Handboek Annuleren

Adobe Sign voor SharePoint Online: Handboek voor sjabloontoewijzingen

  1. Adobe Acrobat Sign-integraties
  2. Nieuwe functies
  3. Productversies en levenscyclus
  4. Acrobat Sign voor Salesforce
    1. Het pakket installeren
    2. Het pakket configureren
    3. Handboek
    4. Digitale verificatie inschakelen
    5. Handleiding voor ontwikkelaars
    6. Geavanceerde aanpassingshandleiding
    7. Veldtoewijzing en sjablonenhandleiding
    8. Gebruikershandleiding voor gebruikers van mobiele apps
    9. Handleiding voor flowautomatisering
    10. Handleiding voor Document Builder
    11. Grote documenten configureren
    12. Upgradehandleiding
    13. Aanvullende informatie
    14. Veelgestelde vragen
    15. Handleiding voor het oplossen van problemen
    16. Aanvullende artikelen
  5. Acrobat Sign voor Microsoft
    1. Acrobat Sign voor Microsoft 365
      1. Installatiehandleiding
    2. Acrobat Sign voor Outlook
      1. Handboek
    3. Acrobat Sign voor Word/PowerPoint
      1. Handboek
    4. Acrobat Sign voor teams
      1. Handboek
      2. Handboek voor Live Sign
      3. Gebruikershandleiding voor mobiele apparaten
      4. Aanvullende informatie
      5. Microsoft Teams-goedkeuringen
    5. Acrobat Sign voor Microsoft PowerApps en Power Automate
      1. Handboek
      2. Aanvullende informatie
    6. Acrobat Sign Connector voor Microsoft Search
      1. Handboek
      2. Aanvullende informatie
    7. Acrobat Sign voor Microsoft Dynamics 
      1. Overzicht
      2. Dynamics Online: Installatiehandleiding 
      3. Dynamics Online: Handboek 
      4. Dynamics On-Prem: Installatiehandleiding 
      5. Dynamics On-Prem: Handboek
      6. Dynamics Workflowhandleiding
      7. Dynamics 365 voor Talent
      8. Upgradehandleiding
      9. Aanvullende informatie
    8. Acrobat Sign voor Microsoft SharePoint 
      1. Overzicht
      2. SharePoint On-Prem: Installatiehandleiding
      3. SharePoint On-Prem: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
      4. SharePoint On-Prem: Handboek
      5. SharePoint On-Prem: Aanvullende informatie
      6. SharePoint Online Installatiehandleiding
      7. SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van sjablonen
      8. SharePoint Online: Handboek
      9. SharePoint Online: Handleiding voor het toewijzen van webformulieren
      10. SharePoint Online: Aanvullende informatie
  6. Acrobat Sign voor ServiceNow
    1. Overzicht
    2. Installatiehandleiding
    3. Handboek
    4. Aanvullende informatie
  7. Acrobat Sign voor HR ServiceNow
    1. Installatiegids (verouderd)
  8. Acrobat Sign voor SAP SuccessFactors
    1. Installatiegids voor Cockpit (verouderd)
    2. Installatiegids voor rekrutering (verouderd)
    3. Handboek voor rekrutering
    4. Installatiehandleiding voor Cloud Foundry
    5. Aanvullende informatie
  9. Acrobat Sign voor Workday
    1. Installatiehandleiding
    2. Handleiding om snel aan de slag te gaan
    3. Tutorial voor configuratie
  10. Acrobat Sign voor NetSuite
    1. Installatiehandleiding
    2. Aanvullende informatie
  11. Acrobat Sign voor SugarCRM
  12. Acrobat Sign voor VeevaVault
    1. Installatiehandleiding
    2. Handboek
    3. Upgradehandleiding
    4. Aanvullende informatie
  13. Acrobat Sign voor Coupa BSM Suite
    1. Installatiehandleiding
  14. Acrobat Sign voor Zapier
    1. Overzicht van Acrobat Sign voor Zapier
    2. Ondersteunde workflows voor elektronische ondertekening
    3. Ondersteunde acties
    4. Geautomatiseerde workflows voor elektronische ondertekening maken
  15. Documentatie voor Acrobat Sign Developer
    1. Overzicht
    2. Webhooks
    3. Tekstlabels
Let op:

Het beëindigen van ondersteuning voor de integratie Adobe Acrobat Sign voor SharePoint Online is gepland voor eind juni 2024. Daarom kunt u na die datum geen overeenkomsten meer verzenden via deze integratie. U kunt nog steeds overeenkomsten vanuit SharePoint verzenden met andere integraties, zoals Acrobat Sign voor Power Automate

We raden u aan de plug-in Acrobat Sign te verwijderen van uw SharePoint-site en workflows voor overgangen naar andere toepassingen

Overzicht

Adobe Sign ondersteunt het koppelen van gegevens tussen SharePoint-lijsten en de formuliervelden in een overeenkomst.

Door workflows te gebruiken en lijstvelden toe te wijzen aan formuliervelden, kunt u documenten automatisch laten invullen voordat u ze verzendt, zodat afzenders en/of ondertekenaars het formulier sneller kunnen invullen. Bovendien verlaagt u zo de kans op typefouten.

U kunt echter ook een toewijzing maken waarmee formulierveldgegevens uit een ondertekende overeenkomst worden opgehaald en vervolgens ingevuld in een SharePoint-lijst.


Opmerkingen bij het ontwikkelen van webformulieren met velden

Voor een succesvolle toewijzing zijn vooraf gemaakte webformulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het lijstveld op logische wijze aan het Adobe Sign-formulierveld kunt koppelen. 

Er zijn verschillende manieren om formulieren te maken die daarna in Adobe Sign kunnen worden geüpload:

  • De ontwerpomgeving van Adobe Sign beschikt over geautomatiseerde velddetectie, zodat u veel sneller formulieren kunt samenstellen
    • Automatisch geplaatste formuliervelden hebben een algemene naam (Aangepast veld 1). U kunt deze naam het beste wijzigen in een naam waarin het doel van het veld tot uiting komt    
  • U kunt ook PDF-formulieren maken met gebruik van Acrobat.  Acrobat-formulieren kunnen ook de locatie van velden automatisch detecteren
    • Ook worden velden in Acrobat automatisch geplaatst aan de hand van een veldnaam die is afgeleid van de voorgaande tekst in het document. Deze namen zijn vaak onduidelijk of te lang en u kunt deze het beste wijzigen in een naam waaruit het doel van het veld blijkt
  • Tekstlabels kunnen worden gebruikt als er een bewerkbaar tekstdocument is gegenereerd

Veldtoewijzing is afhankelijk van een logisch verband tussen de naam van een veld in het formulier en de naam van een kolom in SharePoint.

Ongeacht welke methode u gebruikt, zorg dat u uw velden de juiste naam geeft, zodat u ze eenvoudig kunt herkennen wanneer ze worden weergegeven in een lijst (tijdens het toewijzingsproces).

Opmerking:

De volgende typen SharePoint-kolommen worden ondersteund: Eén regel tekst, Getal, Optie (’Keuzerondjes’), Meerdere tekstregels, Ja/Nee (selectievakje). 

SharePoint-kolomtype Adobe Sign-veldtype
Eén regel tekst Tekst
Nummer Tekst
Optie ("Keuzerondjes") Keuzerondjes
Meerdere tekstregels Tekst met meerdere regels
Ja/Nee (selectievakje) Selectievakje


Stapsgewijze workflow voor sjabloontoewijzingen

In het onderstaande voorbeeld wil de SharePoint-beheerder een aantal overeenkomsten verzenden naar een lijst met klanten.

Er is al een SharePoint-lijst met klanten die al bepaalde informatie over iedere ontvanger bevat(namelijk de voornaam en achternaam), maar er moet extra informatie worden verzameld (over leeftijd en beroep).

Er wordt een formulier (met tekstcodes) gemaakt om de naamwaarden uit de SharePoint-lijst te importeren en de nieuwe waarden te verzamelen waarom wordt gevraagd.

Nadat de overeenkomst is voltooid, worden de toegewezen veldwaarden in het formulier via een pushbackbewerking opgenomen in de SharePoint-lijst.

Opmerking:

Voor de duidelijkheid toont dit voorbeeld een formulier dat alleen velden bevat.

Uw formulier heeft waarschijnlijk veel meer inhoud, maar de velden werken op dezelfde manier.

  1.  Een Sharepoint-lijst maken

    Meld u aan bij uw Sharepoint-website en maak een lijst met ondertekenaars (de personen naar wie u de overeenkomst wilt verzenden voor ondertekening)

    • Als voorbeeld voor deze workflow gebruiken we de naam Mr. John Smith
    afbeelding

  2. Maak een overeenkomstsjabloon (met Word, een PDF-editor, enz.)

    Het is belangrijk dat u hierbij de juiste tekstcodes toepast, die er als volgt uit moeten zien: {{first_name}}

    In dit voorbeeld gebruiken we een document met de naam mapping_test.docx die vier tekstcodes bevat:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    afbeelding

  3. Sjabloontoewijzingen maken

    Er zijn twee verschillende typen sjabloontoewijzingen: 

    • Met de toewijzing SharePoint-naar-overeenkomst kunt u de gegevens uit een SharePoint-lijst (stap 1) vooraf invullen in de Adobe Sign-overeenkomst
    1. Selecteer het keuzerondje SharePoint-naar-overeenkomst-toewijzing
    2. Kies de juiste lijst in de vervolgkeuzelijst
      • Het is belangrijk dat u de sjabloontoewijzingen instelt op basis van de juiste lijst (dit is de lijst die in stap 1 is gemaakt). Als dit niet gebeurt, functioneert de sjabloontoewijzing niet correct
      • U kunt unieke sjabloontoewijzingen definiëren voor afzonderlijke SharePoint-lijsten
    3. Configureer de juiste toewijzing tussen SharePoint en de overeenkomstvelden
      • Het SharePoint-veld is de naam van de kolom die in de SharePoint-lijst wordt genoemd (stap 1)
      • Het overeenkomstveld is de naam van de tekstcode die in de overeenkomstsjabloon wordt gebruikt (stap 2) 
      • In dit voorbeeld gebruiken we "FirstName" en "LastName" voor de toewijzing SharePoint Overeenkomst, zodat de overeenkomstige velden voor "first_name" en "last_name" vooraf worden ingevuld in de overeenkomstsjabloon op basis van de waarden in de SharePoint-lijst 
    Toewijzing SharePoint-naar-overeenkomst

    • Met de toewijzing Overeenkomst-naar-SharePoint kunt u de SharePoint-lijst bijwerken met de waarden in de overeenkomstenvelden nadat de overeenkomst is voltooid:
    1. Selecteer het keuzerondje Overeenkomst-naar-SharePoint-toewijzing.
    2. Kies de juiste lijst in de vervolgkeuzelijst. 
    3. Configureer de juiste toewijzing tussen SharePoint en de overeenkomstvelden. 
      • In dit voorbeeld gebruiken we "Beroep" en "Leeftijd" voor de toewijzing Overeenkomst → SharePoint. Deze komt overeen met de velden met de tekstcodes "beroep" en "leeftijd"
    Toewijzing Overeenkomst-naar-SharePoint

  4. Proces Verzenden voor ondertekening starten

    Nu de velden van de lijst en de overeenkomstsjabloon correct zijn gekoppeld, bent u klaar om de overeenkomst te verzenden:

    • Ga naar de SharePoint-lijst (die in stap 1 is gemaakt)
    • Selecteer een ondertekenaar in de lijst. Mr. John Smith in dit voorbeeld
    • Ga naar het Adobe Sign-lintmenu en selecteer de optie Verzenden voor ondertekening
    afbeelding

  5. Selecteer de overeenkomstsjabloon:

    In deze stap is het belangrijk dat u de juiste overeenkomstsjabloon selecteert die u in stap 2 hebt gemaakt.

    • Selecteer de overeenkomstsjabloon (mapping_test in dit voorbeeld)
    • Klik op Bijvoegen
    afbeelding

  6. De pagina Verzenden invullen:

    • Voer het e-mailadres van de ontvanger in
      • Als u het voorbeeld uitvoert, voert u een e-mailadres in waarvoor u toegang hebt
        • Dit e-mailadres moet anders zijn dan het e-mailadres waarmee u het overeenkomstformulier verzendt
    • Pas zo nodig het bericht aan
    • Controleer of de juiste overeenkomstsjabloon is gekoppeld in de sectie Bestanden
    • Schakel Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen in
    • Klik op Volgende
    Overeenkomst configureren

  7. De toewijzing SharePoint → Overeenkomststjabloon controleren:

    Op dit punt kunt u controleren of de toewijzing SharePoint → Overeenkomstsjabloon correct werkt.

    In ons voorbeeld moet u controleren of "first_name" en "last_name" automatisch zijn ingevuld met de juiste gegevens van de SharePoint-lijst:

    • Controleren of elk toegewezen veld de juiste waarden importeert
    • Controleer dat niet-toegewezen velden leeg zijn. Deze velden moeten worden ingevuld door de ontvanger
    • Voeg naar wens extra velden toe
      • Voeg ten minste een handtekeningveld toe
    • Klik op Verzenden
    Formuliervelden toevoegen

  8. De ondertekeningsworkflow voltooien:

    De ontvanger voltooit de overeenkomst:

    • De ontvanger heeft toegang tot de overeenkomst via een koppeling in de e-mail die hij of zij heeft gekregen
      • Als u ons voorbeeld uitvoert, meldt u zich aan bij het postvak van het e-mailadres waarnaar u de overeenkomst hebt verzonden
    • De ontvanger vult het overeenkomstformulier in
      • Voer waarden in voor de velden beroep en leeftijd
    • Onderteken het document
    • Klik op Klik om te ondertekenen om het ondertekeningsproces te voltooien
    Klikken om te ondertekenen

  9. Overeenkomst → SharePoint-toewijzing controleren:

    Nadat de overeenkomst is voltooid:

    • Meld u weer aan bij uw SharePoint-account
    • Ga naar de SharePoint-lijst (stap 1)
    • Controleer of de Overeenkomst → SharePoint-toewijzing goed functioneert door de lijst te controleren en door na te gaan of de nieuwe waarden van de overeenkomstsjabloon via een pushbewerking in de SharePoint-lijst zijn geplaatst
    afbeelding

 Adobe

Krijg sneller en gemakkelijker hulp

Nieuwe gebruiker?

Adobe MAX 2024

Adobe MAX

The Creativity Conference

14-16 oktober Miami Beach en online

Adobe MAX 2024

Adobe MAX

The Creativity Conference

14-16 oktober Miami Beach en online