Handboek Annuleren

Adobe Sign voor SharePoint Online: Handleiding voor webformuliertoewijzing

Zoeken

Laatst bijgewerkt op 28 feb. 2024 | Ook van toepassing op Adobe Acrobat Sign

Adobe Acrobat Sign-integraties
Nieuwe functies
Productversies en levenscyclus
Acrobat Sign voor Salesforce
Acrobat Sign voor Microsoft
1. Acrobat Sign voor Microsoft 365
  1. Installatiehandleiding
2. Acrobat Sign voor Outlook
  1. Handboek
3. Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
  1. Handboek
4. Acrobat Sign voor teams
5. Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
  1. Handboek
  2. Aanvullende informatie
6. Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
  1. Handboek
  2. Aanvullende informatie
7. Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics
8. Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint
Acrobat Sign voor ServiceNow
Acrobat Sign voor HR ServiceNow
1. Installatiegids (verouderd)
Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
Acrobat Sign voor Workday
Acrobat Sign voor NetSuite
1. Installatiehandleiding
2. Aanvullende informatie
Acrobat Sign voor SugarCRM
Acrobat Sign voor VeevaVault
Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
1. Installatiehandleiding
Acrobat Sign voor Zapier
Documentatie voor Acrobat Sign Developer

Let op:

Het beëindigen van ondersteuning voor de integratie Adobe Acrobat Sign voor SharePoint Online is gepland voor eind juni 2024. Daarom kunt u na die datum geen overeenkomsten meer verzenden via deze integratie. U kunt nog steeds overeenkomsten vanuit SharePoint verzenden met andere integraties, zoals Acrobat Sign voor Power Automate.

We raden u aan de plug-in Acrobat Sign te verwijderen van uw SharePoint-site en workflows voor overgangen naar andere toepassingen.

Overzicht

Met Adobe Acrobat Sign voor SharePoint Online kunt u de gegevens tussen SharePoint (online)-lijsten en de velden op webformulieren in kaart brengen. Hiermee kunt u automatisch de webformulierveldgegevens uit een ondertekende overeenkomst extraheren om een SharePoint-lijst in te vullen.

Veldtoewijzing tussen Adobe Acrobat Sign-webformulieren en SharePoint-lijsten is alleen beschikbaar voor online installaties en niet voor installaties op locatie. Om veldtoewijzing te implementeren moet u het Adobe Acrobat Sign voor SharePoint Online-pakket v2.0 of hoger installeren.

Vereisten

Om webformuliervelden succesvol toe te wijzen moet u de volgende vereisten verifiëren:

U moet controleren of de Adobe Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint Online-verbinding actief is.
Opmerking: De beheerders moeten de pagina Adobe Acrobat Sign voor SharePoint Online-integratie-instellingen minstens eenmaal in de 30 dagen openen om te voorkomen dat de verbinding wordt gedeactiveerd.
U moet webformulieren hebben gebouwd met gedefinieerde veldnamen die logisch gerelateerd kunnen zijn aan de lijstvelden. U kunt op een van de volgende manieren formulieren maken die naar Acrobat Sign kunnen worden geüpload:
- Met behulp van de Adobe Acrobat Sign-authoringomgeving met geautomatiseerde velddetectie. Automatisch geplaatste formuliervelden hebben een generieke naam (Aangepast veld 1) die u moet wijzigen om het veldgebruik duidelijk te maken.
- Formulieren maken met Acrobat. Acrobat-formulieren kunnen automatisch de plaatsing van velden detecteren met een veldnaam die is afgeleid van de tekst die verdergaat in het document. Deze namen zijn vaak onduidelijk of te lang en u kunt deze het beste wijzigen in een naam waaruit het doel van het veld blijkt.
- Gebruik Tekstlabels als er een bewerkbaar tekstdocument is gegenereerd.
U moet webformulieren hebben gemaakt met gedefinieerde veldnamen, zodat u het lijstveld logisch kunt relateren aan het formulierveld Adobe Acrobat Sign. U kunt op een van de volgende manieren formulieren maken die vervolgens naar Adobe Acrobat Sign kunnen worden geüpload:
De formuliervelden moeten een logische en identificeerbare naam hebben, omdat veldtoewijzing afhankelijk is van het logisch relateren van de naam van een veld op het formulier aan de naam van een kolom in SharePoint.
Formulierveldtoewijzing ondersteunt de volgende typen SharePoint-kolommen en Acrobat Sign-velden:

SharePoint-kolomtype	Adobe Sign-veldtype
Eén regel tekst	Tekst
Nummer	Tekst
Meerdere tekstregels	Tekst met meerdere regels
Ja/Nee (selectievakje)	Selectievakje

Webformuliertoewijzing instellen

Volg de stappen in het onderstaande voorbeeld dat laat zien hoe een SharePoint-beheerder gegevens uit een webformulier kan vastleggen om een lijst met klanten in SharePoint te vullen.

Maak een Adobe Acrobat Sign-webformulier of kies een bestaand webformulier.

Nadat u het webformulier hebt gemaakt en opgeslagen, kopieert u de URL of de insluitcode om dat formulier op een website, op uw SharePoint-site of waar dan ook te publiceren, om te beginnen met het verzamelen van reacties. Als u een bestaand webformulier gebruikt, slaat u stap 2 over.

Met de Adobe Acrobat Sign-webinterface kunt u een herbruikbaar, insluitbaar webformulier maken. Ontdek hoe u Een webformulier maakt.
Vul het webformulier in en zorg ervoor dat u het ondertekeningsproces voltooit, zodat de definitieve overeenkomst wordt weergegeven in het gedeelte Voltooid op de pagina Beheren.

Het webformulier moet minimaal één keer met succes worden ondertekend, zodat de velden op het formulier zich in een context bevinden waarin SharePoint er toegang toe heeft.

Als u een bestaand formulier gebruikt dat met succes is ondertekend, gaat u verder met stap 3.
Maak een nieuwe lijst in SharePoint. Steeds wanneer een nieuwe webformulierovereenkomst wordt voltooid, wordt er een nieuw regelitem met aan de desbetreffende overeenkomst gekoppelde gegevens ingevuld in uw lijst.

Zorg dat u een kolom maakt voor elk veld in het webformulier dat u wilt vastleggen.
Als u webformuliertoewijzingen wilt maken, gaat u naar Adobe Sign > Instellingen en selecteert u vervolgens het tabblad Webformuliertoewijzingen.

In het dialoogvenster Webformuliertoewijzingen kunt u bladeren door een lijst met webformulieren die u hebt gemaakt en kunt u kiezen welk webformulier u wilt gebruiken voor de gegevenstoewijzing.
Elk webformulier verschaft standaardinformatie via de kolomkoppen:
- Webformulier - de naam van het webformulier zoals die is geïmporteerd uit Adobe Sign
- Lijst - de naam van de SharePoint-lijst waaraan het webformulier is toegewezen. Als deze leeg is, is er geen relatie.
- Aantal toegewezen velden - het aantal veldrelaties dat is toegewezen.
  Een plusteken geeft aan dat er geen velden zijn toegewezen. U kunt het pluspictogram selecteren om de toewijzingsinterface te openen.
  Een getal verwijst naar het aantal veldrelaties dat is toegewezen. U kunt het potloodpictogram selecteren om de veldtoewijzing te bewerken.
- Ondertekend webformulier in SharePoint kopiëren - definieert of een kopie van de voltooide webformulierovereenkomst wordt opgeslagen in SharePoint. Wanneer Niet opslaan is geselecteerd, wordt er geen kopie opgeslagen in SharePoint en blijft de kopie in Adobe Sign behouden. Als Opslaan is geselecteerd, wordt er een kopie van de ondertekende overeenkomst opgeslagen in SharePoint en in Adobe Sign.
Opmerking:

Als er geen webformulier beschikbaar is voor de gebruiker (dus als u eerder Stap 1 hebt overgeslagen), ziet u een koppeling met de boodschap dat u nog geen webformulieren hebt en de Adobe Sign-app moet openen om een webformulier te maken.

Als u op de koppeling klikt, wordt de Adobe Sign-startpagina geopend, waar u een webformulier kunt maken.
Selecteer in de kolom Aantal toegewezen velden het pluspictogram voor het webformulier waarvoor u de gegevenstoewijzing wilt configureren.
Op de pagina Toewijzing maken die wordt geladen:
1. Controleer of het webformulier al is geselecteerd.
2. Selecteer de lijst die u wilt gebruiken om de veldinhoud in het webformulier te accepteren. De toewijzingsregels worden weergegeven.
3. Als u een nieuwe veldrelatie wilt weergeven, selecteert u Regel toevoegen.
4. Selecteer een veldnaam in de kolom Webformuliervelden en de bijbehorende SharePoint-kolomnaam.
5. Als u nog een lege veldtoewijzing wilt toevoegen, selecteert u Regel toevoegen.
6. Configureer alle webformuliervelden die u aan de SharePoint-lijst wilt leveren.
Als de velden in het webformulier zijn toegewezen aan SharePoint-velden, kunnen ze niet meer worden geselecteerd. Zo wordt voorkomen dat u hetzelfde webformulierveld toewijst aan een ander doelveld in SharePoint.
Opmerking:
Als het webformulier meerdere ontvangers heeft (een of meerdere medeondertekenaars), bevatten de velden in het formulier een indexnummer om aan te geven aan welke ontvanger het veld is toegewezen.

Velden die zijn gemarkeerd met een [1] zijn toegewezen aan de eerste ontvanger (de oorspronkelijke ondertekenaar)

Velden die zijn gemarkeerd met een [2] zijn toegewezen aan de tweede ontvanger (de eerste medeondertekenaar)

Velden die zijn gemarkeerd met een [3] zijn toegewezen aan de derde ontvanger (de tweede medeondertekenaar)
Als alle velden zijn toegewezen, selecteert u Opslaan.

Het opent de pagina Webformuliertoewijzingen. In het webformulier dat u hebt geconfigureerd, wordt het aantal toegewezen velden weergegeven.

Als u de bestaande toewijzing wilt bewerken, selecteert u het potloodpictogram naast het aantal toegewezen velden en schakelt u vervolgens over op de knop Opslaan om het ondertekende webformulier naar SharePoint te kopiëren.
Controleer of webformuliertoewijzing werkt.

Terwijl ondertekenaars de webformulieren invullen die u hebt toegewezen, worden de formuliergegevens automatisch ingevuld met de juiste informatie op basis van de SharePoint-lijstinformatie. U kunt controleren of elk toegewezen veld de juiste waarden importeert.
Selecteer eventueel Instellingen voor Sign-bestanden voor webformulieren.

Webformulierovereenkomsten worden doorgeleid naar een specifieke map. Als u geen map kiest, maakt Acrobat Sign voor SharePoint automatisch een map Ondertekende webformulieren waarin de webformulierovereenkomsten worden opgeslagen. U kunt er ook voor kiezen om webformulierovereenkomsten in een door u bepaalde map op te slaan door de desbetreffende map te selecteren in het tabblad Instellingen Sign-bestanden.
Controleer desgewenst de overeenkomst voor webformulieren die is opgeslagen in SharePoint.

U kunt nu naar een aangewezen map naar keuze gaan (of naar de map ondertekende webformulieren als u niet kiest) om de volledige webformulierovereenkomsten te bekijken. Als u het controlespoor inschakelt, wordt het PDF-bestand voor het controlespoor van elke overeenkomst ook weer naar dezelfde map in SharePoint gekopieerd.