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Adobe Sign for SharePoint Online:Web 表单映射指南

  1. Adobe Acrobat Sign 集成
  2. 新增功能
  3. 产品版本和生命周期
  4. Acrobat Sign for Salesforce
    1. 安装包
    2. 配置包
    3. 用户指南
    4. 开发人员指南
    5. 高级自定义指南
    6. 字段映射和模板指南
    7. 移动应用程序用户指南
    8. 流程自动化指南
    9. Document Builder 指南
    10. 配置大型文档
    11. 升级指南
    12. 发行说明
    13. 常见问题解答
    14. 故障排除指南
    15. 其他文章
  5. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
      1. 安装指南
    2. 适用于 Outlook 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
    3. 适用于 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
    4. 适用于 Teams 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
      2. Live Sign 指南
      3. 移动用户指南
      4. 发行说明
      5. Microsoft Teams 审批
    5. 适用于 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
      2. 发行说明
    6. 适用于 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 连接器
      1. 用户指南
      2. 发行说明
    7. 适用于 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
      1. 概述
      2. Dynamics Online:安装指南
      3. Dynamics Online:用户指南
      4. Dynamics 内部部署版:安装指南
      5. Dynamics 内部部署版:用户指南
      6. Dynamics 工作流程指南
      7. Dynamics 365 for Talent
      8. 升级指南
      9. 发行说明
    8. 适用于 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
      1. 概述
      2. SharePoint On-Prem:安装指南
      3. SharePoint On-Prem:模板映射指南
      4. SharePoint On-Prem:用户指南
      5. SharePoint On-Prem:发行说明
      6. SharePoint Online:安装指南
      7. SharePoint Online:模板映射指南
      8. SharePoint Online:用户指南
      9. SharePoint Online:Web 表单映射指南
      10. SharePoint Online:发行说明
  6. Acrobat Sign for ServiceNow
    1. 概述
    2. 安装指南
    3. 用户指南
    4. 发行说明
  7. 适用于 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
  8. 适用于 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    1. 主控室安装指南(已弃用)
    2. 招聘管理安装指南(已弃用)
    3. 招聘管理用户指南
    4. Cloud Foundry 安装指南
    5. 发行说明
  9. 适用于 Workday 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
    2. 快速入门指南
    3. 配置教程
  10. 适用于 NetSuite 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
    2. 发行说明
  11. 适用于 SugarCRM 的 Acrobat Sign
  12. 适用于 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
    2. 用户指南
    3. 升级指南
    4. 发行说明
  13. 适用于 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
  14. Acrobat Sign 开发人员文档
    1. 概述
    2. Webhook
    3. 文本标记
注意:

对 Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online 集成的支持设置为到 2024 年 6 月结束。因此,在该日期之后,您将无法通过此集成发送协议。您仍可使用其他集成从 SharePoint 发送协议,例如 Acrobat Sign for Power Automate

我们建议您从 SharePoint 站点中移除 Acrobat Sign 插件,并且将工作流程过渡到其他应用程序

概述

Adobe Sign for SharePoint Online 允许您在 SharePoint(在线)列表与 Web 表单上置入的字段之间映射数据。这使您能够从已签名协议中自动提取 Web 表单字段数据以填充 SharePoint 列表。

Adobe Acrobat Sign Web 表单和 SharePoint 列表之间的字段映射仅适用于在线安装,不适用于内部部署安装。要实施字段映射,必须安装 Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online版本 2.0 或更高版本。

先决条件

为了成功映射 Web 表单字段,必须验证以下先决条件:

  • 必须确保 Adobe Acrobat Sign for Microsoft SharePoint Online 连接处于活动状态。
    注意:管理员必须至少每 30 天访问一次 Adobe Acrobat Sign for SharePoint Online 集成“设置”页面,以避免连接被停用。
  • 必须构建具有定义字段名称的 Web 表单,以便从逻辑上将表单字段关联到列表字段。可以使用以下任一方法构建可上传到 Acrobat Sign 的表单:
    • 使用具有自动检测字段功能的 Adobe Acrobat Sign 创作环境。自动放置的表单字段具有通用名称(自定义字段 1),您应该将其重命名为指示字段用途的名称。
    • 使用 Acrobat 创建表单。  Acrobat 表单可使用从文档中的后续文本派生的字段名称自动检测字段的放置。这些名称通常较为模糊或广泛,应将其重命名为指示字段用途的直观值。
    • 如果文档生成产生可编辑的文本文档,则使用文本标记
  • 您必须使用已定义的字段名称构建 Web 表单,以便可以从逻辑上将列表字段关联到 Adobe Acrobat Sign 表单字段。可以使用以下任一方法构建表单,然后将其上传到 Adobe Acrobat Sign:
  • 表单字段必须具有可识别的逻辑名称,因为字段映射依赖于表单上的字段名称与 SharePoint 中的列名称之间存在的逻辑关联。
  • 表单字段映射支持以下类型的 SharePoint 列和 Acrobat Sign 字段:
SharePoint 列类型 Adobe Sign 字段类型
单行文本 文本
数字 文本
多行文本 多行文本
是/否(复选框)

复选框

设置 Web 表单映射

按照以下示例中的步骤操作,其中展示了 SharePoint 管理员如何从 Web 表单捕获数据以填充 SharePoint 中的客户列表。

  1. 创建 Adobe Acrobat Sign Web 表单或标识要使用的现有 Web 表单。

    创建并保存 Web 表单后,复制 URL 或嵌入代码即可将该表单发布到网站、SharePoint 站点或任何适用的位置,以开始收集响应。 如果您使用的是预先存在的 Web 表单,请跳到步骤 2。

    您可以使用 Adobe Acrobat Sign Web UI 创建可重复使用、可嵌入的 Web 表单。了解如何创建 Web 表单

    构建 Web 表单

  2. 填写 Web 表单并确保完成签名流程,以便最终协议显示在管理页面的已完成部分中。

    Web 表单必须至少成功签名一次,以让表单上的字段存在于上下文中,使得 SharePoint 可以访问它们。

    如果您使用的是预先存在的表单,并且已成功签名,请跳到步骤 3。

  3. 在 SharePoint 中创建新列表,以便每当新的 Web 表单协议完成时,都会生成一个新的行项目,并用与该协议关联的数据填充到您的列表。

    必须为 Web 表单上要捕获的每个字段都插入一列。

    新建 SharePoint 列表

  4. 要创建 Web 表单映射,请导航至 Adobe Sign > 设置,然后选择 Web 表单映射选项卡。

    Web 表单映射选项卡中,您可以浏览已创建的 Web 表单列表并选择要用于数据映射的 Web 表单。

    每个 Web 表单都通过列标题提供基本信息:

    • Web 表单 - 从 Adobe Sign 导入的 Web 表单的名称
    • 列表 - Web 表单映射到的 SharePoint 列表的名称。如果为空,则不存在关系.
    • 已映射的字段数 - 已映射的字段关系数。
      加号表示尚未映射任何字段。您可以选择加号图标以打开映射界面。
      数字表示已映射的字段关系数.您可以选择铅笔图标来编辑字段映射。
    • 在 Share Point 中复制已签名的 Web 表单 - 确定是否将已完成 Web 表单协议的副本保存到 SharePoint.如果选择不保存SharePoint 中将不保存任何副本,而副本将保留在 Adobe Sign 中。 如果选择保存,签名协议的副本将存储在 SharePoint 以及 Adobe Sign 中.
    注意:

    如果用户没有 Web 表单可用(这意味着绕过上述步骤 1),您将看到链接:您还没有 Web 表单。请转到 Adobe Sign 应用程序创建一个。

    单击该链接可打开 Adobe Sign 主页,您可以在其中创建 Web 表单。

    导航至 Adobe Sign 设置

    选择 Web 表单

  5. 已映射的字段数列中,选择要为其配置数据映射的 Web 表单对应的加号图标。

    单击加号以启动映射配置

  6. 在加载的创建映射页面上,执行以下操作:

    1. 确认已选择 Web 表单。
    2. 选择要用于接受 Web 表单中字段内容的列表。此时将显示映射规则。
    3. 要显示新的字段关系,请选择添加规则
    4. Web 表单字段列中选择一个字段名称并选择相应的 SharePoint 列名称。
    5. 要添加另一个空白的字段映射,请选择添加规则
    6. 配置要提交到 SharePoint 列表的所有 Web 表单字段。

    由于 Web 表单中的字段映射到 SharePoint 字段后,这些字段将变得不可选,因此您无法将同一 Web 表单字段映射到另一个目标 SharePoint 字段。

    配置的 Web 表单映射

    注意:

    如果 Web 表单有多个收件人(例如:一个或多个会签者),则 Web 表单字段将包含一个索引号,以标识将该字段分配给哪个收件人。

    • 具有 [1] 的任何字段都会分配给第一个收件人(原始签名者)
    • 具有 [2] 的字段将分配给第二个收件人(第一个会签者)
    • 具有 [3] 的字段将分配给第三个收件人(第二个会签者)
    多个收件人

    “创建 Web 表单”界面中的多个收件人

  7. 映射所有字段后,选择保存

    此时会打开 Web 表单映射页面。 配置的 Web 表单将显示映射的字段数.

    要编辑现有映射,请选择“已映射的字段数”旁边的铅笔图标,然后切换保存按钮,将已签名的 Web 表单复制到 SharePoint。

    Web 表单映射部分中映射的 Web 表单

    将签名文档保存到 SharePoint

  8. 验证 Web 表单映射是否正常工作。

    当签名者填写您已映射的 Web 表单时,表单字段会根据 SharePoint 列表信息使用正确的信息自动填充表单数据。您可以验证每个映射的字段是否正在导入正确的值。

    验证列表是否正在填充

  9. (可选)为 Web 表单选择签名文件设置

    Web 表单协议有一个可路由的专用文件夹。如果没有选择文件夹,Acrobat Sign for SharePoint 会自动创建一个名为“已签名 Web 表单”的文件夹来存储 Web 表单协议。您也可以通过在“签名文件设置”选项卡中选择自己的文件夹,来将协议保存到该文件夹中,以存储 Web 表单协议。

  10. (可选)验证存储在 SharePoint 中的 Web 表单协议。

    您现在可以转到您自己选择的指定文件夹(如果您不选择文件夹,则转到“已签名 Web 表单”文件夹)来查看完整的 Web 表单协议。如果您选择启用审核记录,则还会将每个协议的审核记录 PDF 文件复制回 SharePoint 中的同一文件夹。

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