Die Funktion "Selbstsignierung" in Adobe Acrobat Sign für Salesforce ermöglicht Benutzenden des Community-Portals, Self-Service-Vereinbarungen zu signieren. Du kannst die Selbstsignierung jedem Salesforce Experience Cloud-Portal hinzufügen, z. B. für Kundschaft, Mitwirkende oder Mitarbeitende, damit Benutzende ihre Vereinbarungen direkt über das Portal initiieren und signieren können.
Die Funktion „Self Sign“ steht für den Zugriff über die folgenden Portale unterschiedlicher Versionen der Salesforce Community-Cloud zur Verfügung:
Damit Benutzende Vereinbarungen im Community-Portal empfangen und signieren können, musst du die folgenden Schritte ausführen:
Hinweis: Idealerweise musst du Beispiel-Vereinbarungsvorlagen generieren beim Verknüpfen deines Acrobat Sign-Kontos mit Salesforce auswählen.
Wenn du Commercial Cloud mit Acrobat Sign für Salesforce der Version 22 oder älter verwendest, musst du Chatter in deiner SFDC-Organisation aktivieren.
Gehe wie folgt vor, um Chatter aktivieren:
Acrobat Sign Government Cloud-Benutzende müssen Chatter nicht aktivieren.
Du musst zwei Vertrauenswürdige CSP-Sites (Content Security Policy) so konfigurieren, dass sie die Basis-URLs für Ihr Adobe Acrobat Sign-Konto zulassen. Gehe hierzu folgendermaßen vor:
Rufe den Shard-Wert für dein Acrobat Sign-Konto wie folgt ab:
Erfahre, wie du die Adobe Acrobat Sign-Kontoumgebung erkennst.
Suche in der Suchleiste der Seite „Einrichten“ nach „Vertrauenswürdige Sites“ und wähle dann in den Suchergebnissen Vertrauenswürdige CSP-Sites. Wähle auf der daraufhin geöffneten Seite Neue vertrauenswürdige Site aus.
Alternativ navigierst du zu Einrichten > Einstellungen > Sicherheit > Vertrauenswürdige CSP-Sites und wählst dann Neue vertrauenswürdige Site aus.
Fülle auf der neuen Seite „Site-Definition“, die daraufhin geöffnet wird, die erforderlichen Felder wie folgt aus:
Du musst die Community-Benutzenden mit dem Berechtigungssatz Adobe Acrobat Sign Community-Benutzende aktivieren, damit sie das Portal verwenden können. Gehe hierzu folgendermaßen vor:
Hinweis: Du kannst das Community-Portal erstellen, ohne den Berechtigungssatz „Adobe Acrobat Sign Community-Benutzende“ zu aktivieren.
Wähle auf der Seite „Benutzende zuweisen“ alle Benutzenden aus, denen du den Berechtigungssatz zuweisen möchtest und wähle dann Weiter aus.
Auf der Seite „Ablauffrist auswählen...“, die angezeigt wird, kannst du bei Bedarf eine Ablauffrist für die zugewiesenen Benutzenden auswählen. Wähle anschließend Zuweisen.
Um deine Benutzendenprofile für die Verwendung des Adobe Acrobat Sign-Self-Service-Portals zu konfigurieren, musst du eines der Standardprofile klonen und bearbeiten. Gehe hierzu folgendermaßen vor:
Navigiere zu Einrichten > Verwaltung > Benutzende > Profile.
Wähle für ein beliebiges der standardmäßigen Kundschaftsprofile Klonen aus.
Es gibt vier Kundschaft-Community-Profile. Du kannst ein beliebiges davon zum Klonen und Erstellen eines Benutzendenprofils verwenden. Beachte den Benutzendenlizenz-Typ des geklonten Profils.
Gib einen intuitiven Namen für das geklonte Profil an und wähle Speichern aus.
Wähle auf der Seite mit dem geklonten Profil, die daraufhin geöffnet wird, Bearbeiten aus.
Blättere auf der Seite „Benutzerdefiniertes Bearbeiten“ nach unten zu der Registerkarte Benutzerdefinierte Objektberechtigungen und aktiviere alle Adobe Acrobat Sign-Objekte. Du kannst die Option Alle anzeigen auswählen oder zur zusätzlichen Sicherheit nur die erforderlichen Berechtigungen auswählen.
Zusätzlicher Zugriff auf die Datensätze benutzerdefinierter Objekte kann basierend auf Benutzendenlizenzen gewährt werden. Beispielsweise können Benutzenden mit Lizenzen für die Kunden-Community Zugriff über Benutzendenprofile gewährt werden, während Benutzenden mit Lizenzen für die Kunden-Community Plus Zugriff über Freigaberegeln gewährt werden kann.
Du musst ein Konto und einen Kontakt für die Community anlegen.
Dem*der Kontobesitzer*in muss eine Rolle zugewiesen werden, damit er*sie Portalbenutzende aktivieren kann. Um eine Rolle mit deine*m/r Salesforce-Benutzer*in zu verknüpfen, navigiere zu Setup > Administration > Benutzende > Benutzende. Wähle dann in der Benutzendenliste für eine nutzende Person Bearbeiten aus und öffne auf der Seite, die daraufhin geöffnet wird, das Dropdown-Menü Rolle. Wähle eine Rolle und dann Speichern aus.
Wähle auf der Lightning-Seite in der rechten oberen Ecke das + (Pluszeichen) aus, um das Menü „Erstellen“ zu öffnen, und wähle dann Neuer Kontakt aus.
In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld Neuer Kontakt:
Wähle in der oberen rechten Ecke der Seite Setup (Zahnrad-Symbol) > Objekt bearbeiten.
Dadurch wird das Kontaktobjekt im Object Manager geöffnet.
Ziehe die Schaltfläche Kundschaftbenutzer*in aktivieren in den Abschnitt Aktionen für die mobile und Lightning-Erfahrung von Salesforce.
Ziehe die Schaltfläche Als Benutzer*in bei Experience anmelden in den Abschnitt Salesforce Mobile- und Lightning Experience-Aktionen.
Kehre zur Seite „Community-Kontakt“ zurück und öffne das Dropdown-Menü in der oberen rechten Ecke. Wähle im Menü Kundschaftbenutzende aktivieren aus.
Daraufhin wird die Seite Neue*r Benutzer*in geöffnet, welche die importierten Kontaktinformationen enthält.
Konfiguriere auf der daraufhin angezeigten Seite Neue*r Benutzer*in die nutzende Person wie folgt:
Die Seite Benutzer*in einrichten wird aktualisiert und zeigt die Details dieser nutzenden Person an.
Bewege auf der aktualisierten Seite den Mauszeiger über die Berechtigungssatzzuweisungen und wähle Zuweisungen bearbeiten aus.
Auf der daraufhin für die nutzende Person geöffneten Seite Berechtigungssatzzuweisungen:
So aktivierst du „Digitale Erfahrungen“:
Zum Konfigurieren der SFDC-Community-Portalseite musst du die folgenden Schritte durchführen:
Wähle auf der daraufhin geöffneten Seite Service-Erfahrung aus.
Das Erlebnis Service ist für die Self-Service-Komponenten erforderlich.
In dem daraufhin angezeigten Dialogfeld:
Während die Community erstellt wird, werden Grafiken angezeigt. Anschließend wird die Community-Seite angezeigt, wobei der Name der Community oben im Fenster angezeigt wird (gelb hervorgehoben). Die Site-spezifische Zeichenfolge in der URL wird in der Adressleiste angezeigt.
Wähle auf der daraufhin geöffneten Seite Meine Workspaces die Option Administration aus.
Die Verwaltungsseite für deine Community wird geöffnet.
Wähle im linken Bedienfeld „Mitglieder“ aus und konfiguriere die Felder wie folgt:
Wähle im linken Bereich „Voreinstellungen“ und dann das Kontrollkästchen für Weitere Mitglieder dieser Website anzeigen aus.
Auf der daraufhin geöffneten Seite Builder:
Wähle in der rechten oberen Ecke der Seite das Symbol „Veröffentlichen“ aus. Wähle im dann angezeigten Dialogfeld erneut Veröffentlichen aus, um die Auswahl zu bestätigen.
In einer Meldung wird angezeigt, dass die Site-Updates veröffentlicht werden. Du erhältst eine Bestätigungs-E-Mail, sobald die Änderungen live sind.
Wähle im linken Bedienfeld das Symbol Komponenten aus und dann:
Die Seite wird aktualisiert, sodass die hinzugefügte Komponente im Seitenlayout zu sehen ist, und zeigt oben rechts den Verwaltungsbereich für die Komponente an.
Du kannst die Portal-Einstellungen über den Verwaltungsbereich in der rechten oberen Ecke des Fensters steuern. Die Einstellungen werden auf alle Vereinbarungen angewendet, die in der Komponente angezeigt werden.
Hinweis: Keine der Einstellungen ist erforderlich. Sie sollten nur verwendet werden, wenn die Einstellungen global angewendet werden sollen.
Der Verwaltungsbereich verfügt über die folgenden Steuerelemente:
In der Community-Benutzenden-Ansicht findest du Beispiele für die oben genannten Einstellungen.
Du kannst die Einstellung „Senden im Namen anderer zulassen“ für Benutzende aktivieren, die nicht über eine Adobe Acrobat Sign-Lizenz verfügen. Durch diese Einstellung können Community-Benutzende Vereinbarungen mit der Lizenz einer anderen nutzenden Person erstellen.
Führe dazu die folgenden Konfigurationsschritte aus:
Jede Vereinbarungsvorlage kann nur über einen Benutzer verfügen, in dessen Namen die Vereinbarungen gesendet werden. Die ausgewählte nutzende Person muss in der Lage sein, Vereinbarungen über Adobe Acrobat Sign zu senden. Dies ist die einzige Voraussetzung.
Du musst die Vereinbarungsvorlage mit der Salesforce-ID einer nutzenden Person der Community mit Adobe Acrobat Sign-Lizenz konfigurieren. Gehe hierzu folgendermaßen vor:
Wähle den Link Vollständiger Name der nutzenden Person aus.
Dadurch wird die Seite Benutzende einrichten geöffnet, wobei die UserID in der URL der Seite zu finden ist (grün hervorgehoben).
Die oben aufgeführte URL lautet (die ID ist fett markiert): https://adobe-1df-dev-ed.lightning.force.com/lightning/setup/ManageUsers/page?address=%2F0055j000006w2LP%3Fnoredirect%3D1%26isUserEntityOverride%3D1
Du musst die E-Mail-Einstellung der nutzenden Person aus der Community festlegen, um das Profil zu veröffentlichen. Gehe hierzu folgendermaßen vor:
Auf der daraufhin geöffneten Portalseite:
Setze auf der Seite Meine Einstellungen im Abschnitt Profilsichtbarkeit den Wert E-Mail-Adresse auf Öffentlich und wähle
Speichern aus.
Wenn du eine Vorlage verwendest, bei der die Einstellung „Senden im Auftrag von..." für einen internen Benutzer aktiviert ist, musst du die Einstellung UserPreferencesShowEmailToExternalUsers auf wahr setzen.
Die benutzerdefinierten Objekte unseres Pakets werden für externe Benutzende standardmäßig zunächst auf „privat“ festgelegt. Community-Benutzenden-Berechtigungssätze ermöglichen den Zugriff auf benutzerdefinierte Objekte und deren Felder, jedoch nicht auf Datensätze, die von anderen (sowohl internen als auch externen) Benutzenden erstellt wurden.
In Community-Portalen haben Admins die folgenden zwei Möglichkeiten zum Einrichten von E-Sign-Abläufen:
In beiden Fällen verwenden Admins häufig Vereinbarungsvorlagen, um Community-Benutzenden die Initialisierung von oder Teilnahme an E-Sign-Abläufen zu ermöglichen. Damit dies funktioniert, benötigen Community-Benutzende Lesezugriff auf Vereinbarungsvorlagen und zugehörige Ressourcen, z. B. Zusammenführungs- und Datenzuordnungsobjekte, die in der Regel von internen Benutzenden erstellt werden.
Der Typ der Community-Benutzendenlizenz bestimmt, wie der Zugriff gewährt werden kann:
Damit Community-Benutzende Vereinbarungen mithilfe von Vereinbarungsvorlagen erstellen können, müssen sie die Zugriffsberechtigung „Alle anzeigen“ für Vereinbarungsvorlagen und die zugehörigen Objekte erhalten.
Datenzuordnung (echosign_dev1__SIGN_Data_Mapping__c)
Wenn Acrobat Sign Document Builder-Vorlagen mit Vereinbarungsvorlagen als Dateianhang verwendet werden, muss Community-Benutzenden der Zugriff auf die folgenden Objekte gewährt werden:
Document Builder-Vorlage (adobesign__Document_Template__c)
Objektfeldzuordnung (adobesign__Object_Field_Mapping__c)
Wenn du das Community-Portal zum Senden und Signieren von Vereinbarungen verwenden möchtest, lies die folgenden Themen:
Um Vereinbarungen über das Community-Portal senden oder signieren zu können, musst du Folgendes sicherstellen:
Eine Vorlage auf Kontoebene muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
Du kannst eine der beiden folgenden Methoden verwenden, um im Community-Portal Vereinbarungen an Benutzende zuzustellen:
Vereinbarungsvorlagen können über den Komponenten-Verwaltungsbereich für die Community zum Portal hinzugefügt werden. Nachdem sie hinzugefügt wurde, wird die Vorlage im Abschnitt Warten auf ... angezeigt, ganz wie eine direkt an die nutzende Person gesendete Vereinbarung.
Der Unterschied liegt darin, dass die Vereinbarung erst nach Klick auf die Schaltfläche Senden/Genehmigen aus der Vorlage erstellt und dann im Portal gehostet wird. Die Vereinbarungen werden der Vereinbarungsliste des Benutzers also erst dann hinzugefügt, wenn er den Signaturprozess initiiert.
Es kann immer nur eine Vorlage verwendet werden und diese Vorlage wird von den anderen Einstellungen im Verwaltungsbereich (siehe unten) bestimmt.
Um eine Vereinbarung direkt an eine nutzende Person zu senden, muss der*die Empfänger*in ein Kontakt sein. Bei Verwendung eines E-Mail-Wertes wird die Vereinbarung im Portal nicht ausgefüllt.
Sobald Benutzende und das Portal ordnungsgemäß eingerichtet sind, werden Vereinbarungen, die an den Kontakt gesendet wurden, im Portal angezeigt. Benutzende können nach Belieben auf diese Vereinbarungen zugreifen und sie signieren. Folgendes sehen Benutzende im Community-Portal:
Optimieren von Workflows mit Acrobat Sign
Verwalte und signiere Dokumente schnell und einfach online.
