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适用于 SharePoint(内部部署版)的 Adobe Sign:模板映射指南

  1. Adobe Acrobat Sign 集成
  2. 新增功能
  3. 产品版本和生命周期
  4. Acrobat Sign for Salesforce
    1. 安装包
    2. 配置包
    3. 用户指南
    4. 启用数字身份验证
    5. 开发人员指南
    6. 高级自定义指南
    7. 字段映射和模板指南
    8. 移动应用程序用户指南
    9. 流程自动化指南
    10. Document Builder 指南
    11. 配置大型文档
    12. 升级指南
    13. 发行说明
    14. 常见问题解答
    15. 故障排除指南
    16. 其他文章
  5. Acrobat Sign for Microsoft
    1. Acrobat Sign for Microsoft 365
      1. 安装指南
    2. 适用于 Outlook 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
    3. 适用于 Word/PowerPoint 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
    4. 适用于 Teams 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
      2. Live Sign 指南
      3. 移动用户指南
      4. 发行说明
      5. Microsoft Teams 审批
    5. 适用于 Microsoft PowerApps 和 Power Automate 的 Acrobat Sign
      1. 用户指南
      2. 发行说明
    6. 适用于 Microsoft Search 的 Acrobat Sign 连接器
      1. 用户指南
      2. 发行说明
    7. 适用于 Microsoft Dynamics 的 Acrobat Sign
      1. 概述
      2. Dynamics Online:安装指南
      3. Dynamics Online:用户指南
      4. Dynamics 内部部署版:安装指南
      5. Dynamics 内部部署版:用户指南
      6. Dynamics 工作流程指南
      7. Dynamics 365 for Talent
      8. 升级指南
      9. 发行说明
    8. 适用于 Microsoft SharePoint 的 Acrobat Sign
      1. 概述
      2. SharePoint On-Prem:安装指南
      3. SharePoint On-Prem:模板映射指南
      4. SharePoint On-Prem:用户指南
      5. SharePoint On-Prem:发行说明
      6. SharePoint Online:安装指南
      7. SharePoint Online:模板映射指南
      8. SharePoint Online:用户指南
      9. SharePoint Online:Web 表单映射指南
      10. SharePoint Online:发行说明
  6. Acrobat Sign for ServiceNow
    1. 概述
    2. 安装指南
    3. 用户指南
    4. 发行说明
  7. 适用于 HR ServiceNow 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南(已弃用)
  8. 适用于 SAP SuccessFactors 的 Acrobat Sign
    1. 主控室安装指南(已弃用)
    2. 招聘管理安装指南(已弃用)
    3. 招聘管理用户指南
    4. Cloud Foundry 安装指南
    5. 发行说明
  9. 适用于 Workday 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
    2. 快速入门指南
    3. 配置教程
  10. 适用于 NetSuite 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
    2. 发行说明
  11. 适用于 SugarCRM 的 Acrobat Sign
  12. 适用于 VeevaVault 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
    2. 用户指南
    3. 升级指南
    4. 发行说明
  13. 适用于 Coupa BSM Suite 的 Acrobat Sign
    1. 安装指南
  14. Acrobat Sign for Zapier
    1. Acrobat Sign for Zapier 概述
    2. 受支持的电子签名工作流
    3. 受支持的操作
    4. 创建自动化的电子签名工作流
  15. Acrobat Sign 开发人员文档
    1. 概述
    2. Webhook
    3. 文本标记
注意:

面向 Microsoft SharePoint 内部部署的 Adobe Acrobat Sign 支持将于 2023 年 10 月 22 日结束。因此,在该日期之后,您将无法通过此集成发送协议。

Adobe Acrobat Sign 与 Microsoft SharePoint Online 的集成将不受影响。

概述

Adobe Sign 支持在 SharePoint 列表和协议表单字段之间关联数据。

通过使用工作流程和将列表字段映射到表单字段,您可以在发送之前自动预填写文档,从而减少发送者和/或签名者完成表单所需的时间,进而降低错误键入数据的概率。

相反,您还可以创建一个从已签名协议提取表单字段数据的映射,以填充 SharePoint 列表。


关于使用字段构建 Web 表单的快捷说明

成功的映射要求您在 Web 表单中构建定义的字段名称,以便从逻辑上将列表字段关联到 Adobe Sign 表单字段。

可通过多种方法来构建随后可上传到 Adobe Sign 的表单:

  • Adobe Sign 编辑环境会自动检测字段,使表单构建更快
    • 自动放置的表单字段具有通用名称(自定义字段 1),应重命名为指示字段用途的内容
  • 还可以使用 Acrobat 构建 PDF 表单。  Acrobat 表单还可以自动检测字段应位于何处
    • Acrobat 还会使用从文档的处理文本派生的字段名称自动放置字段。这些名称通常较为模糊或广泛,应编辑为表明字段用途的直观值
  • 如果文档生成产生可编辑文本文档,则可以使用文本标签

逻辑上,字段映射依赖于表单上的字段名称与 SharePoint 中的列名称的关联。

无论您使用哪种方法,请务必正确命名字段,以便在以列表格式显示字段时(在映射过程中)可以轻松识别它们。

注意:

支持以下类型的 SharePoint 列:单行文本、数字、选项(“单选按钮”)、多行文本、是/否(复选框)。 

SharePoint 列类型 Adobe Sign 字段类型
单行文本 文本
数字 文本
选项(“单选按钮”) 单选按钮
多行文本 多行文本
是/否(复选框) 复选框


分步模板映射工作流程

在以下示例中,SharePoint 管理员希望将协议发送到客户列表。

现已存在包含客户的 SharePoint 列表,其中包含有关每个收件人的一些详细信息(“名字”和“姓氏”),但正在收集其他信息(“年龄”和“职业”)。

创建一个表单(使用文本标记),以从 SharePoint 列表中导入名称值并收集要搜索的新值。

完成协议后,表单中映射的字段值将被推送回 SharePoint 列表。

注意:

为清晰起见,本示例显示了一个仅包含字段的表单。

您的表单可能包含更多内容,但字段的工作方式相同。

  1.  创建 SharPoint 列表

    登录到您的 SharePoint 网站并创建签名者列表(您要发送协议以请求签名的人员)

    • 在此工作流中,我们将以 John Smith 先生为例
    图像

  2. 创建协议模板(使用 Word、PDF 等)

    请务必记住使用正确的文本标记,应类似于:{{first_name}}

    在此示例中,我们使用一个名为 mapping_test.docx 的文档,它包含四个文本标记:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    图像

  3. 创建模板映射

    模板映射有两种不同类型:

    • SharePoint 到协议映射用于将 SharePoint 列表(步骤 1)中的详细信息预填充到 Adobe Sign 协议中
    1. 选择 SharePoint 到协议映射单选按钮
    2. 从下拉菜单中选择正确的列表
      • 设置正确列表(即在步骤 1 中创建的列表)的模板映射很重要,否则模板映射将无法正确工作
      • 可以为各个 SharePoint 列表定义唯一的模板映射
    3. 配置 SharePoint 和协议字段之间的正确映射
      • SharePoint 字段是 SharePoint 列表中提及的列的名称(步骤 1)
      • 协议字段是协议模板中使用的“文本标记”名称(步骤 2)
      • 在此示例中,我们对 SharePoint → 协议映射使用“FirstName”和“LastName”,因此将使用 SharePoint 列表中的值在协议模板中预填充相应的“first_name”和“last_name”
    图像

    • 协议到 SharePoint 映射用于在完成协议后使用协议字段中的值更新 SharePoint 列表:
    1. 选择协议到 SharePoint 映射单选按钮。
    2. 从下拉菜单中选择正确的列表。 
    3. 配置 SharePoint 和协议字段之间的正确映射。 
      • 在此示例中,我们对协议 → SharePoint 映射使用“职业”和“年龄”,这对应于文本标记“职业”和“年龄”字段
    图像

  4. 启动发送以请求签名

    在列表和协议模板之间的字段正确相关的情况下,您可以发送协议:

    • 转到 SharePoint 列表(在步骤 1 期间创建)
    • 从列表中选择一位签名者。以 John Smith 先生为例
    • 转到 Adobe Sign单选菜单,然后选择发送以请求签名选项
    图像

  5. 选择协议模板:

    在此步骤中,选择在步骤 2 期间创建的正确协议模板非常重要。

    • 选择协议模板(本示例中为 mapping_test
    • 单击附加
    图像

  6. 完成发送页面:

    • 输入收件人电子邮件地址
      • 如果您按照此示例操作,请输入您有权访问的电子邮件地址
        • 此电子邮件地址必须不同于您发送协议的地址
    • 根据需要修改消息
    • 验证是否在文件部分中附加了正确的协议模板
    • 选中预览并添加签名字段
    • 单击下一步
    配置协议

  7. 验证 SharePoint → 协议模板映射:

    此时,您应能够验证 SharePoint → 协议模板映射是否正常工作。

    在我们的示例中,您应看到“first_name”和“last_name”已根据 SharePoint 列表信息自动填充了正确信息:

    • 验证每个映射的字段是否正在导入正确的值
    • 验证未映射的字段是否为空。收件人将填写这些字段
    • 根据需要添加其他字段
      • 至少添加一个签名字段
    • 单击发送
    放置字段

  8. 完成签名者工作流:

    收件人完成协议:

    • 收件人通过其电子邮件中的链接访问协议
      • 如果您正在按照此示例操作,请登录向其发送协议的电子邮箱
    • 收件人完成协议表单
      • 职业年龄字段中输入值
    • 签署文档
    • 单击单击以签名以完成签名过程
    单击以签名

  9. 验证协议 → SharePoint 映射:

    成功完成协议后:

    • 重新登录您的 SharePoint 帐户
    • 转到 SharePoint 列表(步骤 1)
    • 审阅列表以验证协议 → SharePoint 映射是否正常工作,并验证协议模板中的新值是否已推送到 SharePoint 中
    图像

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