概述

此文档向 Workday 客户提供将 Adobe Sign 集成到 Workday 租户中所需要的步骤。此文档是一个安装指南,并不打算作为 Workday 的全面培训手册。

为了使用 Workday 中集成的 Adobe Sign,您需要已经或逐步了解如何创建并修改 Workday 项目,例如:业务流程框架、租户设置和配置、报告和 Workday Studio 集成。

完成集成的高级步骤如下:

  • 在 Adobe Sign 中激活您的管理帐户(仅限新客户)
  • 在 Adobe Sign 中配置一个组,以包含 Workday 身份验证用户
  • 在 Workday 与 Adobe Sign 之间建立 OAuth 关系


激活您的 Adobe Sign 帐户

已建立帐户的现有客户可跳到配置适用于 Workday 的 Adobe Sign 步骤

对于新接触 Adobe Sign 并且没有事先登录的客户,Adobe 入职专员将为您提供适用于 Workday 的帐户(在 Adobe Sign 中)。完成后,您将收到一封确认电子邮件:

来自 Adobe Sign 的欢迎电子邮件图像

请按照电子邮件中的指示,初始化您的帐户,然后进入您的 Adobe Sign 主页

Adobe Sign 主页


配置适用于 Workday 的 Adobe Sign

配置适用于 Workday 的 Adobe Sign 要求在 Adobe Sign 系统内生成两个专门的对象:

  • “Workday 组”
    Workday 要求在 Adobe Sign 帐户内具有一个专门的“组”,以便启用集成功能。Adobe Sign 组仅用于控制 Adobe Sign 的 Workday 使用。其他可能的使用(Salesforce.com、Arriba 等)将不受影响。
    例如:Workday 组将阻止电子邮件通知,以便 Workday 用户仅在其 Workday 收件箱中接收通知。

  • 用于建立 OAuth 关系的进行身份验证的用户
    在组内,应有一个组级别管理员。该管理员是维护 Workday 与 Adobe Sign 之间的 OAuth 关系的权威用户。建议使用职能(但真实的)电子邮件地址,例如 HR@MyDomain.com。通过使用职能电子邮件而非个人电子邮件,可降低用户在未来某个时候遭禁用并进而禁用集成的风险。


在 Adobe Sign 中创建用户和组

要在 Adobe Sign 中创建用户,请执行以下操作:

  • 以帐户管理员的身份登录到 Adobe Sign
  • 导航至帐户 > 用户
  • 单击带圆圈的加号以创建新用户
用于创建新用户的导航路径图像

将显示一个弹出窗口询问新用户的详细信息:

  • 提供一个拥有访问权限的职能电子邮件
    • 此用户将建立并维护 OAuth 关系
    • 电子邮件地址必须是一个可供验证的实际地址
  • 输入正确的名字和姓氏值
  • 用户组选择列表中选择[为此用户创建新组]
  • 新组名称提供一个直观的名称,如“Workday
  • 单击保存
“创建用户”面板

弹出窗口将消失,并回到用户页面。  您将看到列出的具有已创建状态的新用户。  

新的“已创建”用户的视图

“已创建”状态指示用户尚未验证他们的电子邮件地址。

  • 登录到新用户的电子邮件信箱
  • 找到“欢迎使用 Adobe Sign”电子邮件
  • 单击写有请单击此处以设置您的密码的地方
  • 设置密码
    • 此操作会将用户在系统中的状态更改为“活动”
新的“已激活”用户的图像


定义进行身份验证的用户

要在 Workday 组中提升新用户,请执行以下操作:

  • 导航至“用户”页面(如果还没有位于该页面)
  • 在 Workday 组中双击该用户
    • 将打开一个编辑页面用于编辑用户的权限
  • 选中用户是组管理员
  • 单击保存
显示如何定义组管理员的属性面板的图像。


配置 Workday 租户

要完成 Workday 租户与 Adobe Sign 之间的连接,必须在服务之间建立信任关系。

在这种关系建立之后,Workday 中的任何“业务流程”都可添加一个“审阅文档”步骤来通过 Adobe Sign 启用签名流程。

注意:

Adobe Sign 在整个 Workday 环境中被称为“Adobe Document Cloud”

要建立信任关系,请执行以下操作:

  • 以帐户管理员身份登录到 Workday
  • 搜索编辑租户设置 - 业务流程

此时将会加载“编辑租户设置 - 业务流程”页面。

  • 找到电子签名配置部分:
电子签名配置
  • 单击使用 Adobe 进行身份验证按钮
    • 这将启动 OAuth2.0 身份验证序列,其中您需要:

注意:

请确保完全注销任何其他 Adobe Sign 实例,然后再继续操作。

连接后,选中“已启用 Adobe 配置”复选框,然后您就可以开始搭配使用 Adobe Sign 与 Workday。


配置“审阅文档”步骤

用于“审阅文档”步骤的文档可以是一个静态文档,由同一业务流程内的“生成文档”步骤生成的文档,或通过 Workday 报告设计器创建的格式化报告。所有这些文档都可通过 Adobe 文本标记进行加强,以便控制 Adobe 签名特定组件的外观和位置。文档来源必须在业务流程定义内指定。在执行业务流程时无法上载临时文档。

结合使用 Adobe Sign 与审阅文档步骤的独特之处在于,它能够提供序列化的签名者组。这允许您指定基于角色的组,并且这些组将按顺序签名。不支持并行签名组。

要寻求配置审阅文档步骤方面的协助,请参阅此处的快速入门指南:
https://helpx.adobe.com/cn/sign/help/Workday_Quick_Start.html


支持

Workday 支持

Workday 是集成所有者,如果您要咨询有关集成范围问题、功能请求或集成日常功能问题,请首先联系 Workday。

Workday 社区有几篇不错的文章介绍如何对集成进行疑难解答以及如何生成文档:

电子签名集成疑难解答

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

审阅文档步骤
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

动态文档生成

https://community.workday.com/node/176443

聘用文档生成配置提示

https://community.workday.com/node/183242


Adobe Sign 技术支持

Adobe Sign 是集成合作伙伴,如果集成获取签名失败或待定签名通知失败时,请联系 Adobe Sign。

Adobe Sign 客户应当联系各自的客户成功经理 (CSM) 以寻求支持。或者,可以致电 1-866-318-4100 联系 Adobe 技术支持,等待对方播送产品列表,然后输入 4,接着再输入 2(根据提示)。


常见问题

此问题的根源可能是候选人在登录 Adobe Sign 后未在 Workday 中单击“提交”按钮。

根据 Workday 任务检查电子签名签名状态:“要开始此过程,用户可以提交关联的收件箱任务。”

根据 Workday 开发:仅当用户在签名文档后提交了收件箱任务,原始签名才会完成此过程。签名者必须在完成 Adobe Sign 签名后始终在 Workday 中提交收件箱任务。签名后,iFrame 将关闭,用户将重定向到相同的任务,在该任务中,用户可以通过单击提交按钮来完成此过程。