概述

通过此 Adobe Sign 加载项,用户可以打开任何 Word 或 PowerPoint 文件,并基于该文件创建新协议。

本文档分为以下三个部分:

  • 使用 Office 帐户安装/启用此加载项 – 从 365 商店中一次性启用此加载项的过程。所有用户都应该能够执行此操作,而无需升级系统权限。
  • 在 Office 和 Adobe Sign 之间建立经过身份验证的关联 – 启用此加载项后,必须在 Microsoft 和 Adobe Sign 之间建立信任关系。此操作可以通过在这两个环境中进行身份验证来实现,并且只需建立一次信任关系即可。
  • 使用此加载项 – 此部分介绍了此加载项的各个功能,以及如何使用此加载项来直接从 Word 或 PowerPoint 客户端利用 Adobe Sign。

365 管理员可以集中地在租户级别安装此加载项,并在用户级别控制访问权限(如有需要)。这样做可允许租户中的所有用户均可访问 Word 和 PowerPoint。

独立安装此加载项的个人用户必须将此加载项分别安装到 Word 和/或 PowerPoint。

注意:在进行身份验证和使用此加载项的过程中,Office 365 在尝试打开新窗口时将出现一个授权面板提示。如果出现该提示,请单击允许

4. Allow Window

先决条件

为使此加载项正常运行,必须在浏览器中启用 Cookie。

支持的平台:

  • Word 或 PowerPoint 2013(Windows v15 及更高版本)
  • Word 或 PowerPoint 2016(Windows v16 及更高版本)
  • Word 或 PowerPoint Online (365) - 使用:
    • Chrome v59 及更高版本
    • Firefox v53 及更高版本
    • Safari 9 及更高版本
    • Edge 38 及更高版本
    • IE 11 及更高版本
  • Word 或 PowerPoint 2016(Mac v15.34 及更高版本)

此外,您还需要满足使用 Office 的 Microsoft 基本要求

桌面应用程序的用户需确保已在 Internet Explorer 中启用 Cookie。


IE/Edge 浏览器

为使此加载项在 Internet Explorer 和 Edge 浏览器中顺畅运行,您必须在浏览器安全配置中信任以下站点:

  • https://*.echocdn.com
  • https://*.echosign.com
  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.office.com
  • https://*.office365.com
  • https://*.live.com(如果使用 Live 帐户)
  • https://*.sharepoint.com
  • 如果使用第三方身份管理系统,则也需要添加该系统的 URL


Mac High Sierra OS

High Sierra 用户在尝试从 Word/PowerPoint 桌面应用程序(16.11 及以上版本)访问此加载项时可能会遇到问题,并收到来自 Adobe Sign 的一般性错误消息,指示未启用 Cookie。 

 

如果发生这种情况:

  • 打开加载项设置,然后注销
  • 单击开始,以重新进行此服务的身份验证。

如果重新进行身份验证后未能更正此问题,请联系客户支持人员。

安装此加载项

1. 登录到您的 365 帐户,然后选择 Word 或 PowerPoint 选项

2. 打开一个 Word 或 PowerPoint 文件

3. 导航到功能区中的插入选项卡,然后从功能区中的“加载项”部分选择 Office 加载项选项

4.“Office 加载项”页面随即会打开。选择商店选项

5. 在搜索字段中键入 Adobe,然后单击搜索图标

6. 找到“适用于 Word/PowerPoint 的 Adobe Sign”加载项后,单击右侧列出的添加按钮

1. OWA Get From Store

7. 安装此加载项后,Adobe Sign 的一些图标会添加到功能区的“主页”选项卡中。有以下三个可用的 Adobe Sign 选项:

  • 填写并签署 - 适用于仅需要您本人填写并签名的文档
  • 发送以请求签名 - 适用于至少需要除您本人以外的一个人签名的文档
  • 协议状态 - 列出了最近更新的 10 个文档。

 

3_adobe_sign_iconsaddedtotheribbon

注意:

个人用户只需将此加载项安装到其中一个应用程序即可,即安装到 Word 或 PowerPoint。此加载项包会自动安装到这两个应用程序。

如果您没有在功能区中看到此加载项的相关按钮,请查看“我的加载项”部分,以启用此加载项。

建立经过身份验证的关系

启用此加载项后,您必须在自己的 Microsoft 帐户和 Adobe Sign 帐户之间建立关系。这样做可确保只有您本人才能通过您的 Adobe Sign 用户帐户发送协议。

此配置过程可以快速完成,只需了解如何进行这两个系统的身份验证即可。

  • 如果您没有 Adobe Sign 帐户,则可以使用免费试用版。(请参阅下面的步骤 3)

建立此关系后,您便无需再进行 Adobe Sign 身份验证。经过身份验证的关系将持久存在,除非您注销此加载项以明确删除此关系。

注意:如果有 1 小时处于不活动状态,或者时间超过了 24 小时,Office 将提示用户重新进行身份验证

 

建立信任关系:

1. 在 Word 或 PowerPoint(选择启用了此加载项的任何一个应用程序即可)中打开任意文件

2. 在功能区中找到 Adobe Sign 图标,然后单击发送以请求签名

  • 此时会在窗口右侧打开此加载项面板

3. 单击此加载项面板中的开始按钮

  • 单击“获取免费试用版”链接,即会在一个新窗口中打开 Adobe Sign 30 天免费试用版注册页面。如果您还没有 Adobe Sign 帐户,则需先注册免费试用版,然后才能继续操作。试用期间或试用期过后,不会收集任何帐单信息,而且您也没有义务支付任何费用。
3. Get Started

4. 系统可能会提示您在 365 环境中进行身份验证。单击您想要使用的用户帐户。(您已对其进行身份验证的用户帐户将位于列表顶部)

5. Authenticate to 365 pdfd

5. Office 随后会提示您授予对此加载项的访问权限。单击接受

6 Grant 365 Access PDF

此时会打开一个新窗口,以供您进行 Adobe Sign 身份验证。

6. 使用您的 Adobe Sign 凭据进行身份验证。

7. OWA Auth to AdobeSign - Rebranded

7. 进行 Adobe Sign 身份验证后,系统会要求您确认是否允许访问。单击允许访问

8. Grant Adobe Access - rebranded

Adobe Sign 身份验证成功后,右侧的加载项面板将发生更改,以显示加载项启动页面。单击已获取以打开配置面板。

9. Splash page

使用此加载项

启用此加载项后,您可以打开任意 Word 或 PowerPoint 文件,然后启动签名流程,就像您通过登录到 Adobe Sign 并上载文件来进行签名一样。

如果具有两个签名功能,系统会自动附加当前在 Word 或 PowerPoint 中打开的文档,此外还可以选择添加其他文件。

“协议状态”功能可向您显示最近使用的协议,并根据协议的当前状态为您提供与其进行交互的有用链接。

需注意以下两个事项:

  • 如果使用的是桌面应用程序(而不是在线应用程序),则必须将文件至少保存一次,然后才能签名/发送
  • 如果用户有 1 小时处于不活动状态,或者连续使用时间超过了 24 小时,则会要求用户重新进行身份验证


填写并签署

“填写并签署”可允许您本人(即用户)填写文档并应用签名。其他任何收件人都无法参与该事务。

在您应用签名后,文档会存在于您的 Adobe Sign 帐户中,您可以根据需要查看该文档,将其另存为 PDF,或将其发送(通过 Adobe Sign 共享功能)到任何电子邮件地址。

首次启动“填写并签署”功能后,您将只能选择添加/删除附件,然后单击继续。您无需进行更多配置,因为此功能不涉及发送过程。

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单击“继续”后,“填写并签署”页面即会打开,并显示附件。

该界面允许输入字符文本,还提供了 3 个复选框图标(叉号、勾号和实心点)。输入字段上方悬停着一个直观的大小调整菜单,以便您调整输入文本。

输入的文本不会自动换行,但是可在同一字段中另起一个新行。

除了输入字段以外,还有两个签名字段选项,即“签名”字段和“缩写签名”字段。必须至少放置一个签名字段。

可在此处进一步了解有关“填写并签署”界面的更多详细信息。

fill_and_sign_interface

填写文档并应用签名后,请单击窗口右上角的“完成”。

“填写并签署”页面即会关闭,Word/PowerPoint 界面中的 Adobe Sign 面板会发生更改,以显示签名流程已成功完成。

签名成功面板中提供了以下 3 个选项:

  • 查看已签名的 PDF - 打开一个新选项卡,其中显示了已签名的文档
  • 保存副本 - 在本地系统中打开已签名的 PDF,以便您保存副本
  • Adobe Sign 菜单 - 刷新此加载项面板,以显示这三项功能

 

fill_and_sign_completepanel


发送以请求签名

“发送以请求签名”功能表示(且要求)将协议发送给除发件人以外的至少一个收件人。

打开文件后,单击功能区中的发送以请求签名图标,以在窗口右侧打开此加载项面板。

10_send_for_signatureiconintheribbon


配置协议

基于打开的文件启动协议时,请注意,面板顶部列出了当前“已附加”的“文档”文件

1. 默认情况下,系统会自动附加在单击“发送以请求签名”按钮时打开的文件。不过,也可以删除默认文件。

11. RHP Docs

 

“文档”标题的右侧有一个 + 添加文件链接,通过此链接,您可以将更多文件添加到协议。添加协议的过程与在 Web 应用程序中添加协议相同。文档会按在加载项面板中的排列顺序显示给收件人。

12. Add File

支持的文件格式:

  • Word(.doc 和 .docx)
  • PowerPoint(.ppt 和 .pptx)
  • Excel(.xls 和 xlsx)
  • PDF
  • HTML
  • RTF

 

  • TIF/TIFF
  • JPG/JPEG
  • BMP
  • GIF
  • PNG

2. 在“文档”部分正下方所列的是“收件人”

单击“收件人”标题下方的空白字段,然后开始键入名称或电子邮件地址。此加载项会显示您的 365 联系人列表中与您键入的字符串相匹配的联系人,从而帮助您找到正确的收件人。

收件人的输入顺序指定了协议的签名顺序(签名流程按顺序进行)。

注意:如果您习惯设置收件人角色,请注意在此加载项中配置收件人时,所有收件人都会被视为签名者。如果需要设置其他角色,请单击“发送”/“继续”按钮下方的更多选项链接。

此外,所有验证都仅基于电子邮件。如果您需要第二重验证,请单击更多选项

 

3. 位于“收件人”列表下方的是“消息”部分,该部分包含两个字段

位于上方的字段是协议名称。默认情况下,此字段采用打开文档的文件名称值。您也可以手动将其更改为任何所需值。

另一个字段是消息文本,在请求收件人签署协议时会在电子邮件正文中显示该文本。此字段中插入的是通用值,可随意更改。

此“消息”字段仅限包含 1000 个字符。

13. Exploded panel

在“消息”部分右上角有一个清除消息链接,通过此链接,可从“消息”窗口中清除所有内容

通过单击更多选项链接可包含“消息模板”或“私人消息”。

 

4. 位于“消息”字段正下方的是可选的“预览并发送”复选框。选中此复选框会以窗口形式打开创作页面,并显示可用于创建表单的所有标准字段和工具。

但是,创作页面在单击“继续”按钮后才会打开

 

5. 单击“发送”/“继续”按钮会按当前的配置方式发送协议如果“预览并发送”复选框处于选中状态,则创作页面便会打开,并允许在文档中放置字段。放置所有字段后,需单击创作页面右下方的发送按钮。

 

6.“发送”/“继续”按钮下方有一个“更多选项”链接。单击此链接会在 Web 应用程序中以窗口形式打开“发送”页面,并显示您可以在应用程序中看到的所有标准选项。在此加载项面板中进行的任何配置都将填充到“发送”窗口,并且可完全编辑。

与“发送”页面一样,所有字段和选项均可在 Web 应用程序中使用,而且对收件人或文件列表所做的任何更改都会包含在协议中。

向下滚动到窗口底部,然后单击下一步,并输入创作内容;或者取消选中“预览并添加签名字段”复选框,然后单击发送

 

随即会发送协议,并且加载项面板会显示成功通知。

发送后,面板中会提供以下两个选项:

  • 查看协议 – 以窗口形式打开刚发送的协议视图
  • Adobe Sign 菜单 – 此选项可更改面板以显示加载项功能选项(“发送以请求签名”)


协议状态

“协议状态”选项显示最近使用的 10 个协议(根据“上次更新”日期),这些协议仍处于打开状态并等待采取某些操作。这包括等待创作的草稿、等待您本人签名的协议,以及等待其他某个收件人签名的协议。

您可以展开列出的每个协议,以显示发布的与该协议有关的最近事件,从而了解该协议在签名流程中所处的阶段。

  • 系统会列出记录的与协议有关的 3 个最近事件(例如“已创建”、“已查看”或“已签名”等),其中最近的事件列在最上方
  • 单击协议信息中的查看协议链接会打开一个新窗口,其中显示了当前状态下的文档
  • 等待您本人签名的文档会显示签署协议链接,单击该链接可打开一个新窗口,其中包含已准备就绪可供您签名的文档

在事件列表底部有一个跟踪所有协议链接,单击该链接可从应用程序中以窗口形式打开“管理”页面的实例“管理”页面中列出了帐户的完整历史记录。

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加载项设置

在加载项面板最底部 Adobe Document Cloud 的右侧有一个齿轮图标,单击此图标可打开加载项设置:

15Settings Panel

升级 - 仅限试用版帐户

此链接可在一个新窗口中打开“Adobe Sign 升级”流程,您可以在此处按月订阅 Adobe Sign 的访问权限。

注销 - 中断经过身份验证的关系

此加载项已经“记住”您的 Outlook 用户帐户与 Adobe Sign 用户帐户之间的关系,因此,您不必在每次使用此加载项时都进行身份验证。

但是,有些用户会使用多个 Adobe Sign 帐户发送协议,这种情况并不少见。这就迫使用户需要使用注销功能中断现有的信任关系,然后再使用新的 Adobe Sign 用户帐户建立新关系。

要中断关系,请单击加载项面板右下方的齿轮图标。此时会显示一个弹出菜单,而“注销”选项就位于该菜单顶部。

帮助

此链接可将您指引到本指南以及围绕此加载项创建的任何其他内容。

关于

此设置会向您显示一个小的弹出窗口,其中提供了与您正在使用的加载项有关的信息。

隐私策略

这是指向 Adobe 隐私策略的链接。

管理员 - 允许用户同意应用程序访问数据

Office 365 管理员必须允许用户同意使用应用程序访问数据。

为此,请执行以下操作:

    1. 以 Office 365 管理员身份登录

    2. 单击“管理员”门户

    3. 单击管理员中心 > Azure AD

        ○ 此时会打开 Azure Active Directory 管理员中心

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    4. 导航到:用户和组 > 用户设置

    5. 确保将“用户可以同意应用代表他们访问公司数据”设置为

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管理员 - 在租户级别安装

通过在租户级别进行安装,管理员可以默认显示此加载项,而无需用户执行安装步骤,进而确保所有用户都能成功访问。

该启用过程快速简单,只需大约 5 分钟即可完成:

1. 以租户管理员身份登录,然后导航到管理员面板

2. 单击左侧菜单中的服务和加载项

3. 单击 + 上载加载项

  • 此时会打开“新增加载项”面板

4. 单击下一步

  • “新增加载项”面板随即会刷新,向您显示用于上载加载项文件的选项

5. 选择我要从 Office 商店添加加载项

6. 搜索 Adobe Sign 并将其选中

7. 在 Adobe Sign 加载项面板上,单击下一步

8.“Adobe Sign”面板随即会刷新,以显示与此加载项访问权限有关的下列各个选项:

  • 每个人 - 为贵组织中的每个人启用此加载项
  • 特定用户/组 - 允许您选择要为贵组织中的哪个组启用此加载项
  • 只有我 - 只为您的用户帐户启用此加载项
Word Tenant panel

 

9. 选择启用选项后,单击保存

10. 在最后的登陆面板上单击关闭

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