heeft verzonden. Hiermee kan de gebruiker de huidige ontvanger van een overeenkomst vervangen
Activiteit - een doorlopende lijst met gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden met betrekking tot de overeenkomst. Deze lijst begint met het maken van de overeenkomst, vervolgens worden de activiteiten van elke ontvanger vastgelegd en de lijst wordt afgesloten met de status Voltooid/Geannuleerd/Verlopen
Snelle koppelingen naar veelvoorkomende taken
Hieronder ziet u verwijzingen naar veelgebruikte taken die u wellicht moet uitvoeren, gevolgd door een diepgaande bespreking van de beheerpagina zelf en de belangrijkste functies.
Bibliotheeksjablonen (document)
Met het pictogram Bibliotheeksjablonen op het Adobe Sign-lint kunt u een SharePoint-document naar de Adobe Sign-authoringomgeving sturen waar u formuliervelden kunt plaatsen, en vervolgens het formulier met velden opslaan in uw Adobe Sign-bibliotheek.
Het oorspronkelijke document in SharePoint mag niet worden gewijzigd. De nieuwe documentsjabloon bestaat alleen in Adobe Sign en moet worden bijgevoegd via de optie Documentbibliotheek in de sectie Bestanden van de overeenkomst.
Een documentsjabloon maken:
1. Klik op het document waarvan u een sjabloon wilt maken.
2. Klik op het pictogram Bibliotheeksjabloon op het lint (of klik met de rechtermuisknop en kies de optie in het menu)
○ De authoringomgeving van Adobe Sign wordt geopend en u ziet het hele document.
3. Plaats de vereiste velden in het document.
○ Als u een sjabloon maakt die invoer/handtekeningen van twee personen nodig heeft, plaatst u alle velden voor de eerste ontvanger. Wijzig vervolgens het veld Ontvangers in Deelnemer 2 en plaats de velden voor de tweede ondertekenaar/fiatteur.
Opmerking: als u een sjabloon maakt via de ontwerpomgeving, kunt u een document voor maximaal 99 ontvangers maken. Als u Deelnemer 3 + wilt invoegen, klikt u op de optie Nieuwe deelnemer toevoegen boven aan de lijst met deelnemers.
4. Als de sjabloon klaar is, klikt u op de knop Opslaan rechtsonder.
○ De sjabloon wordt nu opgeslagen in de Adobe Sign-bibliotheek.
De invoegtoepassing Adobe Sign bevat twee automatiseringsfuncties die uw SharePoint-beheerder kan configureren. Als de onderstaande functionaliteit waardevol is voor uw proces, neemt u contact op met uw SharePoint-beheerder om te bespreken hoe u deze het beste kunt gebruiken.
Sitebrede documentopslag voor ondertekende overeenkomsten
Beheerders kunnen één centrale map configureren waar alle ondertekende overeenkomsten (en optioneel de bijbehorende controlesporen) kunnen worden opgeslagen. Dit omvat documenten uit bibliotheken en lijsten.
Als geen centrale map voor ondertekende documenten is gedefinieerd, worden alle ondertekende overeenkomsten geretourneerd naar de documentbibliotheek van waaruit ze zijn verstuurd.
Er wordt dan een nieuwe map in de bibliotheek gemaakt met de naam Ondertekende overeenkomsten.
Voor overeenkomsten die vanuit lijsten zijn verzonden, worden de ondertekende PDF-overeenkomsten (en mogelijk ook de audittrails) bij het lijstitem gevoegd.
Veldsjablonen samenvoegen
Adobe Sign ondersteunt het maken van documenten met velden waarin inhoud uit SharePoint-lijsten kan worden geplaatst.
Ook kunnen sjablonen worden gemaakt waarmee de content van lijsten wordt bijgewerkt op basis van de veldcontent die is vastgelegd in een ondertekende overeenkomst.