Adobe Sign for SharePoint Online 安装包提供给任何有兴趣安装 Adobe Sign 解决方案的企业级帐户。安装前,请与您的成功经理联系,以确保帐户是通过正确的渠道建立,从而启用必需的 API 功能。

概述

适用于 Microsoft SharePoint 的 Adobe Sign 集成提供了一个集创建、发送、跟踪和管理电子签名于一体的解决方案。

此文档及其所提到的安装包针对 Microsoft SharePoint Online 多租户(在本指南中通称“SharePoint”)环境而开发。

此解决方案是作为 SharePoint 的一个外接应用程序开发的,它提供了以下功能:

  • 从任何 SharePoint 文档库或列表发送协议以请求签名
  • 将文档从文档库或自定义 SharePoint 列表发送给单个收件人或收件人组
  • 在发送文档以请求签名后,通过合并映射将数据从 SharePoint 列表和文档库映射到文档
  • 在文档已签名并且其状态已通过“协议状态”页面自动或手动刷新后,通过数据映射将数据从签名协议的表单字段映射到 SharePoint 列表和文档库的文本列
  • 在 SharePoint 内对所有签名协议进行存档
  • 将 Adobe Sign“管理”页面添加为 SharePoint Web 部件,以供 SharePoint 用户用来跟踪和更新协议

要求

要配置解决方案,您必须同时是 SharePoint 站点管理员Adobe Sign 帐户管理员。如果您不是 Adobe Sign 帐户管理员,请与该管理员一起配置集成。

Adobe Sign 解决方案只能由 Microsoft SharePoint 网站管理员进行安装和配置。请查阅 SharePoint 文档和贵组织的 SharePoint 网站,或咨询租户管理员,以了解安装 SharePoint 网站解决方案可能需要的其他系统权限。

对于 Microsoft Office 365 租户,必须为所有希望在其 SharePoint 网站上访问 Adobe Sign 外接程序的 SharePoint 用户设置名字、姓氏和工作电子邮件地址。

Adobe Sign 解决方案的所有用户必须存在于 SharePoint 网站的默认网站成员组或默认网站所有者组中。所有 Adobe Sign 用户在该网站中必须至少拥有编辑权限。


支持的浏览器

Chrome、Firefox 和 Safari 浏览器均受支持

Internet Explorer 11 及更高版本(包括 Edge)

要使 SharePoint 外接程序正常工作,需要在 Internet Explorer/Edge 中对受信任站点进行一些配置支持 Internet Explorer 10 及更低版本。

此外,IE 11/Edge 用户需要显式编辑其受信任的站点,以包含以下 URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

要编辑受信任的站点,请执行以下操作:

1. 打开 IE 11

► Edge 用户按 Windows + S

2. 单击工具(齿轮)图标,然后从下拉菜单中选择 Internet 选项

► Edge 用户键入 Internet 选项,然后按 Enter

IE11 Options

3. 将会打开“Internet 选项”菜单。选择安全选项卡

4. 单击受信任的站点图标

5. 单击站点按钮

6. 输入以上某个 URL,然后单击添加

7. 对于以上每个 URL,重复执行添加操作

8. 完成后,关闭“Internet 选项”菜单。

Trusted Sites HelpX


安装

要安装 Adobe Sign for SharePoint 包的联机版本,请执行以下操作:

1. 对网站进行身份验证

2. 导航至:网站内容 > 新建 > 应用程序

Nav to App

 

3. 单击 SharePoint 应用商店

SharePoint Store

 

4. 在“查找应用程序”搜索框(页面右上方)中搜索 Adobe Sign

5. 单击 Adobe Sign 图标,以从搜索结果中将其选定。

AS in Store-rebranded

 

6. 单击添加它按钮以启动自动安装

应用程序安装需要几分钟时间。

配置 - 必需

安装应用程序后,只需执行两个步骤即可开始发送协议:

  • 为用户授予外接程序访问权限
  • 连接到 Adobe Sign


将用户添加到网站的默认“成员”组或“所有者”组

必须将 Adobe Sign 解决方案的用户添加到网站的默认“所有者”或默认“成员”组,并且他们必须至少拥有编辑级别的权限。

Adobe Sign UI 的可见性依用户权限而定:

  • 在以下情况下,会向用户显示 Adobe Sign 的管理员 UI:
    • 用户存在于 AssociatedOwnerGroup
  • 在以下情况下,会向用户显示 Adobe Sign 的标准用户 UI:
    • 用户存在于 AssociatedMemberGroup

只有“访客”组中的用户无法使用该解决方案。

注意:

网站管理员必须像普通用户一样,将他们自己添加到其中一个(或两个)具有特定权限的网站组。网站管理员应根据用户所添加到的组,为用户启用以下权限:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> 成员 → 启用编辑
  • <SITE_COLLECTION_NAME> 所有者 → 启用完全控制

 

相关的组可能会有不同的名称。 

对给定 SharePoint Online 网站拥有完全控制权限的用户可通过访问以下网址查看其默认组:https://[租户名称].sharepoint.com/sites/[网站名称]/_layouts/permsetup.aspx

[网站名称] 可以是一个顶级网站或嵌套子网站的名称字符串。

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

注意:

当用户添加到组之后,可能会有几分钟延迟以便 Microsoft 服务器正确同步。这不会影响后续的配置,但用户在此期间的测试/使用应暂停。


建立与 Adobe Sign 的信任关系

Adobe Sign 会与 SharePoint 环境建立 OAuth 连接,以便所有用户都能无缝使用该应用程序。

要建立关系,您必须同时是 Adobe Sign 应用程序和 SharePoint 中的帐户管理员。如有可能,建议使用功能性电子邮件地址(例如:AdobeSignAdmin@MyDomain.com),以降低管理员帐户因任何原因而被停用的风险。

要建立 OAuth 连接,请执行以下操作:

1. 导航至 Adobe Sign“设置”页面

2. 单击登录到 Adobe Sign 链接

3. 选择要安装 Adobe Sign 的范围:

► 将 Adobe Sign 帐户链接到当前 SharePoint 站点(局部范围)

• 此功能可在当前 SharePoint 站点级别将附加程序链接到 Adobe Sign 帐户

a. 单击登录到 Adobe Sign 按钮

enable_oauth_-_currentsite-updated

b. 使用您的管理员用户凭据对 Adobe Sign 进行身份验证

c. 单击允许访问以批准在 Adobe Sign 和 SharePoint 之间建立信任关系

○ 建立信任关系之后,将显示一则简短的成功消息

 

local_auth
local_approve_access

 

► 将 Adobe Sign 帐户链接到整个 SharePoint 租户(仅适用于 O365 租户管理员)

• 这是新安装程序的默认范围

• 对于在全局范围内链接的加载项实例,不需要在 Adobe Sign 中进行重复的 OAuth 登录

• 在全局范围内对任何一个加载项实例执行 Adobe Sign OAuth,都会将 Sign 链接设置到全局范围内链接的所有其他已安装实例

○ 必须至少对一个全局范围的加载项执行 OAuth

• 任何新安装的加载项实例会自动链接到可在全局范围内使用的 Adobe Sign 帐户

a. 单击登录到 Adobe Sign 按钮

select_tenant_install

b. 使用您的管理员用户凭据对 SharePoint 进行身份验证

c. 单击接受以批准访问 SharePoint 资源

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

d. 使用您的管理员用户凭据对 Adobe Sign 进行身份验证

e. 单击允许访问以批准在 Adobe Sign 和 SharePoint 之间建立信任关系

○ 建立信任关系之后,将显示一则简短的成功消息

 

3_tenant_auth2
4_tenant_approveaccess2

注意:

如果当前正使用某个用户维护 OAuth 连接,则按钮文本将指示您可以使用不同的帐户登录,并且按钮下方清楚地指示了当前进行关系身份验证的用户。

logged_in_-_currentsite-updated

配置 - 可选

以下可选配置虽然不是必需的,但可以极大提高 Adobe Sign 所带来的价值。

签名文档存储

作为管理员,您可以定义一个全局目标文件夹,用来存放整个网站的所有已完成协议。此设置需在“Adobe Sign 帐户设置”页面上配置。

定义全局存储文件夹后,所有签名协议和审核记录 PDF 文件都会自动保存到该全局存储文件夹中。这包括从文档库以及列表发送的协议。

defined_global_storagefolder

如果未在“Adobe Sign 帐户设置”页面中设置全局存储文件夹,则会在创建/发送协议的文档库中自动创建一个名为签名协议的新文件夹。从同一库发送的所有已完成协议都会将已完成的 PDF 返回到同一“签名协议”文件夹。

Default folder

 

如果未标识任何全局默认文件,从列表发送的协议将附加到列表项(作为附件)。

List Attachments

审核记录

默认情况下,Adobe Sign 仅返回签名协议 PDF。但是,如果启用将审核记录与签名协议一起存储,将返回第二个 PDF,其中包含协议的完整审核记录。

Document stoprage

模板映射

Adobe Sign 支持在 SharePoint 列表和协议表单字段之间关联数据。

通过使用工作流程和将列表字段映射到表单字段,您可以在发送之前自动预填写文档,从而减少发送者和/或签名者完成表单所需的时间,进而降低错误键入数据的概率。

相反,您还可以创建一个从签名协议提取表单字段数据的映射,以填充 SharePoint 列表。

有关表单和“文本标记”的简要注释

成功的映射要求您在表单中预先构建定义的字段名称,以便从逻辑上将列表字段关联到 Adobe Sign 表单字段。 

下面显示了一个简单的表单。字段使用两对大括号(定义字段的宽度)和字段名称(大括号之间的字符串)定义。这种基于文本的语法统称为“文本标记”。

Data Mapping Example Form

文本标记可以包含名称值以外的其他参数,包括验证、计算和正则表达式。有关表单构建的深入介绍,请查看此处,这些内容有助于显著提高您在签名过程中捕获的数据质量。

PDF 表单也可以使用 Acrobat 构建。

如果您允许用户附加 Adobe Sign 库中存储的文档,Adobe Sign 编辑环境也可用于构建表单。

 

映射字段

在定义列表和表单后,可以快捷地关联列表和表单字段名称。  

注意:

支持以下类型的 SharePoint 列:单行文本、数字、选项(“单选按钮”)、多行文本、是/否(复选框)。 

SharePoint 列类型 签名文本标记 文档中的标记示例
单行文本 文本 {{text}}
数字 文本 {{number:num}}
选项(“单选按钮”) 单选按钮 {{(Red)Color_es_:signer1}}
多行文本 多行文本 {{largeField2_es_:signer1:multiline(5)}}
是/否(复选框) 复选框 {{ck_es_:checkbox:label("I agree.")}}

要构建映射列表,请执行以下操作:

1. 导航至 Adobe Sign“设置”页面

2. 单击模板映射选项卡

3. 选择要定义的映射:

► SharePoint 到协议映射 – 从列表中预填写字段

► 协议到 SharePoint 映射 – 从完成的协议中收集字段信息

注意:每个映射都是独立的。如果要创建一个过程来加载包含列表信息的表单,并希望在协议完成后将更新的内容推送回列表,则需要构建这两种模板。

4. 选择要用于映射的列表

Mapping - Select Tempalate

 

页面将刷新以在下拉字段中显示选定的列表,还有一个用于插入新配对行的加号图标以及两个新字段标题:

○ SharePoint 字段 –“列表”字段名称

○ 协议字段 – 表单字段名称

Template Mapping fields

 

5. 单击字段对底部的加号图标以打开一个新字段对

单击后,将会显示两个新字段。一个下拉字段包含所有 SharePoint 列表字段,一个文本字段可键入协议表单字段的名称。

6. 从下拉字段中选择 SharePoint 字段的名称

7. 键入要与之创建映射关系的协议表单字段名称。

8. 对所有需要配对的字段重复执行步骤 6 和 7

必须显式配置每个字段名称对。如果需要删除某对字段,请单击相关行最右侧的垃圾桶图标。

9. 在定义所有字段对后,单击保存按钮

映射模板是永久性的,并且适用于所有使用映射关联文档或列表发送的协议。创建模板后,管理员可随时返回到“模板映射”功能,选择文档或列表,并查看现有的映射关系。管理员还可以根据需要自由地编辑、添加或删除单个关系对。

如果管理员希望一键清除库文档或 SharePoint 列表中定义的所有模板映射行,只需选择所需的文档或列表,并单击清除之前的映射按钮即可。删除的映射行不可恢复,只能重新创建。

本产品经 Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License 许可  Twitter™ 与 Facebook 中的内容不在 Creative Commons 的条款约束之下。

法律声明   |   在线隐私策略