概述

此文档向 Workday 客户提供将 Adobe Sign 集成到 Workday 租户中所需要的步骤。此文档是一个安装指南,并不打算作为 Workday 的全面培训手册。

为了使用 Workday 中集成的 Adobe Sign,您需要已经或逐步了解如何创建并修改 Workday 项目,例如:业务流程框架、租户设置和配置、报告和 Workday Studio 集成。

完成集成的高级步骤如下:

  • 在 Adobe Sign 中激活您的管理帐户(仅限新客户)
  • 在 Adobe Sign 中配置一个组,以持有 Workday 集成用户/密钥
  • 请联系 Adobe Sign 支持以启用/验证集成设置
  • 在 Adobe Sign 中生成一个集成密钥
  • 将集成密钥安装到 Workday 租户中

激活您的 Adobe Sign 帐户

已建立帐户的现有客户可跳到配置适用于 Workday 的 Adobe Sign 步骤

对于新接触 Adobe Sign 并且没有事先登录的客户,Adobe 入职专员将为您提供适用于 Workday 的帐户(在 Adobe Sign 中)。完成后,您将收到一封确认电子邮件:

来自 Adobe Sign 的欢迎电子邮件图像

按照电子邮件中的指示操作,将初始化您的帐户,并将您带到 Adobe Sign 主控制区。

Adobe Sign 主控制区页面

配置适用于 Workday 的 Adobe Sign

配置适用于 Workday 的 Adobe Sign 要求在 Adobe Sign 系统内生成两个专门的对象:

  • “Workday 组”
    Workday 要求在 Adobe Sign 帐户内具有一个专门的“组”,以便启用集成功能。Adobe Sign 组仅用于控制 Adobe Sign 的 Workday 使用。其他可能的使用(Salesforce.com、Arriba 等)将不受影响。
    例如:Workday 组将阻止电子邮件通知,以便 Workday 用户仅在其 Workday 收件箱中接收通知。

  • 身份验证用户可持有集成密钥
    在该组中,应当有(且仅有)一个组级别管理员。此用户是持有集成密钥的授权用户。建议使用职能(但真实的)电子邮件地址,例如 HR@MyDomain.com。通过使用职能电子邮件而非个人电子邮件,可降低用户在未来某个时候遭禁用并进而禁用集成的风险。

在 Adobe Sign 中创建用户和组

要在 Adobe Sign 中创建用户,请执行以下操作:

  • 以帐户管理员的身份登录到 Adobe Sign
  • 导航到帐户 > 用户
  • 单击带圆圈的加号以创建新用户
用于创建新用户的导航路径图像

将显示一个弹出窗口询问新用户的详细信息:

  • 提供一个拥有访问权限的职能电子邮件
    • 此用户将持有集成密钥
    • 电子邮件地址必须是一个可供验证的实际地址
  • 输入正确的名字和姓氏值
  • 用户组选择列表中选择[为此用户创建新组]
  • 新组名称提供一个直观的名称,如“Workday
  • 单击保存
“创建用户”面板

弹出窗口将消失,并回到用户页面。  您将看到列出的具有已创建状态的新用户。  

新的“已创建”用户的视图

“已创建”状态指示用户尚未验证他们的电子邮件地址。

  • 登录到新用户的电子邮件信箱
  • 找到“欢迎使用 Adobe Sign”电子邮件
  • 单击写有请单击此处以设置您的密码的地方
  • 设置密码
    • 此操作会将用户在系统中的状态更改为“活动”
新的“已激活”用户的图像

定义进行身份验证的用户

要在 Workday 组中提升新用户,请执行以下操作:

  • 导航到用户页面(如果之前不在该处)
  • 在 Workday 组中双击该用户
    • 将打开一个编辑页面用于编辑用户的权限
  • 选中用户是组管理员
  • 单击保存
显示如何定义组管理员的属性面板的图像。

通过 Adobe Sign 支持验证设置

Adobe Sign 支持需要在 Adobe Sign 环境中配置组和管理用户,以启用集成功能。如果您是已建立帐户的现有客户,则可以联系您的成功经理以确保完成该操作。

 

尚未分配成功经理的新客户可以直接联系支持团队,以验证帐户已经过完全配置:

生成集成密钥

在收到已正确启用组和用户的验证之后,组级别管理员将有权生成访问令牌(集成密钥)。

新安装要求在 Adobe Sign 内生成集成密钥,然后将其输入到 Workday 中。此密钥可验证 Adobe Sign 和 Workday 环境,从而使其彼此信任并共享内容。 

要在 Adobe Sign 中生成集成密钥,请执行以下操作:

  • 在 Adobe Sign 中登录到您的组级别管理员
  • 导航到帐户 > 个人首选项 > 访问令牌
  • 单击窗口右侧的带圆圈的加号图标
“访问令牌”页面的导航路径

创建集成密钥界面将加载以下内容:

为您的密钥提供一个直观的名称(例如 Workday)

集成密钥必须启用了以下元素:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
“创建集成密钥”面板
  • 在密钥配置好之后,单击保存

 

访问令牌页面将公开以显示在您的帐户中设计的密钥。

  • 单击为 Workday 创建的密钥定义
    • 集成密钥链接在定义的顶部公开
  • 单击集成密钥链接
集成密钥链接

集成密钥将公开。

  • 复制此密钥,并将其保存在一个安全的地方以供后续步骤使用
  • 单击确定
集成密钥

配置 Workday 租户

安装集成密钥

将集成密钥安装到 Workday 租户中将建立与 Adobe Sign 之间的信任关系。在这种关系确立之后,任何业务流程都可添加一个启用了签名流程的审阅文档步骤。

 

注意:Adobe Sign 在整个 Workday 环境中被称为“Adobe Document Cloud”。

 

要安装集成密钥,请执行以下操作:

  • 以帐户管理员身份登录到 Workday
  • 搜索编辑租户设置 - 业务流程

 

“编辑租户设置 - 业务流程”页面将加载。存在以下四个与 Adobe Sign 集成有关的字段:

Adobe Document Cloud 确认 - 集成的固定文本确认。

Adobe Document Cloud API 密钥 – 集成密钥的安装位置

Adobe Document Cloud 发送者电子邮件地址 - Adobe Sign 中组级别管理员的电子邮件地址

在文档取消后删除等待电子签名的文档 – 一个可选配置,如果某文档在 Workday 中被取消,该配置可从签名周期中删除文档。

“编辑租户设置 - 业务流程”页面

完成安装:

  • 将您的集成密钥粘贴到 Adobe Sign API 集成密钥字段中
  • 将组级别管理员的电子邮件地址(在 Adobe Sign 中创建)输入到 Adobe Document Cloud 发送者电子邮件地址字段中
  • 单击确定
集成密钥和密钥持有者电子邮件地址的输入字段

现在,通过添加审阅文档步骤并配置它以使用 Adobe 提供的 eSign 作为电子签名类型,可将 Adobe Sign 功能添加到任何业务流程。

配置审阅文档步骤

适用于审阅文档步骤的文档可以是一个静态文档、由同一业务流程内的“生成文档”步骤生成的文档、或通过 Workday 报告设计器创建的格式化报告。所有这些文档都可通过 Adobe 文本标记进行加强,以便控制 Adobe 签名特定组件的外观和位置。文档来源必须在业务流程定义内指定。在执行业务流程时无法上载临时文档。

结合使用 Adobe Sign 与审阅文档步骤的独特之处在于,它能够提供序列化的签名者组。这允许您指定基于角色的组,并且这些组将按顺序签名。不支持并行签名组。

要寻求配置审阅文档步骤方面的协助,请参阅此处的快速入门指南:
https://helpx.adobe.com/cn/sign/help/Workday_Quick_Start.html

支持

Workday 支持

Workday 是集成所有者,如果您要咨询有关集成范围问题、功能请求或集成日常功能问题,请首先联系 Workday。

Workday 社区有几篇不错的文章介绍如何对集成进行疑难解答以及如何生成文档:

电子签名集成疑难解答

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

审阅文档步骤
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

动态文档生成

https://community.workday.com/node/176443

聘用文档生成配置提示

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign 支持

Adobe Sign 是集成合作伙伴,如果集成获取签名失败或待定签名通知失败时,请联系 Adobe Sign。

Adobe Sign 客户应当联系各自的客户成功经理 (CSM) 以寻求支持。或者,可以致电 1-866-318-4100 联系 Adobe 技术支持,等待对方播送产品列表,然后输入 4,接着再输入 2(根据提示)。

将 Adobe 文本标记添加到文档
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

审阅文档配置和示例
https://helpx.adobe.com/cn/sign/help/Workday_Quick_Start.html

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