Microsoft Dynamics CRM에 통합된 Adobe Sign 응용 프로그램의 사용자 인터페이스에 대한 안내서

개요

Dynamics에 대한 Adobe Sign 통합은 필요한 양식/계약 서류에 대한 서명을 얻기 위한 플러그 앤 플레이 솔루션을 제공합니다. 이 통합은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

  • Adobe Sign은 연락처, 계정, 리드, 기회, 주문, 송장, 견적, 계약 및 관리자가 개발한 모든 사용자 정의 CRM 엔티티와 같은 CRM 레코드에 내장됩니다.
  • 한 번의 클릭으로 Dynamics에서 계약서나 판매 문서와 같은 합의서를 보냄으로써 견적에서 결제까지의 프로세스 진행 시간을 단축합니다.
  • 계정이나 연락처와 같은 Dynamics 엔티티의 데이터를 계약서에 병합하고 서명 프로세스 중에 서명자에게서 수집된 데이터를 다시 Dynamics에 푸시하는, 관리자가 구성 가능한 데이터 매핑입니다.
  • 어디에서나, 언제든지, 어떤 장치에서든 수신자가 쉽게 서명할 수 있도록 합니다.
  • Dynamics 내에서 서명을 위해 전송된 문서를 추적할 수 있도록 합니다.
  • 전체 프로세스에서 수동 단계를 제거합니다.

 

이 버전(v7)의 패키지는 Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 이상에만 사용할 수 있습니다.

 

다음 응용 프로그램을 사용하는 경우 v6 안내서를 참조하십시오.

  • Dynamics CRM 2016 Online 및 온-프레미스
  • Dynamics 2015 업데이트 2
  • Dynamics 2013 서비스 팩 1, 업데이트 4

 

Adobe Sign에 대한 액세스 권한 받기

Adobe Sign은 Dynamics 관리자가 설치하며 액세스 권한은 보안 역할을 통해 부여됩니다.액세스 권한이 필요한데 기본 페이지에 Adobe Sign 옵션이 표시되지 않는다면, Dynamics 관리자에게 연락하여 사용자 액세스 권한을 요청하십시오.

기본 Dynamics 페이지의 Adobe Sign 단추

참고:

Dynamics에서 Adobe Sign이 제대로 작동하려면 브라우저에 팝업이 허용되어 있어야 합니다. 언제든지 "보안 컨텐츠만 표시"를 나타내는 메시지가 표시되면 단추를 클릭하여 모든 컨텐츠를 활성화하십시오.

서명을 위해 보내기

Microsoft Dynamics CRM과의 Adobe Sign 통합이 설치되어 있으면 자세히... 메뉴에서 [서명을 위해 전송] 옵션을 사용할 수 있습니다. 서명을 위해 전송 옵션을 사용하여 Dynamics 엔티티나 [계약] 페이지에서 서명을 받을 계약서를 보낼 수 있습니다.

엔티티에서 계약서를 보내려면 다음을 수행하십시오.

  • CRM 내에서 엔티티 레코드(예: 기회, 계정)로 이동하고 클릭하여 엽니다.
  • 기타 명령(...) 메뉴를 클릭합니다.
  • 메뉴에서 서명을 위해 전송을 선택합니다.

참고:

예측 가능한 작업 과정이 있는 모든 반복 프로세스에 대해 Dynamics 관리자가 재사용 가능한 템플릿을 만들 수 있습니다.  이 템플릿은 서명을 위해 전송을 클릭하면 하위 메뉴에 표시됩니다(알파벳순).

템플릿 목록의 하단에는 템플릿을 기반으로 하지 않는 계약을 위한 새 계약이 있습니다.

메뉴에서 서명을 위해 전송을 선택합니다.

새 계약 페이지가 열리고 계약 템플릿에 정의된 필드값이자동으로 채워집니다.

계약을 정의하고 보내려면 다음 몇 가지 사항이 필요합니다.

  • 수신자 - 문서를 서명 또는 승인해야 하는 개인 또는 개인 목록
  • 계약 이름 - 계약이 서명자 전자 메일과 내부 보고의 제목 줄에 강조 표시되는 방식
  • 서명해야 하는 문서 - 하나 이상의 양식, 계약서 또는 법적 서명이 필요한 기타 문서입니다.


수신자 섹션

[수신자] 섹션에서 한 명 이상의 서명자를 정의해야 합니다.  수신자를 문서에 서명할 순서로 입력하십시오. 실수를 하는 경우, 수신자 목록의 왼쪽에 있는 수신자 순서 필드를 편집할 수 있습니다.

수신자를 정의하려면 다음을 수행하십시오.

  • 창 오른쪽에 있는 더하기(+) 아이콘을 클릭하십시오.
새 계약 페이지

이렇게 하면 서명자/승인자 유형을 선택할 수 있는 오버레이가 내려옵니다.

1. [수신자 유형] 선택 목록에서 적절한 값을 선택합니다.

  • 새로 만들기 - 수신자가 Dynamics에서 알려진 값이 아닐 때
  • 연락처 - Dynamics에서 연락처 엔티티로 정의된 수신자의 경우
  • 리드 - Dynamics에서 리드로 정의된 수신자의 경우
  • 사용자 - Dynamics 환경의 내부 사용자를 설명합니다.
수신자 선택 목록

2(a). 새로 만들기를 선택하면 [성명] 및 [전자 메일 주소]를 입력할 수 있도록 오버레이가 변경됩니다.

새 연락처/리드는 이 작업으로 Dynamics에 저장되지 않으며, 이름과 전자 메일은 이 트랜잭션의 목적으로만 사용됩니다.

선택된 수신자

참고:

템플릿에 설정을 정의하지 않은 경우 계약 템플릿 또는 계정 수준에서 기본 확인 작업이 정의됩니다. 기본값을 재정의해야 하는 경우 기본 확인 재정의 선택란을 선택하십시오. 이 작업으로 다른 확인 프로세스를 선택할 수 있는 선택 목록이 표시됩니다.

2(b). 연락처, 리드 또는 사용자를 선택하면 선택한 특정 엔티티를 검색하도록 오버레이가 변경됩니다. 이름(또는 이름의 일부)을 입력한 다음, 검색 아이콘을 클릭하여 포함할 수신자를 선택하십시오.

Dynamics는 이러한 유형의 엔티티를 이해하므로 데이터베이스에서 전자 메일 주소를 가져옵니다.

연락처 수신자

모든 옵션에서 수신자 역할을 지정할 수 있습니다.  역할은 다음과 같습니다.

  • 서명자(기본값) - 서명자는 하나 이상의 서명을 계약서에 적용해야 합니다.
  • 승인자 - 승인자는 계약서에 서명할 필요가 없지만(승인자를 위한 서명 필드가 있는 경우에는 서명할 수 있음), 계약을 적극적으로 "승인"해야 하며, 이것은 기록되는 이벤트입니다.
  • 참조 - 참조(CC)되는 측은 계약의 알림 프로세스에 포함되지만 계약 또는 서명 주기와의 상호 작용은 없습니다.

 

3. 수신자를 정의했으면 저장을 클릭합니다.

4. 필요한 모든 서명자/승인자에 대해 1~3단계를 반복합니다.

다중 수신자

참고:

(기본적으로) 수신자 목록에 배치된 순서로 수신자에게 계약서에 대한 액세스 권한이 부여됩니다. 목록의 왼쪽에 있는 [수신자 순서] 값을 변경하여 서명자/승인자의 순서를 편집할 수 있습니다.  입력한 순서로 수신자가 자동으로 변경됩니다.

 

수신자 순서 변경

수신자 이름의 왼쪽에 있는 숫자를 한 번 클릭하십시오. 숫자 값이 편집할 수 있도록 변경됩니다. 이 값을 서명 프로세스에서의 수신자 순서 번호로 변경하십시오. 다른 수신자가 그에 따라 조정됩니다.

참고:

[수신자 순서] 필드는 서명 순서 필드가 입력한 순서로 설정된 경우에만 사용할 수 있습니다.

서명 순서임의 순서이면, 수신자 순서 열이 인터페이스에 표시되지 않습니다.

수신자 이동

 

수신자 값 편집

필드를 한 번 클릭하여 잠겨있지 않은(잠금 아이콘으로 표시됨) 모든 수신자 값을 편집할 수 있습니다.

이렇게 하여 편집할 필드를 열거나 새 선택 목록 값을 선택합니다.

변경 작업이 수행되면 수신자 패널에서 저장 아이콘을 클릭하십시오.

recipients_-_editrecipientvalues


LinkedIn Sales Navigator

수신자 목록의 오른쪽에는 LinkedIn Sales Navigator가 있습니다. 

이 설정은 회사에 LinkedIn Sales Navigator Team 또는 Enterprise 계정에 대한 액세스 권한이 있을 경우, Dynamics 관리자가 활성화할 수 있습니다.

활성화하는 경우 다음 작업을 수행할 수 있습니다.

  • 수신자 목록에서 수신자를 한 번 클릭할 수 있습니다.
  • 해당 수신자와 연결된 전자 메일이 LinkedIn에 있다면, 해당 사용자에 대한 프로필이 수신자 목록의 바로 오른쪽에 있는 패널에 표시됩니다.

 

linkedin_sales_navigator

 

LinkedIn 패널을 사용하려면 로그인 상자를 클릭하고 Team 또는 Enterprise 계정을 사용하여 인증하십시오.

인증이 완료되면 수신자 목록에서 수신자를 선택하고 LinkedIn 프로필을 볼 수 있습니다.

 

선택한 수신자의 이름과 전자 메일을 응용 프로그램이 검색하고 있으면 해당 프로필이 표시됩니다.

여러 명의 수신자가 선택된 경우 사용자가 선택하는 첫 번째 수신자만 표시됩니다.

linkedin_sales_navigatorwithprofile

 

LinkedIn에서 잘못된 프로필을 반환하는 경우 오른쪽 위 모서리에 있는 추가 옵션(...) 아이콘을 클릭하고 Not the right person(올바른 사용자가 아님)을 선택하십시오.

linkedin_-_wrong

참고:

LinkedIn Sales Navigator는 LinkedIn 응용 프로그램에 대한 포털이며 따라서 LinkedIn이 기능을 개발하면 변경될 수 있습니다.

Save as Lead(리드로 저장)를 클릭하면 Dynamics가 아니라 LinkedIn 환경에서 리드로 저장됩니다.

Send InMail(InMail 보내기) 및 Connect(연결)의 경우도 같습니다.

 

LinkedIn 프로필을 찾을 수 없으면(또는Not the right person(올바른 사용자가 아님)을 클릭하면), 가능한 프로필을 식별하는 데 도움이 되는 수신자의 Current or Past Company(현재 또는 과거 회사) 및/또는 Current Title(현재 직책)을 입력하도록 패널이 변경됩니다.

아는 값을 입력하고 Search(검색)를 클릭하십시오.

linkedin_cant_findtheprofile

 

잠재적 일치 항목이 여러 개 식별되는 경우, 선택한 프로필 간을 이동할 수 있도록 패널의 오른쪽 위 모서리에 두 개의 탐색 화살표가 생깁니다.

프로필을 새 탭에서 보려면 Match(일치)를 클릭하십시오.

linkedin_found_severalpeople


메시지 세부 사항

[메시지 세부 사항] 섹션에는 계약 이름과 전역 메시지가 포함되어 있습니다.

templates_-_messagedetails
  • 계약 이름 - 계약 이름은 전자 메일 제목 줄을 표시되고 전자 메일 본문에서는 굵은 글꼴로 표시되고, 표준 문안 설명 전체에서 작은 글꼴로 표시되므로(아래 노란색 강조 표시) 알림 프로세스에서 눈에 잘 띕니다.
  • 메시지 - 메시지 필드는 서명자에게 보내는 메시지나 지침(아래 녹색 강조 표시)을 삽입할 수 있는 열려 있는 일반 텍스트 필드입니다.
전자 메일 예
  • 관련 사항 - 이 잠긴 값은 계약 템플릿을 기반으로 가져온 수신자를 나타냅니다.
  • 데이터 매핑 - 이 잠긴 값은 이 계약을 구성한 템플릿과 연결된 데이터 맵을 나타냅니다.


파일/첨부 파일 추가

다음 두 방법 중 하나로 계약서에 문서를 추가할 수 있습니다.

  • 로컬 시스템에서 파일 업로드 - [첨부 파일] 섹션에서 더하기(+) 아이콘을 클릭하면 계약서에 업로드하여 첨부하려는 파일을 시스템에서 찾으라는 메시지가 표시됩니다.  이 기능은 네트워크로 연결된 드라이브(예: SharePoint)에 대해 작동합니다.
  • Adobe Sign 라이브러리에서 문서 또는 템플릿 첨부 - 이 상자를 선택하면 Adobe Sign 계정에 업로드된 문서 템플릿 목록을 사용할 수 있습니다. 포함할 양식을 한 번 클릭한 다음, 첨부 단추를 클릭하십시오.
    • 관리자만 라이브러리에 문서를 추가할 수 있습니다.
파일 첨부 인터페이스

참고:

모든 첨부된 파일은 서명 프로세스를 위한 하나의 PDF로 연결됩니다. 문서가 표시되는 순서는 [첨부 파일] 섹션에서 나열되는 순서를 기반으로 합니다.  문서 순서를 변경해야 하는 경우 [파일 첨부] 섹션의 오른쪽 아래에 있는 문서 순서 변경 링크를 클릭하십시오. 


계약 옵션 섹션

[계약 옵션] 섹션에는 이 유형의 트랜잭션에만 적용할 수 있는 많은 구성 옵션이 있습니다.

template_-_agreementoptions
  • 보내기 전에 서명 미리 보기 및 위치 지정 - 선택하면 전송자가 양식 필드를 배치할 수 있도록 계약서가 자동으로 작성 환경을 엽니다.
  • 계약만료 - 선택하면 계약이 만료되는 종료 날짜를 계약이 정의합니다.
  • 계약만료까지일 수 - 계약 만료 기능이 활성화되면 계약서가 서명 가능한 상태로 유지되는 일 수를 정의합니다.
  • 서명 후 랜딩 페이지 추가 - 활성화된 경우, 수신자가 계약서와의 상호 작용을 완료한 후에 수신자에게 경로가 지정되는 URL을 지정할 수 있습니다.
  • 서명 후 랜딩 페이지 - 이 필드에는 서명 후 랜딩 페이지 추가가 활성화되면 수신자에게 표시할 페이지의 URL이 있습니다.
  • 직접 서명 필수 - 전자 메일의 개입 없이 서명자가 전송자의 로컬 시스템이나 태블릿에서 서명하도록 해야 할 경우, 전송자는 이 옵션을 사용하여 서명을 호스팅할 수 있습니다.
  • 내 서명 필수 - 전송자가 서명 프로세스의 일부가 될 때 사용됨
    • 전송자가 맨 먼저 서명하거나 마지막으로 서명하거나, 유일한 서명자여야 합니다.
    • 서명 순서는 입력한 순서입니다.
계약 세부 사항
  • 서명 순서 - 문서에 서명을 받기 위한 두 가지 작업 과정 중에서 선택하십시오.
    • 임의 순서는 한 번에 모든 서명자에게 알려서 서명자들이 다른 서명자를 기다리지 않고 서명할 수 있도록 합니다.
    • 입력한 순서는 계약에서 서명자를 정의하는 순서에 따라 엄격한 순차적 서명 프로세스를 적용합니다.
  • 서명 유형 - 서명을 받을 문서의 형식을 선택합니다.
    • 전자 서명은 전자 메일을 사용하여 전자적으로 서명을 받을 계약서에 대한 경로를 지정하고 수신자가 전자적으로 서명하도록 합니다.
    • 자필은 전자 메일을 통해 문서를 전달하고, 서명자에게 문서를 인쇄하고 실제로 서명하라는 메시지를 표시합니다. 서명한 후에는 동일한 전자 메일 링크를 사용하여 문서를 다시 Adobe Sign 시스템에 업로드해야 합니다.
  • 수신자 알림 메시지 예약 - 트랜잭션의 알림 메시지 주기를 정의합니다.매일 또는 매주 현재 수신자에게 알림 메시지를 보내도록 구성할 수 있습니다.
  • 리디렉션을 위해 지연(초) - 서명 후 랜딩 페이지이 정의되어 있으면 필수입니다. 이 설정은 서명이 적용된 후 수신자가 지정된 랜딩 페이지로 리디렉션되기 전에 관찰되어야 하는 지연 시간을 나타냅니다.
  • 서명 언어 - 이 설정은 계약서가 서명자에게 전송될 때 사용되는 언어를 정의합니다.  서명자에 대한 모든 전자 메일 및 화면 메시지/지침이 선택된 언어로 표시됩니다.


보안 옵션

Adobe Sign은 원래 기본 전자 메일 기반 인증 프로세스를 사용하여 법적 서명을 적용하지만, 두 가지 형태로 확장 보안을 사용할 수 있습니다.

  • 서명된 PDF 열기 암호 설정 - 무단 액세스를 방지하기 위해 최종 문서에 암호를 적용하려면 이 옵션을 활성화하십시오.
  • ID 확인 - 수신자를 인증하는 2차 요인 확인을 정의합니다.
    • 전자 메일 - 2차 요인 확인이 적용되지 않습니다.
    • 암호 - 표준 영숫자 암호 필드입니다. 사용되는 경우 전송자는 암호를 대역 외 서명자에게 알려야 합니다.
    • 지식 기반 - 지식 기반 인증은 공개 데이터베이스를 사용하여 서명자에게 과거에 대한 몇 가지 질문을 함으로써 신원을 확인합니다.
    • 웹 ID - 소셜 미디어를 사용하여 2차 인증을 적용합니다.
보안 옵션

수신자를 정의하고 파일을 첨부하고 다른 필드 조작을 완료했으면, 맨 위 메뉴 항목에서 계약 전송을 클릭하십시오.

서명을 위해 보내기


템플릿을 사용하여 엔티티에서 보내기

Dynamics 관리자는 계약을 사전 구성할 Dynamics 엔티티(연락처, 기회, 계정)용의 템플릿을 하나 이상 만들어 전송자에 대한 수동 구성을 줄일 수 있습니다.

템플릿은 리본 메뉴의 기타 명령() 아이콘을 통해 액세스합니다.

5MEnu from entity


새로 만들기 (+) 메뉴에서 빠른 계약서 만들기

템플릿이 빌드된 엔티티 유형을 알고 있는 경우 [새로 만들기] 메뉴에서 새 계약서를 시작할 수 있습니다.

  • 맨 위 리본의 [새로 만들기] (+) 아이콘을 클릭합니다.
  • 레코드 섹션에 있는 옵션에서 계약을 선택합니다.
    • 빠른 만들기: 계약 패널이 열립니다.
quick_create_agreement-selectentity

 

  • 사용할 템플릿과 연결된 엔티티를 선택합니다.
    • 선택하면 두 개의 검색이 표시되어 사용할 템플릿과계약을보낼 특정 대상 개체를선택할 수있습니다.
quick_create_agreement-selecttemplate
  • 템플릿 선택 필드를 클릭하면 선택한 엔티티와 연결된 템플릿들이 있는 작은 메뉴가 생성됩니다.템플릿을 선택하십시오.
  • [{엔티티} 선택] 필드를 클릭하면 적절한 엔티티 유형에 있는 개체 목록이 표시됩니다. 개체를 선택하십시오.
    • 엔티티 이름의 일부를 입력하면 메뉴가 문자열과 일치하는 개체로 제한됩니다.
  • 저장을 클릭합니다.

 

저장 단추를 클릭하면 템플릿 값을 기반으로 계약서가 만들어집니다.

  • 템플릿에 수신자나 첨부된 파일이 없으면, 초안 상태 계약서가 만들어집니다.
  • 템플릿에 수신자나 첨부된 파일이 있지만 템플릿에 한 번 클릭 보내기가 활성화되어 있지 않으면 초안 상태 계약서가 만들어집니다.
  • 템플릿에 수신자나 첨부된 파일이 있고 템플릿에 한 번 클릭 보내기가 활성화되어 있으면 계약서가 서명을 받기 위해 자동으로 전송됩니다.

계약 상태 확인

계약 상태는 현재 법적 상태를 나타내며 Dynamics에서 일반 폴링 간격으로 업데이트됩니다. 상태 값은 다음과 같습니다.

  • 초안 - 만들어졌지만 아직 전송되지 않은 계약서입니다.
  • 서명을 위해 전송됨 - 서명되는 프로세스에 있음
  • 서명됨 - 모든 당사자가 완전히 서명하고 완료됨
  • 거절됨 - 수신자 중 한 명이 계약을 거부하여 시스템에서 취소 중임을 나타냅니다.
  • 취소됨 - 모든 서명을 획득하기 전에 전송자가 서명 프로세스를 취소했습니다.

계약을 찾는 가장 좋은 방법은 계약을 작성하는 데 사용한 기본 엔티티와 관련된 엔티티들을 확인하는 것입니다.

예를 들어, 연락처를 사용하여 계약서를 작성한 경우, 연락처로 이동한 다음, 해당 연락처 이름의 바로 오른쪽에 있는 아래쪽 화살표를 클릭하여 관련된 엔티티를 확인할 수 있습니다.

6check_agreementsfromentity

관계 창을 열면 계약 개체가 표시되고 해당 옵션을 클릭하면 엔티티와 연결된 계약의 전체 목록이 열립니다.

 

계약 상태를 보는 또 다른 방법은 전체 계약 목록을 검토하는 것입니다.

  • Adobe Sign > 계약으로 이동하십시오.
[기본] 페이지 > [Adobe Sign] > [계약]으로 이동

엔티티에 관계없이 모든 계약서는 [계약] 페이지의 계약 목록에 나열됩니다. 서명된 계약의 경우 계약 목록에 이름, 계약 상태 및 계약 날짜가 표시됩니다. [서명을 위해 전송됨] 및 [초안] 계약의 경우 적용 가능한 정보만 표시됩니다.

계약 목록

참고:

서명된 계약은 관련된 Dynamics 엔티티의 메모 섹션에서 찾을 수도 있습니다.

메모 레코드

상태 업데이트, 알림 메시지 보내기 및 계약 취소

서명되지 않은 계약서에는 다음과 같이 적용할 수 있는 세 가지 작업이 있습니다.

  • 업데이트 상태 - 현재 상태가 되기 위해 Adobe Sign 서버를 적극적으로 폴링합니다.
  • 미리 알림 전송 - 계약의 현재 서명자에게 전자 메일 알림 메시지를 즉시 보냅니다.
  • 계약 취소 - 시스템에서 계약을 종료하고 서명자에게 취소 통지를 보냅니다.

이 작업들은 각각 맨 위의 단추들을 사용하여 계약서 내에서 시작할 수 있습니다.

링크 업데이트

다운로드할 수 있는 버전

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