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Adobe Sign for SharePoint(内部部署):安装指南

用于新 Adobe Sign for SharePoint 内部部署解决方案的完整安装指南。

注意:

面向 Microsoft SharePoint 内部部署的 Adobe Acrobat Sign 支持将于 2023 年 10 月 22 日结束。因此,在该日期之后,您将无法通过此集成发送协议。

Adobe Acrobat Sign 与 Microsoft SharePoint Online 的集成将不受影响。

概述

适用于 Microsoft SharePoint 的 Adobe Sign 集成提供了一个集创建、发送、跟踪和管理电子签名于一体的解决方案。该集成可用于 Microsoft SharePoint 2013 和 2016 的内部部署实例。此解决方案用作 Microsoft SharePoint 的场解决方案,可提供以下功能:

  • 将 Adobe Sign“管理”页面添加为 SharePoint Web 部件,以供 SharePoint 用户用来跟踪和更新协议
  • 从 SharePoint 文档库中发送任何文档以请求签名
  • 将文档从文档库或自定义 SharePoint 列表发送给单个收件人或收件人组
  • 在发送文档以请求签名后,通过合并映射将数据从 SharePoint 列表和文档库映射到文档
  • 在文档已签名并且其状态已通过“协议状态”页面自动或手动刷新后,通过数据映射将数据从签名协议的表单字段映射到 SharePoint 列表和文档库的文本列
  • 在 SharePoint 内对所有签名协议进行存档

要求

Adobe Sign 解决方案只能由 Microsoft sharePoint 场管理员安装和配置;您还需要 SharePoint 服务器上的管理权限才能安装解决方案。请查阅 SharePoint 文档和咨询贵组织的 SharePoint 管理员,了解安装 SharePoint 场解决方案可能需要的其他系统权限。要配置解决方案,您还需要是 Adobe Sign 的帐户管理员,并有权访问您的 Adobe Sign 帐户集成密钥。以下系统要求包括成功安装和运行用于 SharePoint 的 Adobe Sign 所需的服务器和客户端组件。

  • Microsoft SharePoint 2013 内部部署版、SharePoint 2016 内部部署版或 SharePoint 2019 内部部署版
注意:

SharePoint 2019 內部部署版传统 UI 支持用于 SharePoint 的 Adobe Sign 解决方案。

Adobe 和 Microsoft 目前正在努力扩大支持范围以包括现代 UI。

不支持 SharePoint Foundation

须注意的已知问题

私人/Incognito 浏览器会话受 Adobe Sign 包支持。

Sharepoint 有字符限制,特别是在命名文件时:

  • URL 路径不得超过 260 个字符
  • 文件名不得超过 128 个字符

 

在任何网站集中登录时被标识为“系统帐户”的管理员都应在 AdobeSignUserInfo 列表中输入自己的信息,如下所示:

 

以前的解决方案可能会出现这样的情况,即阻止普通 SharePoint 用户访问网站集。

如果存在以下情况,则会出现问题:

  • 在网站集中安装了 EchoSign 解决方案(版本 4 之前)
  • SharePoint 管理员已将解决方案作为 Web 部分嵌入到任何 SharePoint 页面
  • SharePoint 用户是网站集所有者/访问者/成员组的成员
  • SharePoint 用户不是 EchoSign 管理员或用户组的成员

要解决此问题,请从 SharePoint 页面移除 Web 部分。 

 

安装

要安装用于 SharePoint 的 Adobe Sign 内部部署版包,请执行以下操作:

  1. 下载新 Adobe Sign for SharePoint.zip 文件
  2. 以管理员身份登录到 SharePoint 服务器
  3. Adobe Sign for SharePoint.zip 上传到服务器。
  4. 解压缩文件以提取可执行文件
  5. 单击 Adobe Sign for SharePoint.exe
  6. 将打开设置向导。  单击下一步
安装 1

  7.脚本将运行系统检查。如果一切顺利,请单击下一步

系统检查

  8.将显示最终用户许可协议。

○ 选中我接受许可协议中的条款

○ 单击下一步

EULA

  9.将加载 Web 应用程序/网站集页面。  选择要安装解决方案的网站集

网站集

  10.完成设置后,单击下一步

操作成功

  11.显示部署的“详细信息”页面后,您可以单击关闭

成功部署

注意:
  • 激活应用程序将创建两个用户组(站点设置 > 用户和权限 > 人员和组
  • 取消激活用于 SharePoint 的 Adobe Sign 功能将删除所有启用协议状态搜索和更新的关系表。  除非绝对必要,否则不要停用此功能。  所有协议都将保留在 Adobe Sign 中,但您在 SharePoint 中查看它们的权限将会丢失。


激活/删除选项

重新运行设置脚本将启动同一向导和系统检查进程。 

在系统检查后,不会出现 EULA 页面,脚本将提示您执行以下任一操作:

○ 激活 - 激活允许管理员在 SharePoint 环境中的其他站点上激活 Adobe Sign 解决方案。选中后,将加载 Web 应用程序/网站集页面,显示 Adobe Sign 解决方案未处于激活状态的所有站点(上述步骤 9)。

○ 删除 - 此选项将从已激活 Adobe Sign 的所有网站集中完全删除该解决方案。完成的文档文件将保留在 SharePoint 中。

Adobe Sign 中正在处理的协议仍将处于活动状态 , 可以正常完成。完成的文档将不再返回到 SharePoint。

激活或删除

安装后配置

安装包后,还需要再完成四个配置步骤:

  • 安装集成密钥
  • 决定用户添加方式
  • 决定是否要将“审核记录”与已签名文档一起附加
  • 决定已签名协议的存储位置

安装集成密钥

新安装要求在 Adobe Sign 中生成集成密钥,然后将其输入到 SharePoint 中。此密钥是访问令牌,可对 Adobe Sign 和 SharePoint 环境进行身份验证,以互相信任和共享内容。

要在 Adobe Sign 中生成集成密钥,请执行以下操作:

  • 登录到 Adobe Sign 帐户的管理用户
  • 导航至帐户 > Adobe Sign API > API 信息
  • 单击页面中间的集成密钥链接
注意:

如果您在 API 信息页面上没有看到集成密钥链接,请联系您的成功经理(或 Adobe Sign 支持)来查阅您的帐户设置并进行必要的调整,以显示这项必需的功能。

创建集成密钥界面将加载以下内容:

为您的密钥提供一个直观的名称(例如 SharePoint)

集成密钥必须启用以下元素:

  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write

在配置了密钥之后,单击保存

 

访问令牌页面将显示您的帐户中定义的密钥。

  • 单击为 SharePoint 创建的密钥定义

○ 集成密钥链接将显示在定义的顶部。

  • 单击集成密钥链接

将显示“集成密钥”:

  • 复制此密钥,并将其保存在一个安全的地方以供后续步骤使用
  • 单击确定

要将集成密钥安装到 SharePoint 中,请执行以下操作:

  • 登录到 SharePoint 站点的管理用户
  • 导航至 Adobe sign 设置图标以显示设置页面

  1. 在设置页面上,单击帐户设置选项卡
  2. 将您的集成密钥粘贴到给定字段中
  3. 单击保存


添加用户

添加用户的第一步是授予用户对 Adobe Sign 解决方案的访问权限。为此,您需要:

  1. 导航至站点设置 > 用户和权限 > 人员和组
  2. 根据需要编辑 Adobe Sign 组:

○ Adobe Sign 管理员:允许配置 Adobe Sign 解决方案的用户(例如,完成设置页面并填写 AdobeSignUserInfo 列表)。仅允许相应的网站集或 Web 应用程序管理员配置此组。属于该组的用户可以访问设置页面下的个人设置、帐户设置协议存储模板映射选项卡。

○ Adobe Sign 用户:使用由网站集管理员配置的解决方案的用户。属于该组的用户只能访问设置页面下的个人设置选项卡。

在 Adobe Sign 中自动配置用户

Adobe Sign 要求发送协议的所有用户都具有在 Adobe Sign 系统中执行此操作的许可。首次使用时,如果用户尚不存在,则会在 Adobe Sign 中自动配置用户。默认情况下,使用该用户 SharePoint 配置文件中的信息对该用户进行配置。

从 AdobeSignUserInfo 列表获取用户信息

启用此功能将通知 SharePoint 使用 AdobeSignUserInfo 列表中的值,以创建新用户并了解 Adobe Sign 的现有用户会话。

如果未启用该功能,则 SharePoint 将使用 SharePoint 定义的与 SharePointUser 关联的值。

需注意的是,您可以将电子邮件地址(以及 Adobe Sign 访问权限)与以下用户相关联:没有公共电子邮件或需要使用与其 SharePoint 电子邮件值不同的电子邮件地址的 SharePoint 用户。(例如:Bob@MyDomain.dom 是 SharePoint 用户,但需要使用电子邮件值 HumanResources@MyDomain.dom 发送协议)

要使用列表值进行自动配置,需要执行两个步骤:

  1. 更新 AdobeSignUserInfo 列表
  2. 启用从 AdobeSignUserInfo 列表获取用户信息功能

 

要更新 AdobeSignUserInfo 列表,请执行以下操作:

  1. 导航至 站点内容 > AdobeSignUserInfo
  2. 编辑列表以包含所需的用户值

要从 AdobeSignUserInfo 列表启用用户生成功能,请执行以下操作:

  1. 以管理员身份登录到 SharePoint 帐户
  2. 导航至 Adobe Sign 设置界面
  3. 单击帐户设置选项卡
  4. 选中从 AdobeSignUserInfo 列表获取用户信息
  5. 单击保存

获取已签名协议的审核记录

如果启用此选项,则在完成任何协议后,将随最终文档返回“审核记录 PDF”。“审核记录”是协议所有主要事件(已发送、已查看、已签名)的摘要文档,包括与这些事件关联的用户元数据(时间/日期、IP 地址)

注意:

始终可直接从 Adobe Sign 网站获取“审核记录”。启用此功能后,可自动将审核交付到您的 SharePoint 环境。虽然是冗余的,但很方便。 

要启用审核记录交付,请执行以下操作:

  1. 以管理员身份登录到 SharePoint 帐户
  2. 导航至 Adobe Sign 设置界面
  3. 单击帐户设置选项卡
  4. 选中获取已签名协议的审核记录
  5. 单击保存

为已签名协议定义目标文件夹

完成的文档可以配置为存放在整个(全局)网站集的一个特定文件夹中。

如果未指定全局文件夹,则最终签名文档将返回到已签名协议子文件夹,在发送文档的文档库中将会创建该子文件夹。

注意:

所有已签名协议始终会在 Adobe Sign 网站上提供,并且随时可在“管理协议”选项卡中提供。

要配置全局“已签名协议”文件夹,请执行以下操作:

  1. 以管理员身份登录到 SharePoint 帐户
  2. 随时随地创建目标文件夹
  3. 导航至 Adobe Sign 设置页面
  4. 单击协议存储选项卡
  5. 在可用文件夹列表中查找文件夹,然后单击该文件夹将其选中
  6. 单击保存按钮

模板映射

Adobe Sign 支持在 SharePoint 列表和协议表单字段之间关联数据。

通过使用工作流程和将列表字段映射到表单字段,您可以在发送之前自动预填写文档,从而减少发送者和/或签名者完成表单所需的时间,进而降低错误键入数据的概率。

相反,您还可以创建一个从已签名协议提取表单字段数据的映射,以填充 SharePoint 列表。

此处提供了用于配置模板映射的完整指南。

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