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适用于 HR (ServiceNow) 的 Adobe Sign 安装指南

  1. Adobe Acrobat Sign 集成
  2. 新增功能
  3. 产品版本和生命周期
  4. Acrobat Sign for Salesforce
    1. 安装指南
    2. 用户指南
    3. 开发人员指南
    4. 高级自定义指南
    5. 字段映射和模板指南
    6. Process Builder 指南
    7. Document Builder 指南
    8. 升级指南
    9. 发行说明
    10. 故障排除指南
    11. 其他文章
  5. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
      1. 安装指南
    2. 适用于 Outlook 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
    3. 适用于 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
    4. Acrobat Sign 团队版
      1. 用户指南
      2. 发行说明
      3. Microsoft Teams 审批
    5. 适用于 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
      2. 发行说明
    6. 适用于 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 连接器
      1. 用户指南
    7. 适用于 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
      1. 概述
      2. Dynamics Online:安装指南
      3. Dynamics Online:用户指南
      4. Dynamics 内部部署版:安装指南
      5. Dynamics 内部部署版:用户指南
      6. Dynamics 工作流程指南
      7. Dynamics 365 for Talent
      8. 升级指南
      9. 发行说明
    8. 适用于 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
      1. 概述
      2. SharePoint On-Prem:安装指南
      3. SharePoint On-Prem:模板映射指南
      4. SharePoint On-Prem:用户指南
      5. SharePoint On-Prem:发行说明
      6. SharePoint Online:安装指南
      7. SharePoint Online:模板映射指南
      8. SharePoint Online:用户指南
      9. SharePoint Online:Web 表单映射指南
      10. SharePoint Online:发行说明
  6. Acrobat Sign for ServiceNow
    1. 概述
    2. 安装指南
    3. 发行说明
  7. 适用于 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
  8. 适用于 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    1. 主控室安装指南
    2. 招聘管理安装指南
    3. 招聘管理用户指南
    4. Cloud Foundry 安装指南
  9. 适用于 Workday 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
    2. 快速入门指南
    3. 配置教程
  10. 适用于 NetSuite 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
    2. 发行说明
  11. 适用于 SugarCRM 的 Acrobat Sign
  12. 适用于 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
    2. 用户指南
  13. 适用于 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
  14. Acrobat Sign 开发人员文档
    1. 概述
    2. Webhook
    3. 文本标记

概述


先决条件

以下是安装适用于 HR 的 Adobe Sign 的依赖项:

  • 必要的增效工具

    • 人力资源范围应用程序:Core

    • 人力资源范围应用程序:服务门户

  • Adobe Sign 企业许可证 - 需要 Adobe Sign 企业许可证才能使用该应用程序。
  • 已启用浏览器弹出窗口 - 确保您的浏览器不会阻止弹出窗口。OAuth 访问需要访问弹出操作


安装过程

与任何其他 ServiceNow 范围的应用程序一样,在安装适用于 HR 的 Adobe Sign 之前,您必须通过 ServiceNow Store 注册/购买该应用程序。

注意:

本文档中概述的流程涉及几种不同的用户角色。“HR”和“托管文档”模块都有多个特定的角色。

除非您已有正式的 HR 和托管文档流程,否则,我们建议具有 HR 管理员或系统管理员角色的用户执行以下步骤,因为他们有权访问所有相关操作。

有关更多信息,请参阅下文:

注意:

强烈建议先将应用程序安装到测试/开发环境中,然后再安装到生产环境中。


安装适用于 HR 的 Adobe Sign 应用程序

注册/购买了适用于 HR 的 Adobe Sign 应用程序后,该应用程序将显示在 ServiceNow 实例中的系统应用程序 > 应用程序菜单下。

ServiceNow Store - 应用程序

 

菜单:

安装完成后,左侧导航面板中会显示一个新的应用程序菜单:适用于 HR 的 Adobe Sign

子菜单选项包括:

  • Adobe Sign 表单数据 - 协议签署后包含返回的表单数据的表格。这可用于报告文档及其字段数据。有关此功能的更多信息,请参阅报告部分
  • Adobe Sign HR 服务 - 使用 Adobe Sign 的 HR 服务。筛选依据:使用任一自定义 HR 案例选项的任何服务
  • 协议 - 签名过程的后端详细信息。包括 JSON 以及正在接收和执行操作的所有 Adobe Sign 事件
  • 连接到 Adobe Sign - 连接屏幕,其中有效的 Adobe Sign 帐户已链接到 ServiceNow
  • 事件 - 根据每个 Adobe Sign 事件所发送和接收的内容所对应的后端详细信息
  • 帮助 - 指向 Adobe Sign 帮助的链接
  • 参与者 - 签名者及其签名过程的详细信息


安装“Adobe Sign - HR Core Updates”更新集

成功安装适用于 HR 的 Adobe Sign 应用程序后,需要应用 Adobe Sign - HR Core Updates

注意:

必须对 HR Core 应用程序执行这些安装后配置,应用程序才能正常工作。

以下四个可展开的要点概述了安装后配置的步骤。

  • 建议执行手动配置,以确保您了解更改的内容,并且不会对当前功能造成不良影响
  • 或者,如果您完全确定附加更新集不会与您所做的其他更改发生冲突,那么您也可以安装

 

建议先将应用程序安装到测试/开发环境中进行测试,并验证一切是否按预期方式工作,然后再安装到生产环境中。

“插入签名”按钮

创建 HTML 文档模板时,插入签名按钮将填充 ServiceNow 签名标签。

  • 使用 Adobe Sign 时不需要此标签
  • 选中针对 Adobe Sign 创作复选框时,将禁用该按钮

 

“标记签名”按钮

您也可以禁用 PDF 模板表单上的标记签名按钮,因为该按钮不与 Adobe Sign 应用程序一起使用。

  • 选中针对 Adobe Sign 创作复选框时,也会禁用该按钮

 

您可以通过直接导航到“UI 操作”并手动添加条件来手动执行这些步骤。

  • 在左侧导航栏中键入“UI 操作”
  • 选择系统定义下的 UI 操作菜单选项

 

  • 在搜索字段中,选择名称
  • 输入插入签名
  • 打开插入签名记录

 

  • 添加“&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false”作为条件
    • 如果选中针对 Adobe Sign 创作复选框,则会隐藏该按钮

可以按照相同的步骤来隐藏“标记签名”按钮。搜索“标记签名”UI 操作,而不是“插入签名”。

 

“针对 Adobe Sign 创作”复选框

将附加条件“&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false”(未选中复选框)添加到 UI 操作以隐藏按钮。

在预览和生成文档后,开箱即用式签署文档按钮会呈现给 HR 代理。

当使用 Adobe Sign 时,此按钮将替换为使用 Adobe Sign 签名按钮,该按钮将发送至 Adobe Sign 以供签名。

  • 通过将“&& current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil()”(协议字段为空)添加到 UI 操作条件,可禁用原始签署文档按钮

 

  • 在左侧导航栏中键入 UI 操作
  • 系统定义下选择 UI 操作菜选项单。

  • 在搜索字段中,选择名称
  • 输入签署文档
    • 您应该会看到三条具有此名称值的记录。
  • 选择与“sn_hr_core_case”表相对应的一条记录。

 

  • 添加“&& current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil()”作为条件。
    • 当协议字段为空时,将会隐藏按钮

注意:

请确保在分号之前添加附加条件。

需要将使用 Adobe Sign 签署文档这一新任务类型添加到 HR 任务类型中。

需要在 Adobe Sign 流程中使用的所有 HR 任务模板上选择此选项。

 

要创建此任务类型,请执行以下操作:

  • 导航至选项列表
  • 搜索:
    • 表格 - sn_hr_core_task
    • 元素 - hr_task_type

在此列表中,您需要创建一个新的任务类型。

选择新建,然后创建记录,如下所示。

  • 标签可以是任何内容,但“值”必须是 adobe_sign_document

sn_hr_core_document_template 表上还有两个附加字段:

  • 针对 Adobe Sign 创作复选框
  • 表单数据表字段

在文档模板中禁用“插入签名”和“标记签名”按钮部分所述,针对 Adobe Sign 创作复选框用于隐藏/显示不需要的按钮。

它还可以用于隐藏/显示表单数据表字段,该字段在文档模板已按报告部分中所述可报告时使用。

  • 如果您还没有为要推送的表单数据创建表格,则表名可以保留为“none”。

 

这些步骤可以手动执行,方法是:导航到任意“文档模板”记录,然后配置表单布局。

 

针对 Adobe Sign 创作表单数据表字段添加到已选择桶形标记。

 

此时,表单中将显示这些字段。

下载


将签名构件添加到“HR 门户任务和票证”页面

系统已创建两个服务门户构件,便于签名者签署他们的协议:

  • Adobe Sign HR 票证页面构件设计用于 HR 票证页面 (hrj_ticket_page)
  • Adobe Sign HR 任务详细信息可用于 HR 任务详细信息页面 (hri_task_details)

 

注意:此操作需要在 HR 服务门户范围内执行。

导航至服务门户 > 页面

 

找到 hrj_ticket_page 并打开相应记录

 

选择在设计器中打开

 

选择 Adobe Sign HR 票证页面构件,并将其拖放到您希望签名者看到的页面上。

根据您当前使用的布局,您可能需要添加新行以容纳新构件。

 

可以按照完全相同的步骤使用“hri_task_details”页面添加 Adobe Sign HR 任务详细信息构件(注意上面屏幕截图中文档构件下的说明)。


特权用户(角色)

HR 应用程序包含两个角色:

  • 管理员 (x_adosy_sign_hr.admin)
    • 具有 x_adosy_sign_hr__admin 角色的 ServiceNow 用户对所有功能以及两个用户菜单都拥有完全访问权限(如安装部分所示)。
  • 用户 (x_adosy_sign_hr.sender)
    • 具有 x_adosy_sign_hr.sender 角色的 ServiceNow 用户有权访问该应用程序的功能。
    • 需要将发件人角色添加到任何需要使用 Adobe Sign 应用程序发送文档以请求签名的 HR 组中


在 Adobe Sign 和 ServiceNow 之间建立 OAuth 连接

要将 Adobe Sign 应用程序连接到 ServiceNow,需要拥有 Adobe Sign 组或帐户管理员角色的用户。 

通过单击适用于 HR 的 Adobe Sign 菜单中的连接到 Adobe 链接,即可在 ServiceNow 和 Adobe Sign 之间建立链接。

适用于 HR 的 Adobe Sign - 未连接

 

此时会出现一个状态页面,显示应用程序未连接:

单击连接可显示 Adobe Sign 登录页面。

 

使用您的帐户管理员用户凭据对 Adobe Sign 进行身份验证

Adobe Sign 身份验证屏幕

登录后,身份验证窗口中会列出所需的应用程序权限。

单击允许访问以授予这些权限并在 ServiceNow 和 Adobe Sign 之间建立连接。

注意:身份验证在弹出窗口中进行。如果浏览器阻止弹出窗口,则需要取消阻止。

Adobe Sign - 允许访问

适用于 HR 的 Adobe Sign - 已连接

 

此时应显示适用于 HR 的 Adobe Sign - 已连接消息,并且正在验证 Adobe Sign 和 ServiceNow 帐户。

如果需要使用其他用户连接服务,请单击重新连接按钮,以作为新用户进行身份验证。

 

注意:Safari 浏览器存在一个已知错误:不会刷新窗口。

在这种情况下,需要清除弹出窗口并手动刷新。


测试配置

可以使用其中一个示例服务执行测试。

如果已连接,并且已登录的用户具有相应的角色,则应正确执行此示例。Adobe Sign 应用程序只需要与 Adobe Sign 建立有效连接即可运行。

请参阅“支持和疑难解答”部分以获取帮助。


已安装的案例/任务组件

我们专门为适用于 HR 的 Adobe Sign 应用程序创建了一些自定义构件:

  • Adobe 签名者相关列表 - 列出了当前 HR 案例中的所有签名者
    • 可以添加新签名者
    • 可以更改签名顺序

注意:此相关列表需要添加到 HR 案例视图,相关说明请参阅“手动选项”部分

 

  • 发送至 Adobe Sign UI 操作 - 将附加的 PDF 发送至 Adobe Sign 以请求签名的按钮。

 

注意:“Adobe Sign:为案例启用”案例选项可激活/停用此按钮。

如果 HR 服务中没有案例选项,则该按钮不存在。有关更多详细信息,请参阅“服务”部分。

 

  • 查看 Adobe Sign 详细信息 - HR 代理可以使用此按钮在协议中添加或重新排序签名者。

注意:通过将 Adobe Sign:发送并预览案例选项添加到 HR 服务配置记录来激活此按钮。

 

单击后,系统将引导代理到 Adobe Sign“发送”页面,他们可以在该页面进行更改。


配置可选设置


向 HR 案例列表视图添加“签名状态”字段

开箱后,HR 案例仍处于进行中状态,即使在收到签名后也是如此。

为了让 HR 代理更轻松地了解案例已准备好进行审阅/关闭,可将协议签名状态添加到 HR 案例默认列表视图中。

此字段会根据 Adobe Sign 协议的状态做出响应,并相应地显示 Adobe Sign 签名状态。

 

要将协议签名状态添加到默认视图,请以管理员身份导航至 HR 案例列表视图

 

右键单击标题,然后选择配置 > 列表布局

 

协议签名状态字段添加到您的已选择列表视图

 

用户需要单击齿轮图标并将列重置为默认状态才能更新视图并查看新字段。


自定义 HR 案例视图/规则

上述步骤将默认视图设置为显示“签名状态”字段,但您也可以创建自定义视图和视图规则,以创建仅限具有 ServiceNow 角色的用户才能查看的视图。

如上所述,导航至自定义列表布局表单,但这次,在视图名称下拉字段中选择新建

为您的新视图命名并保存视图。您应该位于新视图中。

默认情况下,默认视图中使用的字段已被选中。

根据需要更改字段,然后保存视图。

 

现在,您应该可以看到您新建的视图作为一项选择显示在视图标题下拉菜单中

 

您还可以创建视图规则,以便对 Adobe Sign 用户之外的所有人隐藏新视图

导航至系统 UI > 查看规则

 

根据 HR Core 案例表格创建新规则(确保您在人力资源:Core 范围内),并限制角色对视图的访问权限。

注意:通过使用“高级”选项的脚本来限制角色对视图的访问权限。可以在此处找到流程概述以及示例代码片段

最终结果/脚本应类似于下面的屏幕截图。

右键单击标题,然后选择配置 > 相关列表

 

Adobe 签名者相关列表从可用列移至已选列。

您还需要将发件人角色添加到需要查看相关列表的所有组。

 

添加到 HR 案例后,您可以添加新签名者,同时更改签名顺序。


服务

Adobe Sign HR 服务旨在演示该功能的工作原理以及如何使用该功能创建新服务或将新服务添加到现有服务中。这里提供了一些端到端示例,指示如何设置 HR 服务以利用适用于 HR 的 Adobe Sign 应用程序。


示例服务

这里提供了三个 HR 服务示例,展示 Adobe Sign 功能。它们列在 Adobe Sign HR 服务菜单下。每项服务都有对应的案例模板和文档,如下所述。

  • Adobe Sign - 权益选择服务:这是一项示例服务,为 Adobe 电子签名和可填写的表单数据提供 PDF 文档。
  • Adobe Sign - 停车许可证服务:这是一个示例文档模板,其中包含预先填写的 ServiceNow 员工数据以及可填写的 Adobe Sign 数据字段和签名。它以 HTML 格式创建,然后在预览中的“生成”步骤中由 ServiceNow 转换为 PDF。
  • Adobe Sign - 带有 2 个签名者的 Pet 策略示例:适用于 2 个签名者的 Pet 策略 PDF 表单示例。可填写的表单中包括 ServiceNow 员工数据映射以及签名者数据捕获。

下面包含有关每个组件的 ServiceNow 文档的链接。

  • HR 服务 - 用户可以看到并与之交互的内容。文档
  • 托管文档 - 上传和管理 PDF 的位置。 文档
  • HR 文档模板 - 定义正在使用且需要签名的文档。文档
  • HR 案例和任务模板 - 定义 HR 案例以及生成任务的参数。 文档
  • 服务活动 - 定义服务生成和执行的活动。文档


向 HR 服务添加 Adobe Sign 功能

已添加的 HR 服务“案例选项”,这些选项可触发要在流程中显示的 Adobe Sign 相关组件。

  • Adobe Sign:为案例启用 - 此选项是需要添加到 HR 服务以便使用 Adobe Sign 功能的基本选项。使用 Adobe Sign 签名按钮将添加到 HR 案例流中,签名者可以通过 HR 服务门户使用 Adobe Sign 构件(手动添加到页面后)。
  • Adobe Sign:发送并预览 - 您可以使用此选项预览 Adobe Sign 文档,并由处理票证的 HR 代理添加/重新排序签名者。


添加新文档/模板

您可通过“托管文档”模块(基于 PDF)和“HR 文档模板”模块(基于 HTML)添加新文档。这两种方法都允许将文档与 Adobe Sign 一起使用以获得签名。


PDF - 托管文档模块

您可以使用“托管文档”模块上传新 PDF 文档,该文档可作为新 HR 服务的基础。

基本步骤如下所述,有关托管文档的更多信息可在此处获取

 

导航至托管文档模块,然后选择新建

填写文档详细信息并提交记录。

注意:为了让 HR 可以看到文档并与 Adobe Sign 一起使用,必须将部门字段设置为 HR

另请注意,提交记录之前需要填充此字段。提交记录后,“部门”字段为只读。

 

提交后,可以使用记录底部的上传/检查修订 UI 操作上传 PDF 文件。

 

通过弹出窗口上传所需的 PDF 并保存。

注意:已上传文档的名称将更改为上传/检查步骤中指定的名称。

 

创建文档修订记录,其中包括草稿模式的附件。

 

由于文档仍处于草稿状态,因此尚不可用。需要将文档提交审查,然后予以发布。

打开修订记录,然后单击提交修订按钮

 

此操作会将文档移至准备发布阶段。

 

再次打开修订记录,然后单击发布修订按钮

 

此时会显示一个弹出窗口,允许用户根据需要更改修订名称或编号。

单击发布

 

导航至 HR 管理 > 文档模板

可以使用托管文档创建要在 HR 服务中使用的文档模板。

 

单击新建按钮。

 

选择 PDF 文档模板

 

文档修订字段可以填充新创建的文档


基于 HTML - HR 文档模板

HR 文档模板也可以是基于 HTML 的文档,并且可以与托管文档相同的方式用于 Adobe Sign 签名。

HR 模块中包含一些开箱即用的示例以供参考,例如“示例教育协议”模板,它展示了 HTML 文档的基本理念。

导航至 HR 管理 > 文档模板

 

选择基于 HTML 的文档

注意:确保所选模板是 HR 文档模板才能查看 HTML。

HR PDF 模板类型是根据上一节中所述的 PDF 生成的,并且没有与之关联的 HTML。

 

与所选表格相关的任何字段都可以作为变量添加到文档中。

在下面的简单示例文档中,subject_person 作为变量从 HR 案例表格中添加到文档。

使用此模板时,该变量将填充案例上 subject_person 字段中的名称。

可从 HR 用户个人资料中提取其他用户信息。

 

将 Adobe Sign 签名功能添加到 HTML HR 文档模板

要将 Adobe Sign 签名添加到基于 HTML 的文档模板,需要添加 Adobe Sign 标签。

下面使用与上述相同的示例文档概述了该过程。

 

请注意上面屏幕截图中突出显示的行。

发送到 Adobe Sign 后,该行将成为签名字段,并放置在文档中的确切位置。

有各种类型的标签使用多种配置选项创建不同类型的字段。

在此处了解有关文本标记的更多信息


报告

签署协议后,会以 PDF 格式下载协议,并附加到父 HR 案例记录中。

除了 PDF 之外,事务的表单数据已包含在协议记录中,并放置在 Adobe Sign 表单数据表中。

管理员可利用该表格根据已签名记录中的数据创建详细报告。

 

对于更详细的报告,您可以构建和报告扩展基本表的表格(例如,针对特定文档模板)。

导航至系统定义 > 表和列

单击创建表

 

此时将创建一个新表,该表扩展了 Adobe Sign 表单数据,并取消选中创建模块

注意:这一部分是可选的。如果您希望管理员能够通过左侧导航菜单导航至此表格,请创建相应模块并将其放置在适用于 HR 的 Adobe Sign 菜单中。

 

创建表后,请添加与文档字段名称相对应的列。

注意:列名称需要与文档字段名称完全匹配,并且需要将类型设为“字符串”,因为针对该字段返回的数据将作为字符串放置在列中。如果数据未按预期方式显示在列中,请确保名称完全匹配且类型为“字符串”。

 

然后,您可以导航至要报告的 HR 文档模板,并将该表添加到表单数据表字段,当选中针对 Adobe Sign 创作复选框时,即可看到该表格。

现在,任何使用此模板的 HR 服务都会将数据推送到表单数据表字段中记录的表格以及仪表板中报告和/或添加的案例。


支持和疑难解答

支持联系人信息

帮助文档包含在管理员菜单中。以下网站还提供了支持联系人信息

 

故障诊断

下面是设置和使用适用于 HR 的 Adobe Sign 应用程序过程中可能会遇到的一些常见问题:

 

Adobe Sign 特定按钮和组件不可见或不起作用

确保已将新的 Adobe Sign HR 服务案例选项添加到 HR 服务。它们是针对任何特定 HR 服务启用 Adobe Sign 功能的触发器。

 

访问“连接到 Adobe Sign”链接时出现连接错误

访问未连接

 

如果您尝试连接,并看到未连接屏幕,则需要按照建立 OAuth 连接中所述的步骤重新连接

访问遭拒

 

如果您看到 access_denied 屏幕,则您使用的 Adobe Sign 帐户可能无权从 ServiceNow 建立连接。

联系 Adobe 支持部门并验证该帐户是否具有所需的权限。

连接到 Adobe Sign 帐户时,从未显示 Adobe Sign 窗口

连接窗口是一个弹出窗口,可能会被某些浏览器阻止弹出。确保浏览器未阻止弹出窗口。

 

连接弹出窗口不刷新

Apple Safari 存在一个已知错误,会导致此窗口冻结/不刷新。如果您使用的是 Safari 浏览器,请关闭弹出窗口并手动刷新。刷新后,您应该会看到新的连接状态。

 

任务/参与者记录未设置为“就绪”或“发出进行签名”

确保您的 Adobe Sign 帐户已连接。记录的状态会根据从 Adobe Sign 返回的数据进行更改。如果未连接,您将无法收到更改状态的触发器。

 

用户无法看到菜单选项

确保为需要访问应用程序的所有用户都分配了正确的角色。如果您正在使用组,请确保这些组也附加了所需的角色。

注意:HR 和托管文档模块具有各自相关的角色。为了执行某些功能,Adobe 用户可能还需要这些模块中的其他角色。

具有“HR 管理员”角色的用户可以执行大多数操作。

 

当代理使用“发送至 Adobe Sign”按钮时,他们会收到有关电子邮件地址的错误消息

确保设置为签名者的用户提供有效的电子邮件地址。提交后,系统会检查用户名和电子邮件地址。

 

HR 任务处于草稿模式/“发送至 Adobe Sign”按钮从未显示

确保您已预览并生成了 PDF 文档。如果是这样,文档将附加到父案例。该文档是显示按钮的触发器。

将文档发送至 Adobe 后,任务状态应更改为“就绪”,并且该任务将在 HR 门户中可供签名者执行签名。

 

HR 案例记录中没有“Adobe 签名者”相关列表

确保看不到相关列表的用户/组具有“发件人”角色。仅当拥有相应角色,才能看到此相关列表。

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