Adobe Sign for SharePoint Online 安装包提供给任何有兴趣安装 Adobe Sign 解决方案的企业级帐户。安装前,请与您的成功经理联系,以确保帐户是通过正确的渠道建立,从而启用必需的 API 功能。

概述

适用于 Microsoft SharePoint 的 Adobe Sign 集成提供了一个集创建、发送、跟踪和管理电子签名于一体的解决方案。

此文档及其所提到的安装包针对 Microsoft SharePoint Online 多租户(在本指南中通称“SharePoint”)环境而开发。

此解决方案是作为 SharePoint 的一个外接应用程序开发的,它提供了以下功能:

  • 从任何 SharePoint 文档库或列表发送协议以请求签名
  • 将文档从文档库或自定义 SharePoint 列表发送给单个收件人或收件人组
  • 在发送文档以请求签名后,通过合并映射将数据从 SharePoint 列表和文档库映射到文档
  • 在文档已签名并且其状态已通过“协议状态”页面自动或手动刷新后,通过数据映射将数据从签名协议的表单字段映射到 SharePoint 列表和文档库的文本列
  • 利用 Adobe Sign Web 表单收集数据,并自动将数据推送到 SharePoint 列表中的指定字段。
  • 在 SharePoint 内对所有签名协议进行存档
  • 将 Adobe Sign“管理”页面添加为 SharePoint Web 部件,以供 SharePoint 用户用来跟踪和更新协议


要求

要配置解决方案,您必须同时是 SharePoint 站点管理员Adobe Sign 帐户管理员。如果您不是 Adobe Sign 帐户管理员,请与该管理员一起配置集成。

Adobe Sign 解决方案只能由 Microsoft SharePoint 网站管理员进行安装和配置。请查阅 SharePoint 文档和贵组织的 SharePoint 网站,或咨询租户管理员,以了解安装 SharePoint 网站解决方案可能需要的其他系统权限。

对于 Microsoft Office 365 租户,必须为所有希望在其 SharePoint 网站上访问 Adobe Sign 外接程序的 SharePoint 用户设置名字、姓氏和工作电子邮件地址。

Adobe Sign 解决方案的所有用户必须存在于 SharePoint 网站的默认网站成员组或默认网站所有者组中。所有 Adobe Sign 用户在该网站中必须至少拥有编辑权限。


支持的浏览器

Chrome、Firefox 和 Safari 浏览器均受支持

Internet Explorer 11 及更高版本(包括 Edge)

要使 SharePoint 外接程序正常工作,需要在 Internet Explorer/Edge 中对受信任站点进行一些配置支持 Internet Explorer 10 及更低版本。

此外,IE 11/Edge 用户需要显式编辑其受信任的站点,以包含以下 URL:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

要编辑受信任的站点,请执行以下操作:

1. 打开 IE 11

► Edge 用户按 Windows + S

2. 单击工具(齿轮)图标,然后从下拉菜单中选择 Internet 选项

► Edge 用户键入 Internet 选项,然后按 Enter

IE11 Options

3. 将会打开“Internet 选项”菜单。选择安全选项卡

4. 单击受信任的站点图标

5. 单击站点按钮

6. 输入以上某个 URL,然后单击添加

7. 对于以上每个 URL,重复执行添加操作

8. 完成后,关闭“Internet 选项”菜单。

Trusted Sites HelpX


从 v1.x 升级

Adobe Sign for SharePoint v2.0 要求提供经过 OAuth 批准的额外权限(Webhook 和 Web 表单权限)。

从 v1.x 升级的客户必须更新其 OAuth 凭据,才能访问以下新权限:

1. 将 Adobe Sign 加载项更新到 2.x 软件包

2. 更新与 Adobe Sign 的连接:

同时兼任 Office 租户管理员和 Adobe Sign 帐户管理员的人员,必须打开 SharePoint 签名集成租户的设置页面。 

  • 打开集成设置
  • 在“连接 Adobe Sign”面板中,执行以下操作:
    • 单击更新按钮(位于更新 Office 365 租户连接的旁边)
    • 使用与之前相同的凭据登录
      • 用于原始连接的电子邮件地址会显示在第一段中
  • 返回到 SharePoint 或刷新窗口,以关闭设置

现在,租户中使用租户连接的所有站点都应当能够使用 Web 表单功能

注意:

即使您想在使用 Adobe Sign 进行重新身份验证后立即开始设置 Web 表单映射,也务必要关闭或刷新设置选项卡。

刷新设置窗口失败会导致 Web 表单选项卡上显示错误,直到您刷新成功为止。

如果 SharePoint 管理员和 Adobe Sign 帐户管理员分别是两位不同的人员,那么他们需要通过协作来配置解决方案。

对于使用该集成的每个站点,同时兼任该特定站点 SharePoint 管理员和 Adobe Sign 管理员的人员,必须更新该站点的站点连接:

  • 打开集成设置
  • 连接 Adobe Sign 面板中,执行以下操作:
    • 单击位于更新您的 SharePoint 站点连接旁边的更新按钮
    • 使用与之前相同的凭据登录
      • 用于原始连接的电子邮件地址会显示在第一段中
  • 返回到 SharePoint 或刷新窗口,以关闭设置

完成设置后,该特定站点的用户应当能够使用 Web 表单功能

注意:

即使您想在使用 Adobe Sign 进行重新身份验证后立即开始设置 Web 表单映射,也务必要关闭或刷新设置选项卡。

刷新设置窗口失败会导致 Web 表单选项卡上显示错误,直到您刷新成功为止。

如果 SharePoint 管理员和 Adobe Sign 帐户管理员分别是两位不同的人员,那么他们需要通过协作来配置解决方案。


安装

注意:

由于以下限制,不建议通过租户范围部署,在多个站点上批量安装 Adobe Sign for SharePoint Online 加载项。

要安装 Adobe Sign for SharePoint 包的联机版本,请执行以下操作:

1. 对网站进行身份验证

2. 导航至:网站内容 > 新建 > 应用程序

Nav to App

 

3. 单击 SharePoint 应用商店

SharePoint Store

 

4. 在“查找应用程序”搜索框(页面右上方)中搜索 Adobe Sign

5. 单击 Adobe Sign 图标,以从搜索结果中将其选定。

AS in Store-rebranded

 

6. 单击添加它按钮以启动自动安装

应用程序安装需要几分钟时间。

注意:

安装此软件包后,您可以导航至 Adobe Sign“设置”页面 ,访问指向此管理/配置指南以及“用户指南”和其他 Adobe Sign 资源的链接。

学习和支持


配置 - 必需

安装应用程序后,只需执行两个步骤即可开始发送协议:

  • 授予 SharePoint 用户权限
  • 使用 OAuth 连接到 Adobe Sign


授予 SharePoint 用户权限

必须将 Adobe Sign 解决方案的用户添加到网站的默认“所有者”或默认“成员”组,并且他们必须至少拥有编辑级别的权限。

Adobe Sign UI 的可见性依用户权限而定:

  • 在以下情况下,会向用户显示 Adobe Sign 的管理员 UI:
    • 用户存在于 AssociatedOwnerGroup
  • 在以下情况下,会向用户显示 Adobe Sign 的标准用户 UI:
    • 用户存在于 AssociatedMemberGroup

只有“访客”组中的用户无法使用该解决方案。

注意:

网站管理员必须像普通用户一样,将他们自己添加到其中一个(或两个)具有特定权限的网站组。网站管理员应根据用户所添加到的组,为用户启用以下权限:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> 成员 → 启用编辑
  • <SITE_COLLECTION_NAME> 所有者 → 启用完全控制

 

相关的组可能会有不同的名称。 

对给定 SharePoint Online 网站拥有完全控制权限的用户可通过访问以下网址查看其默认组:https://[租户名称].sharepoint.com/sites/[网站名称]/_layouts/permsetup.aspx

[网站名称] 可以是一个顶级网站或嵌套子网站的名称字符串。

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

注意:

当用户添加到组之后,可能会有几分钟延迟以便 Microsoft 服务器正确同步。这不会影响后续的配置,但用户在此期间的测试/使用应暂停。


使用 OAuth 连接到 Adobe Sign

Adobe Sign 会与 SharePoint 环境建立 OAuth 连接,以便所有用户都能无缝使用该应用程序。

注意:

要建立关系,您必须同时为 Adobe Sign 应用程序和 SharePoint 中的帐户级别管理员。 

如有可能,建议使用功能性电子邮件地址(例如:AdobeSignAdmin@MyDomain.com),以降低管理员帐户因任何原因而遭到停用的风险。

要建立 OAuth 连接,请执行以下操作:

1. 导航至 Adobe Sign“设置”页面

2. 单击连接到 Adobe Sign 选项卡

3. 选择要安装 Adobe Sign 的范围:

► 建立 SharePoint 站点连接(站点级别 - 适用于 SharePoint 站点管理员)

• 此功能可在当前 SharePoint 站点级别将附加程序连接到 Adobe Sign 帐户

连接到 Adobe Sign

1. 使用您的管理员用户凭据对 Adobe Sign 进行身份验证

2. 单击允许访问以批准在 Adobe Sign 和 SharePoint 之间建立信任关系

○ 建立信任关系之后,将显示一则简短的成功消息

 

local_auth
OAuth

当您在“站点”级别成功通过身份验证之后,会在两个链接的上方看到已通过 Adobe Sign 身份验证的用户的电子邮件和名称。

  • 要更新此连接,您有两种选择:
    • 更新到站点级别上不同的 Adobe Sign 帐户(适用于 SharePoint 站点管理员)
    • 切换到 O365 租户级别连接(适用于 O365 管理员,详情参见下文)。
更新与 Adobe Sign 的连接

►将 SharePoint 租户连接到 Adobe Sign 帐户 (租户范围 - 仅适用于 O365 租户管理员)

• 对于在租户范围内连接的加载项实例,不需要在 Adobe Sign 中进行重复的 OAuth 登录

• 在全局范围内对任何一个加载项实例执行 Adobe Sign OAuth,都会将 Sign 链接设置到租户范围内链接的所有其他已安装实例

                                    ○ 必须至少对一个租户范围的加载项执行 OAuth

• 任何新安装的加载项实例均会自动连接到可在租户范围内使用的 Adobe Sign 帐户

将租户连接到 Adobe Sign

将弹出一个确认框,指示您要将租户链接到 Adobe Sign 帐户。这需要 Microsoft Office 365 管理员登录。

  • 单击继续
租户挑战

1. 使用您的管理员用户凭据对 SharePoint 进行身份验证

2. 单击接受以批准访问 SharePoint 资源

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. 使用您的管理员用户凭据对 Adobe Sign 进行身份验证

4. 单击允许访问以批准在 Adobe Sign 和 SharePoint 之间建立信任关系

○ 建立信任关系之后,将显示一则简短的成功消息

 

3_tenant_auth2
OAuth 范围

当您在“租户”级别成功通过身份验证之后,会在两个链接的上方看到已通过 Adobe Sign 身份验证的用户的电子邮件和名称,以及有关“Office 365 租户管理员已为您的 SharePoint 租户配置”该帐户的断言。

  • 要更新此连接,您有两种选择:更新到租户级别上不同的 Adobe Sign 帐户或切换到站点级别连接。
已连接到 Adobe Sign

注意:

如果 SharePoint 部署具有多个站点,则可能在站点级别对一个或多个站点进行身份验证,但也可能存在租户级别的身份验证。

如果两种类型的身份验证同时存在,并且您正在配置的站点在“站点”级别进行了身份验证,则会显示一个可将身份验证提升到“租户”级别的链接。

提升到现有租户


配置 - 可选

以下可选配置虽然不是必需的,但可以极大提高 Adobe Sign 所带来的价值。


选择签名协议的存储位置

作为管理员,您可以定义一个全局目标文件夹,用来存放整个网站的所有已完成协议。此设置需在“签名文件设置”页面上配置。

定义全局存储文件夹后,所有签名协议和审核记录 PDF 文件都会自动保存到该全局存储文件夹中。这包括从文档库以及列表发送的协议。

签名文件设置

如果未在“Adobe Sign 签名文件设置”页面上设置全局存储文件夹,则会在创建/发送协议的文档库中自动创建一个名为签名协议的新文件夹。从同一库发送的所有已完成协议都会将已完成的 PDF 返回到同一“签名协议”文件夹。

Default folder

 

如果未标识任何全局默认文件,从列表发送的协议将附加到列表项(作为附件)。

List Attachments

Web 表单的协议存储

如果您使用 Web 表单来收集数据,可以已签名 Web 表单协议采用类似的存储流程。

管理员可以为所有签名的 Web 表单定义一个全局存储文件夹。

如果未定义全局存储库,则签名的 Web 表单将存储在自动创建的名为 Signed Web Forms 的文件夹中。

存储 Web 表单协议


启用审核记录

默认情况下,Adobe Sign 仅返回签名协议 PDF。但是,如果启用将审核记录与签名协议一起存储,将返回第二个 PDF,其中包含协议的完整审核记录。

存储审核记录和协议


模板映射

Adobe Sign 支持在 SharePoint 列表和协议表单字段之间关联数据。

通过使用工作流程和将列表字段映射到表单字段,您可以在发送之前自动预填写文档,从而减少发送者和/或签名者完成表单所需的时间,进而降低错误键入数据的概率。

相反,您还可以创建一个从签名协议提取表单字段数据的映射,以填充 SharePoint 列表。

此处提供了用于配置模板映射的完整指南。


Web 表单映射

与“模板映射”类似,Adobe Sign 支持将 Adobe Sign Web 表单协议与 SharePoint 列表的数据关联起来。

通过将 Web 表单的表单字段映射到 SharePoint 列表的列,可以自动将数据传送到 SharePoint,从而减少因输入错误数据而浪费的时间和引起的错误。

此处提供了用于配置 Web 表单映射的完整指南。

注意:

Web 表单模板映射可用于 Adobe Sign for SharePoint Online v2.0+ 安装。

早期版本必须升级才能访问此功能。