SharePoint Online용 Adobe Sign - 웹 양식 매핑 안내서

개요

Adobe Sign은 SharePoint(온라인) 목록과 웹 양식에 배치된 필드 간의 데이터 연결을 지원합니다.

웹 양식 필드에 목록 필드를 매핑하여 서명된 계약에서 웹 양식 필드 데이터를 자동으로 추출하여 SharePoint 목록을 채울 수 있습니다.

Adobe Sign 웹 양식과 SharePoint 목록의 필드 관계 매핑은 SharePoint Online용 Adobe Sign v2.0 패키지를 사용하여 온라인 설치(온-프레미스 아님)에서만 사용할 수 있습니다.

매핑을 성공적으로 완료하려면 [목록] 필드를 Adobe Sign 양식 필드와 논리적으로 연결할 수 있도록 정의된 필드 이름이 있는 웹 양식을 작성해야 합니다. 

Adobe Sign에 업로드할 수 있는 양식을 만드는 방법에는 다음과 같이 여러 가지가 있습니다.

  • Adobe Sign 작성 환경에는 자동화된 필드 감지 기능이 있어 양식을 훨씬 더 신속하게 만들 수 있습니다.
    • 자동으로 배치된 양식 필드에 일반 이름(사용자 정의 필드 1)이 있습니다. 이 이름을 필드 용도를 나타내는 이름으로 변경해야 합니다.    
  • PDF 양식도 Acrobat을 사용하여 만들 수 있습니다.  Acrobat 양식은 필드가 있어야 하는 위치도 자동으로 감지할 수 있습니다.
    • Acrobat은 필드를 자동으로 배치할 때 문서의 진행 텍스트에서 파생된 필드 이름을 사용하기도 합니다. 이러한 이름은 종종 모호하거나 광범위하므로 필드 용도에 대한 직관적인 값으로 편집해야 합니다.
  • 텍스트 태그는 문서 생성 시 편집 가능한 텍스트 문서를 생성하는 경우 사용할 수 있습니다.

필드 매핑은 양식의 필드 이름과 SharePoint의 열 이름을 논리적으로 관련짓는 작업에 따라 달라집니다.

어떤 방법을 사용하든 (매핑 프로세스 동안) 필드 이름이 목록 형식으로 표시될 때 쉽게 식별할 수 있도록 필드 이름을 적절하게 지정하십시오.

참고:

[한 줄 텍스트], [숫자], [선택]("라디오 단추"), [여러 줄 텍스트], [예/아니오](확인란) 유형의 SharePoint 열이 지원됩니다. 

SharePoint 열 유형 Adobe Sign 필드 유형
한 줄 텍스트 텍스트
번호 텍스트
여러 줄 텍스트 다중 줄 텍스트
예/아니요(확인란) 확인란


단계별 웹 양식 매핑

아래 예에서는 SharePoint 관리자가 웹 양식에서 데이터를 캡처하여 SharePoint 내의 고객 목록을 채우려고 합니다.

참고:

이 예제는 명확히 하기 위해 기본 필드만 포함하는 양식을 보여줍니다.

양식이 훨씬 더 복잡해질 수 있지만, 필드는 동일하게 작동합니다.

  1. Adobe Sign 웹 양식 만들기(또는 사용할 기존 웹 양식을 식별)

    Adobe Sign 웹 UI를 사용하여 재사용 가능하고 포함 가능한 웹 양식을 작성할 수 있습니다. 양식을 작성하지 않은 경우 단계에 따라 작성합니다.

    웹 양식 작성

    웹 양식이 저장되면 웹 사이트, SharePoint 사이트 또는 해당하는 모든 곳에 해당 양식을 게시할 URL 또는 포함 코드를 복사하여 응답 수집을 시작할 수 있습니다.

    • 기존 웹 양식을 사용하는 경우 2단계로 건너뜁니다.
  2. 웹 양식을 적어도 한 번 작성

    웹 양식을 SharePoint 목록에 매핑하려면 양식의 필드가 SharePoint에서 액세스할 수 있는 컨텍스트에 있도록 웹 양식에 적어도 한 번 서명해야 합니다.

    웹 양식을 작성한 후 최종 계약이 관리 페이지의 완료 섹션에 표시되도록 서명 프로세스를 완료해야 합니다.

    • 성공적으로 서명한 기존 양식을 사용하는 경우 3단계로 건너뜁니다.
  3. Sharepoint 목록 만들기

    새 웹 양식 계약이 완료될 때마다 SharePoint에서 새 목록을 만들면 해당 계약과 연결된 데이터가 포함된 새 품목이 목록에 채워집니다.

    캡처할 웹 양식의 모든 필드에 대한 열을 포함해야 합니다.

    새 SharePoint 목록 만들기

  4. 웹 양식 매핑 작성

    SharePoint 관리자가 웹 양식 매핑을 작성할 수 있습니다.

    • Adobe Sign 설정으로 이동합니다.

      Adobe Sigin 설정으로 이동

    • 웹 양식 매핑 탭을 선택합니다.

      웹 양식 매핑 탭에서 작성한 웹 양식 목록을 찾아보고 데이터 매핑에 사용할 웹 양식을 선택할 수 있습니다.

      참고:

      사용자가 웹 양식을 사용할 수 없는 경우(위의 1단계 건너뛴다는 의미) 아직 웹 양식이 없습니다. Adobe Sign 앱으로 이동하여 양식을 생성합니다.라는 링크가 표시됩니다.

      이 링크를 클릭하면 웹 양식을 작성할 수 있는 Adobe Sign 관리자 포털이 열립니다.

      웹 양식 선택

      나열된 각 웹 양식은 열 머리글을 통해 기본 정보를 제공합니다.

      • 웹 양식 - Adobe Sign에서 가져온 웹 양식의 이름입니다.
      • 목록  - 웹 양식이 매핑되는 SharePoint 목록의 이름입니다.
        • 비어 있는 경우 관계가 없는 것입니다.
      • 매핑된 필드 수 - 매핑된 필드 관계 수입니다.
        • 더하기 기호가 표시되면 필드가 매핑되지 않은 것입니다.
          • 더하기 기호를 클릭하면 매핑 인터페이스가 열립니다.
        • 숫자는 매핑된 필드 관계 수를 나타냅니다.
          • 숫자 옆에 있는 연필 아이콘을 클릭하여 필드 매핑을 편집합니다.
      • Share Point에서 서명된 웹 양식 복사 - 완료된 웹 양식 계약의 복사본이 SharePoint에 저장되는지 여부를 결정합니다.
        • 저장하지 않음을 선택한 경우 복사본이 SharePoint에 저장되지 않고 Adobe Sign에 복사본이 남아 있습니다.
        • 저장을 선택한 경우 서명된 계약의 복사본이 SharePoint 및 Adobe Sign에 저장됩니다.
    • 데이터 맵 구성을 시작하려면 더하기 아이콘(매핑된 필드 수 열)을 클릭합니다.

      더하기를 클릭하여 매핑 구성을 시작합니다.

    • 매핑 만들기 페이지가 로드됩니다.

      • 웹 양식이 페이지 왼쪽에서 이미 선택되어 있습니다.
      • 오른쪽에 있는 웹 양식에서 필드 콘텐츠를 수락하는 데 사용할 목록을 선택합니다.
        • 매핑 규칙이 표시됩니다.
      SharePoint 목록 선택

    • 규칙 추가를 클릭하여 새 필드 관계를 표시합니다.

    • 웹 양식 필드 열에서 필드 이름을 선택하고 해당 SharePoint 열 이름을 선택합니다.

    • 규칙 추가를 클릭하여 다른 빈 필드 매핑을 추가합니다.

      • SharePoint 목록에 전달할 웹 양식 필드를 모두 구성합니다.
        • 웹 양식의 필드가 SharePoint 필드에 매핑되어 선택할 수 없게 되므로, 동일한 웹 양식 필드를 다른 대상 SharePoint 필드에 매핑할 수 없게 됩니다.
      구성된 웹 양식 매핑

      참고:

      웹 양식에 수신자가 두 명 이상(예: 한 명 이상의 연대 서명자) 있는 경우 웹 양식 필드에는 해당 필드가 지정된 수신자를 식별하는 인덱스 번호가 포함됩니다.

      • [1]이 있는 필드는 첫 번째 수신자(최초 서명자)에게 지정됩니다.
      • [2]가 있는 필드가 두 번째 수신자(첫 번째 연대 서명자)에게 지정됩니다.
      • [3]이 있는 필드가 세 번째 수신자(두 번째 연대 서명자)에게 지정됩니다.
      다중 수신자

      웹 양식 만들기 인터페이스에서 다중 수신자입니다.

    • 모든 필드가 매핑되면 저장 버튼을 클릭합니다.

      • 그러면 웹 양식 매핑 페이지로 돌아갑니다.
      • 구성된 웹 양식에 매핑된 필드 수가 표시됩니다.
      • 연필 아이콘을 클릭하여 기존 매핑을 편집합니다.
      웹 양식 매핑 섹션에서 매핑된 웹 양식입니다.

    • 서명된 웹 양식을 SharePoint에 복사를 토글하여 필요에 따라 서명한 계약을 저장하거나 저장하지 않습니다.

      서명된 문서를 SharePoint에 저장합니다.

  5. 웹 양식 매핑 확인

    이 시점에서 Adobe Sign 웹 양식→ SharePoint 매핑이 제대로 작동하는지 확인할 수 있어야 합니다.

    매핑한 웹 양식을 서명자가 작성할 때 SharePoint 목록 정보에 따라 양식 데이터가 올바른 정보로 자동으로 채워지는지 확인해야 합니다. 매핑된 각 필드가 올바른 값을 가져오는지 확인할 수 있습니다.

    목록이 채워지고 있는지 확인

  6. (선택 사항) 웹 양식에 대한 [Sign 파일 설정] 선택

    웹 양식 계약에는 라우팅할 전용 폴더가 있습니다. 폴더를 선택하지 않으면 웹 양식 계약을 저장할 "서명된 웹 양식" 폴더가 자동으로 작성됩니다. "Sign 파일 설정" 탭에서 웹 양식 계약을 저장할 폴더를 선택하여 계약을 저장하도록 선택할 수도 있습니다.

  7. (선택 사항) SharePoint에 저장된 웹 양식 계약 확인

    이 단계에서는 선택한 대상 폴더로 이동하여 전체 웹 양식 계약을 확인할 수 있습니다(또는 대상 폴더를 아직 선택하지 않은 경우 "서명된 웹 양식"이 됨). 감사 내역을 사용하도록 선택하면 각 계약의 감사 내역 PDF 파일도 SharePoint의 동일한 폴더에 다시 복사됩니다.

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