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Adobe Sign for SharePoint Online:模板映射指南

注意:

对 Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online 集成的支持设置为到 2024 年 6 月结束。因此,在该日期之后,您将无法通过此集成发送协议。您仍可使用其他集成从 SharePoint 发送协议,例如 Acrobat Sign for Power Automate

我们建议您从 SharePoint 站点中移除 Acrobat Sign 插件,并且将工作流程过渡到其他应用程序

概述

Adobe Sign 支持在 SharePoint 列表和协议表单字段之间关联数据。

通过使用工作流程和将列表字段映射到表单字段,您可以在发送之前自动预填写文档,从而减少发送者和/或签名者完成表单所需的时间,进而降低错误键入数据的概率。

相反,您还可以创建一个从已签名协议提取表单字段数据的映射,以填充 SharePoint 列表。


关于使用字段构建 Web 表单的快捷说明

成功的映射要求您在 Web 表单中构建定义的字段名称,以便从逻辑上将列表字段关联到 Adobe Sign 表单字段。

可通过多种方法来构建随后可上传到 Adobe Sign 的表单:

  • Adobe Sign 创作环境会自动检测字段,从而更快地构建表单
    • 自动放置的表单字段具有通用名称(自定义字段 1),应重命名为指示字段用途的内容
  • 还可以使用 Acrobat 构建 PDF 表单。  Acrobat 表单还可以自动检测字段应位于何处
    • Acrobat 还会使用从文档的处理文本派生的字段名称自动放置字段。这些名称通常较为模糊或广泛,应编辑为表明字段用途的直观值
  • 如果文档生成产生可编辑文本文档,则可以使用文本标签

逻辑上,字段映射依赖于表单上的字段名称与 SharePoint 中的列名称的关联。

无论您使用哪种方法,请务必正确命名字段,以便在以列表格式显示字段时(在映射过程中)可以轻松识别它们。

注意:

支持以下类型的 SharePoint 列:单行文本、数字、选项(“单选按钮”)、多行文本、是/否(复选框)。 

SharePoint 列类型 Adobe Sign 字段类型
单行文本 文本
数字 文本
选项(“单选按钮”) 单选按钮
多行文本 多行文本
是/否(复选框) 复选框


分步模板映射工作流程

在以下示例中,SharePoint 管理员希望将协议发送到客户列表。

现已存在包含客户的 SharePoint 列表,其中包含有关每个收件人的一些详细信息(“名字”和“姓氏”),但正在收集其他信息(“年龄”和“职业”)。

创建一个表单(使用文本标记),以从 SharePoint 列表中导入名称值并收集要搜索的新值。

完成协议后,表单中映射的字段值将被推送回 SharePoint 列表。

注意:

为清晰起见,本示例显示了一个仅包含字段的表单。

您的表单可能包含更多内容,但字段的工作方式相同。

  1.  创建 SharPoint 列表

    登录到您的 SharePoint 网站并创建签名者列表(您要发送协议以请求签名的人员)

    • 在此工作流中,我们将以 John Smith 先生为例
    图像

  2. 创建协议模板(使用 Word、PDF 等)

    请务必记住使用正确的文本标记,应类似于:{{first_name}}

    在此示例中,我们使用一个名为 mapping_test.docx 的文档,它包含四个文本标记:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    图像

  3. 创建模板映射

    模板映射有两种不同类型:

    • SharePoint 到协议映射用于将 SharePoint 列表(步骤 1)中的详细信息预填充到 Adobe Sign 协议中
    1. 选择 SharePoint 到协议映射单选按钮
    2. 从下拉菜单中选择正确的列表
      • 设置正确列表(即在步骤 1 中创建的列表)的模板映射很重要,否则模板映射将无法正确工作
      • 可以为各个 SharePoint 列表定义唯一的模板映射
    3. 配置 SharePoint 和协议字段之间的正确映射
      • SharePoint 字段是 SharePoint 列表中提及的列的名称(步骤 1)
      • 协议字段是协议模板中使用的“文本标记”名称(步骤 2)
      • 在此示例中,我们对 SharePoint → 协议映射使用“FirstName”和“LastName”,因此将使用 SharePoint 列表中的值在协议模板中预填充相应的“first_name”和“last_name”
    SharePoint 到协议映射

    • 协议到 SharePoint 映射用于在完成协议后使用协议字段中的值更新 SharePoint 列表:
    1. 选择协议到 SharePoint 映射单选按钮。
    2. 从下拉菜单中选择正确的列表。 
    3. 配置 SharePoint 和协议字段之间的正确映射。 
      • 在此示例中,我们对协议 → SharePoint 映射使用“职业”和“年龄”,这对应于文本标记“职业”和“年龄”字段
    协议到 SharePoint 映射

  4. 启动发送以请求签名

    在列表和协议模板之间的字段正确相关的情况下,您可以发送协议:

    • 转到 SharePoint 列表(在步骤 1 期间创建)
    • 从列表中选择一位签名者。以 John Smith 先生为例
    • 转到 Adobe Sign单选菜单,然后选择发送以请求签名选项
    图像

  5. 选择协议模板:

    在此步骤中,选择在步骤 2 期间创建的正确协议模板非常重要。

    • 选择协议模板(本示例中为 mapping_test
    • 单击附加
    图像

  6. 完成发送页面:

    • 输入收件人电子邮件地址
      • 如果您按照此示例操作,请输入您有权访问的电子邮件地址
        • 此电子邮件地址必须不同于您发送协议的地址
    • 根据需要修改消息
    • 验证是否在文件部分中附加了正确的协议模板
    • 选中预览并添加签名字段
    • 单击下一步
    配置协议

  7. 验证 SharePoint → 协议模板映射:

    此时,您应能够验证 SharePoint → 协议模板映射是否正常工作。

    在我们的示例中,您应看到“first_name”和“last_name”已根据 SharePoint 列表信息自动填充了正确信息:

    • 验证每个映射的字段是否正在导入正确的值
    • 验证未映射的字段是否为空。收件人将填写这些字段
    • 根据需要添加其他字段
      • 至少添加一个签名字段
    • 单击发送
    添加表单字段

  8. 完成签名者工作流:

    收件人完成协议:

    • 收件人通过其电子邮件中的链接访问协议
      • 如果您正在按照此示例操作,请登录向其发送协议的电子邮箱
    • 收件人完成协议表单
      • 职业年龄字段中输入值
    • 签署文档
    • 单击单击以签名以完成签名过程
    单击以签名

  9. 验证协议 → SharePoint 映射:

    成功完成协议后:

    • 重新登录您的 SharePoint 帐户
    • 转到 SharePoint 列表(步骤 1)
    • 审阅列表以验证协议 → SharePoint 映射是否正常工作,并验证协议模板中的新值是否已推送到 SharePoint 中
    图像

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