El paquete de instalación de Adobe Sign para SharePoint Online está disponible para cualquier cuenta de nivel empresarial interesada en instalar la solución Adobe Sign. Antes de la instalación, póngase en contacto con el administrador de éxito para garantizar que la cuenta se establezca en el canal apropiado para habilitar la funcionalidad API necesaria.
Información general
La integración de Adobe Sign con Microsoft SharePoint proporciona una solución integrada para la creación, envío, seguimiento y gestión de firmas electrónicas.
Esta documentación y el paquete de instalación al que hace referencia son desarrollados para inquilinos múltiple de Microsoft SharePoint Online (generalmente denominado “SharePoint” en esta guía).
La solución se ha desarrollado como una aplicación complemento para SharePoint y proporciona lo siguiente:
- Envío de acuerdos para su firma desde cualquier biblioteca de documentos o lista de SharePoint.
- Capacidad de enviar documentos a un solo destinatario o a un grupo desde una biblioteca de documentos o desde listas personalizadas de SharePoint.
- Al enviar documentos para su firma, puede asignarles mediante combinación de asignaciones datos de listas de SharePoint o de una biblioteca de documentos.
- Una vez que se ha firmado un documento y su estado ha cambiado automáticamente o se ha actualizado manualmente desde la página Estado del acuerdo, puede asignar datos de los campos de formulario de los acuerdos firmados a columnas de texto de listas de SharePoint y a una biblioteca de documentos.
- Aprovechar los formularios web de Adobe Sign para recopilar datos y enviarlos automáticamente a los campos designados en las listas de SharePoint.
- Archivado de todos los acuerdos firmados en SharePoint.
- Posibilidad de agregar la página Gestionar Adobe Sign como elemento web de SharePoint que los usuarios pueden utilizar para realizar seguimiento y actualizar los acuerdos.
Requisitos
Para configurar la solución, DEBE ser administrador de sitios de SharePoint y administrador de cuentas de Adobe Sign. Si no es administrador de cuentas de Adobe Sign, colabore con él o ella para configurar la integración.
Solo un administrador de sitios de Microsoft SharePoint puede instalar y configurar la solución Adobe Sign. Consulte la documentación de SharePoint y póngase en contacto con el administrador de inquilinos o sitios de SharePoint de su organización para obtener permisos del sistema adicionales que pueda necesitar para instalar soluciones de sitios de SharePoint.
Se debe establecer el inquilino de Microsoft Office 365, el nombre, apellido y dirección de correo electrónico de trabajo de todos los usuarios de SharePoint que quieran tener acceso al complemento Adobe Sign en sus sitios de SharePoint.
Todos los usuarios de la solución Adobe Sign deben estar presentes en el grupo de miembros predeterminados del sitio de SharePoint o propietarios predeterminados del sitio. Todos los usuarios de Adobe Sign deben tener al menos permisos para Editar en el sitio.
Exploradores compatibles
Las versiones actuales de los exploradores Edge, Chrome, Firefox y Safari son todas compatibles.
Las sesiones del explorador en modo privado o incógnito no son compatibles.
Explorador Edge
Para que los complementos de SharePoint funcionen con el explorador Edge, se requiere la configuración de algunos ajustes de Sitios de confianza. Internet Explorer y las versiones heredadas de Edge no son compatibles.
Además, los usuarios de Edge deben editar de forma explícita la configuración de Sitios de confianza para que se incluyan las siguientes direcciones URL:
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
- https://*.echocdn.com
- https://*.echosign.com
- https://*.microsoftonline.com
- https://*.sharepoint.com
Para editar sus Sitios de confianza:
1. Abra Edge
► Pulse Windows+S
2. Escriba Opciones de Internet en el campo de búsqueda
3. Se abre el menú Opciones de Internet. Seleccione la ficha Seguridad.
4. Haga clic en el icono Sitios de confianza.
5. Haga clic en el botón Sitios.
6. Introduzca una de las direcciones URL anteriores y haga clic en Agregar.
7. Repita este proceso para cada dirección URL.
8. Cerrar el menú Opciones de Internet al terminar.
Actualización desde v1.x
Adobe Sign para SharePoint v2.0 requiere que se aprueben permisos adicionales mediante OAuth (webhooks y permisos de formulario web).
Los clientes que estén actualizando desde v1.x deben actualizar sus credenciales de OAuth para obtener acceso a estos nuevos permisos:
1. Actualizar el complemento de Adobe Sign al paquete 2.x
2. Actualizar la conexión a Adobe Sign:
La persona que sea administrador del inquilino de Office y administrador de cuenta de Adobe Sign debe abrir la página de configuración del inquilino de integración de firma de SharePoint.
- Abrir la Configuración de integración
- En el panel “Conectarse a Adobe Sign”:
- Haga clic en el botón Actualizar (junto a Actualizar la conexión de inquilino de Office 365).
- Inicie sesión con las mismas credenciales que antes.
- La dirección de correo electrónico utilizada para la conexión original se muestra en el primer párrafo.
- Haga clic en el botón Actualizar (junto a Actualizar la conexión de inquilino de Office 365).
- Cierre la configuración volviendo a SharePoint o actualizando la ventana
Todos los sitios del inquilino que utilicen la conexión de inquilino ahora deben poder utilizar las funciones de formulario web
Es importante cerrar o actualizar la pestaña de configuración incluso si desea comenzar inmediatamente a configurar asignaciones de formularios web después de volver a autenticarse con Adobe Sign.
Si no se actualiza la ventana de configuración, se producirán errores en la ficha Formularios web hasta que se produzca.
Si el administrador de SharePoint y el administrador de cuenta de Adobe Sign son personas diferentes, ambos deben colaborar para configurar la solución.
Para cada sitio que utilice la integración, la persona que sea el administrador de SharePoint y un administrador de Adobe Sign para ese sitio en particular deben actualizar la conexión del sitio para ese sitio:
- Abrir la Configuración de integración
- En el panel Conectarse a Adobe Sign:
- Haga clic en el botón Actualizar situado junto a Actualizar la conexión al sitio de SharePoint.
- Inicie sesión con las mismas credenciales que antes.
- La dirección de correo electrónico utilizada para la conexión original se muestra en el primer párrafo.
- Cierre la configuración volviendo a SharePoint o actualizando la ventana.
Una vez hecho esto, los usuarios de ese sitio en particular deben poder utilizar las funciones de formulario web.
Es importante cerrar o actualizar la pestaña de configuración incluso si desea comenzar inmediatamente a configurar asignaciones de formularios web después de volver a autenticarse con Adobe Sign.
Si no se actualiza la ventana de configuración, se producirán errores en la ficha Formularios web hasta que se produzca.
Si el administrador de SharePoint y el administrador de cuenta de Adobe Sign son personas diferentes, ambos deben colaborar para configurar la solución.
Instalación
No se recomienda realizar la instalación por lotes del complemento Adobe Sign para SharePoint Online en varios sitios mediante la implementación con el ámbito centrado en el inquilino debido a las siguientes limitaciones.
Para instalar la edición en línea del paquete de Adobe Sign para SharePoint:
1. Autentíquese en el sitio.
2. Vaya a: Contenido del sitio > Nuevo > Aplicación.
3. Haga clic en Tienda SharePoint.
4. Busque Adobe Sign en el cuadro de búsqueda Buscar una aplicación (en la parte superior derecha de la página).
5. Haga clic una vez en el icono de Adobe Sign para seleccionarlo en los resultados de la búsqueda.
6. Haga clic en el botón AGREGARLO para comenzar la instalación automática.
La instalación de la aplicación tarda unos minutos.
Una vez instalado el paquete, es posible navegar a la página Configuración de Adobe Sign y acceder a los vínculos para la guía de configuración/administración, a la guía del usuario y a otros recursos de Adobe Sign.
Configuración: obligatoria
Una vez instalada la aplicación, solo se precisan dos pasos para empezar a enviar acuerdos:
- Conectarse a Adobe Sign con OAuth
- Otorgar permisos de usuario de SharePoint
Conectarse a Adobe Sign con OAuth
Adobe Sign establece una conexión OAuth con su entorno de SharePoint para que todos los usuarios utilicen la aplicación sin problemas.
Para establecer la relación, debe ser administrador de nivel de cuenta tanto en la aplicación Adobe Sign como en SharePoint.
Si es posible, se recomienda utilizar una dirección de correo electrónico funcional (p. ej., AdobeSignAdmin@MiDominio.com) para reducir el riesgo de que la cuenta de administrador quede desactivada por cualquier motivo.
Para establecer la conexión de OAuth:
1. Vaya a la página Configuración de Adobe Sign.
2. Haga clic en la pestaña Conectarse a Adobe Sign
3. Seleccione el ámbito en el que desea instalar Adobe Sign:
► Establecer una conexión con el sitio de SharePoint (Nivel de sitio: para el administrador del sitio de SharePoint)
• Esta función conecta el complemento a una cuenta de Adobe Sign al nivel de sitio de SharePoint actual.
1. Autentíquese en Adobe Sign con las credenciales de usuario administrador.
2. Haga clic en Permitir acceso para aprobar la relación de confianza entre Adobe Sign y SharePoint.
○ Aparecerá brevemente un mensaje de éxito cuando se establezca la conexión.
Cuando se haya autenticado correctamente a nivel de sitio, encima de los dos vínculos verá el correo electrónico y el nombre del usuario que se haya autenticado en Adobe Sign.
- Para actualizar esta conexión, existen dos opciones:
- Actualizar a una cuenta de Adobe Sign diferente en el nivel de sitio (para el administrador de sitio de SharePoint)
- Cambiar a la conexión de nivel de inquilino O365 (para el administrador de O365, consulte los detalles a continuación).
►Conecte su inquilino de SharePoint a una cuenta de Adobe Sign (ámbito de inquilino: solo para administradores de inquilinos de O365).
• No se requiere inicio de sesión repetitivo OAuth en Adobe Sign para instancias de complemento conectadas en el ámbito de inquilino.
• Si Adobe Sign OAuth se realiza en cualquier instancia de complemento en el ámbito global se establece la vinculación de Sign en todas las demás instancias instaladas vinculadas en el ámbito de inquilino.
○ OAuth se debe realizar en un complemento de ámbito de inquilino como mínimo.
• Cualquier instancia de complemento recién instalada se conecta automáticamente a la cuenta de Adobe Sign disponible en el ámbito de inquilino.
Aparecerá un cuadro de confirmación en el que se le indicará que está a punto de vincular su inquilino a su cuenta de Adobe Sign. Para llevar a cabo esta operación es necesario iniciar sesión como administrador de Microsoft Office 365.
- Haga clic en Continuar.
1. Autentíquese en SharePoint con las credenciales de usuario administrador.
2. Haga clic en Aceptar para aprobar el acceso a los recursos de SharePoint.
3. Autentíquese en Adobe Sign con las credenciales de usuario administrador.
4. Haga clic en Permitir acceso para aprobar la relación de confianza entre Adobe Sign y SharePoint.
○ Aparecerá brevemente un mensaje de éxito cuando se establezca la conexión.
Una vez que se haya autenticado correctamente a nivel de inquilino, encima de los dos vínculos verá el correo y el nombre del usuario que se haya autenticado en Adobe Sign, junto con un mensaje en el que se le indicará que el administrador de inquilinos de Office 365 ha configurado la cuenta para su inquilino de SharePoint.
- Para actualizar esta conexión, existen dos opciones: actualizar a una cuenta de Adobe Sign diferente en el nivel de inquilino o cambiar a una conexión de nivel de sitio.
Si la implementación de SharePoint tiene varios sitios, es posible que uno o varios de ellos puedan autenticarse a nivel de sitio, pero también cabe la posibilidad de efectuar la autenticación a nivel de inquilino.
Si es posible realizar ambos tipos de autenticación y el sitio que está configurando está autenticado a nivel de sitio, aparecerá un vínculo mediante el que podrá promover la autenticación a nivel de inquilino.
Otorgar permisos de usuario de SharePoint
Existen dos mecanismos para conceder acceso a la integración de Adobe Sign a los usuarios de SharePoint:
- Usuarios con permiso de edición
- Usuarios del grupo de miembros/propietarios predeterminado
Usuarios con permiso de edición: puesta en marcha perfecta
La incorporación perfecta es la configuración más sencilla para agregar usuarios.
Cualquier usuario que tenga asignado el nivel de permiso Edición predeterminado para su sitio de SharePoint tiene automáticamente permiso para acceder a la integración de Adobe Sign y utilizarla.
- Si utilizó las utilidades de admin.microsoft.com para crear su sitio de SharePoint y asignó Propietarios, Miembros y Visitantes al grupo, ya habrá terminado
Con la opción Usuarios con permiso de edición activada, cualquier usuario que abra el complemento de Adobe Sign (o utilice cualquiera de sus funciones) activa una comprobación de los permisos del usuario para el sitio de SharePoint. Si el usuario tiene un conjunto de permisos reconocido como típico de editores, se concede acceso al complemento.
La siguiente tabla muestra la lista de todos los permisos de SharePoint, los permisos predeterminados asignados a cada nivel de permiso y el conjunto de permisos necesario para ser reconocido como usuario (máscara de usuario) o administrador (máscara de administrador):
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Permiso | Lector | Colaborador | Máscara de usuario | Editor | Máscara de administrador | Diseñador | Acceso completo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | lista: agregar elementos |  |
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| 7 | lista: Aprobar elementos | |
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| 11 | lista: Crear alertas | |
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| 5 | lista: eliminar elementos | |
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| 10 | lista: Eliminar versiones | |
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| 4 | lista: editar elementos | |
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| 1 | lista: administrar listas | |
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| 8 | lista: abrir elementos | |
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| 2 | lista: Omitir comportamientos de lista | |
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| 12 | lista: ver páginas de aplicaciones | |
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| 6 | lista: ver elementos |
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| 9 | lista: Ver versiones | |
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| 32 | personal: Agregar o quitar elementos Web personales | |
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| 31 | personal: Administrar vistas personales | |
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| 33 | personal: Actualizar elementos Web personales | |
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| 17 | sitio: agregar y personalizar páginas | |
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| 19 | sitio: Aplicar hojas de estilos | |
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| 18 | sitio: Aplicar temas y bordes | |
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| 21 | sitio: Examinar directorios | |
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| 25 | sitio: examinar la información del usuario | |
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| 20 | sitio: crear grupos | |
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| 15 | sitio: crear subsitios | |
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| 30 | sitio: editar la información personal del usuario | |
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| 24 | sitio: enumerar permisos | |
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| 26 | sitio: administrar alertas | |
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| 13 | sitio: administrar permisos | |
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| 16 | sitio: administrar sitio web | |
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| 29 | sitio: abrir | |
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| 28 | sitio: Usar funciones de integración de cliente | |
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| 27 | sitio: usar interfaces remotas | |
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| 22 | sitio: usar creación de sitios de autoservicio | |
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| 23 | sitio: ver páginas | |
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| 14 | sitio: Ver datos de Web Analytics | |
El número de la columna más a la izquierda es el orden en el que se muestran estos permisos en la interfaz de usuario de SharePoint.
Las filas marcadas con son permisos asignados a los niveles de función predeterminados.
Las filas marcadas con son permisos necesarios para que la integración de Adobe Sign reconozca como usuario o administrador.
Las filas marcadas con son necesarias para el correcto funcionamiento de las funciones administrativas de la integración de Adobe Sign.
Usuarios del grupo de miembros/propietarios predeterminado (con permiso de edición)
Si necesita más control sobre quién puede utilizar la integración de Adobe Sign para SharePoint, esta opción concede acceso solo a los usuarios que sean miembros directos del grupo de SharePoint Miembros de <nombre del sitio>.
- Si configuró el sitio de SharePoint con la experiencia moderna, se creó un grupo de Office365 para administrar los permisos del sitio
- Ese grupo de Office365 se agrega como miembro al grupo de SharePoint con el mismo nombre, lo que permite controlar el acceso desde un punto centralizado.
- La adición de usuarios al sitio de SharePoint mediante la experiencia moderna agrega miembros al grupo de Office365, no al grupo de SharePoint.
Para agregar miembros al sitio de SharePoint con la experiencia moderna:
- Abra el panel de configuración desde el menú de engranaje de la barra superior
- Seleccione Permisos del sitio
- Se abre un nuevo panel Permisos a la derecha
- Haga clic en el vínculo Permisos avanzados
Utilizar el botón Invitar a personas para invitar a gente al sitio de SharePoint no les concede acceso a la integración de Adobe Sign.
- Haga clic en el vínculo del nombre del grupo Miembros de <nombre del sitio> para ver a los miembros del grupo Miembros del sitio de SharePoint.
- Haga clic en el botón Nuevo para acceder al cuadro de diálogo y agregar a nuevos miembros al grupo de SharePoint.
Cuando haya terminado, el nuevo miembro del grupo de SharePoint se mostrará en la lista de miembros.
Después de agregar usuarios a los grupos, pueden pasar varios minutos antes de que los servidores de Microsoft se sincronicen apropiadamente. Esto no afecta a cualquier configuración adicional que se realice, aunque durante este tiempo debería suspenderse la verificación/uso del usuario.
Configuración: opcional
Los ajustes opcionales siguientes no son necesarios, pero pueden mejorar significativamente el valor que Adobe Sign aporta.
Elegir almacenamiento de acuerdo firmado
Como administrador, puede definir una carpeta de destino global en la que se depositarán todos los acuerdos completados para todo el sitio. Esto se configura en la página de Configuración de archivo firmado.
Cuando se define una carpeta de almacenamiento global, todos los archivos PDF de seguimientos de auditoría y acuerdos firmados se guardan automáticamente en esa carpeta de almacenamiento global. Esto incluye los acuerdos enviados desde las bibliotecas de documentos y las listas.
Si no hay carpeta de almacenamiento global establecida en la página Configuración de archivos firmados de Adobe Sign, se crea automáticamente una nueva carpeta denominada Acuerdos firmados en la biblioteca de documentos desde donde se creó o envió el acuerdo. Todos los acuerdos completados enviados desde la misma biblioteca reciben los PDF terminados en la misma carpeta Acuerdos firmados.
Los acuerdos enviados desde listas se adjuntan al elemento de lista (como archivos adjuntos) si no se ha indicado ningún archivo predeterminado global.
Almacenamiento de acuerdos para formularios web
Si está utilizando formularios web con el fin de recopilar datos, se puede emplear un proceso similar de almacenamiento para los acuerdos firmados de formularios web.
El administrador puede definir una carpeta de almacenamiento global para todos los formularios web firmados.
Si no se define un repositorio global, el formulario web firmado se almacena en una carpeta creada automáticamente llamada Formularios web firmados.
Habilitar pistas de auditoría
De forma predeterminada, Adobe Sign solo devuelve el acuerdo firmado en formato PDF. Sin embargo, si se habilita Almacenar seguimiento de auditoría con el acuerdo firmado, se devuelve un segundo PDF que contiene el seguimiento de auditoría completo del acuerdo.
Asignación de plantillas
Adobe Sign permite relacionar los datos de listas de SharePoint y los campos de formulario de un acuerdo.
Utilizando flujos de trabajo y asignando los campos de las listas a los de los formularios, puede pre-rellenar automáticamente documentos antes de su envío, lo que reduce el tiempo que los remitentes y firmantes necesitan para rellenar el formulario y la probabilidad de cometer errores al teclear.
También puede crear una asignación en sentido contrario y extraer datos de los campos de formulario de un acuerdo para rellenar con ellos listas de SharePoint.
La guía completa para configurar asignaciones de plantillas se encuentra aquí.
Asignación de formulario web
Igual que con la Asignación de plantilla, Adobe Sign permite relacionar los datos entre los acuerdos de formularios web con funciones de Adobe Sign y en las listas de SharePoint.
Al asignar los campos de formularios web a las columnas de la lista de SharePoint, puede enviar datos automáticamente a SharePoint, lo que reduce el tiempo y los errores por asignar las claves equivocadas a los datos.
La guía completa para configurar asignaciones de plantillas de formularios web se encuentra aquí.
La asignación de plantillas de formulario web solo está disponible para las instalaciones de Adobe Sign para SharePoint Online v2.0 y posteriores.
Las versiones anteriores se deben actualizar para obtener acceso a esta función.
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